会议礼仪培训策划书

会议礼仪培训策划书会议礼仪培训策划书 一 培训背景一 培训背景 会议是领导组织商讨处理重要事务的组织 领导以及员工要在会议上商讨 重要的事情 做出重大决定 往往一个会议长达几个小时 参会人员要高度集 中精神 所以做好礼仪工作尤为重要 礼仪培训师朱晴老师强调 中国自古被称为礼仪之邦 凡事以礼待人 特 别是对来客长辈以及领导 更要注意以礼相待 会议作为现代文明发展的一种 表现形式 是随着生产力的演进而变化发展的 现代会议越来越注重效率 质 量 同样不论是召集 组织会议 还是参加会议 为会议服务 办公室员工都 有一些基本守则 规矩必须遵守 此类与会议相关的守则 规矩 就包括会议 礼仪 二 培训目标二 培训目标 不管具体的目标如何 召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经 营方针 使各个部门的经营策略与公司目标协调一致 群策群力 找到解决问 题的最佳方案 具体目标有如下三点 1 让职员在了解会议基本礼仪方式后 进一步提高公司办公效率 2 从时间观念 个人仪态等方面入手 塑造得体的公司形象 3 通过学习 使员工举手投足更具魅力 并结合优雅得体的举止 在社交 场合中树立自己独有的个性化形象 三 培训方式及层次三 培训方式及层次 本次培训以讲授 启发式互动教学为主要方式 以管理游戏 角色扮演 一揽子公文处理等情景模拟为主要方法 具体培训层次见下图 图一图一 商务型公司员工会议礼仪培训层次商务型公司员工会议礼仪培训层次 四 培训对象及类型四 培训对象及类型 商务型公司在职员工 五 培训内容五 培训内容 一 内部公司会议 一 内部公司会议 1 1 会前准备工作会前准备工作 1 确定会议主题与议题 要有切实的依据 必须要结合本单位的实际 要有 明确的目的 2 确定会议名称 会议名称一般由 单位 内容 类型 构成 应根据会议的 议题或主题来确定 3 确定会议规模与规格 本着精简效能的原则 会议的规模有大型 中型 小型 4 确定会议时间 会期 会议的最佳时间 要考虑主要领导是否能出席 确 定会期的长短应与会议内容紧密联系 5 确定会议所需用品和设备 必备用品是指各类会议都需要的用品和设备 包括文具 桌椅 茶具 扩音设备 照明设备 空调设备 投影和音像设备等 6 确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员 应根据会议的性质 议题 任务来确定与会人员 7 确定会议地点 要根据会议的规模 规格和内容等要求来确定 有时也考 虑政治 经济 环境等因素 8 制发会议通知 会议通知的内容包括名称 时间 地点 与会人员 议题 及要求等 会议通知的方式有书面 口头 电话 邮件 图二图二 会前准备工作原则会前准备工作原则 2 2 会议中期准备工作 会议中期准备工作 开会前要明确会议目的 确定议题 程序和开会的方法方式 收集意见 准备必要的有关资料 做好会场的准备 搞好卫生 桌椅的排列方法要适于会 议的特点 在此 主要讲解会议主持人及会议参与者的礼仪 1 1 会议主持人仪容仪表要求 会议主持人仪容仪表要求 走姿走姿 主持人在步入主持位置时 步伐要刚强 有力 表现出胸有成竹 沉稳自信的风度和气概 要视会议内容掌握步伐的频率和幅度 主持庄严隆重 的会议 步频要适中 以每秒约2步为宜 步幅要显得从容 主持热烈 欢快类 型的会议 步频要快 每秒至少约2 2 5步之间 步幅略大 平常主持工作会 议 可根据会议内容等具体情况决定步频 步幅 一般性会议 步频适中 步 幅自然 如果特殊情况因故来迟 不要破门而入 跑步到位 大喘粗气 应该以手 轻轻推门 进门后快步到位 放下文件袋 落座 先 向等候者道歉 并简要说 明原因 求得大家谅解 立即主持会议 坐姿 坐姿 主持人主持会议多为坐姿 坐立应端正 腰要挺直 颈项伸直 面 对前方 虚视全场 双臂前伸 两肘轻按会议桌沿 对称 呈 外八字 不能 前倾或后仰 主持中不能出现用手抓头 揉眼 搔脸 拄脸 不住地喝水 抽 烟等多余动 站姿 站姿 在公司内部会议中 主持人以站立姿势主持 站立主持时 要双腿 并拢 腰背挺直 右手持稿底部中间 两腿不能叉开 不能抖动 两手不能上 抬 晃动 抓握话筒等 手势 手势 主持人与一般讲话者不同 一般不需要手势 在一些小型会议进行 总结概括时 可以加入适当手势 但是动作不能过大 用语礼仪用语礼仪 主持会议要通过语言表述来进行 因此 主持人应特别注意语言的礼仪规 范 第一 所有言谈都要服从会议的内容和气氛的要求 或庄重 或幽默 第二 口齿清楚 思维敏捷 积极启发 活跃气氛 切实把握会议进程和 会议主题 勿使讨论或发言离题太远 而应引导大家就问题的焦点畅所欲言 同时 要切实掌握会议的时间 不使会议拖得太长 第三 会议进行过程中 主持人对持不同观点 认识的人 应允许其做充 分解释 会议出现僵局时要善于引导 出现空场 冷场时应及时补白 要处处 尊重别人的发言和提问 不能以任何动作 表情或语言来阻止别人 或表示不 满 要用平静的语言 缓和的口气 准确的事实来阐述正确主张 使人心服口 服 第四 减少会议时间 准时开会 不准拖延时间 重视会议效率 2 2 会议参加人礼仪要求 会议参加人礼仪要求 会议参与人的礼仪可以运用第一个层面的 3 3 3 原则来探讨 会议前 妥善准备 准时出席 服装整齐 精神奕奕 会议中 仔细聆听 积极参与 不时记录 适时响应 会议后 确实遵守会议决议与行动项目的指 导 据此执行 所以不仅是服务人员要彬彬有礼 参与人员也要遵守礼仪 正 确的会议礼仪应该注意这几个方面 坚守事实原则坚守事实原则 会议中陈述的言论 一定要有事实根据 不可过于夸大 添油加醋 不可 言词闪烁 推卸责任 某些原则问题如果过于放松 会导致绩效不佳 但是有 些议题 必须视情况弹性调整 此时就应该列为开放议题 给予适当弹性 以 免议事讨论陷入胶着状态 聚精会神参与聚精会神参与 会议的相关数据 图表均应事先充分准备 深入了解 这才能达到会议召 开的目的 有效解决议案 会议的席次和座位有其既定的安排礼节 与会者应 谨守分寸 选择符合自己职务的位置入座 以免贻笑大方 有些议事进行节奏 较快 如果没有用心集中精神 很容易错失重要议事却不自知 注意仪容形象注意仪容形象 好的开始 是成功的一半 会议能准时开始 就表示会议已经成功一半 与会者的仪态举止就是形象的缩图 开会时坐姿不良 抖脚 打哈欠 梳头发 补妆这些都是不雅的举止 不应该发生 学会彼此尊重学会彼此尊重 与会者都应当彼此尊重 维持会场秩序 使得会议可以顺利进行 即使在 表决期间 可能会有不同的意见产生 也应遵守会场礼仪 发言必须先取得主 席的许可 一般不超过三分钟 发言时先介绍自己的姓名单位 发言不可以超 过三次等 这些都是简单的议事规范 三 会议后期准备工作 三 会议后期准备工作 会议结束 应做好必要的后续性工作 以便使之有始有终 后续性工作大 致包括两项 1 1 形成文件 形成文件 这些文件包括会议决议 会议纪要等 一般要求尽快形成 会议一结束就要下发或公布 2 2 处理材料 处理材料 根据工作需要与有关保密制度的规定 在会议结束后应对与 其有关的一切图文 声像材料进行细致的收集 整理工作 收集 整理会议的 材料时 应遵守规定与惯例 应该汇总的材料 一定要认真汇总 应该存档的 材料 要一律归档 应该回收的材料 一定要如数收回 应该销毁的材料 则 一定要仔细销毁 图三图三 会务工作流程图 会后 会务工作流程图 会后 二 外部商务会议 二 外部商务会议 外部商务会议 作为东道主一方出面安排各项会议事宜时 一定要在迎送 款待 场地布置 座次安排等各方面精心周密准备 尽量做到主随客便 主应 客求 以获得客方的理解 信赖和尊重 1 1 接待准备 接待准备 1 成立接待小组 成员由后勤保障 食宿方面 交通 通讯 医疗等各环节的负责人员组成 涉外谈判还应备有翻译 2 了解客方基本情况 收集有关信息 可向客方索要谈判代表团成员的名单 了解其性别 职务 级别及一行人 数 以作食宿安排的依据 掌握客方抵离的具体时间 地点 交通方式 以安 排迎送的车辆和人员及预订 预购返程车船票或飞机票 3 拟订接待方案 根据客方的意图 情况和主方的实际 拟订出接待计划和日程安排表 日 程安排还要注意时间上紧凑 日程安排表拟出后 可传真给客方征询意见 2 2 迎送工作 迎送工作 主方应确定与客方谈判代表团的身份 职位对等 准确掌握对方抵离的时 间 主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候 主方应主动到机场 车站 码头迎接 在到达前 15 分钟赶到 对于客方身份特殊或尊贵的领导 还 可以安排献花 协助返程 商务会议结束后 其主办单位一般应为外来的与会者提供一切 返程的便利 若有必要 应主动为对方联络 提供交通工具 或是替对方订购 确认返程的机票 船票 车票 当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时 还可安排专人为其送行 并帮助其托运行李 六 案例分析六 案例分析 案例一 请柬发出之后案例一 请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会 发了请柬邀请有关部 门的领导光临 在请柬上把开会的时间 地点写得一清二楚 接到请柬的几位部门领导很积极 提前来到礼堂开会 一看会场布置不像是开 表彰会的样子 经询问礼堂负责人才知道 今天上午礼堂开报告会 某机关的 总结表彰会改换地点了 几位领导同志感到莫名其妙 个个都很生气 改地点 了为什么不重新通知 一气之下 都回家去了 事后 会议主办机关的领导才解释说 因秘书人员工作粗心 在发请柬之前还 没有与礼堂负责人取得联系 一厢情愿地认为不会有问题 便把会议地点写在 请柬上 等开会的前一天下午去联系 才知得礼堂早已租给别的单位用了 只 好临时改换会议地点 但由于邀请单位和人员较多 来不及一一通知 结果造成了上述失误 尽 管领导登门道歉 但造成的不良影响也难以消除 问题讨论问题讨论 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢 案例分析参考答案案例分析参考答案 如有计划的变动 应及时关注并通知到与会者 案例二 一个多变的通知案例二 一个多变的通知 有一次 某地准备以党委 人民政府名义召开一次全区性会议 为了给有 关单位有充分时间准备会议材料和安排好工作 决定由领导机关办公室先用电 话通知各地和有关部门 然后再发书面通知 电话通知发出不久 某领导即指 示 这次会议很重要 应该让参会单位负责某项工作的领导人也来参加 以便 更好地完成这次会议贯彻落实的任务 于是 发出补充通知 过后不久 另一 领导同志又指示 要增加另一项工作的负责人参加会议 如此再三 在三天内 一个会议的电话通知 通知了补充 补充了再补充 前后共发了三次 搞得下 边无所适从 怨声载道 问题讨论问题讨论 请你从协调的角度说说怎样才能不出现上述这种情况 从而使工作 顺利进行 案例分析参考答案案例分析参考答案 一项重要的会议工作应该有一个并且只有一个总负责的 不能是领导就都 有权力下达指令 这样会使下属无所适从 案例三 发放资料的学问案例三 发放资料的学问 天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问 题 秘书小李负责为与会董事准备会议所需文件资料 因有多家国外公司竞标 所以材料很多 小张由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹 将所有材 料放入文件夹 有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议 于是小张就未 准备他们的资料 不想 正式开会时其中的二位又赶了回来 结果会上有的董 事因没有资料可看而无法发表意见有的董事面对一大摞资