静雅国际酒店财务管理制度新(1)

静雅国际酒店财务管理制度静雅国际酒店财务管理制度 目录目录 一 财务会计岗位职责 二 出纳员岗位职责 三 库管员岗位职责及仓库物资管理制度 四 前台收银员岗位职责 五 应收款项管理制度 六 报销制度 七 借款制度 八 支票 发票 印鉴管理制度 九 盘点制度 一 财务会计岗位职责一 财务会计岗位职责 1 认真执行各项财经纪律 政策 法规 和公司内部的各项规章制 度 对违反制度的各项业务事项有权拒绝 并向领导汇报 2 审查原始凭证 对于不正确 不完整的原始凭证 退回更正补充 对于不合理不合法的原始凭证坚决拒绝受理 保证一切会计凭证 账簿 报表及其它会计资料的真实 准确和完整 3 按照会计制度的规定结合公司实际情况合理设置会计科目和会计 账簿 严禁弄虚作假 伪造帐目 4 对发生的经济活动进行如实的反映和监督 按会计制度规定及时 记帐 算账 报账 做到手续完备 内容真实 数字准确 账账 清洁 账账相符 项目完整 按期报帐 5 编制各种月报 季报 年报 会计报表必须及时 准确 完整 并负责按时对税务 银行等有关部门报送相关财务报表 会计资 料 缴纳税款等 6 建立财产清查制度 保证账簿记录与实物款项相符 7 坚持对预算的执行情况进行基本的数量分析 检查资金的使用效 果 挖掘增收节支的潜力 及时清理债权 债务往来事项 8 建立健全会计档案 按照财政部门规定保管办法 保管好会计档 案 以备查核 9 加强与本部门工作相关的银行 税务 工商等部门人员的协调沟 通 并保证业务关系和谐 10 积极完成公司领导及工作需要安排的其他工作 二二 出纳员岗位职责 出纳员岗位职责 1 按照国家财会法规 公司财务制度的有关规定对公司银行结算的 正确性和现金收入与支出及存取的及时性 安全性负责 2 认真审查各种支出的用途 金额和批准手续 严格执行公司的财 务报账制度 控制使用限额和报销期限 并对不安全隐患提出改进意 见 拒绝不符合规定的支出和违反银行结算办法的业务行为 3 根据收款凭证及付款凭证办理银行和现金业务 登记银行存款和 现金日记账 日清月结 序时登记 保证账证相符 账款相符 账账 相符 发现差错及时查清更正 4 按时到银行存取现金 按照规定及时存取现金 不得随意坐支 现金 每天编制资金日报表 核对现金账面余额与库存现金余额 妥 善保管好现金收付凭证 5 月末在会计的监督下 核对银行余额 盘点现金余额 编制银行 余额调节表 现金盘点表 6 严格控制职工个人借款 对超出借款限额的个人借款 不予受理 并督促借款人及时报账 7 负责妥善保管现金 有价证券 有关印章 空白支票和收据 做 好有关单据 账册 报表等会计资料的整理 归档工作 8 积极完成公司领导及工作需要安排的其他工作 三 库管员岗位职责及物资管理制度三 库管员岗位职责及物资管理制度 1 在总经理 财务部领导下负责酒店物资的验收 入库 发放 保 管 盘点 做到手续清楚 数字准确 保管得当 开单迅速 不出差 错 2 认真将每日入库的库存商品 物料用品 原材料 固定资产等的 数量金额及时录入赛龙仓库管理软件 每月结帐应与盘点数相核对 发现差异 应查找原因 及时处理 3 严格按 库管制度 进行库房管理工作 1 坚持 四个禁止 禁止无关人员入库 禁止为个人存放物品 禁止在库房饮酒 吃零食 禁止危险物品与其他物品混贮 2 做好防火 防盗 防腐 防潮 防毒 防虫等 六防 工作 3 科学储存保管 控制库存业务 合理制定库存物资补充计划 并填制 物资申购单 控制最高库存量和最低库存量 随时掌握库 存状况 及时提供库房物资进 销 存的数据 4 每月 10 日按时向财务部上报 存货物料报损 搁置审批表 以便及时对过期 报损 不用的物品做出处理 4 不得以权谋私 不得向供货商索贿 索物或接受其他宴请请娱乐 等 5 接收财务部门的业务指导 质询 调查 审计等 6 做好出入库物资管理工作 开源节流 完善财务手续 7 完成公司领导临时交办的其他事宜 8 库管制度 一 库管工作的基本要求 必须真实反映本店经营所需的各种物资的进 销 存情况 为 财务提供原始 真实 准确的营业成本资料 必须对库存物资 的安全 完整负责 二 库房的工作环境要求 1 库房物品堆放必须按品种 规格分类存放 整齐有序 贴上 标签 各类物品不得杂乱混放 2 保持库房地面整洁 卫生 干燥 搞好 六防 工作 3 闲杂人员不得随意进出库房 三 库管计量 计算工作要求 1 库管员开单时前后使用计量单位 物品名称必须统一 若出现计 量单位混用 物品名称模糊不清或一物多名现象所造成财务混乱 成 本反映不真实等损失 由库管员承担 如 酒水入库不能按箱 件为单位 应以其完整的最小计量单位 瓶 为入出库计量单位 2 对菜品计算重量时 必须以市斤或公斤或克为计量单位 如 菜 鱼 肉食 米面 菜籽油等 严禁以包 袋 件等作为计量 单位 3 对每种进出库物资 应按采购入库的先后顺序真实的录入电脑 不得多次采购合计入库 严禁物料混合录入 应该物料 菜品 酒水 固定资产分开开单 4 每日的入库单 调拨单 出库单应由相关人员签字确认后交财务 等 四 库管员日常工作规范 1 库管员应与采购员 总厨密切配合 保持合理的库存量 严禁缺 货现象的出现 2 库房验收货物时 应与质检员等一起对货物质量和数量进行检查 对于零星采购的物品 要检查是否执行申购手续 未执行申购手续的 库管员有权拒收入库 属特殊情况 口头申购的 应事先通知库管 库管员口头请示总经理后方可组织入库物资的验收 3 库管员有权拒收变质 过期 假货等伪劣物资入库 对于水发货 菜类等可根据实际扣除一定比例的水份杂质 4 根据验收合格的物品 仓管员方可录入电脑打印凭证 经采购员 库管员或供货商经办人签字生效 此单一式三联 供货商与静雅采购 清楚注明 对于有协议合同 暂时挂账实行定期结帐的供货商将由仓 管员将红色联交与财务挂账 黄连交与供应商 底联留与仓库 每月 10 15 日仓库通知每个供应商与财务对账 5 坚持原则 除小修理材料 零星办公用品外所有存货必须开具入 库单 未经财务部 总经理批准不得擅自寄存物品 6 所有供货商提供的赠品必须验收入库并开具 入库单 出库应填 制 调拨单 7 不得虚开 补开 漏开入库单 违者追究库管员经济责任乃至刑 事责任 8 货物入库后 库管应按类别 品质特征 进货批次分类 存放 并填制标签 9 领用物品应由领料经手人填制 领料单 相关部门负责人 库 管员及领料人签字后 库管员方可发货 并打印 调拨单 一式三 联 一联由领料部门存查 一联库管自留登记库房账 另一联第二天 送财务室 10 库管员所管物资不准擅自借出 违者应承担经济责任 物资调拨 须履行相关手续 11 发出存货实行 推陈出新 先进先出 按规定供应 节约用料 的发料原则 随时对存货进行检查 对贪图方便违反发料原则造成的 存货变质 失效 霉烂等损失 库管员应承担相应经济责任 12 库管员根据正确无误的入 出库单 随时登记库房明细账 做 到数字清晰 名称规格齐全 及时结出余额 13 每天按时向财务部上报前一日存货进销存情况 每月末应对存货 进行现场盘点 并打印盘点表 若存货发生盈亏 应随即查明原因 经批准后作出相应调整 14 所有发料 进料凭证 供货商所送物品定价通知书等按月进行 装订 妥善保管 15 每日检查存货 并使其符合最高储备量及最低储备量标准 低于 最低储备量应及时打申购单 经财务部 总经理签字后通知供货商送 货 五 仓库物资管理 1 酒店仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格 质量和数量 发现与发票数量不符 以及质量 规格不符合使用部门的要求 应拒 绝进仓 并立即向采购人员递交物品验收不符报告 便于采购员及时 更换 退换 2 经办理验收手续进仓的物料 机打 入库单 严禁手工涂改单据 涂改单据财务不予记账 物料经验收合格 办理进仓手续后 所发生 的一切短缺 变质 霉烂 变形等问题 均由仓库负责处理 3 各部门领用物料 必须填制 领料单 或 内部调拨凭单 经使 用部门经理签名 再交仓库签字方可领料 4 仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货 严禁白条 发货 严禁先出货后补手续 5 仓库人员应定期 限定每月 10 日 盘点查验库存物资 发现升溢 损缺 过期 变质等物品 填制 报损 搁置审批表 经财务总监 和总经理批准 做出相应的处理 并报财务部会计和总经理各一份 6 为配合采购人员编好采购计划 及时反映库存物资数额 以节约 使用资金 仓管人员应及时向采购人员报告物资库存数额 及时做出 采购计划 7 仓管因未能及时提出请购而造成供应短缺 责任由仓管部承担 如仓库按最低存量提出请购 而采购人员不能按时到货 责任则由采 购人员承担 四 收银员岗位职责四 收银员岗位职责 1 收银员业务上属于财务部指导 行政上属于前厅领导 2 按照前厅人员填写的点菜单 加菜单 酒水单上记载的菜品 洒 水 香烟等名称 数量 准确输入电脑 及时核对 3 对结账单记载的金额准确 及时 快速收款 打印发票 并加盖 印章 4 收银员必须将备用金与个人款项严格区分 保证备用金结构合理 不得以白条充抵 不得挪用 5 每日根据汇总的收款情况 收银员在当日下班前 必须将当班营 业款在至少有另一名员工在场的情况下投入指定保险箱中 并在缴款 表上填写清楚 同时要求主管级以上人员签字证明 与点菜单 结账 单一起于次日交财务室审核 6 无权私自改单 交款单结帐必须连续编号 报废结算单经相关人 员签字确认后也一并交财务室审核 无权单联让相关人员签字改单 只能双联签字改单 7 收银员无权私自免单 加单 赠单 营销人员的顾客有加单 免 单 赠单的在总经理签字或是电话通知时 收银员可进行相应操作 免单需由经办人签署原因 由总经理签字 打折需由有关领导按权限 范围签字 收银员按规定见既定领导签字后再进行免单或打折出处理 8 对营业额的准确性 安全性负责 妥善保管营业尾款 拒收假币 否则发生短缺责任自负 9 保守经营秘密 不得随意透露酒店经营秘密 不得随意给顾客多 开发票 代开发票 多开发票收银员必须以现金形式收取 不得挂账 10 对于挂账客户单据须经总经理或担保人签字 收银员方可挂账 否则一律现金或信用卡结账 财务将拒收未签字的账单 一切后果由 吧台收银员负责 挂账单据收银员必须详细清楚的注明单位 名称 电话号码等信息 让顾客签字确认 对于酒店内部招待收银员必须注 明是否属于内部招待还是个人消费 11 客人帐单打折和抹零的须有有相应折扣权限的人当场亲笔签字 如当事人不在现场 可电话委托值班经理代签 如果是收银员接到折 扣权限人电话指示的 收银员必须在帐单上注明 电话指示 折 字样 并事后补签 发生委托代签行为的折扣权限人 第二天早上 11 00 之前必须到财务部亲笔签字 否则 对折扣权限人做出相应 处罚 收银员只有在 5 元以下范围内抹零让利 12 收银员每日必须及时将押金收入 消费收入及各项其他预收收入 款项 含 IC 卡 贵宾卡预售收入 上缴 13 每日将结算单 点菜单于当日营业结束后与当日营业日报表一起 投进指定保险箱上交财务室 14 妥善保管好结算单据 不得遗失否则按酒店处罚条例予以处罚 15 不得以权谋私 伙同他人做出损害酒店利益的事情 一经发现 给予重罚 对情节严重 性质恶劣者给予除名处理 16 收银员监督每个房间服务员在小票结账单上签字确认 不签字者 按相关酒店条例处罚 17 接受财务部门的业务指导 检查 考评 五 应收款项管理制度五 应收款项管理制度 为了加强酒店往来款项的管理 控制应收款项的占用 减少坏 账损失特制定本制度 一 应收账款 1 应收账款是顾客消费时以记账签单形式消费而形成的酒店应收而 未收的款项 2 应收账款应发生在信用良好的单位和个人 凡是要挂账的单位和 个人 必须与酒店签订挂账协议 具体事项包括结帐方式 结账时间 结账人 打折让利等必须清楚明确 以便财务随时跟踪账款的清欠程 度 因过失造成的应收账款呆账的 要追究当事人的经济责任 对于 信誉差的单位和个人 应杜绝赊账行为 3 应收账款发生后 财务部门应督促经办人与往来单位和个人对账 要进行应收账款的账龄分析 保证应收账款金额准确无误 并及时作 好催收工作 具体清欠详见 关于加强欠款回收的规定 4 在账款长期无法收回时 或无人催收时 财务部门应写出发生业 务的详细过程及催款情况 并上交总经理 财务总监及时做出处理 5 酒店财务部门不能擅自冲销坏账 发生的坏账损失应经总经理和 董事会审批 酒店财务会计再进行相应的账务处理 进行冲销 6 清欠时打折让利的必须有当事人签字 书面说明情况 并上报总 经理进行批示签字后方可执行 营销清欠人员在权限范围内打折让利 二 其他应收款 1 其他应收款是酒店除应收账款 预付账款以外的其他各种应收暂 付款项 包括 采购备用金 各种赔款 罚款 存出保证金 应向职 工收取的各种垫付款项等 2 酒店发生的其他应收款应及时 准确作账务处理 并注意催收 其他应收款占用时间应自发生之日起 30 日内收回 涉及应收职工个 人的款项不能按时收回的 应从职工当月个人的工资中扣回 附附 关于加强欠款回收的暂行规定关于加强欠款回收的暂行规定 为了加强欠款管理 加快欠款的回收 确保酒店资金正常运转 特规定如下 1 所有签单客户必须由酒店相关责任人担保 担保人对该欠款负 责 2 担保人对所签单客户的账单进行审核 确认其单位人名是否相 符 并签字确认 3 担保人按规定日期回收欠款 对于零散 不熟悉的小客户 原 则上不允许挂账 确需挂账的 指定担保人 欠款回收期限为 7 天 由营销或担保人进行催款 逾期不能收回的 由担保人垫 付 或从工资中扣除 对于签约的客户 累计挂账金额超过伍 万元或时间超过 2 个月的由营销进行催款 4 对累计超过五万元或时间超过 2 个月的客户 经催要不能按时 结账的客户 不再赊欠 担保人不再享有担保权 5 挂账单据必须由客人签字确认 前台及时交付财务记账 营销 人员收欠应每天上班时从财务领取挂账单并签字 下午下班前 将收回的现金 支票 欠条等及时交于财务并冲减其签字 如 有暂时无法收回的单据 营销人员应当天退还财务 无正当理 由逾期不交者 视为个人借支处理 6 营销人员根据客户挂账情况合理安排回收欠款 开具发票应根 据客户需要在不违反发票管理制度的前提下进行开具 严厉禁 止多开发票的行为 对已开发票不能退票的 要及时将发票转 开给其他客户 对于多开发票金额未缴纳税金的 连同前台开 票人一并按发票金额的 20 给予罚款 7 财务部门要及时掌握外欠账单的回收动态 对于超过 3 个月未 收回的账款要及时上报总经理 协调解决 8 其他未规定事项另行协商解决 滕州市静雅国际酒店 2011 09 25 六 报销制度六 报销制度 1 报销人员将有关发票粘贴附在 费用报销单 小张票据 如车票 应按面值大小分类呈附在粘贴联上 2 报账人持审批后的采购申请单 验收员签字的入库单 所有物品 采购必须附有入库单 以及对方票据填制报账单 报账单位应注明 使用部门 用途 3 酒店各项费用及经营支出的审批报销应严格按照以下流程 经办人按规定填写支出报销单 部门经理 总经理批准 财务总 监审核 董事会签 4 财务部有权对违规超支费用和不真实的票据不予报销 5 出纳凭上述签字齐备的 费用报销单 或 付款凭证 支付货币 资金 6 总经理报销费用必须经董事会授权人签字认可 其所报销费用不 得让他人代报 否则财务室有权不予报销 7 报销程序 经办人填写 费用报销单 或 付款单 经办人 部门经理 酒店经理签字 财务总监审核 董事会会签 出纳报销 七 借款制度七 借款制度 为了加速酒店流动资金周转 保证日常经营的正常开支 规范借 款程序 特制定本制度 1 采购员和总台收银员实行定额备用金制度 2 借款实行定额控制 前账不清 后账不借的原则 原则上当日采 购当日报账 时间间隔不能超过 3 天 3 采购人员应根据批准后的申购单采购货物 当货物金额超出其定 额备用金时 应正确填写借款单 经财务总监审定 总经理签字批准 后在出纳处借支 4 其他人员因公借款时 借款流程同报账流程 应填写借款 5 因公办事或出差人员凡在财务室有借款的 不得逾期报账或公款 私用 事完三天内应清算自已的账务 三天后财务室将催促报销 否 则财务室有权在发工资时抵扣借款 6 酒店原则上不办理员工私人借款 特殊情况可在员工月工资标准 内办理 员工私人借款应在 30 日内归还 7 借款程序 同报账程序 八 支票 发票 印鉴管理制度八 支票 发票 印鉴管理制度 一 支票管理 1 酒店必须按规定开立银行结算账户 办理存款 取款 转账业务 2 为保证资金的安全 不得在同一银行开立多个账户 3 不得出租 出借或转让银行账户给其他单位和个人使用 4 支票由出纳员保管 放入保险柜 支票使用时须填写 支票签发 领用登记薄 填写收款人 日期 用途 金额 支票号码 经批准 后加盖印章 领用人签字备查 5 对于填写错误的支票 必须加盖 作废 戳记 与存根一起装订 在当月的凭证内 并在银行存款日记帐中作相应登记 6 不得签发空白支票和远期支票 二 发票管理 1 发票必须由专人从财务部领取 并做好登记 1 严格发票开具登记制度 开具发票时须由发票开具人签名 包括 单位姓名等 吧台收银人员应及时将开具的发票按照发票号码顺序 登记到发票开具登记表中 不能跳号 错号 如有特殊情况开具的发 票作废 或是开错发票及时报告财务 便于财务及时处理 2 开具发票时要按照事实求是的原则进行填开 内容真实 数额与 实际消费金额一致 严禁收银员虚开发票 多开发票 代开发票 如 有要求 需请示总经理方可执行 并且不得以挂账形式开具 必须以 现金形式收取税金 3 发票由前台 吧台统一开具 并在消费小票上加盖 发票已开 字样 营销人员开具外欠发票也必须凭客户签字挂账单开具 4 每月 1 日吧台收银员将上月税控卡发票汇总情况及发票登记表交 与财务 5 出纳员应随时掌握发票购 用 存情况 避免发票短缺影响正常 营业 三 印鉴管理 1 各种印章必须由各责任人妥善保管 严格按照规定用途使用 1 财务专用章由财务室保管 发票专用章暂隔前台保管 2 留存银行私人印鉴章由出纳保管 2 签发支票或其他业务需盖章时 必须由保管人亲自盖章 酒店公 章 财务专用章 酒店合同专用章由财务部保管 不得随意借给他人 酒店人员因业务需要需盖章要请示总经理批示 填写公章使用审批表 否则由此引发的问题由保管人员负连带责任 3 印章交接必须办理书面手续 印章移交给非规定人员 须经董事 长审批 九 盘点制度九 盘点制度 为了加强酒店的财物管理 确保财物盘点的正确性 准确核算营 业成本 特制定本制度 一 盘点范围及要求 1 盘点范围包括 现金 周转材料 生产用材料 固定资产等各种 公司物品 2 各项财务账册应于盘点前登记完毕 对盘点期间已收到而尚未办 妥入账手续的物资 应另行分别存放并予以标示 二 存货盘点 1 存货盘点包括原材料 物料用品 低值易耗品 库存商品 烟酒 软饮 2 盘点方式 采用每月盘点和年终盘点 3 盘点人员 1 盘点人 由库管或实物负责人担任 负责点计数量 2 监点人 由各部负责人 财务部人员担任 负责盘点监督 盘点人员盘点当日一律停止休假 并按时到达盘点地点 不能以任何 理由推脱盘点 消极怠工 积极配合 4 盘点区域 总仓库 二楼吧台 一楼前厅 大堂吧 客房仓库 厨房 含面点 零点厅 5 所有盘点都以静态盘点为原则 因此盘点开始后应停止财物的进 出及移动 6 所有盘点数据必须以实际清点 称重或换算的确实资料为据 不 得以估计定数据 不得伪造数据记录 7 盘点完毕 盘点人员应打印 盘点