【大型会议的筹备方案的写法】大型会议接待方案.doc

【大型会议的筹备方案的写法】大型会议接待方案 大型会议的筹备方案的写法是怎么样的?如何写大型会议的筹备方案?大型会议的特点主要就是一个大，这对秘书人员的组织能力，管理能力都有较高的要求。 要学会办一个大型的会议，就必须首先从会写大型的会议筹备方案开始。 这是为会议取得预期的效果做充分的准备，其中包含会前、会中、会后各种必要地支持和服务工作。 会议的含义? 会议就是三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。 会议有很多种。 其中有些会议很多人聚在一起不是为了讨论或解决问题，而是为了显示某种精神或力量，或是为了同一个目标而进行的有组织的活动。 如庆祝会、欢迎会;运动会、展销会、宴会、舞会、追悼会。 这些只是聚会，“会而不议”的会。 然而，我们正规的会议，需要进行讨论或解决的会议的是我们重点掌握的对象。 比如工作会议、代表会议、联席会议(党委会、董事会)、学术会议、记者招待会、报告会、座谈会、国际会议、签约仪式、电话电视会议一共十种使我们掌握的重点和关键。 当然、这些会议从规模上也可以分为大型会议、中型会议、小型会议。 会议的六要素? 与会者：参加会议的正式成员，主持人，议题(讨论的主题、目的)，名称，时间，地点(会址)。 当然会议的议程、经费问题、设备、工具、消耗的材料、文件也是和会议相关的。 会前准备 (一)会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错，会前准备充分是会议成功的保证。 1、会议计划 会议的目的任务(议题)，会议的名称，出席对象，主持人，规模，规格，召开时间，需用时间，地点，议程，会场的布置，是否需要食宿，车辆交通，是否有安排参观、文化娱乐，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 会议计划由秘书制定，提出，经过领导审核批准后，再由秘书或秘书组织人员，分头按计划执行。 2、会议成本预算 会议成本=x+2j(3倍每小时工资)*n(人数)*t(时间) (二)文件的准备 1、学习参考的资料;开幕词，工作报告，讲话稿，会议记录，会议简报，会议决定，会议纪要，闭幕词，会议总结。 (整个过程文件的形成) 2、会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度 3、会议文件的准备程序：领导授意-秘书起草-领导审阅-秘书修改-领导签发-打印制作 (三)会场准备 会场准备的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。 1、会场布置 2、主席台席位：根据人数设置一排还是数排，第一排位应时单数。 3、会场设施：扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具。 仪器，设备等应事先反复检查、调试。 4、其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。 会场外应有医护人员值班。 远道而来有车接送。 会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。 重要会议应有安全保卫和保密措施。 会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。 (四)会议议程、程序 1、会议通常有几个议题的，秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排序次数，便称为议程，印成文书，就是议程表，会前发给与会人员。 2、程序 一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束。 把每一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书就是程序表。 程序表上最好能够列上时间安排。 3、日程表与作息时间表 (五)会议通知的发送 1、小型会议可口头、电话、书面签知等方式通知。 外单位或跨区域的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可以寄送请柬和邀请信。 会议通知上应写明会议召开的时间、需用时间、或会期，地点，会议主题，名称，参加对象，须作什么准备，或加注报到日期、地点、接站办法等，最后应有召集单位署名、联系地址和电话、通知发出日期，加盖公章。 通知时应提前7天并附加回执。 回执中须有受邀请者的姓名、性别、年龄、工作单位以及地址、职务或职称、是否参加会议、预订住房标准、提交论文题目或资料名称、回程车船票等记。 2、会议通知可采用邮寄、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。 会间工作 会间工作包括会场的组织与服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。 (一)、会场的组织与服务 1、报到与签到 点名、本人签到、证件签到、电子签到 2、材料发放 3、选举工作 选票、划分选区、投票路线、唱票、监票、计票、统计 4、会场服务 引导与会者入席、退席，茶水供应，会见休息，满足与会人员临时休息，接听会场外打来的电话，接待来访的客人 5、会场临时调度 当会场发生意外情况或意外事故时，秘书应及时建议会议主持恩修改会议程序或暂时终止会议，必要时协助主持人。 组织与会人员撤离会场。 (二)会议信息收集与编发 1、一般与会人员发言中所提供的零星、分散的信息，秘书应加以收集和编发。 2、会议信息工作的程序与方法 记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送或归档 3、会议信息编发的形式 形式是会议简报，简报具有简、真、新、快的特点 (三)会议记录的制作 (四)会议文件的起草 闭幕词 决定 会议纪要 会议总结 会后工作 (一)会后事务主要有会场清理、人员离开、会议决定三个方面 1、会议清理 撤出、清点、归好。 搬动过的桌椅要恢复原样，会场地面，门窗应清扫、擦洗干净。 尤其是会议参考所需要的参考、学习的文件收齐、归档，废弃的文书应回收，用碎纸机销毁，不留纸屑，这也可防止泄密。 2、人员的离开 提前