合同管理规范

1/13合同管理规范合同管理规范第一条为规范合同管理，加强对合同签订与执行的全程监督审查，提高公司经济效益，特制定本办法。第二条公司合同分为：经济合同、一般合同和劳动合同。经济合同包括：购销合同、技术合同、项目承包合同、借款合同及其他具有经济性和营利性的合同和协议等。一般合同包括：租赁合同及与一般业务往来单位签署的无营利性的合同与协议。第三条签订合同应遵循的原则订立合同必须遵守国家有关法律、法规及相关政策，不得产生有任何形式危害国家利益，违法犯规现象。一、平等协商原则签订合同的双方应遵循平等互利、协商一致的原则，双方意思表达要真实、一致、权利义务对等，不得显失公平，没有欺诈、胁迫、乘人之危，不得将一方意志强加给对方。二、谨慎严密原则2/131地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真、在谈判合同过程中，应注意调查对方资信情况，谨防欺诈。必要时，应要求对方提供资产负债表、开户银行出具的资信证明和会计师事务所出具的验资报告。具体注意审明下列事项：企业法人营业执照及其经营范围；法定代表人证明书或授权、委托书；履约能力和信誉，需要提供担保的，还需查明担保人的担保资格和担保能力；合同文本应做到文字明确、条款齐全、逻辑性强、文字表达严密准确、双方的权利义务具体确切。四、维护企业利益原则签订合同过程中必须从维护企业经济利益和企3/13业形象出发，绝对禁止以牺牲或出卖企业利益而换取签订合同的行为发生。五、可行性原则在签订合同过程在签订合同过程中，要根据我公司的实际情况，其中包括人力、物力、财力等，在保证公司取得经济效益的情况下，对合同规定2地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真义务有把握或经过努力可以实现的进行承诺，同时须确认对方资信情况和履约能力。第四条合同的主要内容签订合同双方要明确各自权利与义务。权利与义务是并存的，不能只有权利不尽义务的合同；也不能只尽义务不享受权利的合同。技术开发合同要明确知识产权的归属与分享。经济合同，要明确合同的标题、签订合同双方全称、地址、电话、开户银行及帐号、法定代表人或签约人。经济内容、双方交易数量、含税单价、含税总额、交货时间、地点、商品运保费用的承担、质量要求、货款结算时间、预收货4/13款比例、违约责任等及其他方面的权利和义务。具有定货性质的销货合同，须预收部分货款。预收货款一般不低于30%，商品交运完毕后，进行清算全部货款。第五条合同编号：分为三大类进行编号，即经济合同、一般合同与劳动合同，其编号格式分别为：HNABCJJHT00、HNABCYBHT00、HNABCLDHT00。合同编号一律由行政人事部采用统一流水号的形式进行编制。第六条合同评审与签署合同评审：一律采用公司特定的“合同评审表”，填写合同经办人及职务、合同名称、合同签定单位名称、合同金额等内容，逐级审批。合同签署：合同的审批与签署权，属公司法定代表人。也可由法3地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真代表人授权的代理人审批签字，代理人签订合同应办理法定代表人授权书或委托书。授权书或委托书应明确授权的范围权限和期限。为便于工作，原则上将授权范5/13围权限规定如下：一、由法定代表人亲自签署或授权公司总经理的合同范围权限：合同金额在50万元以上的经济合同；合同金额在50万元以下，但涉及公司全面工作，影响较大的合同；重大战略合作协议与技术合作协议；合同内容没有确立收支金额，但对公司影响较大，需履行义务、承担风险的合同。二、授权公司市场营销副总经理签署的合同范围权限：涉及公司多个部门工作的重大项目；合同金额在50万元以下的商品购销、技术合同等。三、授权公司副总经理签署的合同范围权限：由主管副总经理或由本部负责，其他部门配合的项目；合同金额在20万元以下的商品购销、技术合同等。四、法定代表人可以根据需要授权给某个人签署某项特指合同。被授权人因工作需要，可以委托其他人代理签署合同，但须经法定代表人签属法定代表委托书。为此，各部门应向公司法定代表人提出书面合同签署授权申请，即填写法定代表人授权书或法定代表人委托书。这两份文件均应明确授权范围权限、期限、被授权人或被委托人，均须由公司法定代表人签署意见。46/13地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真、未经授权委托或超出授权委托范围权限签订的合同应视为无效合同，承办人须承担经济责任。六、经被授权人或受托人签署的合同，其责任由该被授权人或受托人负责。七、合同签定份数：技术合同一式四份，双方各执两份。销售合同一式两份，双方各执一份。由于工作需要，可视情况复印若干份，以便工作。合同签发审批流程：部门经理财务部会签分管领导常务副总营销副总执行董事董事长合同签发审批权限：为审核为审批5地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真七条合同用章及登记一、公司公章及合同章由专人保管，公司对外7/13签订经济合同，需使用合同专用章或公章，不得加盖空白合同，不得由非合同章保管人员携带合同章或公章外出。二、公司公章及合同专用章保管人员，在加盖合同章前，应对合同的主要内容、数量、金额、授权情况进行审核，无误后方可在合同上盖章。三、使用公司公章及合同专用章必须进行登记。登记的主要内容包括用章日期、签约对方单位名称、合同类别、份数、经办人等内容。第八条合同履行一、合同依法签订后，即具有法律效力，承办人应及时、准确地将合同内容传送到有关部门，切实全面履行合同。二、合同承办人员应及时掌握对方当事人履行合同的动态，认真检查对方是否按合同规定履行。三、对履行合同过程中出现的各种问题，应及时处理解决，并向公司领导及相关部门负责人汇报。第九条合同的变更和解除一、合同在履行过程中，需要变更或解除的，应在法律规定或合同约定条件下，在合理期限内与对方当事人进行协商、提交书面报告。68/13地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真、对方当事人要求变更或解除合同的，应在收到对方文件、信函、传真后及时请示领导处理，在法律规定有效期限内答复。逾期答复或未作答复造成严重后果的，承办人应承担相应的责任。三、变更、解除合同必须采用书面形式，其授权委托范围权限与原签订合同授权委托范围权限相同。四、变更、解除合同的协议在尚未达成以前，原合同继续有效，仍应履行。第十条合同纠纷的处理一、纠纷发生后，承办人应立即向有关部门负责人汇报，本着以事实为根据，以法律为准绳和维护公司合法利益的原则，与对方协商解决。二、经协商未能解决的纠纷，由承办人以书面形式报告公司有关部门，由公司领导研究处理。三、决定申请仲裁、起诉和公司作为被告应诉的，由公司领导指定诉讼代理人，出具诉讼委托书。四、双方就解决合同纠纷达成的协议书、仲裁机关的裁决书、人民法院的调节书、判决书等，合同纠纷发生部门应将复印件交管理运行部财务部，并确定专人9/13负责该文书的执行和检查。五、对方当事人逾期不履行协议书、仲裁书、调解书、判决书的，有关业务部门应立即向公司领导报告，以便向人民法院申请强制执行。7地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真十一条合同归口管理所有对外签订的各项合同正本，包括修改合同备忘录或合同的补充协议，统归行政人事部管理，按照其具体内容，归口管理。一、凡涉及市场营销及财务收支的经济合同由市场营销部负责管理，财务部负责对合同执行情况、付款及发票等进行把关，其中包括购货合同、销货合同、技术合同、贷款合同等。二、凡涉及劳动管理的合同，由行政人事部负责管理。如劳动保险合同、聘用合同、培训合同等。三、技术类合同由研发部负责管理。四、一般合同由行政人事部负责管理。五、各部门存档的合同复印件由各部门档案专干按照“有效文件控制清单”每季度进行更新并提报至行10/13政人事部备档。第十二条合同的归档一、合同档案的范围包括：合同正本及附件，合同评审表，变更、解除合同书面材料等有关文书。二、合同档案中的材料按时间顺序排列。三、对当年签订，不论执行进度，均需装订成册，存入档案盒进行备档。四、合同档案保管期限，从合同履行完毕后起算，一般经济合同为五年；重大经济合同为十年，其中涉及不动产的重大项目合同为永久保存。8地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真十三条本办法自二OO九年一月一日起执行。第十四条本制度最终解释与修改权属公司行政人事部。9地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真件1：法定代表人授权书11/13编号：法定代表人：职务：授权单位：被授权人：职务：兹授权同志在下列规定的期间和权限范围以内，代表我公司对外签订合同。授权时间：自年月日起至年月日止。授权权限：授权人：年月日法定代表人委托书编号：法定代表人：职务：受托单位：受托人：职务：兹委托同志在下列规定的期间和权限范围以内，代表我公司对外签订合同。委托时间：自年月日起至年月日止。委托权限：10地址：长沙市芙蓉中路二段358号佳天国际新城北栋26楼ABC电话真址：邮编：41000710委托人：年月日附件2：诉讼委托书12/13编号：委托单位：法定代表人：职务：受为委托人：姓名：工作单位：职务：姓名：工作单位：职务：现委托上列受委托人在我公司与纠纷一案中，作为我方诉讼代理人。代理人：的代理权限为