公文办理中常见错误分析及对策

公文办理中常见错误分析及对策公文是公务文书的简称,是处理公务,管理事务的一种书面文字工具.其重要特点就是行文的规范化,制度化和标准化.对于公文格式,国家技术监督局制定了国家行政机关公文格式(GB/T97041999,以下简称格式),国务院办公厅制定了国家行政机关公文处理办法(2001年1月1日起施行,以下简称办法),中央办公厅制定了中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)(以下简称条例).但是不少单位和部门制发文件,并没有严格按照规定,要求去做,而是各行其是,制发文件存在很大的随意性,造成公文格式的不规范,影响了公文的质量和效能,更影响了集团的行政办公效率，因此必须引起高度重视.一、存在的问题(一)生造文种把没列为文种的公文种类作为文种使用.办法所确定的公文文种共有13类14种,即:命令,令,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要.除此之外,均不可直接行文,但可作为附件行文.例如,关于公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定,关于使用社会保障卡有关问题的说明等,这里的操作规定,说明均不应作为文种使用,可以改成关于印发公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知,关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知,不能作为文种使用的还有“条例”,“规定”,办法,总结,计划等,有的甚至把安排,要点,细则这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西作为公文文种直接行文,都是错误的.(二)混用文种常见的是把相近的请示和报告两种文种张冠李戴.例如:关于批准成立项目经理部的报告,关于元旦文艺联欢会所需经费的报告.两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问题,应该用请示而不是报告.报告是向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问的,这类报告,只要把情况汇报,反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;而请示是向上级机关请求指示,批准的,需要回复,两者在使用上有很大的区别.有时也存在请示和函混用.办法规定:不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函.可是有些单位当有求于对方(不相隶属单位)时却用了请示. (三)文版格式乱格式中就公文的格式,标准都作出了明确的规定.在具体行文中常见错误有: 1.排版不当,存在极大的随意性.公文标题应在红色长线下空2行,用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,一般每页排22行,每行排28个字. 2.发文号标注不规范.主要表现在,一是错用括号.如,川华西(2003)240号;二是用虚数.如办2003005号;三是字体字号不标准.格式规定:发文字号,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加 第字.特别对于字号和字体,有的小于3号;有的用小标宋体字,有的用楷体,也有的用黑体,五花八门. 3.标题滥用符号.办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定公文标题中除法规,规章名称加书名号外,一般不用标点符号.但在实际中操作中,滥用符号的例子屡见不鲜.如关于转发市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知,关于转发建设厅关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知,以上两例中的符号都不应该使用,应改为:关于转发市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知,关于转发建设厅关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知, 4.结构层次序数使用不规范.办法规定:结构层次序数,第一层为一,第二层为(一),第三层为1.,第四层为(1).但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况,要注意办法规定的序数数词的写法,其中一,下面是顿号,1.下面是点号,而(一)和(1)括号外面是不带顿和点号. 5.引用文号格式不对.办法规定:引用公文应当先引标题,后引发文字号.目前,有些单位对这一规定没有掌握好.如,据办200312号文关于的通知,其引用文号的方法就是不符合规定的,正确的引用方式应为据关于通知(办200312号). 6.成文时间标注不清.单一机关制发的公文在落款处不署明制发机关名称,只标明成文时间,用汉字将年,月,日标全;零写为0 ,并且右空4字,但在实际写作中好些单位的样式各有不同,有的成文日期甚至早于签发日期. 7.抄报现象依然存在.在公文写作中,一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用抄报一词.行政公文无论是对上级还是对下级抄送,均用抄送一词.关于这,办法中有很多相关表述,明确行政公文不再使用抄报一词. 8.附件标注不符合规定.附件是公文的有机组成部分,办法对附件有明确的要求,但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小,附件顶格标识,附件序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号等毛病.特别是附件跟附注区分不清,在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件,导致关系确认错误. 9.盖印不规范.印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证,必须按规定正确使用.但不规范现象常见于一些文件中:如印章歪斜,不清晰,排列不齐;印章间相交或相切,相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱,或一排超过3个.二、问题产生的原因(一)学习宣传力度不够办法施行后,很多单位和部门都不清楚办法的内容,在写法上完全依照惯例,经验进行操作,甚至都不知道格式的存在,没有按办法的要求切实发挥对本机关及下级机关公文处理工作的管理,指导,督查等职能,对新公文法规的学习,宣传和推行组织,监督不够.(二)对新公文法规重视不足某些公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识,甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已,只要内容正确,格式不规范无关紧要,加上一些单位对新公文法规没有组织学习,不作广泛深入宣传,导致在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式,大大影响了公文格式标准化的进程.(三)公文办理人员素质有待提高一些公文办理人员缺乏与时俱进的敬业精神和责任意识,工作上有敷衍了事的情绪,很少系统地钻研业务知识,主动提高自身业务水平,导致计划经济时代的知识跟不上知识经济时代的发展,成了秦砖汉瓦,这是造成公文数量虽多而质量不高,格式不规范的一个主要原因.(四)公文审核把关不严实践中,有的公文制作者草拟公文时自由发挥,不守规则;审核人原则性不强,或碍于情面,或忙于事务,常常忽视对公文格式的把关和督查,有的公文制作程序不规范,领导签发后才审核,这就不可避免公文中出现了很多不合规范的问题.三、规范公文格式的对策(一)提高认识,增强做好公文格式规范化工作的自觉性一方面各单位不仅要在思想上高度重视公文处理工作,而且应当在实践中模范遵守办法,并加强对本机关公文处理工作的领导和检查,维护公文的严肃性和权威性;另一方面具体从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神,认真做好公文格式规范化工作.要通过各种有效形式,广泛,深入地学习,宣传办法,掌握公文写作的格式,正确办理公文.(二)加强自身建设,提高公文办理人员的业务水准提高公文办理人员的整体素质,是规范公文格式的一项基础工作.古人说:德能正其身,才能胜其职,笔能成其文,言能明其义.首先要加强思想道德建设,树立正确的世界观,人生观,价值观,本着对企业,对事业高度负责的态度,做到干一行,爱一行,钻一行,恪尽职守,尽心尽力,在思想上重视公文格式规范化工作.其次要加强业务建设.所谓铁肩担道义,妙手著文章.21世纪是知识经济时代,公文办理人员只有掌握必要的基础知识,精深的专业知识和宽广的辅助知识,才能切实提高公文处理的质量和效率.(三)严格要求,加强对公文格式规范化的管理和指导一是要建立行之有效的规章制度.从公文的起草到审核,审批都必须建立严格的制度和规范,明确各环节的权限和责任,严格制作程序.各级办公室要定期不定期地对本机关和下级机关进行考核考评,改变过去只重视公文的内容,语言而忽视公文格式的做法,把公文格式是否规范作为审校的重要内容,考评考核的重要方面.二是在公文处理过程中强化审核环节强化审核,即办公室收到上报的需要办理的公文后,文秘部门应当进行审核,审核的重点是文种使用,公文格式是否规范等.三是要定期组织公文业务培