自营部业务管理流程

第 1 页 共 16 页 第三部分第三部分 家具自营部业务管理流程家具自营部业务管理流程 一 跟单工作流程 人员人员 部门部门 内容内容 商管部商管部 自营部自营部 营业员营业员 自营部自营部 采购员采购员 供应商供应商财务中心财务中心配送公司配送公司客户客户部门经理部门经理总经理总经理 1 家具订货 流程 备注 2 代销床垫 订货流程 备注 开具 定货单 下采 购定单 定货 回单 支付 货款 出货 到货 通知送 货 收验 货 审批审核 收银台 收款 月终 结算 开具 定货单 下采 购定单 收银台 收款 定货 回单 出货 到货 通知送 货 收验 货 月终 结算 月销售 清单 审核审批 第 2 页 共 16 页 人员人员 部门部门 内容内容 商管部商管部 自营部自营部 营业员营业员 自营部自营部 采购员采购员 供应商供应商财务中心财务中心配送公司配送公司客户客户部门经理部门经理总经理总经理 3 物流原因 引起补件的处 理流程 备注 由于物流原因导致的补件订单 由财务中心于每月配送费用结算中给予扣除 4 供应商原 因 引起补件的处 理流程 备注 由于供应商原因导致的补件订单 由财务中心于每月销售对账费用结算中给予扣除 开具 补件单 下补 件单 补件 回单 支付 货款 出货 到货 通知送 货 收验 货 审核审批 取证 开具 补件单 下补 件单 补件 回单 出货 到货 通知送 货 收验 货 审核审批 支付 货款 取证 第 3 页 共 16 页 人员人员 部门部门 内容内容 商管部商管部 自营部自营部 营业员营业员 自营部自营部 采购员采购员 供应商供应商财务中心财务中心配送公司配送公司客户客户部门经理部门经理总经理总经理 5 退货流程 备注 所有退货商品经供应商确认完成退货的 由财务中心于每月对账结算中给予冲款 6 甩包展位 处理流程 备注 商场甩包展位商品由商管部扣留 指定人员协助自营部营业员做好商品盘点汇总 自营部采购员做好登记备案 并 交至财务中心备案登记固定资产 根据商品实销情况每月动态盘点 开具 退货单 下退 货单 确认 退货 通知 退货 安排 退货 审核审批 取证 提货 冲款 盘点 汇总物 品清单 接收 商品陈 列 登记 备案 备案 登记固 定资产 第 4 页 共 16 页 人员人员 部门部门 内容内容 商管部商管部 自营部自营部 营业员营业员 自营部自营部 采购员采购员 供应商供应商财务中心财务中心配送公司配送公司客户客户部门经理部门经理总经理总经理 7 自营新进 品牌采购铺货 流程 备注 到货 盘点陈 列 制订 新进品 牌采购 计划 出货 通知 付款 审核 审批 支付 货款 备案 登记固 定资产 登记 备案 第 5 页 共 16 页 二 二 目的目的 为保证家具自营业务健康持续发展 提升家具自营业务的管理水平和营业效率 盘活商场 空置展位的租金效益 为公司整体经营贡献利润点 特制订本管理流程 三 三 适用范围适用范围 适用于商场家具产品自营业务的管理和营业指导 四 四 职责职责 1 1 商管部商管部 1 1 负责配合家具自营部做好资产盘点和展位陈列工作 1 2 负责监督家具自营部营业员的日常工作规范 1 3 负责协助家具自营部售后服务工作 做好客户投诉取证 协商 处理等工作 2 2 自营部自营部 2 12 1 部门组织架构部门组织架构 2 22 2 自营部经理自营部经理 2 2 1 依据公司经营计划和要求 拟订本部门的工作目标与计划 并及时予以追踪控制 以便有效执行 2 2 2 主持本部门日常工作 负责拟订和修改本部门管理制度 并组织实施 2 2 3 根据本部门工作计划 估算所需款项支出 编制本部门的年度预算 并逐月加以控 制 2 2 4 对销售中的产品 应根据不同的客户群体 制定有效的促销方案 修正确保销售目 标的达成 2 2 5 负责本部门员工的考核奖惩工作 力求处理公平合理 与公司配合有计划地培训部 部门经理 自营店专卖店采购部 店长 营业员营业员 店长采购员 第 6 页 共 16 页 门人员 以提高其工作能力与素质 2 2 6 建立健全的销售档案 做好档案保存管理工作 2 2 7 做好销售业绩的日 周 月 季 半年 年 统计工作 2 2 8 根据市场需求的变化 及时向公司反馈市场信息 2 2 9 跟进采购员的采购跟单工作 确保采购工作的准确性和及时性 2 2 10 完成领导交办的各项工作 2 32 3 自营店自营店 专卖店店长专卖店店长 2 3 1 展位经营的统筹管理 开店的准备 清洁的实施 POP 广告的制作张贴 展厅的整理 店面 店内的巡视 待 客应对 产品的销售 订货的检查确认 销售活动的推行和促销 2 3 2 部属的掌握与管理 考勤表的制作 实施 依岗位不同分配人员 人事的招聘 考核 辞退的决定实施者 2 3 3 信息收集和传达事情的管理 产品质量 款式价格 销售动向等情况的收集 并加以分析 作为改善和提高之依据 2 3 4 业绩的掌握和目标管理 将店内的各项目标传达给部属 要掌握每周 每月的销售情况 并依据实际情况制定 对策 2 3 5 专卖店设备的保全管理 店内外环境的维护 资产 设备的维护及做好保全工作 治安和火险的电话一定要每个 店员知道 2 3 6 涉外 协调活动 代表着总公司的形象 对外的活动筹划 与外部机构和顾客之间的协调 顾客投诉的 处理 2 3 7 日常的管理 以业绩达成为最高任务 分配目标 落实到人 制订店内销售激励政策 必须严厉公正执行各项政策 规章 制度 店员如果有违反规定外的事情 可做弹性处 理 不影响正常营业 合理排班 第 7 页 共 16 页 必须遵守自营部管理守则 以身作则 对店员的服务态度 销售技巧进行指导 对新 员工进行培训 做好每日考勤工作 按规定作休 本人请假要有代理人 做好人事管理记录 不得私自换班 对销售工作进行分析 每日销售的实况中总结出优秀之处及不足之处 并针对不足这 处进行改善 做好每班货品清单工作 如有差错 应立即与公司联系 以保证消费者的利益 2 3 8 留意所在商圈竞争品牌的情况 2 42 4 营业员营业员 2 4 1 做好展位的日常卫生 产品复位 设备安全检查 维护工作 2 4 2 服从上级领导的各项工作安排 2 4 3 高效 准确地完成上级领导下达的销售任务 2 4 4 做好订单的售前 售中工作 并跟踪售后服务 特别是送货后的回访 2 4 5 目标顾客的跟踪 2 4 6 积极进取 不断学习 掌握产品知识和销售技巧 提高自身素质 2 52 5 采购员采购员 2 5 1 负责了解家具商品采购信息 收集供应商商品产品价格 及时更新样品标价签 2 5 2 根据各展位门店店长的要求制定合理采购计划 2 5 3 定期检查各展位商品库存情况 2 5 4 定期将采购单据与财务中心及时结算 2 5 5 认真做好日常订货单 补件 退货等下单工作 2 5 6 及时汇总各经营展位销售清单和采购清单统计 与财务中心衔接核销结算工作 2 5 7 完成上级领导交办的其他工作 3 3 财务中心财务中心 3 1 按公司财务相关规定做好各类采购订单的款项支付工作 不得擅自违反规定付款 防止资金 损失 3 2 认真审核各项收支凭证 发现问题及时请示汇报 做到各项收 付款合法和手续完备 3 3 配合自营部做好各展位商品盘点工作 定期更新固定资产台账 确保商品进出库安全 3 4 做好日常自营部账务收支台账 3 5 完成上级领导交办的其他工作 4 4 分管副总分管副总 总经理总经理 第 8 页 共 16 页 4 1 负责制订家具自营部的年度经营计划 监督日常的各项经营管理工作 4 2 负责签发家具自营部的各项业务收支的审核 审批工作 4 3 提出家具自营部机构设置 调整或撤销的意见 报董事局决策 五 五 工作程序工作程序 1 1 家具采购订货作业程序 家具采购订货作业程序 1 11 1 开具定货单开具定货单 1 1 1 营业员与客户谈判达成交易后 根据客户选购产品开具 定货单 1 1 2 引导客户至相应楼层收银服务台缴纳货款 同时盖好 定货单 公章 1 1 3 定货单 一式四联 客户缴清货款后由营业员将 定货单 客户联交与客户 1 1 4 营业员每天需填制好当日营业报表 1 1 5 自营店店长于第二日晨会时将当天 定货单 集中交至采购部 专卖店营业员于当天将 定货单 集中交给店长 1 21 2 下采购定单下采购定单 1 2 1 自营店由采购员根据汇总核对后的 定货单 制作 厂方确认单 并将销售数据录 入 K3 系统生成数据 专卖店由店长直接向供应商下发 定货单 供应商给予核对确认 1 2 2 采购员将 厂方确认单 传真至供应商确认 并要求供应商出具 定货回单 1 31 3 供应商定货回单供应商定货回单 1 3 1 供应商收到我司 厂方确认单 经确认无误后 及时向我司出具 定货回单 1 41 4 支付货款 供应商出货 支付货款 供应商出货 1 4 1 采购员收到供应商 定货回单 后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 定货 回单 送上级主管领导审阅签批 然后交至财务中心安排汇款 专卖店收到供应商确认后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 定货回单 送采购部审核 经上级主管领导审阅签批后向财务中心请款 然后由店长安排向供 应商汇款 1 4 2 财务中心审核相关单据确认无误后 安排支付货款 1 4 3 财务中心汇款结束后 通知采购员跟进供应商出货 专卖店支付供应商货款后 直接通知供应商出货 1 51 5 送货送货 1 5 1 商品到货后 由配送公司验货合格后安排送货 第 9 页 共 16 页 1 5 2 配送结束后 由配送公司每日将 送货单 交至自营部采购员或专卖店店长处 确 认交易完成 2 2 代销床垫订货作业程序 代销床垫订货作业程序 2 12 1 开具订货单开具订货单 2 1 1 营业员与客户谈判达成交易后 根据客户选购产品开具 定货单 2 1 2 引导客户至相应楼层收银服务台缴纳货款 同时盖好 定货单 公章 2 1 3 定货单 一式四联 客户缴清货款后由营业员将 定货单 客户联交与客户 2 1 4 营业员每天需填制好当日营业报表 2 1 5 自营店店长于第二日晨会时将当天 定货单 集中交至采购部 专卖店营业员于当天将 定货单 集中交给店长 2 22 2 下采购订单下采购订单 2 2 1 自营店由采购员根据汇总核对后的 定货单 制作 厂方确认单 并将销售数据录 入 K3 系统生成数据 专卖店由店长直接向供应商下发 定货单 供应商给予核对确认 2 2 2 采购员将 厂方确认单 传真至供应商确认 并要求供应商出具 定货回单 2 32 3 供应商定货回单供应商定货回单 2 3 1 供应商收到我司 厂方确认单 经确认无误后 及时向我司出具 定货回单 2 42 4 支付货款 供应商出货 支付货款 供应商出货 2 4 1 采购员收到供应商 定货回单 后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 定货 回单 送上级主管领导审阅签批 然后交至财务中心安排汇款 专卖店收到供应商确认后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 定货回单 送采购部审核 经上级主管领导审阅签批后向财务中心请款 然后由店长安排向供 应商汇款 2 4 2 财务中心审核相关单据确认无误后 安排支付货款 2 4 3 财务中心汇款结束后 通知采购人员跟进供应商出货 专卖店支付供应商货款后 直接通知供应商出货 2 52 5 送货送货 2 5 1 商品到货后 由配送公司验货合格后安排送货 2 5 2 配送结束后 由配送公司每日将 送货单 交至自营部采购员或专卖店店长处 确 第 10 页 共 16 页 认交易完成 3 3 售后服务补件作业程序 售后服务补件作业程序 3 13 1 物流原因引起的补件物流原因引起的补件 3 1 13 1 1 开具补件单开具补件单 3 1 1 1 由售后服务部门 专卖店店长负责取证 确认配送公司责任后 营业员根据开具 补件单 3 1 1 2 营业员每天需填制好当日营业补件报表 3 1 1 3 自营店店长当日将 补件单 交至采购部 专卖店店长当日将 补件单 发给供应商 3 1 23 1 2 下补件订单下补件订单 3 1 2 1 自营店由采购员根据核对后的 补件单 制作 厂方确认单 并将销售数据录入 K3 系统生成数据 专卖店由店长直接向供应商下发 补件单 供应商给予核对确认 3 1 2 2 采购员将 厂方确认单 传真至供应商确认 并要求供应商出具 补件回单 3 1 33 1 3 供应商补件回单供应商补件回单 3 1 3 1 供应商收到我司 厂方确认单 经确认无误后 及时向我司出具 补件回单 3 1 43 1 4 支付货款 供应商出货 支付货款 供应商出货 3 1 4 1 采购员收到供应商 补件回单 后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 补 件回单 送上级主管领导审阅签批 然后交至财务中心安排汇款 专卖店收到供应商确认后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 补件回单 送采购部审核 经上级主管领导审阅签批后向财务中心请款 然后由店长安排向 供应商汇款 3 1 4 2 财务中心审核相关单据确认无误后 安排支付货款 3 1 4 3 财务中心汇款结束后 通知采购人员跟进供应商出货 专卖店支付供应商货款后 直接通知供应商出货 3 1 53 1 5 送货送货 3 1 5 1 商品到货后 由配送公司验货合格后安排送货 营业员通知客户具体送货时间 3 1 5 2 配送结束后 由配送公司每日将 送货单 交至自营部采购员或专卖店店长 确 认补件完成 第 11 页 共 16 页 3 23 2 供应商原因引起的补件供应商原因引起的补件 3 2 13 2 1 开具补件单开具补件单 3 1 1 1 由售后服务部门 专卖店店长负责取证 确认供应商责任后 营业员根据开具 补 件单 3 1 1 2 营业员每天需填制好当日营业补件报表 3 1 1 3 营业员当日将 补件单 交至采购部 专卖店店长当日将 补件单 发给供应商 3 1 23 1 2 下补件订单下补件订单 3 1 2 1 自营店由采购员根据核对后的 补件单 制作 厂方确认单 并将销售数据录入 K3 系统生成数据 专卖店由店长直接向供应商下发 补件单 供应商给予核对确认 3 1 2 2 采购员将 厂方确认单 传真至供应商确认 并要求供应商出具 补件回单 3 1 33 1 3 供应商补件回单供应商补件回单 3 1 3 1 供应商收到我司 厂方确认单 经确认无误后 及时向我司出具 补件回单 3 1 43 1 4 支付货款 供应商出货 支付货款 供应商出货 3 1 4 1 采购员收到供应商 补件回单 后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 补 件回单 送上级主管领导审阅签批 然后交至财务中心安排汇款 专卖店收到供应商确认后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 补件回单 送采购部审核 经上级主管领导审阅签批后向财务中心请款 然后由店长安排向 供应商汇款 3 1 4 2 财务中心审核相关单据确认无误后 安排支付货款 3 1 4 3 财务中心汇款结束后 通知采购人员跟进供应商出货 专卖店支付供应商货款后 直接通知供应商出货 3 1 53 1 5 送货送货 3 1 5 1 商品到货后 由配送公司验货合格后安排送货 营业员通知客户具体送货时间 3 1 5 2 配送结束后 由配送公司每日将 送货单 交至自营部采购员或专卖店店长 确 认补件完成 4 4 退货流程作业程序 退货流程作业程序 第 12 页 共 16 页 4 14 1 开具退厂单开具退厂单 4 1 1 由售后服务部门 专卖店店长负责取证 确认商品不符后 由采购员 专卖店店长制 作 退厂单 4 1 2 采购员 专卖店店长将 退厂单 传真至供应商确认 并要求供应商出具 退厂回单 4 24 2 供应商退厂回单供应商退厂回单 4 2 1 供应商收到我司 退厂单 经确认无误后 及时向我司出具 退厂回单 4 34 3 退货退货 4 3 1 采购员 专卖店店长通知配送公司安排退货 4 3 2 供应商提取退货商品后 由配送公司及时将 退货单 交至自营部采购员 专卖店店 长 确认退货完成 4 44 4 冲款冲款 4 4 1 退货的商品货款由财务中心在供应商每月对账结算时给予扣除冲款 5 5 甩包展位处理作业程序甩包展位处理作业程序 5 1 接管盘点 5 1 1 甩包展位退场后 由商管部门介入接管展位样品 商管部会同自营部指定营业员对 甩包展位样品进行盘点 并整理制作物品盘点清单 5 2 接收商品陈列 5 2 1 甩包展位根据商场招商需要 需调整展位样品陈列位置 由商管部牵头 自营部指 定营业员协助 将甩包展位样品腾至指定展位 并将商品重新陈列整齐美观 5 3 登记备案 5 3 1 营业员将盘点后的物品清单整理成台账 交与采购员做入库登记备案 录入电脑数 据系统 采购员根据样品销售情况 定期做好盘点物品台账更新 5 4 财务中心备案 5 4 1 采购员做好入库登记备案后 同时物品盘点清单送财务中心备案 并将定期更新的 物品台账及时与财务中心对接 保证公司固定资产的安全 6 6 新进品牌采购铺货作业程序新进品牌采购铺货作业程序 6 16 1 制定新进品牌采购计划制定新进品牌采购计划 第 13 页 共 16 页 6 1 1 采购员根据公司年度自营部经营计划 制定新进品牌采购计划 送上级主管领导审 批 6 1 2 新进品牌采购计划应包括 品牌 市场 采购数量 预算费用 经营计划 目标收 入等方面的分析 以供公司领导准确决策 6 26 2 下采购订单下采购订单 6 2 1 采购员根据 采购计划 制作 厂方确认单 6 2 2 采购员将 厂方确认单 传真至供应商确认 并要求供应商出具 定货回单 6 36 3 供应商定货回单供应商定货回单 6 3 1 供应商收到我司 厂方确认单 经确认无误后 及时向我司出具 定货回单 6 46 4 支付货款 供应商出货 支付货款 供应商出货 6 4 1 采购员收到供应商 定货回单 后 制作 请款单 后附 厂房确认单 和 定货 回单 送上级主管领导审阅签批 然后交至财务中心安排汇款 6 4 2 财务中心审核相关单据确认无误后 安排支付货款 6 4 3 财务中心汇款结束后 通知采购员跟进供应商出货 6 56 5 验收货验收货 6 5 1 商品到货后 由自营部经理验货合格后采购员做好入库登记清单 营业员协同商管 部做好商品陈列 6 5 2 采购员做好商品入库登记清单后 录入公司电脑数据系统 同时将物品清单送财务 中心备案 六 六 相关工作规范相关工作规范 1 1 采购规范 采购规范 1 1 自营店商品采购由采购部直接负责 专卖店则自行采购 但专卖店店长需定期将供应商商 品品价格信息向采购部报备 便于采购部审核 请款单 有据可依 1 2 专卖店供应商商品价格发生变化 店长应及时将商品变更信息及时向采购部报备 2 2 展位布置装配规范 展位布置装配规范 2 1 自营店展位布置有商管部牵头 营业员协助 按照展位布置规范摆放到位 2 2 专卖店展位布置由店长自行组织 自营部经理检查监督 按照展位布置规范摆放到位 3 3 家具维修规范 家具维修规范 展位家具发生零配件损坏 由营业员及时向自营店 专卖店店长报备 由店长负责组织相 关人员处理修复 第 14 页 共 16 页 4 工作人员调配 4 1 自营店每个楼层内部的人员调配由楼面主管安排 并报备自营部经理 楼层之间的人员调 配由自营部经理协调 4 2 专卖店工作人员调配归专卖店店长支配 5 5 打折权限的规定 打折权限的规定 5 1 正常销售过程中 自营店 专卖店家具品牌打折超过公司规定的优惠底线时 营业员需请 示自营部经理 专卖店店长 方可与客户签订 定货单 5 2 公司组织的团购或其他优惠活动 按公司相关活动规定执行 6 6 办公用品申请规定 办公用品申请规定 6 1 自营店展位内日常办公用品 如饮用桶装水 名片制作等 由店长向招商部 56445698 或公司行政中心 56466895 申请领用 6 2 专卖店展位内日常办公用品 如饮用桶装水 名片制作等 由店长自行采购 并计入专 卖店经营管理成本费用独立核算 7 7 业务表单统一规定 业务表单统一规定 定货计划单 定货单 日报表 月报表 盘点表等统一至 6 楼招商部 56445698 处领取 8 8 业务表单填制规范 业务表单填制规范 8 1 订货周期 在签订定货单时交付期尽量延长 具体的时间可参照沙发类的 15 25 天 家具 类的 20 30 天 8 2 定货单 一式四份 顾客一份 黄色 营业员一份 蓝色 服务台 2 份 白和粉色 8 3 定货计划单 订货计划单是根据定货单开具的 一式 3 份 营业员一份 跟单处一份 家 具财务一份 8 4 交货物定金或全款