文书工作与档案管理（第三版)4 第四章

第四章 文书的形成,学习目标,主要内容,知识框架图,本章点睛,了解文书形成的重要性、思想准备、材料 准备等内容。 理解文书形成的基本原理、文书形成中的 主题、材料、结构、语言。 掌握文书形成的过程及要求，能按照要求 撰写简要的公务文书。 会用文书形成的基本原理和规律，分析和 评价公务文书。,2,1,4,3,文以通理，理者，条理、道理与规范。识理，而后做文章。,第二节 文书形成的步骤,第三节 文书形成的要素,第一节 文书形成的基本 原理与规律、文书的价 值向度与精神,第四节 文书形成的表达方式,第一节 文书形成的基本原理 与规律、文书的价值向度与精神,一、文书形成的基本原理,二、文书形成的基本规律,本节点睛,三、文书的价值向度与公文精神,“政事之先务，艺文之末品”。文书形成在文书工作中具有十分重要的意义，它是文书工作的基础。文书的形成是整个文书工作中的核心组成部分。,（一）客观反映与实用性的原理 1. 反映论是文书形成的理论基础 文章是客观事物的反映，这是马克思主义的反映论文书对客观事物的反映不同于文学作品。文书的好坏与否，很重要的一个标准就是看它是否反映了真实情况，见图4-1。,一、文书形成的基本原理,坚持反映论的理论基础，就要求在文书形成的过程中注意对客观现实反映的准确性。,图4-1 文书好坏标准,陆机文赋 陆机在文赋中指出：“普辞条与文律”。条律，即文书的法则、规律。认识文书形成的规律，掌握文书撰写的基本原理，才能从根本上保证文书形成的质量。,2. 注重实用是文书形成的根本目的 文书以应用为目的，它形成的价值就在于实际应用，“应用”是文书的本质特征。文书的形成必须考虑到应用，一份不能应用或者达不到应用要求的文书是没有价值的。 “应用”是文书形成的尺度和标准，也是文书形成的指导。,一、文书形成的基本原理,从应用的目的出发，就要做到：有所请必有所准，有所令必有所行，有所示必有所明，见图4-2。,图4-2 从应用目的出发要做到的几点,一、文书形成的基本原理,1. “美观”是文书形成的必然要求 文书形成的目的是为了办事的目的需要，是给其他机关或者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的。,（二）美观与方便处理的原理,文书的美，体现在三个方面，见图4-3。,图4-3 文书美的体现,（二）美观与方便处理的原理,2. 方便阅读、方便处理是文书形成的“应用”体现 文书是社会交际的工具，这就要从社会交际对象的实际出发，要有利于交际对象的阅读、处理。在文书形成的过程中，必须把握方便阅读、方便处理的原理。,（二）美观与方便处理的原理,（三）约定俗成与时代性原理,1. 约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律 遵循约定俗成规律，以确保文书的通行涉及的问题很多。2. 时代性是文书形成的必然趋势 所谓时代性，就是文书形成必须体现时代的特征，反映时代的要求。文书的时代性主要涉及四个方面的问题：新的时代内容、新的文体 、新的语言、新的制作形式。,二、文书形成的基本规律,任何事物都有自己的规律，文书的形成同样有其规律可循。文书的形成离不开四个方面的构成要素：一是文书形成的主体；二是文书形成的客体；三是文书形成的载体四是文书的受体。 （一）主体内化规律所谓主体内化，就是知识化、能力化，也就是形成者自身的修养。,（二）主客体统一规律,文书的形成，首先必须了解对象，认识对象，遵循其规律。主体与客体相统一，主要表现在三个方面：1. 主观认识与客观实际相统一；2. 认识与实践相统一；3. 主体与客体、环境相统一。,（三）载体实现主体意图规律,语言符号及其组成是文书形成的载体，主体的主观意图等主要是通过语言符号的载体去实现。载体实现主体意图主要应做到四点：1. 从无向到有向；2. 从无限到有限；3. 变无序为有序；4. 化无形为有形。,（四）受体接受主体意图规律,受体，即文书的读者对象。文书形成的出发点和归宿是“受体”，传播效应的检验是受体的反馈。文书的受体是特定的，这就要考虑受体的职业、年龄、所处环境、知识结构、理解能力和阅读习惯，全面透彻地把握受体的情况，从而为取得理论的传播效应而设计科学的表达方式，传播适宜的内容；从而使主体的意图、目的得到接受和实现。,三、文书的价值向度与公文精神,文书的形成与写作首先必须注意文书的价值向度，其次才是写作技巧。（一）文书价值及价值向度 1. 价值与价值观,（一）文书价值及价值向度2. 文书的价值及其意义 通过对价值概念简单的梳理，可以说在哲学价值的视界里，文书价值是指文书（客体）对人类社会（主体）的积极意义或有用性，它是形成文书所追求目标的一种应然性概括，反映了文书形成的希望、理想、信仰和寄托。,2. 文书的价值及其意义(1)文书价值向度是文书形成的前提所谓价值向度，主要是指价值的取向与选择问题。任何一篇公文的写作首先需要考虑的是价值问题，价值是公文的写作主体做出的“需要不需要”、“值不值得”的判断，这种判断依赖于写作者的价值观念体系，其影响主要表现在公文写作价值目标的确定上。,2. 文书的价值及其意义（2）文书价值向度是文书形成的灵魂 价值的取向与选择是一个价值观念的支配问题，有什么样的价值观，必然会产生什么样的价值取向，“官本位”的价值观就会产生写作主体自我利益（政绩）的价值取向，就会产生以上级指令或者主观认识的价值取向，而忽视社会客观的价值取向。,(3) 文书价值向度是行政公文的目标 公文是行政实施的体现，而在某种意义上说，行政实施是在行政效能上的一种动态平衡。在行政实施中，行政主体就是要求能够将所动员或投入的各种资源（成本）与最后获得的行政实施效能（收益）平衡起来。而这里选择什么“效能”，即行政公文所反映的价值取向是一个关键问题，也就是说，价值取向是行政实施的效能目标。,3. 文书的价值向度 现代社会公文“功用”的价值向度我们可以从两个方面来理解：一是公文的工具性价值；二是公文的目的性价值。公文的工具性价值，主要是进行管理与维护社会秩序。秩序是人类活动的基础，没有秩序，人们就无法对生活作出确定性的安排，就会陷入混沌无序与人人自危的状态。公文的目的性价值：实现行政公平与社会正义，实现可持续发展与生态文明，实现人性的完善与人的自由发展等等。,（二）文书精神 所谓文书精神，它是指文书写作者主体的意识、思维活动和心理状态。 1.明理精神 公文不是简单的治事工具，善治公文者必须明于事理，且具有坚持真理的精神。 2.诚信精神 诚信是一个道德范畴的人的意识活动。 诚信所以成为公文的一种精神，如唐代魏征所言：“言而不行，言不信也；令而不从，令无诚也。不信之言，无诚之令，为上则败德，为下则危身。”,3.知耻精神 知耻者，古人又称为养耻，谓人要有或者修养羞恶之心。礼记中庸：“知耻近乎勇。”儒家把“知耻近乎勇”，“好学近乎知”，“力行近乎仁”一起作为对知、仁、勇“三达德”的一种阐发。 公文只有心怀真诚，守住心灵，才能真正保证公文价值的实现。,4.去忍（仁爱）精神 去忍，即去除残忍之心，倡言仁爱精神。公文关乎国计民生，一字一句必须贯穿仁爱之心，绝不可冷酷无情，出语伤人。 5.秉公精神 秉，其义是执，拿着的意思。秉公，即做事公道，不掺杂私念。清钱彩说岳全传：“以明天地鬼神，秉公无私”。治文者必须常修为政之德，常思贪欲之害，常怀律已之心。要权为民所用、情为民所系、利为民所谋，抑制私欲，对人民高度负责。秉公无私，胸襟广大，才能下笔爽朗，气象光明，气息深厚，才能实现公文的价值。,第二节 文书形成的步骤,一、文书形成的准备,二、拟定提纲,三、草拟初稿,本节点睛,四、征求意见,五、反复修改,六、誊抄文稿,七、确定标印,第二节 文书形成的步骤,“四十年来画竹枝，日间写来夜间思。削尽繁冗留清瘦，画到生时是熟时。” -郑板桥 常言说“文不厌改”，要形成高质量的文书，就必须进行认真的修改。,一、文书形成的准备,形成一份文书，就像盖房子一样，动笔之前必须有一个完整、可靠的计划和准备。准备充分，才能顺利完成任务，否则就可能产生盲目性。 准备主要包括两个方面的内容： 思想准备； 主要内容和材料准备。,一、文书形成的准备,文书的形成是以应用为目的，具有很强的功利性，这要求有一个好的思想准备。第一，思想道德修养； 第二，较高的政策水平； 第三，明达事理，明辨是非； 第四，明确意图，把握主题。,（一） 思想准备,内容、材料看起来是文书形成之前的准备工作，但实际上是一个长期的实践、体验和积累的过程。没有材料，就会“巧妇难为无米之炊”。 材料有两个来源，见图4-4。,（二）内容和材料的准备,图4-4 材料的两个来源,拟定提纲是在明确领导及发文机关意图、明确文书内容的基础上，理顺思路，安排文书布局形式的过程。文书形成的目的、主题、主要内容以及所使用的文种等，都要在提纲中显示出来。,二、拟定提纲,拟定提纲有两个方面的用途，见图4-5。,图4-5 拟定提纲的用途,二、拟定提纲,三、草拟初稿,草拟初稿是文书形成的初始环节，也是非常重要的环节，初稿拟写不顺利，就难以高效率地完成既定的任务。 草拟初稿步骤有以下几步，见图4-6。,图4-6 草拟初稿步骤,初稿完成以后，还要对文稿进行必要的文字加工润色，但不必急于下手对文稿从内容到结构作大的修改，而应该请别人帮助修改。征求意见采取的方法，根据不同的情况，可采取召开座谈会的形式，可将文稿打印出清样散发，请有关方面分别提出修改意见等。,四、征求意见 ,修改是起草者对文稿所做的加工润饰工作。各方面的意见、指示，包括起草者本人认识上的提高，最终落实到文字上，都要靠修改环节。,五、反复修改,常言说“文不厌改”，要形成高质量的文书，就必须进行认真的修改。,韩 愈,鲁 迅,郑 板 桥,孔 子,毛 泽 东,孔夫子：提倡再思。,韩愈 ：行成于思。,鲁迅 ：“至少看两遍”。,毛泽东：“我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表。文章是客观事物的反映，而事物是曲折复杂的，必须反复研究，才能反映恰当；在这里粗心大意，就是不懂做文章的起码知识”。,郑板桥： 画竹诗一首“四十年来画竹枝，日间写来夜间思。削尽繁冗留清瘦，画到生时是熟时。”也是修改文章的真实写照。,文书修改的关键是要处理好内容与形式的关系。修改的范围主要包括以下几点，见图4-7。,图4-7 修改的范围,五、反复修改,修改的方法是先整体后局部。一般是发现问题不要马上修改，而应反复阅读几遍，从整体上把握其结构，然后从段落、观点上进行修改。在把握全局的基础上，再就每一具体问题进行修改，以使整个行文贯通，最后再逐字逐句加以推敲。最后还可以边读边改，锤炼字句，在反复读诵中发现问题，进行修改。,五、反复修改,修改后的文稿要送文书部门的负责人进行审核，审核后的文稿经领导人签发便自行转化为“定稿”。定稿是印制正式文件文本的依据和存档的文本，所以誊抄文稿是一件很重要的工作。 抄文稿的总原则是规范。要做到： 用纸规范 书写工具规范 书写规范,六、誊抄文稿 ,标印是文书形成的最后一个环节，也是文书形成的最终体现，它关系着文书的实际效用，因而也是很重要的环节。 标印文书的依据是经领导人最后签发的文稿，即“定稿”。标印文书应注意使用制式的文头式样，符合规范的格式要求，使用国际标准4型的纸张等。印制好后，要进行反复校对，避免差错，要最大限度地体现文书形成的最终成果，最后经加盖印章，向外发出。,七、确定标印 ,以上是文书形成的七个步骤，也是文书形成的七个有序的环节，更是文书人员应该熟悉和掌握的七项基本业务和基本功。综合起来就是： 要善于在文书形成前做好充分的准备 要组织好撰写提纲 要掌握文书形成的撰写技巧（包括主题、材料、结构、语言等方面的处理技巧） 要善于听取有关方面的意见 要掌握修改文稿的方法和誊抄的技术要求 要熟悉文书的格式规范。,七、确定标印 ,第三节 文书形成的要素,本节点睛,一、主题确定,二、材料选用,三、结构安排,四、语言表达 ,文以意为主，辞以达意而已。与其他文章一样，一份文书也是由主题、材料、结构、语言这些要素构成的。,（一）文书主题的含义 主题，又称主题思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表达的全部内容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。,一、主题确定,文书中的主题大体有三种含义，见图4-8。,图4-8 文书主题三种含义,一、主题确定,（二）文书主题的作用,古人云：文以意为主，辞以达意而已。文书的主题无疑对文书的内容以及形式，都具有支配地位和主导作用。第一，从主题与内容关系看，其具有统摄作用。题是选择材料的依据；其次，主题又是确定具体观点、主张的基础。第二，从主题与形式诸要素的关系看，主题起着支配作用。首先，主题支配着不同文体的选择；其次，主题支配着文书内容的安排；再次，主题支配着文书语言的运用。 此外，语言还有诸如轻重缓急、刚柔疏密等的不同以及风格上的差异。,文书主题确定的依据有四个方面，见图4-9。,（三）确立主题的依据 ,图4-9 文书主题确定的四个依据,文书主题的要求包括两个方面的内容，见图4-10。,（四）文书主题的要求 ,图4-10 文书主题的要求,1. 主题提炼过程中应达到的要求 第一，要反映事物的本质； 第二，要正确和恰如其分； 第三，主题力求新颖。2. 主题表达过程中应达到的要求 第一，主题要集中； 第二，主题要清晰明确； 第三，主题要前后一致； 第四，主题露而不藏。,（四）文书主题的要求,“长袖善舞，多财善贾”，有了“长袖”，就创、造了“善舞”的条件；有了资金，就创造了经商的条件。同样，有了丰富的材料，就为文书的形成创造了条件。,二、材料选用,文书的种类繁多，体裁多样，这就使文书的材料具有自己的特点。文书中材料的摄取大致有三种情况，见图4-11。,（一）文书中材料的使用特点,图4-11 材料的摄取三种情况,收集材料，就是把有关的事实和方针政策从工作活动和文件资料中提取出来，为形成与表现观点、主张做准备。收集材料要注意做好三个方面工作，见图4-12。,（二）材料收集 ,图4-12 收集材料要做好三方面工作,收集材料的目的是为了撰写文书时选用，所以选择材料是一件很重要的工作。 古人曾提出了很多选材的原则，刘勰在文心雕龙中提出“酌事以取类”（根据内容取材），“取事贵约”（选材要精要），“事信而不诞”（事实材料可靠而不荒诞）等等。,（三）材料选择 ,文书选材的标准主要有五个方面：第一，真实；第二，新颖 ； 第三，典型；第四，系统； 第五，切旨。,（三）材料选择 ,“思考作用”，就是大脑对材料的加工过程。材料只有经过筛选加工，才能进入文书之中。经过筛选加工，零散、庞杂、肤浅的材料升华为系统、精练、深刻和具有典型性的材料，以反映社会活动的内在规律。,（四）材料的筛选加工与运用 ,毛泽东同志在实践论中指出：要完整地反映整个的事物，反映事物的本质，反映事物的内部规律性，就必须经过思考作用，将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作功夫，造成概念和理论的系统，就必须从感性认识跃进到理性认识。,筛选加工材料既是思维的过程，又是思考方法运用。材料筛选加工的方法主要有： 第一，量价值，看负荷。量价值，旨在明确材料对表现主题的效用性。包括两方面，见图4-13。,图4-13 量价值的两方面,（四）材料的筛选加工与运用 ,第二，正反比较，鉴别真伪。运用比较筛选材料，要注意两个问题，见图4-14。,图4-14 比较法两个注意问题,（四）材料的筛选加工与运用 ,第三，按层分类，点面结合。对材料分类要注意三点，见图4-15。,图4-15 注意三点,（四）材料的筛选加工与运用 ,图4-16 注意两点,第五，抽象概括，揭示规律。运用抽象概括法，要注意概括应具有普遍的适应性。概括归纳的东西要对收文对象具有普遍意义，能发挥应有的作用。,（四）材料的筛选加工与运用 ,第四，分析综合，寻找联系。分析综合材料要注意两点，见图4-16。,（一）文书结构的含义 结构，在这里指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。构思和安排结构的过程，通常也称为“谋篇布局”，即考虑这篇文书分几个层次、段落，安排什么内容，选用什么材料，如何开头、结尾、过渡、呼应等等。,三、结构安排,文书的结构包括三个方面的内容，见图4-17。,图4-17 文书的结构,三、结构安排,构思结构，谋篇布局，是文书形成中的一个非常重要的问题，也是文书形成过程中的重要环节。文书结构的作用主要体现在三个方面，见图4-18。,（二）文书结构的作用,图4-18 文书结构的作用,文书是社会活动的客观反映，而社会活动是遵循一定的客观规律并有条理地开展的结果。好的文书正是应该把客观事物的条理性表现出来。只有认真构思，形成合理的文书结构，才能反映事物的客观规律。,（二）文书结构的作用,结构的任务主要有四项： 第一，总文理；第二，统首尾；第三，相衔接； 第四，巧定夺。总之，文书的结构一定要正确反映事物发展的客观规律，要正确反映层次要素之间内在的逻辑联系，要正确反映不同的问题要求。,（三）结构的任务与方法,结构的形式主要有纵式、横式、纵横式三种，见图4-19。,（四）结构的形式与方法 ,图4-19 结构的形式,结构的方法主要有三种，见图4-20。,图4-20 结构的方法,（四）结构的形式与方法 ,（一）文书语言表达的含义和基本要求 语言是人们用语音按照一定的规则表达意思，交流思想的工具。它在内涵上有四个要素，见图4-21。,四、语言表达,图4-21 语言内涵,语言又可以有许多种类，就文章语言而言，主要有两大类：文艺性文体语言、实用性文体语言。 什么是文书语言？ 文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特色的、反映社会实践活动的规范化的语言体系。,四、语言表达,文书语言的特点，概括起来有三点： 一是用于社会活动，或用于处理政务或社会事务； 二是见之于文书； 三是具有适应社会活动所需要的语言风格、结构和规范。 文书语言表达的基本要求是：符合使用的主客观环境，符合实用的功用，符合语法规范和语体规范。,四、语言表达,文书语言表达的修辞要求是以下几方面，见图4-22。,（二）文书语言表达的修辞要求 ,图4-22 文书语言表达的修辞要求,（三）文书语言表达的运用要求,文书语言的运用涉及的问题很多，这里主要强调以下几个问题1. 专用词语的运用；2. 介词词语的运用；3. 模糊词语的运用；4. 数字的运用；5. 缩略语的运用。,第四节 文书形成的表达方式,一、表达方式的意义,二、文书形成中的叙述,三、文书形成中的议论,本节点睛,四、文书形成中的说明,文书是一种兼有记叙、议论、说明三种表达方式的应用文体，其表达有自己的特点。,一、表达方式的意义,（一）表达方式的含义表达方式就是文书撰写者将文书的内容和思想意图表述、传达出来的方式、方法和手段。或者说，表达方式是运用语言形式来介绍情况、陈述实事、总结规律、阐明观点、抒发情感的具体方法和手段。,图4-23 表达方式的种类,文字语言形式的表达，有不同的表达方式，总的可以归纳为四种方式：记叙（叙述、描述）议论、说明、抒情，见图4-23。,一、表达方式的意义,文书的形成在某种意义上说，就是运用某种方式和手段，进行巧妙表达的行为过程。这就需要把握其正确的方式和手段，以形成符合客观实际的、达到既定实用目的好公文。,（二）表达方式的重要意义,二、文书形成中的叙述,（一）叙述的适用范围叙述是按照一定的次序有条理的叙说、介绍人物的经历或事物发展变化过程的表达方式，是文书基本的表达方式。广义的叙述还包括按照一定的顺序进行叙理。,1. 概叙与详叙2. 顺叙、倒叙、插叙、分叙3. 引叙与自叙,（二）叙述的方法,（三）叙述的人称,人称就是叙述的立足点和角度。在公文中，人称又称机关称谓。 叙述的人称有三种： 一是，以第一人称叙述； 二是，以第