采购实施管理办法

采购管理办法 xx公司xx室20 xx年x月 第一章 总则第二章 职责分工第三章 采购方式管理第四章 采购需求管理第五章 采购流程管理第六章 采购文件归档管理第七章 附则 第一章 总则 第一条为规范采购实施管理 提高采购效率 降低采购成本 根据集团公司 省 市公司相关规定 制定本办法 第二条本办法所涉及的采购管理范围涵盖除财务费用与人工成本外的所有采购行为 第三条本办法适用于公司内部 第二章 职责分工 第一节需求管理第四条采购需求的管理涉及采购需求专业管理部门及采购需求提出部门 一 采购需求提出部门是指项目管理或预算执行的责任单位或物资及服务的使用单位 其主要职责是 1 作为项目管理或预算执行的责任单位或物资及服务的使用单位 负责制订本单位需求计划 2 负责提出采购需求 并提供采购依据 数量及供货地点要求 3 参与所提需求涉及的供应商认证及采购实施 协助审核技术标准 质量及服务规范及评审方案 4 负责组织到货物资接收 服务确认 协助盘活库存积压物资 二 采购需求专业管理部门指负责对所辖专业下需求的管理部门 采购需求专业管理部门具有采购需求部门的相应职责 采购需求专业管理部门主要职责是 1 根据技术 维护或业务归口管理需要 负责组织制订兴宁分公司所需采购的物资 服务的技术标准 质量及服务规范 适用场景 范围等要求 2 负责汇总审核所辖专业的需求计划 3 负责在供应商认证及采购实施中对技术标准 质量及服务规范及评审方案审核把关 第二章 职责分工 第二节采购实施分工第五条公司采购实施部门是xx部 第三节采购小组第六条采购小组是指为完成具体采购项目 由采购实施部门牵头组织成立的工作小组 具体职责为 一 制订采购公告及采购文件 含招标文件 二 负责制订评分标准 三 制定标底 四 负责对供应商诚信 履约能力 产品质量等方面进行审核 五 负责组织采购实施 并完成采购过程文件 六 编制采购评审报告 提出采购小组建议 第二章 职责分工 第七条采购实施部门应根据项目实际情况提出采购小组组建建议 纳入采购实施方案报批确定 一 采购小组组长由采购实施部门管理人员或采购实施部门分管领导担任 小组成员由采购实施部门 需求专业管理部门 需求提出部门 使用部门等选取具有相关知识 技术或商务谈判能力的骨干员工担任 对于重大采购项目 法律事务人员应作为小组成员 大宗及以上的采购项目 纪检监察人员应进行见证 二 采购实行组长负责制 组长全面负责小组工作的协调 管理及采购具体实施 第八条采购小组成员参与评审工作时 应遵守以下工作守则 自觉遵守国家有关采购的政策 法规 二 遵守 xx公司关于加强依法运营规定 及 xx公司廉洁从业规定 三 与公司签署 廉洁承诺书 并自觉履行 四 认真履行职责 客观 公正 公平地参与评审工作 五 评审工作中不得与厂商串通 弄虚作假 谋取私利 六 不得泄漏与评审工作有关情况或资料 第二章 职责分工 第九条结合公司实际 主要采取询价采购方式 询价采购适用范围 依法无须采用招投标方式进行采购 且采购的物资 服务规格及标准统一 货源充足的且价格变化幅度小 潜在供应商为3家或以上的采购项目 第十条询价采购主要包括采购文件编制 采购文件发放 应答文件接收 评审等过程 第十一条采购文件编制 一 采购小组应组织编制采购文件 在采购文件中应明确表述本采购项目只进行一次报价 并且是最终报价 二 采购文件应包括需求书 技术规范和必要的商务条款等内容 对于属于否决性指标的条款应做明细标识并在采购文件中声明 第三章 采购方式管理 第三章 采购方式管理 第十二条采购文件发放 一 采购文件经审批同意后才能向供应商发布 采购小组应指派专人在约定的时间 地点将正式的采购文件发放给潜在供应商的授权代表 并要求授权代表在采购文件发放签收表上签字确认 二 供应商在外地不能到现场领取采购文件的 则由负责寄送采购文件的小组成员代签字确认 三 采购小组成员应对各潜在供应商名称及数量进行保密 第十三条应答文件接收应要求供应商在递交应答文件截止时间前 将应答文件寄送到指定地点 采购小组商务联系人应签收应答文件 并填写应答文件签收表 供应商邮寄寄送应答文件的 则由采购小组的收件人代签 第十四条评审 一 采购小组应在约定时间 地点组织审核供应商提交应答文件的有效性 到场的小组成员不得少于小组成员总数的三分之二 二 凡属下列情况之一者 应答文件应作废 并由采购小组在询价评比记录表上记载 1 应答文件未密封 2 应答文件未加盖单位印章 无法定代表人或其授权代表的签字 3 未提供单位法定代表人的授权委托书 4 逾期送达 5 以联合体方式投递资料且无联合协议或者授权委托书 6 内容不全或数据模糊 辨认不清且无法澄清的 第三章 采购方式管理 三 采购小组将合格的资料拆封 在询价评议记录表上记载合格应答文件的价格 商务应答 技术应答等要素 采购小组成员应在记录表上签字 四 可允许供应商对应答文件进行澄清 但不得进行二次报价 五 在询价过程中双方往来的说明 澄清等文件 经加盖有效公章或授权代表签字后 可作为最终签署合同的依据 六 采购小组完成评议后应编制评审报告 由采购实施部门按照采购实施流程提交采购结果审批 第三章 采购方式管理 第一节需求分类第十五条根据对准确率的要求不同 采购需求可分为预估需求及准确需求两种管理模式 第十六条根据需求满足方式的不同 物资类采购可采用持续采购或项目采购两种模式 第四章 采购需求管理 第二节需求填报第十七条每年一月 采购实施部门应组织收集年度采购需求制定采购计划 每季度第一个月 采购实施部门应组织收集季度采购需求 制定采购计划 第十八条根据集中采购年度计划 需求提出部门应结合实际使用需求及采购周期 提出准确的采购需求 含规格标准 技术要求及数量 采购需求应在预算批复范围 第四章 采购需求管理 第四章 采购需求管理 第十九条准确需求填报应在iSCM系统 或省公司采购部指定的其他IT支撑系统 中发起 内容填写应规范 准确 一 必填项目 采购项目名称 资金来源 规格型号 数量 预估采购金额 要求到货时间 到货地点 收货人 联系电话 资本性支出需填写工程 项目名称 工程 项目WBS号等信息 成本性支出项目还需填写预算批复文号或依据 二 选填项目 采购方式建议 供应商推荐建议 特殊的服务技术及到货要求等 第四章 采购需求管理 第二十条对于物资采购 型号规格明确的 需求提出部门应直接调用物料编码 维护材料采购特别注意 对于无法确定规格型号的物资 需求提出部门应附 技术规范书 对于服务采购 需求提出部门应附 服务规范书 需求规范书 工作分工界面 等资料 第二十一条需求提出部门可向采购实施部门推荐采购方式及潜在供应商 推荐供应商的数量原则上不得少于三家 对于需要定向谈判采购的 需求提出部门应提供充分的理由 第四章 采购需求管理 第二十二条对于已纳入 XX公司集中采购标准化产品库 的物资及服务采购 需求提出部门提出采购需求时 原则上必须按照标准产品库中的产品名称和规格提出需求 对于非标准化的 在标准化产品库之外的采购需求 须进行说明 无有效理由的 采购实施部门应将需求退回需求提出部门重新核实 第二十三条可归入同一采购单项的需求原则上应一次提交完毕 不得人为分拆 第二十四条对于可预见的需求变更 需求部门应及时与采购实施部门沟通 修正采购与到货要求 采购实施部门应建立需求数据准确性的反馈机制 督促需求提出部门提高需求准确率 第三节需求的供应第二十五条采购实施部门应按照时限要求组织采购实施 第二十六条需求提出部门提出采购需求 应充分考虑正常的到货周期 预留足够采购实施时间 提前提交采购需求 第二十七条正常的到货周期无法满足需要的 需求提出部门可在采购需求提交时注明是应急采购需求 并附应急原因及审批依据 第四章 采购需求管理 对于合理的应急采购需求 采购实施部门立即组织采购 可在采购结果审批通过后 向供应商发送备货函 减少到货周期 第二十八条由于所需物资批量大 市场供应紧张或其他因素导致物资供应短缺 不能满足需求提出部门提出的物资供应时限的 采购实施部门应及时反馈需求提出部门并共同协商确认供应时限 第五章 采购流程管理 第五十条紧急采购流程是为了快速应对紧急情况而采取先通知供应商供货 同步进行采购实施流程的模式 第五十一条紧急采购流程的发起必须具备如下条件之一 一 突发网络故障需紧急采购 二 突发运营支撑系统故障需紧急采购 三 自然灾害引发的紧急情况需紧急采购 四 上级部门布置紧急任务需紧急采购 第五十二条紧急采购中不需上会决策的采购 采购实施部门应在七天内补办齐全从采购需求至采购结果审批的手续 需上会决策的采购 应在十五天内补办齐全手续 后续合同签署等流程仍按照正常流程执行 第六章 采购文件归档管理 第五十三条采购实施部门应指定专人负责采购实施文件及采购合同的归档管理 建立采购文件归档信息索引表以供快速查询 第五十四条在采购合同审批通过30天内 采购实施项目负责