公司电子印章管理办法

1 公司电子印章管理办法 为进一步加强我司协同办公信息化管理 规范电子印章在 电子公文及其他材料中的使用和管理 保证文件资料传输的安 全 合法 有效 提高办公效率 结合我司实际 特制订本管 理办法 第一章 总则 第一条 电子印章是指以电子形式存在的 依附在电子文 件 并与其逻辑关联 可用来辨识电子文件签署者的身份 同 时能够保证签署的文件内容完整性 并表示签署者同意电子文 件的陈述事实的内容 第二条 本办法所规定的电子印章指公司行政 合同 法 人 工会 纪委 党委印章 和下属各分 子公司行政 合同 法人印章及各部室印章 第三条 电子印章主要用于集团公司及我司内部往来正式 文件 函件 报告 请示及报表资料等 电子印章与实物印章 有同等效力 原则上所有合同文本及对外报送的正式文件 函 件等不能使用电子印章 第四条 本办法适用于公司及下属各分 子公司 作业区 2 第二章 电子印章管理 第五条 我司电子印章由集团公司信息中心负责制作 我 司办公室为信息中心对口联系部门 负责根据我司机构设置及 变化情况 结合各机构部室实际业务开展情况 向信息中心申 请制作 变更 或销毁电子印章 各部门如需新增 变更 或 销毁电子印章时 须向办公室提出正式申请 由办公室统一向 信息中心申请办理 第六条 我司电子印章保管与实物印章保管一致 即公司 行政印章 合同专用章 法人印章由办公室保管 各分 子公 司行政印章 合同专用章 法人印章由办公室及分 子公司各 保管一套 各部门印章由各部门负责保管 第七条 电子印章应指定专人进行保管 且存放电子印章 的电脑必须设置开机密码 并定期更换 同时必须安装杀毒软 件及防火墙等网络防护软件 存放电子印章的电脑在不用时应 关机 在管理人员离开电脑时 必须将电脑锁定 win L 第八条 电子印章管理人员必须谨记使用密码 电子印章 使用密码不能更改 遗失后对应的电子印章即作废 须重新制 作 第九条 所有电子印章管理人员必须严格按照相关法律法 规及本办法妥善保管电子印章 若因管理不慎造成的一切后果 由印章管理人员及部门主要领导负责 3 第三章 电子印章使用 第十条 电子印章的使用遵循 谨慎使用 严格审批 的 原则 电子印章使用的审批可通过协同办公系统用印审批流程 发起 公司级行政印章 法人印章等需经公司领导审批 部门 级印章由部门负责人审批 批准用印的负责人应严格把关 必 须对用印的后果负责 第十一条 电子印章管理人员在使用电子印章前需认真学 习 协同办公系统电子印章使用手册 及 协同办公系统电子 印章使用注意事项 并按要求使用 确保电子印章使用的正 确性和安全性 第十二条 电子印章必须在安全的环境下使用 即电子印 章必须由印章管理人员在有保障的电脑上使用 严禁电子印章 随意复制到其它电脑或 U 盘 移动硬盘 存储卡等存储设备中 使用 第十三条 原则上电子印章必须由印章管理人员使用 如 遇电子印章管理人员请假 出差等原因不在岗而又急需使用电 子印章时 在电子印章管理人员或主管领导同意的情况下 可 由其他人员代为使用 但必须确保使用过程有人监督 保证电 子印章使用的真实和安全 在电子印章管理人员回到岗位后 应及时更改保存电子印章的电脑密码 杜绝其他人员盗用电子 印章 4 第四章 监督管理 第十四条 办公室为我司电子印章监督管理部门 负责全 司电子印章使用指导及监督 第十五条 各使用部门应严格按照规定进行使用 在使用 过程中遇到问题及时向办公室反映 第十六条 办公室将定期对各部门电子印章使用环境 使 用情况等进行检查 对因电子印章