精品班学员档案填写规范

精品班学员档案填写操作规范精品班学员档案填写操作规范 为了进一步提高助教工作精细化管理 进一步提升服务质量 为后期处理学员投诉做好相 应的存档准备 现对精品班学员档案存档进行规范化管理 特制定此操作规范 要求带班 助教必须按相应规范更新学员档案 并且每周于周日晚上 21 00 之前 将此学员档案文件 夹压缩包发送到服务型助教组长邮箱 zhangtong 并抄送给助教主管 没有及时更 新发送文件夹的 一次处罚 50 元 若没有按照相应规范更新学员档案的 一次处罚 50 元 一 关于学员档案文件夹命名一 关于学员档案文件夹命名 学员档案文件夹统一以 开班日期 项目名阶段名 阶段名 助教名字 更新日期 命名 例如 助教唐桥平所带 5 月 5 号开班的雅思 M1 阶段的班级一共 9 个学生 里面有 4 个同 学报的的雅思进阶班 M1 M2 M3 M4 有 5 个同学报的是 5 5 冲 6 分基础班 M1 M2 那此文件夹应该命名为 二 学员档案文件夹应该包含内容二 学员档案文件夹应该包含内容 三 各子文件夹包含内容三 各子文件夹包含内容 3 13 1 班级模考分析报告班级模考分析报告 3 1 13 1 1 班级模考分析报告文件夹应包含一下内容 班级模考分析报告文件夹应包含一下内容 1 阶段模考分析报告文件夹 A 文件夹命名格式 阶段名 模考反馈分析报告 模考日期 B 文件夹中应包含所以参加模考学员的成绩分析报告 成绩分析报告以以下格式命名 C 成绩分析报告模板如下图所示 2 阶段反馈截图文件夹阶段反馈截图文件夹 A 文件夹命名格式 阶段名 模考反馈分析报告 反馈日期 B 模考测试反馈需要将模考测试分析报告的 word 版本发送到家长邮箱 然后截图存档 若家长不方便使用邮箱也可进行微信反馈 并截图存档 反馈截图以学员姓名命名 3 学员放弃模考测试声明照片学员放弃模考测试声明照片 如果学员不愿意参加模考 或者是由于自身原因无法参加模考 助教应当给学员签署一份 放弃模考测试声明 模考测试声明签署完了之后 请拍照存档 纸质版文件存放在班级管 理档案袋里面 结班时上交 放弃模考测试声明如下 注 若签署此声明的学员为未超过注 若签署此声明的学员为未超过 18 岁的未成年人 则需要讲此声明以邮件的形式发送到岁的未成年人 则需要讲此声明以邮件的形式发送到 家长邮箱 并短信提醒家长阅读 邮件发送完之后截图存档在若家长不方便使用邮箱 可家长邮箱 并短信提醒家长阅读 邮件发送完之后截图存档在若家长不方便使用邮箱 可 以以微信的形式反馈以以微信的形式反馈 并截图存档 并截图存档 邮件和短信模板为 邮件和短信模板为 邮件提示模板 邮件提示模板 邮件主题 邮件主题 关于 XXX 学员不能参加北京新航道培训学校模考测试通知 邮件正文模板 邮件正文模板 XXX 学员家长您好 我是北京新航道学校 XXX 同学的助教老师 学校在 XXXX 年 XX 月 XX 日组织模考测试 由于孩子个人原因 孩子未能参加 为了保证双方利益 已经让孩子签署一份 放弃模考 测试声明 由于孩子未满 18 岁 现在将孩子签署的声明发送给您 文件在邮件附件 请 您查收并仔细阅读后 回复此邮件 另外 为了给孩子提供更全面 更精致的服务以帮助孩子更快提高成绩 学校可以另行为 孩子安排补充本次模考测试时间 如果您想让 XXX 学员在其他时间参加本次模考测试 您 可以在收到此邮件当天起 3 天之内回复此邮件 申请给 XXX 同学另行安排本次模考测试 回复邮件时 请告知学员可参加此次模考测试的具体时间 如果您未在规定时间内回复邮 件 我们可视为您已经详细阅读并同意学员签署的 放弃模考测试声明 全部内容 感谢您对我们工作的支持和配合 祝好 北京新航道培训学校 年 月 日 短息提醒模板 短息提醒模板 xxx 学员家长 您好 我是北京新航道学校 XXX 同学的助教老师 学校在 XXXX 年 XX 月 XX 日组织模考测试 由于孩子个人原因 孩子未能参加 为了保证双方 利益 已经让孩子签署一份 放弃模考测试声明 由于孩子未满 18 岁 现在已经将孩子 签署的声明发送到您的邮箱 XXXX XXXX 邮箱地址 请您及时查收并仔细阅读后 及时回 复邮件 感谢您对我们工作的配合和支持 祝好 3 23 2 单词听写照片文件夹单词听写照片文件夹 单词听写照片文件夹里面有 N 个文件夹 文件夹均是以听写日期命名 当日听写的单词照 片需要放在相应的文件夹里面进行存档 听写纸上要求写清楚学员的名字和日期 照片最 好以学员的姓名命名 3 33 3 口语测试口语测试 反馈截图文件夹反馈截图文件夹 此文件夹用于存放口语测评表照片还有口语测评家长反馈照片 口语测评反馈照片只需要 以微信或者短信的形式即可 此文件夹应包含两个子文件夹 3 43 4 每日家长反馈截图文件夹每日家长反馈截图文件夹 此文件夹用于存放每周家长反馈截图 子文件夹以反馈日期命名 注意 家长反馈内容必须包括但不限于以下内容 注意 家长反馈内容必须包括但不限于以下内容 1 学员正课 早晚自习辅导课出勤情况汇报 2 学员上课状态汇报 是否认真听课 是否上课玩手机 课堂参与积极性高还是低 3 单词听写正确率和作业完成情况 4 学员单科弱项或者强项汇报 词汇 语法 听力 阅读 口语 写作 3 53 5 班级管理日志班级管理日志 3 5 13 5 1 表格命名格式 班级管理日志表格命名格式 班级管理日志 助教助教 XXX XXX 更新日期更新日期 3 5 23 5 2 班级管理日志含有三类表格班级管理日志含有三类表格 1 学员基本信息 2 学员情况跟踪表 3 家长反馈记录表 电话反馈时填写 1 学员基本信息学员基本信息 注 此表应在开课后两天内填写完整 有新学员报名的 请及时更新此表 讲新学员信息注 此表应在开课后两天内填写完整 有新学员报名的 请及时更新此表 讲新学员信息 添加到此表中添加到此表中 2 学员情况跟踪表学员情况跟踪表 注 学员情况跟踪表具体填写规范请参见模板中的批注 此表应当每日更新 不同阶段的注 学员情况跟踪表具体填写规范请参见模板中的批注 此表应当每日更新 不同阶段的 学员放在不同的子表中 如下图所示学员放在不同的子表中 如下图所示 家长反馈记录表家长反馈记录表 注 此表仅用于每周进行电话反馈时填写反馈内容使用 如果是微信反馈或者是短信反馈 注 此表仅用于每周进行电话反馈时填写反馈内容使用 如果是微信反馈或者是短信反馈 则在则在文件夹中保留相应截图即可 不用再填写此表 文件夹中保留相应截图即可 不用再填写此表 3 63 6 学员上课迟到缺勤确认表学员上课迟到缺勤确认表 注 此表在使用时 助教只需要用到纸质版的表格 只需要将每次正课迟到超过 10 分钟或 者请假缺勤学员记录上即可 在学员签字栏一定要有学员的亲笔签名 助教应当严格管理 学员考勤 对于迟到累计时间超过 30 分钟的记缺勤一次 缺勤将影响免费重读资格 此表 课保留纸质版 待结课时扫描或者拍照放入次文件夹中 以上为所有学员档案应当包括的内容以及填写规范 助教应当每日更新相关表格 并按相 应的操作规范操作 每周日 21 00 之前 将此学员档案文件夹压缩包发送到服务型助教组 长邮箱 zha