关于合同管理的规定

关于合同管理的规定XXXXXXXX有限公司合同管理暂行办法第一章 总 则第一条 为规范公司合同行为，保证公司合同依法订立、履行、变更、终止，防范和控制合同风险，保障公司合法权益和各项经营活动的顺利进行，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，结合公司情况制定本办法。第二条 本办法所称合同是指公司以平等主体身份与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条 订立和履行合同必须遵守国家法律、法规、规章和有关政策，遵守公司章程和各项规章制度，维护公司合法权益，避免和减少合同纠纷。合同涉及公司商业秘密的，任何单位和员工都应予以保密。第四条 公司实行经办部门负责和公司领导审批相结合的合同管理体制。第五条 合同管理的内容包括合同订立、变更和终止、合同履行、合同审批程序及权限、合同纠纷、合同档案管理等。 第六条 本办法适用于公司各部门(含各分支机构)以及所有员工。第二章 合同经办人、合同管理员及其职责第七条 合同的经办人员和经办部门直接负责人员为合同经办人，合同经办人的主要职责是：(一) 就合同主体内容及有关条款与拟签订合同方进行协商谈判，拟订或参与拟订有关合同稿；(二) 依法签订、变更、终止合同，并依本办法办理合同审批手续；(三) 认真执行所签订的合同，勤勉尽责；(四) 及时向公司报告合同在履行过程中发生的问题；(五) 忠于职守，做好对合同纠纷的调查、取证工作；(六) 完成合同和与合同履行、变更、终止等有关的文件的备档工作。(七) 负责本部门报审合同的传递和协调工作；(八) 根据合同档案管理规定，及时将合同原件及相关材料送交管理部归档，财务部备案；(九) 对本单位经办合同及相关材料的复印件或电子文档进行立卷存档。第三章 合同签订的法人授权制度第八条 公司实行严格的法人授权制度。未经公司书面授权，各单位一律不得以自己的名义对外签订合同。第九条 经办人在合同签订前应先做好谈判准备和项目可行性分析。拟定的谈判方案及谈判策略应事先取得本单位负责人的授权。未经本单位负责人授权，在谈判中不能随意向对方出具要约与承诺性的文件。公司各部门未经公司书面授权，不得对外签订借款、代理广告业务、承包租赁、资产委托管理、对外投资、对外担保与反担保等各类合同。第十条 公司各单位只能在经授权范围内或其法定营业范围内对外签订合同。不得擅自越权，如需签订超过其营业范围或授权范围以外的合同，必须上报公司批准后，以公司的名义进行或申请办理公司的专项特别授权。第四章 合同的订立第十一条 公司的对外经济活动，除即时清结者外，必须签订书面合同。第十二条 合同应条款齐全、权责明确、内容具体、用词精确。有合同标准文本的，应用标准文本。第十三条 合同经办人必须在订立合同前对签约对方的主体资格和履约能力进行审慎调查。签约对方不具备相应主体资格或履约能力的、签约手续不全的，不得与其签订合同。第十四条 订立合同时，合同经办人应严格核查签约对方提供的以下文件并存档复印件： (一) 自然人身份证明或者企业法人营业执照； (二) 法定代表人身份证明书； (三) 签约人授权委托书； (四) 确保合同安全所应提供的其它文件。 签署合同时如对方授权签署人不是法定代表人，应要求其提交经法定代表人签署的授权委托书，必要时应要求对方提交其董事会或其它相应权力机构准予其签署与履行合同的决议或授权书。第十五条 公司合同根据类型、标的额和复杂程度分为基本合同、一般合同及重大合同三类，分别适用相应的合同审批程序。第十六条 基本合同包括：(一) 按公司审定的条款制订的与客户部签署的各种格式合同；(二) 日常性服务协议、商务协议。第五章 合同的审核第十七条 将合同经本部门负责人审核、签字后由经办人传送至总经理审阅，最后到财务部盖合同专用章。第十八条 公司公章及合同专用章根据公司有关规章制度的规定，由财务部负责保管，经办部门须凭写有各审核方同意签订意见的背书，方可加盖公司公章或合同专用章，正式签订合同。第十九条 订立合同双方必须使用合格印章，即公章或合同专用章。第二十条 最后定稿的合同应页面清洁、字迹清晰，尽量避免用复印件用印；用印的定稿文本不能有空白条款，确实无法确定的，经办人应在合同审核表上详细说明。第二十一条 用印前，须对合同文本和合同审核表进行严格核查，在确认无误后，在签署页用印，如有必要应加盖骑缝章。第六章 合同的履行第二十二条 合同签订后，经办单位必须按合同条款的规定认真履行合同，同时督促合同对方严格履行合同义务。第二十三条 合同经办人应密切关注合同履行全过程并做好记录，完整保存涉及合同履行的所有文件、信函等资料。第二十四条 合同履行过程中出现合同当事人不正确履行合同等履行障碍的，合同经办人应采取措施积极处理，可能产生纠纷的，经办人应立即将有关情况报告公司管理部。第二十五条 重大合同的经办人应在该合同履行完毕之日起十五日内制作合同履行总结报告并存本单位合同管理部。第七章 合同的变更和解除第二十六条 合同一经正式订立，任何人不得擅自修改。第二十七条 合同履行过程中，发生下列情形之一时，经办部门与公司主管协商，并报审批，决定是否变更或解除合同： (一) 对方逾期未履行合同或履行不符合合同约定的： (二) 对方信誉状况恶化，显然到期不会或不能履行合同的； (三) 合同一方或双方提议变更或解除合同的： (四) 由于不可抗力致使合同不能全部履行的； (五) 可能导致合同变更、解除或产生纠纷的其他事项。变更或解除合同的协议，应当采用书面形式，并按合同签订的审核程序再报送审核。第八章 合同档案的保管第二十八条 正式签订的合同(包括补充协议)应由管理部统一存档保管。第二十九条 经办人须在合同各签订方签字盖章后的一周内将合同原件送管理部存档；不按规定将合同原件归档造成合同原件丢失的，经办人应承担相应的责任。第三十条 对我方已盖章、对方未盖章而中止的合同，经办人应负责将合同收回并上缴管理部注销，否则按原件丢失处理；生效合同中止的，应与对方签订中止履行的补充协议，随原合同一起交管理部存档。第三十一条 合同经办人应建立并完整保存项目的合同档案，包括订立合同的项目建议书、可行性报告、合同草稿、会谈纪要、合同当事人间的往来信函、政府批件、权利证明和资格证书等。第三十二条 合同档案属公司财产，合同经办人转岗、离任或解除劳动合同的，应将档案移交继任者。第三十三条 管理部应根据合同签订的时间、内容及保密程度等对合同档案进行分类保管，逐步实现合同管理的规范化。第三十四条 管理部应建立详细的合同档案记录，及时归总、报送有关的数据、资料等信息。第九章 合同纠纷的处理第三十五条 在合同履行过程中，如果出现影响合同履行或者可能导致合同纠纷的情况时，经办人应及时书面报告本单位负责人，作出相应对策。第三十六条 合同履行出现纠纷时，经办人应首先主动积极进行解决。通过协商得以解决的，应将协商结果形成书面协议，并按协议执行；协商不成的，由法律顾问依法通过诉讼、仲裁或者其它法律途径进行解决。第三十七条 法律顾问参与合同纠纷处理过程中，合同经办人及有关单位必须积极协助。第三十八条 向人民法院或仲裁机关递交的法律文书，须由法律顾问起草或审阅确认。第三十九条 合同纠纷发生后，有关人员必须严格保守公司商业秘密，除接受司法机关合法调查外，禁止以任何方式向外界或公司内部无关人员泄露纠纷有关情况。第十章 奖 罚第四十条 公司合同管理纳入公司效益考核内容。第四十一条 合同经办人或经办单位有下列情形之一，并因此给公司造成商誉或经济损失的，由公司根据情节的轻重给予纪律处分、行政处分或经济惩罚，情节严重构成犯罪的移交司法机关处理。(一) 不遵照本办法规定的合同订立及审批程序，擅自签订合同的；(二) 未严格履行或未监督对方严格履行合同，而使公司陷入合同纠纷的；(三) 不及时追究违约责任或隐瞒合同履行中的重大情况的；(四) 丢失或擅自销毁合同原件及有关附件的；(五) 利用合同谋取私利、违法乱纪的；(六) 其它违反合同管理办法行为的；第四十二条 在