outlook使用技巧

1 如何改变邮件编辑器如何改变邮件编辑器 Outlook 的电子邮件窗口中的编辑区与记事本很象 简单易用 如果你习惯用 Word 也可以将编辑窗口改变一下 也就是使用 Microsoft Word 作为创建和阅读邮件的工具 要改变邮件窗口 可以单击 工具 菜单 选择 选项 在弹出的 选项 对话框中 单击 邮件格式 选项卡 选中 使用 Microsoft Word 编辑电子邮件 复选框 单击 确 定 设置完成 这时我们再写新邮件时 编辑窗口就是 Word 形式了 菜单 工具栏等都与 Word 一样 并且可以在邮件中添加编号列表和更多的段落样式 输入时也可以进 行拼写和语法检查了 2 如何查看不同时区如何查看不同时区 如果我们与国外有大量的业务往来 有时就要查看对方的时间 在 OUTLOOK 的日历中可以查看不同的时区 打开 OUTLOOK 的 工具 菜单 选择 选项 命令 弹出 选项 对话框 在 首选 参数 选项卡中选择 日历选项 按钮 再单击 时区 按钮 系统将显示 时区 对话框 选择当前时区为北京 可以定义一个标签 比如 China 选中 显示附加时区 复选框 选择一个附加时区 比如太平洋时间 并定义标签 Pacific 关闭 时区 对 话框和 选项 对话框 这时我们的每日计划上就显示两个时区了 3 收到乱码邮件怎么办收到乱码邮件怎么办 当你决心用 Outlook 来收发邮件 并开始使用后 收到的邮件却是乱码 这可 怎么办呢 这是因为 Outlook 邮件所采用的编码不对 我们可以更改一下编码设置 在 Outlook 中双击显示为乱码的邮件 弹出 邮件 对话框 单击 视图 菜单 选择 编码 现在的编码是 西欧字符 ISO 难怪显示 不正常 我们选择 简体中文 GB2312 看 邮件不再是乱码了 很容易吧 4 怎样快速查看邮件内容怎样快速查看邮件内容 如果收了大量的邮件 除了可以通过邮件的主题来粗略地了解一下邮件的内容 外 Outlook 2000 还给我们提供了自动预览的功能 通常我们打开的收件箱是下面这个样子 如下图左 左侧有 Outlook 面板 右侧上部是邮件列表 下部是邮件的内容 为了使邮件内容显示得更多 我们可以关闭 Outlook 面板 单击 视图 菜单 选择 Outlook 面板 看 左侧的面板不见了 窗口中显示的全是邮件方面的信息 如上图右 接下来我们取消邮件预览功能 选择 视图 菜单下的 预览窗格 命令 下部的 窗格也不见了 整个窗口全是邮件列表 下图左 最后我们看一下如何快速查看邮件内容 选择 视图 菜单下的 自动预览 命令 邮件的主要信息就显示在列表中了 拖动滚动条可以快速查看邮件的大概内容 上 图右 5 如何将邮件自动分类 如何将邮件自动分类 我们收到了很多邮件 很想将其分类 Outlook 2000 提供了一些自动分类功 能 我们可以看到 在邮件标题头上有一组小图标 而每封邮件左边也有一些 相应的小图标 它们表示邮件的状态 如优先级 邮件类型 邮件标记和是否有 邮件等 我们在标题头上单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 分组依据框 命令 标题头上出现一行灰色小条 上面显示 拖动某个列标题到此处即可按该列 分组 字样 我们拖动 收件人 到这个灰色区域 松开鼠标后 所有的邮件就按收件人分类了 单击其中某个收件人前的 此收件人所发的邮件就全部显示出来了 同样道理 我们可以按其他信息将邮件分类 只需要将收件人拖走 将其他 列标题拖到分组区即可 浏览完毕可以再次在标题头上单击鼠标右键 选择 分组 依据框 以取消分组状态 6 利用高级查找快速搜寻邮件利用高级查找快速搜寻邮件 日积月累 邮件多了 要找一封信就不太容易了 在 常用 工具栏上只有一个 查找 按钮 但其功能有限 最好使用更灵活 功能更强大的 高级查找 命令 按下 F3 键就可以启动该命令 在 高级查找 对话框中 利用 其他选择 选项卡 可以通过其中几个方便的内置查询来缩小查找范围 在 高级 选项卡中 允许你创 建各种定制的搜索条件 下面我们看一个例子 要查出发件人 lihm 在上个月发出的一封信 其主要内 容是关于培训的 如果在普通查寻中输入 培训 字样 会查出近百封邮件 还是不 容易找到所要的信件 这时我们可以在 高级查找 高级 选项卡中完成这一查找任务 单击 查找 下拉列表框 1 将范围定为邮件 单击 浏览 按钮 将其位置定为 已发送邮件 2 接下来我们创建查找的条件 单击 字段 按钮 3 在 地址 项中选择 发件人 条 件为 包含 4 值为 lihm 5 再点 添加至列表 6 第一个查找条件就建好了 再从 字段 按钮的下拉列表中选择 常用字段 下的 发送时间 在 条件 列表框中选 上个月 再点 添加至列表 同样 设置第三个查询条件为邮件正文中包含 培 训 字样 单击 开始查找 7 看 这回只有二封邮件了 8 里面正有我们所需要 的那一封 如果我们每周都要进行这样的查找 可以将这个搜索条件保存为一个可供日后 使用的 Office Saved Search OSS 文件 保存方法为 单击 文件 菜单 选择 保 存搜索条件 命令 输入一个名称 再单击 确定 要调出搜索条件 可以在 文件 菜单中选择 打开搜索条件 可以找到某个已 经保存的搜索条件 7 未公开的日历技巧未公开的日历技巧 在 Outlook 2000 教程中 我们讲过只要单击 Outlook 面板中的 日历 就可以 显示一个双月的日历表 它位于窗口的右上部 单击标题行上的向右或向左的小三角 可以看到下一个月的日历 按住不