从行政事业单位内部控制角度谈不相容岗位设置

从行政事业单位内部控制角度谈不相容岗位设置 摘 要 文章从行政事业单位内部控制为出发点 阐 述了在人力资源岗位设置过程中 强调设置不相容岗位的 重要性 并对不相容岗位进行分析疏理 举例说明如何设 置和明确不相容岗位职责 关键词 行政事业单位 内部控制 不相容岗位 DOI 10 13939 ki zgsc 2018 03 122 1 引 言 为了建设廉洁高效 人民满意的服务型政府要求 提 高我国行政事业单位内部管理水平 加强廉政风险防控机 制建设的要求 行政事业单位内部控制规范 试行 于 2014 年 1 月 1 日开始在全国范围内正式实施 2017 年财政 部在全国范围内下发 财政部关于开展 2016 年度行政事业 单位内部控制报告编报工作的通知 进一步加强行政事业 单位内部控制建设工作 更好地规范内部权力运行 促进 依法行政 2 行政事业单位设置不相容岗位的重要性 在 行政事业单位内部控制规范解读 中 对 制衡 性原则 进行了详细的条文解读 指出相互制衡是建立和 实施内部控制的核心理念 行政事业单位应当确保经济活 动的决策 执行 监督相互分离 确保不相容岗位相互分 离和制约 确保单位内部各有 P 部门或岗位之间加强沟通 协调和实行相互监督 确保履行内部监督检查职能的部门 能够独立 客观 公正地开展监督检查工作 要实现这个目标就离不开人力资源管理的重要工作环 节 即岗位设置分析 特别是不相容岗位设置 如何控制 风险点 因事设岗 既要做到事岗匹配 人尽其才 又要 符合内部控制制度 不相容岗位之间能起到相互牵制 相 互监督的作用 内部控制制度的建立和完善是目前所有行政事业单位 的重点工作 也是加强廉政风险防控的重要手段之一 要 把好内控关 首要的基本工作就是抓住风险点 即不相容 岗位的设置和职责必须落到实处 3 剖析不相容岗位 所谓不相容岗位 是从相互牵制的角度出发 不能有 一人兼任的岗位 对于行政事业单位而言 各项经济活动 通常需要事项申请 内部审批 业务执行 信息记录 监 督等环节 不言而喻 不相容岗位意味着事项申请的岗位 应当与内部审批的岗位分离 内部审批的岗位应当与业务 执行的岗位分离 业务执行的岗位应当与信息记录的岗位 分离 监督岗位应当与业务执行 信息记录岗位分离 如何认识和分析不相容岗位 主要从以下几个方面来 看 只要符合以下任何一条 则可判定为不相容岗位 一 看岗位之间是否存在着监督与被监督的关系 二看岗位之 间是否存在着审批与被审批的关系 三看岗位之间是否存 在着利益关系 4 分析梳理不相容岗位 对于行政事业单位来说 建立和实施内部控制 主要 从单位层面和业务层面两个方面来考虑 在不相容岗位的 分析疏理中 主要体现在经济活动的业务层面 内部控制 的风险评估重点应关注预算业务 收支业务 政府采购 资产管理 建设项目 合同六个方面 下面就从六个重点 风险点深入分析梳理不相容岗位 4 1 预算业务控制方面 预算在行政事业单位具有法定效力 贯穿于单位各项 业务活动事前 事中和事后的全过程 在预算管理中涉及 预算编制 审批 执行 评价不相容岗位 且这四个岗位 涉及四个不同的职能部门 如预算编制主要以财务部门为 主 预算审批主要由单位领导班子决策 预算执行则是单 位业务部门 预算评价则由上级部门或财政部门指定的评 估机构进行考评 4 2 收支业务控制方面 行政事业单位的收支业务控制主要是要保证收支业务 本身的合法合规 及时缴库 及时入账 与资金流转密切 相关 是行政事业单位运行中的核心业务之一 对收入业务而言 存在收款 会计核算两个不相容岗 位 对支出业务而言 存在支出申请与审批 付款审批与 付款执行 付款执行与会计核算 付款执行与财务档案管 理四对不相容岗位 4 3 政府采购业务方面 政府采购业务是行政事业单价经济活动中的一项重要 业务 主要分为采购需求编审 采购执行 中标管理 合 同签订 备案 组织验收 采购支付共七个环节 在岗位 职责权限上存在采购需求制定与内部审批 招标文件准备 与复核 合同签订与验收 验收与保管 采购执行与监督 检查五对不相容岗位 4 4 资产控制方面 资产按形态主要分为货币资金 实物资产 无形资产 对外投资和其他资产五大类 与资产管理方面相关的不相 容岗位主要包括 货币资金支付的审批与执行 货币资金 的保管与收支账目的会计核算 货币资金的保管与盘点清 查 货币资金的会计记录与审计监督 无形资产的研发与 管理 实物资产的配置与使用 实物资产的使用与处置 实物资产的配置 使用 处置与监督 对外投资可行性研 究与评估 对外投资决策与执行 对外投资处置的审批与 执行 对外投资的执行与会计核算 对外投资的执行与监 督 4 5 建设项目控制方面 建设项目是指行政事业单位自行或者委托其他单位进 行各种建筑的新建 改建 扩建 修缮活动和设备安装工 程 与建设项目管理相关的不相容岗位主要包括 项目可 行性研究与项目决策 概预算编制与审核 项目实施与款 项支付 竣工决算与竣工审计 4 6 合同控制方面 为了明确双方的权利义务 行政事业单位的很多对外 经济活动往来需要与对方签订合同 合同控制的目标就是 确保合同内容 合同管理与合同执行的规范性 与合同业 务相关的不相容岗位包括 合同的拟订与审核 合同的审 核与审批 合同的审批与订立 合同的执行与监督 5 探讨不相容岗位的设置和职责明确 下面以某事业单位为例 列举在预算业务 收支业务 政府采购业务三个内部控制层面不相容岗位的设置情况 通过上表我们可以看出 在财务部门最基本的岗位设 置是部门负责人 会计 出纳三个岗位 这样才能做到收 支业务的不相容岗位相互分离 在综合部部门采购业务 最基本的是必须设置部门负责人 采购专员 保管专员三 个岗位 这样才能保证政府采购业务的不相容岗位相互分 离 根据事业单位编制数有限 人员岗位设置可以实行 一人多岗 的管理模式 会计人员的岗位职责主要包括 负责保管 财务专用章 印鉴 会计核算 与银行对账 与出纳人员对账 管理财务档案等 出纳的岗位职责主要 包括收费 支付 保管 法人专用章 印鉴等 6 结 论 通过上述分析可以看出 不相容岗位存在于行政事业 单位的各个经济活动环节 需要我们认真梳理和分析