接待工作管理制度

精品文档 1欢迎下载 接待工作管理制度接待工作管理制度 第一章 总则 第一条第一条 为树立公司的良好形象 扩大公司对外联系和交流 使接 待工作规范 有序 特制定本制度 第二条第二条 接待工作的原则是 热情周到 讲究礼仪 勤俭节约 统 一协调 第三条第三条 本制度适用于公司较大活动 会议和业务往来等接待工作 第二章 管理职责 第四条第四条 行政部为公司接待工作的归口管理部门 负责接待工作的 安排和管理 拟定重要来宾的接待计划 协调相关部门落实接待任 务 提供后勤保障 第五条第五条 行政部负责人审核接待计划 协调有关接待事项及接待费 用 报总经理审批 第六条第六条 公司各部门负责本部门的接待工作 每月统计接待情况报 行政部登记备案 同时应完成公司安排的各项接待任务 第三章 类型与标准 第七条第七条 本办法所指接待对象 按来访事由不同 主要分成以下几 种类型 一 公务来访 1 政府职能部门 行业主管部门工作人员来公司检查工作 精品文档 2欢迎下载 2 合作单位来公司洽谈工作事宜 3 有合作意向的投资单位 金融机构来公司考察 4 重要客户参观考察 二 参观来访 l 各级党政机关领导来公司视察工作 2 各地机关 企事业单位来公司参观考察 3 主要客户参观考察 三 会议活动来访 应邀前来参加公司会议 活动的各级领导 专家 新闻记者等 四 其他来访客人 第八条第八条 按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同 分为重要 来宾和一般来宾 第九条第九条 招待原则和标准 一 参观接待根据需要安排招待用餐 公务来访招待餐标按 每人 100 130 元 会议和参观来访招待餐标按每人 80 100 元 其他来访客人来访招待餐标按每人 60 80 元 接待用酒分别为二 三 三档位的酒水 二 住宿标准 1 一般来访客人安排公司签订协议的酒店普通标准间 2 公司领导出面接待的外地重要来宾住宿 由行政部根据领导 授意安排 第十条第十条 用车标准 精品文档 3欢迎下载 一 一般公务来访 根据情况需安排用车的 由行政部统一 调度 二 列入计划的重要来宾来访用车 公司应优先予以保证 车型 驾驶员 用车天数等内容应事先在接待计划中明确 第十一条第十一条 接待规格 重要来宾由董事长或总经理出面接待会晤 其他来宾根据情况由相关人员接待 第四章 计划与准备 第十二条第十二条 行政部在接到公司领导通知或单位重要来访预约时 应 做书面登记 对重要来宾接待 须在详细了解接待要求的基础上拟 定接待计划 排出日程安排表 报总经理审定后及时通知相关部门 和领导 对一般来宾酌情安排业务对口部门接待 第十三条第十三条 公司各部门在接到重要来访预约后 须填写 接待申请 单 报行政部 并协助拟定接待计划 需公司领导出面 行政部协 调的重要接待一般应提前 2 天告知行政部 对时间紧迫的临时重要 接待任务 可先在电话中请示 并经总经理同意 在完成接待后补 办手续 第十四条第十四条 重要来访接待计划应载明以下内容 一 接待类别 公务来访 参观 参加会议或其他 二 来宾基本情况 l 来访单位名称 领导姓名 职务等 2 来访具体时间 人数 当地陪同来访的领导和人数 3 来访的目的和要求 4 在本地停留的天数 精品文档 4欢迎下载 三 具体接待安排 l 明确主要接待的部门 相关配合的部门 接待人员分工及职 责 出面接待的领导和陪同人员 2 参观线路或洽谈 举行活动的场所 3 费用预算 第十五条第十五条 重要接待计划还应考虑以下内容 一 是否安排车辆接送 二 是否需要会场布置 包括花卉 烟茶 音响设备 投影 设备 领导席笺 横幅等 三 是否制作欢迎牌 指示牌 四 是否安排礼仪 五 是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿 六 是否安排摄影摄像 七 是否需要准备公司宣传资料 八 是否宴请 包括宴请时间 地点 参加人员 标准 九 是否安排住宿 是否在房内放置鲜花水果 十 是否安排游览 购物 娱乐 十一 是否需要赠送礼品 十二 其它需要说明的事项 第十六条第十六条 对重要参观来访 主要接待部门应按计划通知参加会晤 的领导 陪同人员 落实会晤时间及场所 确定来宾访问路线并检 查相关设施 确保环境清洁 欢迎牌的设置和内容正确 摄像机 照相机电源充足 精品文档 5欢迎下载 第十七条第十七条 对重要公务来访或会议来访 主要接待部门应根据计划 和来宾要求 提前预订好来宾下榻的宾馆 根据计划预订宴请的酒 店 依据所定用餐标准 安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒 饮 料 根据计划确定游览路线 购物商场 娱乐项目 定制的礼品要 保证质量 第十八条第十八条 对大型会议或活动的来访接待 主办部门应事先准备公 司简介等相关资料 检查会场水电 桌椅 投影仪 音响等设施 安排礼仪人员 准备签到册 名片盒等 第十九条第十九条 行政部按接待人数调度安排接待所需车辆 并留有余地 须保证车辆清洁 安全性能良好 公司车辆应服从行政部的统一调 度 第五章 行为规范 第二十条第二十条 接待礼仪 一 仪表 面容清洁 衣着得体 二 举止 稳重端庄 从容大方 三 言语 语气温和 礼貌文雅 四 态度 诚恳热情 不卑不亢 第二十一条第二十一条 接待程序中要注意把握迎候时间 提前等候于公司门 口或车站机场 接待人员引见介绍主宾时 要注意顺序 接受名片 时 要以恭敬的态度双手接受 默读一下后郑重收入口袋中 过走 廊时 通常走在客人的右前方 不时左侧回身 配合客人脚步 转 弯处伸右手示意 并说 这边请 进电梯时要让客人先进 先出 客人落座后 要以双手奉茶 先客人 再主人 先领导 后同事 精品文档 6欢迎下载 送客时根据身份确定规格 若送至大门口 汽车旁 招手待客人远 去 方可离开 第二十二条第二十二条 接待中涉及机要事务 秘密文电 重要会议 要特别 注意保密 接待中既要熟练介绍公司情况 又要注意内外有别 严 守本公司机密 对不宜摄影摄像的场合 应向参观人员说明 第二十三条第二十三条 接待中应厉行节约 精打细算 不摆阔气 不讲排场 不奢侈浪费 第六章接待费用与信息反馈 第二十四条第二十四条 公司各部门的接待费用在公司业务费中列支 接待人 员于完成接待任务后 3 天内 按财务报销流程报总经理审批 第二十五条第二十五条 接待人员应及时撰写重要来访信息稿交行政部 将与 来访者交流中取得的信息汇总整理 提取其中对公司有价值的信息 交有关部门 第七章 违制处罚 第二十六条第二十六条 不按规定报批接待计划的 处部门负责人 100 300 元罚款 第二十七条第二十七条 接待准备马虎 影响公司形象或给项