某物业公司财务管理手册制度-----物业票据管理制度

30 1 0 总则 本制度明确了票据管理权责划分 规范了票据管理操作程序 建立了票据管理审批路 径 为票据管理工作的开展提供了制度依据 2 0 范围 为了加强物业集团票据管理 规范集团内各公司票据的使用行为 防范票据管理中存 在的潜在风险 有效维护集团利益 特制定本制度 3 0 职责 3 1 物业集团财务管理部负责拟定和修改有关票据管理的相关制度和规定 监督检查制度 的执行情况 提出奖惩意见 3 2 各公司财务部门是票据领购 开具 保管和缴销等环节管理的主责部门 公司财务负 责人定期检查本公司票据管理制度执行的规范性 3 3 各公司其他职能部门为票据领用及外部票据接收 传递的主责部门 各部门票据使用 人需按要求开具 接收和传递票据 保证票据的安全 完整和真实合法 并及时将票据传 递至财务部门 4 0 票据的种类 本制度所指票据包括银行结算票据 收款收据 公司发票和外部取得发票以及其他票 据等 5 0 票据管理的总体原则 5 1 财务部负责票据的统一印制或购买 以及票据的领用登记及核销 财务部各票据管理 员负责具体检查及核对票据的使用 保管情况 5 2 出纳担任银行结算票据的保管工作 增值税普通发票和专用发票 收款收据及其他票 据等由财务负责人指定票据管理员负责管理 31 5 3 票据领用与核销时应设立专门的收 发 存台账记录 如 银行结算票据台账 票据领用台账 发票登记台账 和 会计档案清册 等 定期装订成册 整理归档 以便后期查阅 主要内容应包含 序号 票据类型 票据号码 领用日期 领用部门 经 办人 缴销日期 备注等 5 4 票据的领购入库 应履行严格的验收手续 保证票据号码的连续以及票面的清洁与完 整 5 5 票据的开具必须连号使用 不得涂改 填写错误的票据应整份同时作废并加盖作废章 作废的票据应有序整理归档 以便日后审查 5 6 未经领用的空白票据不得加盖任何财务印章 不得随意外借 若有遗失票据现象 相 关人员必须立即登报声明挂失 并及时上报相关单位 5 7 各项目应于每年 1 月份根据上一年度票据的使用情况 就本年度的票据种类和月领用 量编写票据领用计划 报公司财务部审批 经公司财务负责人批准后方可办理印制或领用 手续 6 0 银行结算票据的管理 6 1 银行结算票据包含 支票 银行本票 银行汇票等由银行签发或由银行承担付款义务 的票据 6 2 财务部使用的银行结算票据由出纳统一购买 使用时需登记银行票据台账 保证票面 书写的准确与清晰 严格遵循银行的票据管理制度 不得涂改 不得透支 不得在空白票 据上加盖财务印鉴 违者自行承担相应责任 6 3 作废的银行结算票据联次需齐全 退票需要注明退票理由 在作废的票据联上加盖作 废印章 在对应领用时登记台账的号码后注明 作废 字样和作废日期 7 0 收款收据的管理 32 7 1 公司各部门 各项目必须使用统一印制的正式收据 不得私自印制或购买收据 每本 收据必须按顺序依次开具 不得跳号使用 7 2 各项目定期将使用完的收据交至公司财务部 由指定的票据管理员核对存根及金额 做核销手续 8 0 公司发票的管理 8 1 发票的领购 8 1 1 财务部报税人员负责发票的领购 按预计需要的发票量申请月度可领取的发票数量及 开票额度 严禁向主管税务机关以外的任何单位和个人购买发票 8 1 2 发票领购人员根据需要提出发票购买申请 经财务负责人核准发票类型和购买数量后 向主管税务机关购买发票 8 1 3 购买发票后 要检查所购发票是否与发票领购簿登记的内容一致 对有缺联 少份 缺号 上下联错位等有问题的发票 及时更换或退还税务机关 8 1 4 各公司应设置 发票登记台账 完整记录公司发票领 用 存 缴销等情况 8 1 5 发票领用时应登记 票据领用登记簿 注明序号 发票数量 起止号码 领用人 领用日期等信息 并经相关人员签字 8 1 6 发票缴销时应登记 票据核销通知单 注明票据种类 作废号码 票据金额等信息 并经相关人员签字 8 2 发票的开具 8 2 1 财务部门应指定专门人员负责发票的开具 未发生的业务一律不准开具发票 不得 开具与实际经营业务不符的发票 增值税一般纳税人向非增值税一般纳税人提供服务 不 得开具增值税专用发票 8 2 2 开具发票时 按照发票号码顺序依次填开 不允许跳号开票 开票时 项目填写齐全 内容真实 字迹清楚 全部联次一次打印 由开票人员负责登记 发票登记台账 记录每 33 张发票开票时间 票据号码 票据金额 票据领取人等内容 并在凭证录入后将每张发票 对应的凭证号登入台账中 每日下班前将当日的台账报送至公司财务部备查 发票开具后 应加盖发票专用章 严禁空白发票盖章 8 2 3 安装税控装置的 应按照规定使用税控装置开具发票 按期向主管税务机关抄报发票 数据 8 2 4 一般纳税人发生销售退回 销售折让 开票有误的处理 8 2 4 1 开具增值税专用发票发生销货退回 开票有误等情形 收到退回的发票联 抵扣 联符合作废条件的 应进行作废处理 作废专用发票须在防伪税控系统进行 作废 处 理 同时在纸质发票 含未打印的发票 各联次上注明 作废 字样 全联次留存 8 2 4 2 同时具有下列情形的 为 8 2 4 1 所称作废条件 a 收到退回的发票联 抵扣联时间未超过开票当月 b 未抄税并且未记账 c 购买方未认证或者认证结果为 纳税人识别号认证不符 专用发票代码 号码认证不 符 8 2 4 3 开具增值税专用发票发生销货退回 开票有误等情形但不符合作废条件的 或者因 销货部分退回及发生销售折让的 必须凭税务机关出具的 开具红字增值税专用发票通知 单 开具红字专用发票 红字专用发票应与 通知单 一一对应 8 2 4 4 公司发票只限于本公司填开使用 不得转让 转借 不得拆本使用发票 不得擅自 扩大发票使用范围 不得以其他凭证代替发票使用 8 2 4 5 公司发生销售货物 服务折扣的行为 应按照折扣后金额开具发票 8 2 4 6 增值税小规模纳税人或实行简易征收的纳税人 需要开具增值税专用发票而无法开 具的 在符合国家政策情况下 可向税务机关申请代开增值税专用发票 8 3 发票的保管 34 8 3 1财务部应指定专人负责发票的保管 应设置专用保险柜保存已领购未使用发票 应保证发票存放环境安全 发票应与发票专用章 公章 财务章分开保管 8 3 2已经开具的发票存根联和发票领购簿 应当保存 5 年 不得擅自损毁 保存期 满 不需要再保存时 需报经税务机关查验后销毁 8 3 3公司发票发生丢失情形时 应当于发现丢失当日书面报告税务机关 并登报声 明作废 8 3 4公司办理变更或者注销税务登记的同时 应办理发票和发票领购簿的变更 缴 销手续 8 3 5设置发票监管人员 监管人员应至少每周一次对公司及现场发票使用情况进行 盘点检查 需有盘点记录 定期核对票据领用与退回情况 与发票登记簿结存数量 核对 确保账实相符 随时追踪领用时间过长未还未退回的票据 8 3 6票据管理人员发生变动时 与接管人员办理交接手续 交接内容包括未用票据 已用票据存根 发票领购簿等相关材料 9 0 外部取得发票的管理 9 1 取得与传递 9 1 1 外部取得发票的接收部门应按合同规定接收发票 并且对发票的合法 合规性进行检 查 不允许外购发票冲账 对可以进行抵扣的经济业务类型 外部发票的接收部门应按照 公司财务部的要求取得增值税专用发票 接收发票部门应及时向财务部传递发票 不合规 的发票需及时更换 9 1 2 发票必须与真实经济业务相符 取得的专用发票需 四流合一 合同流 货物 劳务及服务流 资金流 发票流 即专用发票由销售货物 劳务 服务方提供 发 35 票内容与合同 所售货物 劳务 服务相符 款项由公司直接支付给销售货物 劳务 服 务提供方 即发票开具方 不允许第三方代收 9 1 3 集团各业务部门对外签订业务合同时 应对供方开具发票的资质和可提供发票的类型 及其他相关信息进行询证 确保公司能够取得合法的 与经济业务性质相符的发票 应在 合同中明确注明取得发票的类型 是否为含税价等 9 1 4 各业务部门在开具发票时 需提供给供应商我方详细的开票信息及开票所需资料 开 票信息包含我方公司名称全称 纳税人识别号 注册地址及电话 开户行及账号 开票资 料包含我方三证合一后的营业执照复印件 纳税人资质证明文件复印件及其他辅助证明文 件等 9 1 5 各业务部门经办人员应在取得对方单位开具的增值税专用发票或其他可抵扣进项税额 的发票后 及时发起流程 在财务审批发票节点前将发票传递给财务部 不得无故压票 增值税专用发票在开具之日起 60 日内未提交财务部 认定为未及时传递发票 各平台可 制定办法 酌情处罚相关责任人 给公司造成损失的 由责任人按规定承担相应的经济责 任 9 1 6 财务部门应督促业务部门设置外来发票登记簿 做好发票接收记录 因未设置登记簿 而导致发票传递上出现的问题 由业务部门负责 9 2 发票的查验与认证抵扣 9 2 1 业务部门是发票的查验部门 负责发票的检查 财务部门是外部取得发票的专业管理 部门 负责对各部门递交的发票进行复核 不符合规定的发票不得作为财务报销凭证 财 务部门有权要求退回或更换 所有发票需在财务复核 认证无误后方可办理付款 9 2 2 发票查验包括实质查验及形式查验 实质查验主要为发票来源的合法性 发票与合同及实际业务是否相符 是否 三流合一 有无代开 虚购发票等 36 形式查验包括检查发票票面规范性 附件是否完整等 包括发票付款方是否为本公司全称 发票种类 联次等是否合规 开票时间 项目名称 单价 数量 金额 印章加盖是否正 确 应提供货物明细清单的是否配有清单等 9 2 3 增值税一般纳税人公司 外部取得的所有增值税专用发票需在开具日起 180 日内进 行抵扣联认证 并在认证通过的次月申报期内 向主管税务机关申报抵扣进项税额 逾期 未认证给公司造成损失的 由责任人按规定承担相应的经济责任 9 2 4 符合要求的一般纳税人公司 取得销售方使用增值税发票系统升级版开具的增值税发 票 可不再进行扫描认证 通过增值税发票税控开票软件登录本省增值税发票查询平台 查询 选择用于申报抵扣的增值税发票信息 即增值税专用发票在线免扫描认证 取消扫描认证后 公司财务部门也需按照已拿到的发票勾选认证 同时 负责认证的同事 应查询外部对本公司已开具的发票信息 对接近认证期限的发票提醒相关部门责任人 督 促其尽快取得发票 9 2 5 公司当月经认证抵扣的进项税额需与当月财务账 应交税金 应交增值税 进项税 额 科目借方金额相一致 9 2 6 对已认证但按照规定不允许抵扣进项税额的 及时做进项税转出处理 所有的进项税 转出需注明原因 并经过公司财务负责人审批 9 3 发票存档 增值税专用发票认证相符的抵扣联 认证结果通知书 认证结果清单 装订成册保 管 对于已认证但不允许抵扣的发票要保留复印件 并注明原因 对于计算转出的进项税 需有计算过程及相关的说明 将进项税转出有关的资料另行装订成册保管 9 4 外部取得发票丢失的处理 9 4 1 非增值税专用发票丢失 发票丢失的责任部门应以公司的名义在相关报刊上刊登发票 丢失声明 并向发票开具方提出出具证明的请求 可凭刊登发票开具方出具的书面证明 37 发票丢失声明的报刊 原件 丢失发票记账联复印件 发票开具方主管地税局书面认可资 料等 替代发票报销 9 4 2 对丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联的 如果丢失前未认证的 购买方凭 销售方提供的相应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证 认证相符的凭该专用 发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的 丢失增值税专用发票已报税证明 单 经购买方主管税务机关审核同意后 可作为增值税进项税额的抵扣凭证 10 0 票据管理的监督检查 10 1 物业集团财务管理部负责对票据管理执行情况进行监督检查 随机抽查 各公司财务 内部应定期自查 10 2 检查的内容包括 各公司财务部负责人是否对票据管理工作尽到了检查监督的责任 对违规行为是否及时纠正和处理 票据的保管 存放是否合理 完整 安全 11 0 罚则 11 1 物业集团对检查中发现的票据管理出现问题的各公司财务部门酌情扣考核分 必要时 对财务负责人进行处罚 各公司对在财务管理中做出突出贡献的部门人员 可给予奖励 对违反票据管理规定给公 司造成经济损失的人员 应给予惩罚并追究当事人的经济责任 11 2 私自向主管税务机关以外的单位和个人购买发票 给公司带来涉嫌虚开 代开发票风 险或导致公司被税务机关处罚的 由责任人承担相应责任 触犯法律的 由司法机关追究 责任人的刑事责任 11 3 因玩忽职守保管票据造成票据丢失的 或发票超期无法认证等造成公司利益受到损害 的 相关责任人要承担相应的经济责任 12 0 附则 38 本制度自发布之日起实施 根据物业集团业务发展情况适时修订 本制度由物业集团财务管理部起草并归口管理 13 0 附录 附表 1 增值税进项发票台账 附 表 2 增值税销项发票台账 附表 3 票据领用登记簿 附表 4 票 据核销通知单 附表 1 物业票据管理制度 编号 RCW Y G