企业分岗综合实训（第二版）任务3.1 日常办公事务

企业分岗综合实训,主编：孙万军第3单元 实施与控制任务3.1 日常办公事务,一、情境引例主题：会议管理,任务3.1 日常办公事务,一、情境引例主题：会议管理主题：公文档案管理主题：公文档案管理主题：固定资产管理主题：固定资产管理主题：办公用品管理主题：办公用品管理主题：办公环境管理主题：车辆管理,任务3.1 日常办公事务,二、工作任务1 . 行政管理部编写会议通知、会议筹划方案，进行会场布置、会议服务、会议记录，编写会议纪要。2. 使用部门填写文档借阅申请表，行政管理部填写文档借阅登记表；利用OA系统发布文件，利用OA系统办理文档借阅审批手续。3. 行政管理部进行固定资产清查，填写固定资产登记表。,任务3.1 日常办公事务,二、工作任务4. 使用人员填写办公用品领用申请表，行政管理部登记办公用品台账；利用OA系统办理办公用品领用审批手续。5. 进行办公环境检查，填写办公环境检查登记表。6. 使用部门填写用车申请表，行政管理部登记用车记录；利用OA 系统办理用车申报审批手续。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（一）会议管理（1）业务流程（2）操作指引 公司行政部统一管理会议制度，所有会议均需及时通知行政部，便于安排和登记备案。 会议承办人需提交包括会议时间、会议地点、所需准备等的会议申请表，便于行政部配合工作。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（一）会议管理（3）单据表格（4）注意事项 申请及批准等表格的审核与保存。 会议后勤服务及保障工作。 会议的记录及会议成果的展示及落实等。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（二）文件管理（1）业务流程（2）操作指引,任务3.1 日常办公事务, 使用人有借阅公司公文档案的需求时，填写公文档案借阅申请表，注明使用事由、文档名称、申请人、批准人、使用日期等；获得部门批准后，向行政部提交表格申请。行政部根据公司管理制度对照申请表格内容进行审核。如文档较重要，需要提交行政部经理进行审核批准。 填写公文档案借阅登记表，出具公文档案给借阅人。 用完后归还时进行完整性检查等。 完成公文档案借阅登记表。 相关资料归档。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（二）文件管理（3）单据表格（4）注意事项 文件档案的签订流程参见前文合同管理流程。 严格执行借阅和保管流程。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（三）固定资产管理（1）业务流程（2）操作指引,任务3.1 日常办公事务, 在各部门的配合下，行政部对公司现有的固定资产情况进行登记，编制固定资产登记表。 其他部门产生购买固定资产的新需求时，首先填写固定资产请购表。 通过部门经理审核后提交给行政部审核。 如需要，提交总经理审核批准。 获准后，行政部将需求提交给采购部执行采购程序。 采购到位后，进行固定资产的编号与登记。 发放到请购部门使用。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（三）固定资产管理（3）单据表（4）注意事项 做好固定资产的登记、保管、报废等工作。 新旧员工更替时尤其注意防止固定资产的流失问题。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（四）办公用品管理（1）业务流程（2）操作指引,任务3.1 日常办公事务, 领用人根据有关办公用品清单及实际需要，填写办公用品领用表。 如需要，向部门经理提出申请并获得批准。 向行政部提出申请并领取。 行政部根据管理规定和实际情况，予以审核。 通过审核后根据办公用品领用表进行发放。 同时做好办公用品台账。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（四）办公用品管理（3）单据表格（4）注意事项 重点做好办公用品的台账记录及管理工作。 做好办公用品的采购和保管工作，具体工作标准参见采购部及仓储部相关标准。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（五）办公环境管理（1）业务流程（2）操作指引,任务3.1 日常办公事务, 行政秘书制定办公环境标准。 提交行政部经理审核批准。 通过后提交给总经理审核批准。 批准后依据标准制定办公环境管理制度。 宣示各部门知晓并执行办公环境标准。 定期进行检查并填写办公环境检查表。 对存在问题的部门提出整改意见并监督执行。 根据检查情况填写办公环境评分表。 将表格备案作为将来评比基础资料。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（五）办公环境管理（3）单据表格（4）注意事项 制定严格但同时必须可执行的办公环境标准。 切实做好检查和落实工作，并及时关注整改结果。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（六）车辆管理（1）业务流程（2）操作指引,任务3.1 日常办公事务, 各部门员工有用车需求时，应认真填写用车申请表。 将用车申请表交由所在部门一级部门经理签字批准。 经批准后，提交行政部进行申请，若有预计用车需要，应提前23天向行政部门提交用车申请表进行申请。 用车申请表经行政部汇总后，由行政部经理负责统一调度车辆。 车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员需填写用车记录表，交行政部备案。,任务3.1 日常办公事务,三、操作指引（六）车辆管理（3）单据表格（4）注意事项 申请及使用记录表格的严格审核、管理、保存等。 车辆年审、保养及使用安全教育、事故的预防和处理等。,任务3.1 日常办公事务,四、展示评价（一）展示内容1. 会议通知、会议纪要。2. OA系统发布的文件、文档借阅申请表。3. 固定资产登记表。4. 办公用品领用申请表、办公用品台账。5. 办公环境检查表。6. 用车申请表，用车记录。,任务3.1 日