XXXXX集团有限公司采购管理暂行办法

1 XXXXXXXXXX集团有限公司采购管理暂行办法集团有限公司采购管理暂行办法 征求意见稿 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为加强XXXXX集团有限公司 以下简称集团 采购 管理 规范采购行为 防范风险 提高资金使用效益 降低采 购成本 根据国家相关法律法规和集团有关规定 制定本办法 第二条第二条 本办法适用于集团总部及所属全资和控股企业 以下简称二级企业 第三条第三条 本办法所称采购是指以合同方式有偿取得物资 工 程和服务的行为 包括购买 租赁 委托和雇用等 贸易业务 中发生的物品购买不属于本办法规定的采购范畴 本办法所称物资是指各种形态和种类的物品 包括设备 配件 原材料 工具及办公用品等 商标专用权 著作权和专 利权等知识产权视同物资 本办法所称工程是指建设工程 包括建筑物和构筑物的新 建 改建 扩建 装修 拆除和修缮以及与建设工程相关的勘 察 设计 施工和监理等 本办法所称服务是指除物资和工程以外的其他采购对象 第四条第四条 集团采购管理遵循公开 公平 公正 诚信原则 实行 统一管理 分级授权 集中备案 检查监督 的管理模 式 第五条第五条 采购工作坚持责任采购和绿色采购原则 对供应 商的产品质量 安全环保 合同履约率等社会责任议题进行评 2 估 择优选择社会责任感强的供应商 促进供应链共同履行社 会责任 第六条第六条 采购需要招投标的原则上应委托集团下属中国乡 镇企业总公司办理 第二章第二章 组织及职责组织及职责 第七条第七条 集团设立集中采购委员会 由集团分管领导及相关 部门负责人组成 集中采购委员会的工作职责是 一 负责集团集中采购工作的管理和指导 二 负责集团集中采购重要事项的审批 比如授权等 第八条第八条 集团运营管理部门是集团采购管理的具体负责部 门 负责集团的采购管理工作 具体工作职责是 一 负责制定集团采购管理制度 二 负责牵头组织集团层面发起的集中采购活动 三 负责集团及二级企业采购工作的协调 备案 检查 和监督管理 四 负责集团总部及二级企业采购计划及采购统计备案 管理工作 第九条第九条 二级企业或其下属企业是采购活动的具体实施单 位 应设置独立的采购管理部门和人员 大宗采购较多的企业 还应设立公司采购管理委员会 并将机构设立情况报集团运营 管理部门备案 第十条第十条 二级企业采购管理委员会的职责是 一 负责审批本企业采购管理制度 并对制度的执行情 况进行检查与监督 3 二 负责对本企业年度采购计划进行审批 三 负责对本企业采购活动进行指导 协调 检查与监 督 四 负责对下属企业重大采购活动进行审核及授权 第十一条第十一条 二级企业采购部门的职责是 一 负责本企业采购管理制度的制定 二 编制企业年度采购计划 附件1 经本企业采购 委员会审核后上报集团采购管理部门备案 三 根据相关规定及授权 组织实施企业日常采购活 动 四 负责对下属企业采购活动进行指导 协调 检查 与监督 五 负责本企业采购活动的统计上报工作 六 负责本企业采购管理委员会交办的其它工作 第三章第三章 采购方式与权限采购方式与权限 第十二条第十二条 采购活动按照采购对象的重要性 采购金额和 采购数量 主要采取集中采购 分散采购和紧急采购等三种方 式 第十三条第十三条 集中采购包括集团直接集中采购 集团组织集 中采购 集团授权集中采购等三种方式 集团直接集中采购是指多个二级企业需要或采购金额巨大 时 由集团采购管理部门直接组织进行的采购 集团组织集中采购是指单一或多个二级企业需要且金额较 大时 由集团采购管理部门牵头组织 二级企业具体实施的采 4 购 集团授权集中采购是指二级企业所需除集团直接集中采购 和集团组织集中采购之外的大宗物资 工程和服务 由集团授 权二级企业组织进行的集中采购 采购结束后 二级企业应于 次月10日前通过上报采购统计表 附件2 的形式报集团采购 管理部门备案 第十四条第十四条 分散采购是指集团总部和二级企业对除本办法 第十三条所列之外的货物 工程和服务进行的小额零星采购 本采购可以采用协议供货采购和定点服务采购 通过公开招标 方式集中确定协议供货和定点服务采购的供应商 明确中标产 品 最高限价和服务条件 并以协议书的形式固定 采购人应 当在协议供货和定点服务中标范围内选择中标供应商及中标产 品或者服务 第十五条第十五条 紧急采购是指因发生紧急事件或意外事件而进 行的采购行为 紧急采购可根据本办法第十三 十四条规定的 标准采取授权集中采购或分散采购来完成 第十六条第十六条 二级企业要根据企业实际 细化企业采购管理 权限 做到分级负责 令行禁止 第四章第四章 采购计划与实施采购计划与实施 第十七条第十七条 集团对采购活动实行计划与统计备案管理制度 集团总部及二级企业应依据年度投资计划或经营预算安排编制 年度采购计划 按照分级管理权限 经本企业采购管理委员会 及相关部门审核批准后 按计划实施采购 第十八条第十八条 年度物资采购计划是集团总部及二级企业全年 5 物资采购的预测计划 应当依据历年物资消耗规律和储备定额 综合平衡生产经营任务 投资计划 财务预算 库存 供货周 期等进行编制 计划中须明确采购标的物的名称 规格 型号 数量 预算金额 供货时间 采购方式 标准等内容 第十九条第十九条 集团总部及二级企业年度采购计划应于上年 12 月 20 日前报集团运营管理部门备案 计划执行期间如出现变 动幅度大于 30 情况的 应于情况发生次月 10 日前将变动原因 及调整后的计划报集团运营管理部门备案 第二十条第二十条 集团总部及二级企业应当依据年度采购计划 按照规定程序 采用公开招标 邀请招标 竞争性谈判 询价 采购和单一来源采购等方式实施采购 一 采购大宗物资 工程和服务原则上须采取公开招标 的采购方式 建设项目的勘察 设计 施工 监理以及与工程 建设有关的重要设备 材料的采购应当进行公开招标 二 对于具有特殊性 只能从有限范围的供应商处采购 或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的 可以采用邀请招标方式采购 三 对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的 且 时间紧 技术复杂 不能确定详细规格 具体要求和价格总额 的可以采用竞争性谈判方式采购 四 对于只能从特定供应商处采购且无其它合适替代品 的可以采用单一来源方式采购 五 对于用量不大 规格 标准统一 现货货源充足且 价格变化幅度不大的可采用询价方式采购 第二十一条第二十一条 招标采购要严格执行 中国农业发展集团有限 6 公司招标工作管理办法 试行 及本企业相关规章制度 严 格履行下列程序 一 成立由相关部门组成的招标工作小组 二 编制招标文件 评标文件 发布招标公告 三 对投标单位进行资质审查 向符合资质条件的投标 单位分发或者出售招标文件及相关资料 四 召开开标 评标和定标会议 根据评标报告确定中 标候选人 五 发出中标公告及中标通知书 六 将投标文件 评标报告及合同等相关文件按照企业 审批程序进行审批 七 与中标单位签订合同或协议 第二十二条第二十二条 竞争性谈判采购要严格按照下列程序进行 一 成立由相关部门组成的谈判小组 二 制定谈判文件 明确谈判程序 谈判内容 合同草 案的条款以及评定成交的标准等事项 三 确定不少于三家供应商 并分别与之谈判 四 谈判小组根据采购需求 质量和服务相等且报价最 低的原则确定成交供应商 并按照企业审批程序进行审批 五 与成交供应商签订合同或协议 第二十三条第二十三条 询价采购要严格按照下列程序进行 一 成立由相关部门组成的询价小组 拟定询价方案 二 对不少于三家的合格供应商进行书面询价 三 被询价供应商在规定时间内提交报价和有关承诺 四 询价小组根据采购需求 质量和服务相等且报价最 7 低的原则确定成交供应商 并按照企业审批程序进行审批 五 与成交供应商签订合同或协议 第二十四条第二十四条 单一来源方式采购要在保证采购标的物质量 与适用性基础上与供应商商定合理价格 不能因为单一供应商 而无限制放宽价格浮动范围 第二十五条第二十五条 集团和二级企业要充分利用现有信息化管理 平台对采购活动进行审核 监督与管理 力争做到在大宗 通 用 重要物资采购活动中统一合同 统一签约 统一结算 第五章第五章 质量管控质量管控 第二十六条第二十六条 二级企业要结合实际情况建立本企业的物资 质量管控制度 明确物资质量管控部门和职责 管控流程 管 控方式 技术指标 监督检查与考核以及供应商准入 选择 评价 沟通 淘汰等内容 物资质量管控制度和技术指标要覆 盖50 以上的采购物资种类和供应商 对供应商的动态量化考 核率要达到70 以上 第二十七章第二十七章 采购活动实行 谁采购 谁负责 的质量负 责制 采购标的物出现质量问题时 应按照权责对应的原则 追究设计选型 供应商选择 采购实施 监督监造等单位和人 员的责任 第二十八条第二十八条 采购时严格执行有关技术标准 任何单位 部门或个人不得以设计指定 技术指定 使用指定等方式指定 采购特殊标的物 同等条件下要优先采购集团内部企业的标的 物 第二十九条第二十九条 使用单位应依据采购合同对采购标的物进行 8 验收 入库 并将有关信息及时 准确 完整录入企业相关管 理信息系统 验收不合格的 使用单位有权拒绝接收 并由采 购合同签订部门向供应商索赔 第六章第六章 供应商管理供应商管理 第三十章第三十章 集团总部及二级企业要建立供应商准入 评价 淘汰机制 建立供应商定期评价制度 第三十一章 供应商准入必须具备以下基本条件 一 具有法人资格 二 具备相应的质量 安全 环保以及其它所需生产经 营资格 三 具有良好的商业信誉和业绩 近三年经营活动中无 违法记录 四 具有完善的质量保证体系 近三年在国家 行业以 及集团公司 地方政府质量监督检查中无不合格情况 五 集团及二级企业要求具备的其它条件 第三十二章 提供经国家有关部门认可的新产品 节能环 保型产品 具有自主知识产权产品的供应商和集团内部符合准 入条件的生产企业 应当优先准入 第三十三章 集团及二级企业每年对供应商进行一次评价 评价内容包括交货时间 交货数量 物资质量 合同履约 售 后服务 诚信经营等 评价结果作为确定供应商下一年度是否 继续准入的主要依据 第三十四条 供应商有下列情形之一的 取消准入资格 一 评价不合格的 9 二 弄虚作假 骗取准入的 三 不履行或不当履行合同义务造成集团或二级企业损 失的 四 有价格欺骗行为的 或者采取不正当竞争手段的 五 因故意 过失提供不合格物资的 六 有其它违法违规行为的 第七章第七章 档案管理与统计档案管理与统计 第三十五条第三十五条 企业采购管理 实施 部门负责对本企业采 购活动中的相关文件归档保存 不得随意伪造 隐匿或销毁 采购文件的保存期限应不低于五年 第三十六条第三十六条 采购文件包括采购计划及预算审批文件 招 投标相关资料和文件 合同或协议文本 验收证明 质疑答复 投诉处理决定及其他相关资料 文件 第三十七条第三十七条 集团实行采购统计备案管理制度 集团总部相 关部门及二级企业应于每月 10 日前将上月采购活动通过采购 统计表的形式报送集团运营管理部门 每年 7 月 31 日前报送 上半年采购工作总结 每年 1 月 31 日前报送上年度采购工作 总结 第三十八条第三十八条 集团总部及二级企业所有采购品种均应纳入采 购统计范围 要建立采购统计原始记录和台账 对标的物购入 消耗 库存等情况进行统计 第三十九条第三十九条 采购统计工作应当及时 准确 全面 不得 虚报 瞒报 拒报 迟报 不得伪造 篡改 第八章第八章 监督与处罚监督与处罚 10 第四十条第四十条 集团总部及二级企业采购活动要实行监督与执 行相分离的管理原则 采购过程中与供应商有利害关系的相关 人员要实行回避制度 关键岗位采购人员及采购监督人员要实 行定期轮岗制度 要对采购不相容岗位 包括计划 采购 执 行和监督岗位进行分离 同时还要做到核心权力分置 将供应 商选择权 价格确定权与货款支付权分开设置 第四十一条第四十一条 集团运营管理部门负责对集团总部及二级企 业的采购活动进行监督 检查 发现问题及时进行调查了解 提出警示或建议 第四十二条第四十二条 集团和二级企业审计 监察部门按照各自的 职责范围 对采购活动进行不定期或专项审计 监察 出现问 题的由监察部门对违规行为进行处理 第四十三条第四十三条 采购活动中严禁出现下列行为 一 将应当集中采购的项目化整为零或者以其他任何方 式规避集中采购 二 未经集团批准 委托中国乡镇企业总公司以外的机 构办理招投标事项 三 以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待 遇 阻碍或排斥其他地区 其他系统投标人进入本地区 本系 统市场 四 在采购过程中采取暗示 授意 打招呼 递条子 指定 强令等方式干预和插手具体采购活动 五 在采购过程中与供应商或者采购代理机构私自进行 协商乃至恶意串通 六 在采购过程中收受贿赂或者获取其他不正当利益 11 七 开标前泄露标底或者在采购过程中泄露应当保密的 与采购活动有关的情况和资料 八 隐匿 销毁应当保存的采购文件