数字档案管理系统解决方案

北京航星公司北京航星公司 焦作方案焦作方案 软件特点优势 软件特点优势 用户界面友好 人机交流方便 易操作实用 适用于不同水平用户界面友好 人机交流方便 易操作实用 适用于不同水平 人员 人员 B S CB S C 模式 模式 文档及 科档 资料一体化 能与不同的系统无缝链接 可转文档及 科档 资料一体化 能与不同的系统无缝链接 可转 入前系统的数据 系统支持多种常用格式数据文件图像的浏览 入前系统的数据 系统支持多种常用格式数据文件图像的浏览 能够嵌入能够嵌入 PDFPDF 双层检索 全文检索 图像浏览等控件 双层检索 全文检索 图像浏览等控件 档案系统数据库按用户要求能自行建库 添加字段 系统有报档案系统数据库按用户要求能自行建库 添加字段 系统有报 表生成器 用户可自定义报表 表生成器 用户可自定义报表 日志管理和三级备份管理 日志管理和三级备份管理 权限管理 浏览 下载 打印 条目文件 过滤密级等 权限管理 浏览 下载 打印 条目文件 过滤密级等 专职数字化处理队伍 图纸 文件 图书等扫描经验 专职数字化处理队伍 图纸 文件 图书等扫描经验 保密资质 保密资质 方方 案案 需需 求求 一 档案管理软件的功能简介一 档案管理软件的功能简介 档案管理由两部分组成 档案管理软件主体部分和 WEB 在线管理两部分 档案管理软件主体部分主要包括对档案和文件 未归档 的数据处理 查 询检索 输出报表 统计 用户权限 档案库和文件库维护 利用等功能 必须在用户的机器中安装有档案管理软件程序 而 WEB 在线管理部分主要 是用于对档案和文件的标题及正文有权限查询检索 网上文件一体归档 该部分不需要在用户的机器中安装任何档案管理的程序 只要用户的机器 安装有 IE5 0 以上版本的浏览器即可 二 档案现状及系统设计二 档案现状及系统设计 现目前的网络环境是企业 Intranet 网 各室之间没有实现档案的信息共享 围绕用户需求 我们建议整个系统既要考虑到系统的实用性 又要考虑到系统 的长远性 系统以建库 文书 照片 基建 底图 设备 文书 会计 声像 等库 全文扫描浏览 查阅 检索及远程数据的报送访问为侧重点再有机结合 各门类档案库 库房管理及今后办公自动化系统 使的各处室之间系统既相对 独立 又与整个网络系统紧密联系 通过整个系统 各部门数据经收集整理 形成信息数据库 及时 准确地通过网络或其他介质进行传输 处理 并汇总 到转用的服务器中 供用户共享档案信息资源 实现档案信息的自动检索查询 及统计功能 三 档案管理软件的功能三 档案管理软件的功能 1 1 档案管理 档案管理 兼容文书档案最新归档方法即不立卷方式 系统应能提供综合档案类型管理 包括产品档案 基建档案 项目档案 科技档案 文书档案 会计档案 实物档案 声像档案 照片档案等 并且档案类型可以自定义 可以添加 删除 更改档案类型 具有辅助立卷功能 可以处理历史档案 案卷目录与卷内目录可以在同一界面分层显示 即点案卷目录 对应的 卷内目录同时显示 可对档案数据进行修改 添加 删除 查看 排序等操作 可对案卷进行调整 实现任意类型案卷间 案卷内的文件调整 合并 拆分 可对单个调整也可以根据规则批量调整 提供模糊检索 分类检索 复合条件检索等查询方式 提供数据导出 数据导入功能 可导出和导入标准格式数据 提供良好 的数据继承性 可以直接在著录界面直接进行扫描工作 文件名须自动生成 电子文件 须自动上传到存储服务器 可进行附加页扫描 覆盖页扫描 插入页扫 描 删除多余页 图像放大 图像缩小 图像旋转等操作 并可实现批 量扫描和上传 提供批量修改 批量删除功能 提供跨年度 跨库检索功能 提供按项目名称 项目代号方式管理的档案管理模式 提供兼容多种文件格式浏览功能 可支持 CAD TIF BMP GIF JPEG DOC XLS 等多种文件格式的直接显示 文 件格式可以混编显示 不得采用对应应用程序打开 并可提供特殊格式 的外挂浏览器功能 汉字识别 对扫描的档案正文信息可以通过 OCR 技术 实现汉字识别 再进行编辑 提高档案的再利用率 3 3 文件管理 文件管理 文件管理的类型可以自由扩充 收文 发文 签报等 文件记录可按著录项增加 删除 修改 可自定义文件的著录项目及界面显示顺序 登记文件信息的同时可以同时录入正文信息 文件扫描 文件名自动生 成 自动上传等操作同档案管理扫描要求 可自定义文件录入界面的字段 即可对字段名称 字段类型 字段长度 显示与否进行增加 删除 修改等个性操作 文件登记录入项可以根据字段代码表提供下拉选择功能 且字段代码表 可自定义修改 提供主题词的自动标引功能 提供模糊查询 分类查询 复合条件查询等查询方式 提供批量修改 批量删除功能 支持跨年度检索 可打印收 发文及其他文件类型登记薄 处理单 收文 发文单等报表 且报表类型可以自定义修改 可提供单字段统计等简单的查询统计功能 4 4 整编 整编 对归档的技术文件材料包括工程前期立项文件 调研文件 批报文件 技术数据 图纸 底图 照片等声像荣誉材料 需要一起整编 保证归 档材料的相互联系 若是竣工归档可通过图号检索出对应的资料案卷记录 添加竣工信息 形成竣工案卷信息 再检索出资料案卷的图纸记录 添加竣工信息 形 成竣工图纸信息 其他类别档案如科研 产品档案直接输入数据 具有修改 补充 删除 增加 调整 套用等功能 编制案卷号 可根据著录信息自动生成 技术文件与图纸一起组卷存 放 照片等声像荣誉材料可由声像荣誉档案存放保管 卷号跟技术文件 图纸的案卷号保持一致性 著录相关信息 图纸 文件级 名称 图号 文号 项目编号 发文字号 设计单位 纸型 张数 版本号 日期 归档日期 注明底图 蓝图等信 息 档号的生成规则和立卷规则可以组合定义 5 5 档案利用管理 档案利用管理 提供针对各种档案管理模式对应的档案报表套打功能 如卷内目录 案 卷目录 归档文件目录 卷内备考表 全引目录 分类目录等 档案报表的类型 格式等均可以由用户自由定义 即用户在现有报表的 基础上可以根据单位实际情况做个性增加 删除 修改 借阅登记 根据借阅要求查找需要借阅的档案信息 进行借阅审批 填 写档案借阅登记表 并可一次借阅多份档案 归还登记 根据归还档案信息 填写档案借阅登记表 并填写档案利用 效果登记表 催还管理 对到期未还的档案进行提示 并打印催还 查阅管理 根据查阅要求查找需要查阅的档案信息 进行查阅审批 填 写档案查阅登记表 并可一次查阅多个档案 可根据档案查阅 借阅 归还 催还等情况进行单条件 多条件 模糊 查询和统计 输出直方图 饼图 曲线图等多种二维 三维统计结果示 意图 档案利用的查询统计应实现对原件借阅情况 网络查询情况 网络调阅 情况的统计分析 按照操作人 时间 档案内容进行统计 可以打印查 借阅登记表 档案代理卡 档案利用效果登记表 查询统 计结果 借阅情况 催还情况 为利用者提供方便的计算机检索功能 提高档案资源的利用效率 充分 满足各用户的不同检索需求 并生成检索信息 根据检索确认信息 提供在线阅览 允许使用专用阅图软件 并考虑此 软件的可升级性 根据检索确认信息 生成借阅 复印 晒图申请单 作为利用者在档案 部门利用的凭证 根据利用情况 生成利用信息 6 6 档案统计打印 档案统计打印 可以对文件库和各种档案类型的数据库 档案利用效果 查询日志进行 任意字段的单条件 多条件组合统计 统计结果可以报表方式打印 也可以直方图 饼图 曲图等多种二维 三维示意图打印 统计范围可以定在具体案卷 具体档案类型 固定年度之间 支持国家档案局最新的年报统计要求 7 7 系统维护 系统维护 文件管理和档案管理的类型可根据需要自定义设置 提供创建 修改 增删 扩充系统数据库功能 分类表可以自由维护 增 删 修改各个节点 立卷方式可以在后台独立选择 机构设置 设置灵活的机构 部门调整功能 以机构确定立卷和查询利 用的权限 主题词库可自定义维护 批量挂接相关电子原件 用户权限管理 用户口令 权限 能否看到最终原件 档案查询到的范 围 用户登陆 软件功能的权限和修改 用户应采用分组管理 用户权 限可以设置到某个功能菜单 某份具体的文件 能方便的设置某一个用 户或组对档案的利用权限 提供数据整体备份与整体恢复功能 包括用户在档案管理内的报表 数 据 权限 档案利用情况等各种活动痕迹都可进行恢复 数据转换提供与标准数据库的对接功能 可将用户以前的老数据接入 并可将系统数据转换成可以对外交流的标准格式 如 DBF 可以与其他 办公系统数据进行接口 网页日志 统计用户在网上查询利用的情况 终止非法用户访问 提供数据库服务器 扫描设置 排序设置等系统参数设置功能 8 8 档案保管 档案保管 提供档案销毁处理 档案丢失找回处理 档案损坏登记等处理 并经过 相关鉴定处理打印相关清单完成档案保管工作 对保存期限满的文件材料 重新判定档案保管期限 对已失去保存价值 的档案 必须编制 档案销毁清册 报请领导审批 经确认纸质文件按 规则进行销毁 电子文件从数据库中删除 三 收 发文管理及文档一体化管理三 收 发文管理及文档一体化管理 我公司可根据用户实际情况对用户现有的 OA 进行改造 或完成接口程 序实现文档一体化无缝连接 根据系统的需求 结合现有办公自动化系 统的结构 对系统的总体结构做相关设计 档案管理系统通过一定的接口与办公自动化的无缝链接 从现有系统中 获取收 发文数据 签报数据 并自动进行归档整理 存到档案系统数 据库中 在档案管理系统中完成对档案系统的日常管理工作 并通过 Internet 方式提供检索浏览 档案软件具备文档一体化功能 也可连接 外单位已完成的办公自动化系统 需要提供接口程序 结构表 实现从 发文到归档文档一体化的整个过程 四 档案资料的四 档案资料的 WEBWEB 检索查询检索查询 档案管理软件提供 WEB 检索 浏览功能 对于一般用户只要赋予相应的 权限 即可通过使用 IE 浏览器 实现网上查询 浏览档案全文 目前我们的系 统是通过 IP 协议访问数据库 同样适用于广域网 文件档案资料的检索是通 过 IE 浏览器实现 对于一般用户 提供一个在浏览器上的公共帐号 可由用 户进行简单的登记和查询 查询的范围由总公司档案处决定 一般为公开的不 带秘级的档案 如果用户想要查询更多的档案内容 则需向系统管理员进行申 请 由系统管理员再分配给一个帐号进行查询 该帐号的权限由系统管理员根 据用户的身份进行设置 并可规定使用的天数 一旦超过了设置的天数 则此 帐号自动无效 系统管理员可随时查看记录上网用户 用户一旦经申请 审批 及系统管理员认可后 即可通过单项条件或多项条件自由组合查询 目录检索 模糊检索 分类检索等 及时对数据库进行条目或全文的浏览查询 根据需要 和用户的权限相识或下载档案信息 并可对下载的信息在本机上进行任意长度 的摘录和编辑 不影响原数据库的信息 需要借阅或复制的有权限用户 按照