城建档案管理人员对工程档案业务指导的体会_1

第 1 页 共 8 页 城建档案管理人员对工程档案业务指导的城建档案管理人员对工程档案业务指导的 体会体会 城建档案业务指导工作是城建档案管理部门的一 项重要职能 是依据城建档案工作的法律 法规 国 家标准和技术规范 对城市建设活动中的档案业务活 动进行的示范 引导 检查 督促和监督的过程 作为一名城建档案工作的管理人员去进行建设工 程档案业务指导时 正确处理好指导的对象 指导的 方法 指导的时间 是形成准确的高质量的城建档案 的必备条件 业务指导人员要适应 学用结合 并注意以下几 点 城建档案业务指导的时效性 即掌握档案形 成的 最佳指导时间 城建档案业务指导的针对性 即去指导什么 要精于什么 城建档案业务指导的连续性 即不人为中断 对某一档案形成的系统指导 城建档案业务指导与法规相并使用的必要性 即指导效果是柔性的 执行法律法规是强制性的 第 2 页 共 8 页 一 城建档案业务指导的最佳时间 千里之行 始于足下 凡事从源头抓起 就能事 半功倍 抓工程档案的质量也是这样 档案工作的环 节 收集摆在首位 没有收集 就没有档案 收集的 多少 好坏就直接影响档案的馆藏与质量 要规范 高效的展 开收集工作 必须认真地对待收集的前端工作 即指导 要准确 及时 到位 建设单位与城建档案部门签订承诺书后 即指导 工作就开始了 首先告之建设单位下面实施城建档案 管理工作的程序及步骤 提示工程开工时及时与城建 档案馆业务指导人员联系 开工时进行业务交底时应 向建设单位了解 施工单位 监理单位相关管理人员 的姓名 电话 然后再与他们保持联系 这样可知道 工程的进度 指导抽查产生与工程同步形成准确的资 料 指导人员只有精通业务 工作踏实 才能主动去 做 做到指导在先 管理在先 服务在先 事实证明 把好指导关的各个环节 提交的三方资料的质量就要 好得多 只参加工程竣工验收 未能及时指导的资料 就易残缺不全 指导环节把关十分重要 第 3 页 共 8 页 二 城建档案业务指导的内容 精确的指导方法 是建设工程档案正确形成的关 键 建设工程档案涉及单位很多 一个工程会产生多 家的建设工程档案 只有准确地指导 才会形成正确 的档案 以一个工程的全套档案为例 至少要有三个部门 形成 建设单位 施工单位 监理单位 向这三个部 门提 供归档资料的内容与要求 指导他们正确地形成 档案 工程开工时业务交底内容 1 宣传 建设工程质量条例 城市建设档 案管理规定 等有关法律 规章 落实各单位应承担 的责任和要求 要明确三方职责 提示建设 施工 监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设 管理的各个环节和有关人员的职责范围 2 建设单位应交的资料是由多个部门形成的 稍不注意 便可能无法完整移交 交给建设单位应交 资料目录 讲解具体内容与要求 了解已经办了哪些 手续 产生了哪些资料 告之保存方法等等 3 告之施工单位及监理单位收集资料中应注意 的事 第 4 页 共 8 页 项 首先要符合 三性 要求 其次要注意收集 的连惯性 施工资料 监理资料在不断地完善与更新 新材料 新工艺的开发应用 会产生新的资料 告诉 他们除完善质监要求外 城建档案部门也有特定的要 求 只有把质监要求与城建档案要求融为一体 才是 合格的城建档案 工程施工过程中的业务指导 由于业务指导人员人手和业务量的问题 我们一 般根据工程量的大小来决定是否有必要在施工过程中 进行业务指导 是否与施工单位 监理单位资料员保 持联系 一般市重点工程 住宅小区或单体工程在 5000 平方米以上的 业务指导主要是督促检查为主 内容如下 检查质评资料中施工管理人员名单是否 与施工资料中签章一致 原材料合格证及复试报告 是否齐全 施工验评资料监理签章手续是否完备 设计变更要注意收集及时标注 监理月报的内容 填写要真实齐全 是否与形成资料一致 监理指令通 知单有无及时回复到位 工程资料是否与工程实体 同步进行等等 工程完工后的专项验收时的业务指导 我市实行建设工程档案专项验收制度 由业务人 员进行竣工验收前的业务指导 档案验收申请通过后 第 5 页 共 8 页 方可组织竣工验收 这其实是为了避免在建设工程竣 工验收时工程档案验收走过场的现象 对工程档案的要求是多方面的 最明确的要求是 它既要满足工程质量监督部门的要求 又要符合城建 档案部门的要求 本着为建设方 施工 监理方着想 提高效率 允许施工单位 监理单位向城建档案馆提 交审核他们自己形成的工程资料 出于不同施工单位 监理单位不同资料员之手的资料 由于认识与操作的 差异 所产生的资料或多或少存在不足 难免有需要 补办的 需要更改的 这就要及时提出整改意见 建 设方的资料涉及很多部门 有些资料往往不能及时移 交 不完整的现象也时时发生 这就需要督促其去补 齐 在档案专项验收工作中 建设单位形成的资料主 要是看各项手续的办理是否齐备 具备竣工验收条件 施工文件我们采取 三性 的要求 对其进行验收 主要针对施工文件内容的 三性 要求即 完整性 准确性 真实性 来审核 如 进行签字人员的笔迹 核对 抽检竣工图上的设计变更标注是否到位 抽检 施工资料土建资料核查表的资料份数填写是否与安装 分部资料核查表一致 原材料检测复试报告是否齐全 等等 监理文件我们着重抽查监理文件形成是否与工 第 6 页 共 8 页 程量一致 监理通知单是否回复到位 监理月报内容 填写是否齐全完整与形成资料是否对应等等 建设工程档案接收时的审核 由指导产生 收集形成了好的工程资料 不一定 是好的工程档案 就象有好的钢筋 水泥 没有好的 施工水平一样造不出好房子 从工程资料转化为工程 档案的过程中 一是要求建设 施工 监理单位负责 人员规范操作 二是要及时指导 检查与监督 只有 严格地按国标 建设工程文件归档整理规范 执行 对其整理上审核是否达到 两化 即规范化 标准化 如 案卷封面内容填写是否规范 卷内目录的各项内 容填写是否与后面的文件页次一致 卷内备考表的内 容是否完整 齐全等 三 城建档案业务指导的性质 执法主体合法 适用法律内容合法 处理程序合 法是构成合法执法的三大要件 具体行使城建档案管 理执法的单位是事业性质 必须经建设行政主管部门 委托 由政府法制管理部门办理执法证 这样城建档 案管理部门及其工作人员才具备了合格的管理执法资 格 城建档案管理部门业务指导具有这样的性质 城 建档案的业务指导既是一种档案行政管理 执法监督 第 7 页 共 8 页 的职能活动 也是一项专业技术性活动 属档案工作 的专业业务指导的范畴 四 城建档案业务指导的必要性 工程档案是城建档案的一个重要组成部分 也是 城建档案馆进馆最多的档案 它的质量好坏 直接反 映了 我们城建档案工作的好坏 从永久保存和利用这 个角度出发 其意义重大且深远 为此 城建档案管 理人员在 业务指导中一定要按法规办事 才具备了条件 把好建设工程档案的质量关 在工程竣工验收时 在 竣工验收 时 凡竣工档案不符合要求或缺失档案的 城建 档案管理人员应依据 建设工程质量管理条例 等法 规规定 实行一票否决 工程不予验收或不得评优 完整 准确 系统的城建档案是搞好城市规划 加强管理 提高城市抗灾能力 保障城市人民正常生 活的重要科学依据 若没有保存完整