职务分析与工作描述

第三章职务分析与职务描述 组织是由一个个的具体职务构成的 对职务进行分析和了解 是进行人力资源管理的基础 课程内容 职务分析的基本概念职务分析的方法职务分析的基本程序职位说明书的编写 第一节职务分析的概念 即工作 是指同类职位或岗位的总称 职务 又称为工作分析 是全面了解一项职务的管理活动 也是对该项职务的工作内容和职务规范 任职资格 的描述和研究过程 即制定职务描述书的系统过程 职务分析 职务分析的 6W 概念 工作内容 责任者 怎样操作 为什么要这样做 工作岗位 工作时间 职务分析 职务分析就是全面收集某一职务的有关信息 对该工作从6个方面开展调查研究 工作内容 what 责任者 who 工作岗位 where 工作时间 when 怎样操作 how 以及为什么要这样做 why 也就是对这些基本问题进行回答 然后再将该职务的任务要求进行书面描述 整理成文的过程 职务分析的意义 只有做好了职务分析与设计工作 才能据此完成以下的工作 使整个企业有明确的职责和工作范围 招聘 选拔和使用所需的人员 制定职工培训 发展计划 设计出合理的工资 奖酬 福利政策的制度 制定考核标准 正确开展绩效评估工作 设计 制定企业的组织结构 制定企业人力资源规划 职务分析的基本术语 工作要素 工作要素是工作中不能再分解的最小动作单位 工作任务 是为了达到某种目的所从事的一系列活动 它可以由一个或多个工作要素组成 工作责任 工作责任是个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务 它可以由一个或多个任务组成 职位 职位就是根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任 职位通常也称为工作岗位 职务 职务是一组重要责任相似或相同的职位 职位分类 是指将所有的工作岗位 职位 按其业务性质分为若干职组 职系 从横向上讲 然后按责任的大小 工作难易 所需教育程度及技术高低分为若干职级 职等 从纵向上讲 对每一个职位给予准确的定义和描述 制成职位说明书 以此作为对聘用人员管理的依据 职系 是指一些工作性质相同 而责任轻重和困难程度不同 所以职级 职等不同的职位系列 职组 是指工作性质相近的若干职系的总和 也称为职群 我国现有27个职组43个职系 职级 是指将工作内容 难易程度 责任大小 所需资格皆很相似的职位划为同一职级 实行同样的管理 使用与报酬 职等 工作性质不同或主要职务不同 但其困难程度 职责大小 工作所需资格等条件充分相同的职级的归纳称为职等 其它相关术语 1 职权 是指依法赋予职位的某种权力 以保障履行职责 完成工作任务 与之相联系的另一个术语是职责 也就是说当一个人在某一职位上工作 他享受某种权力 但同时也要承担与之相对应的职责 权与责是相对应的 不能偏废 2 职业 职业是不同组织 不同时间 从事相似工作活动的一系列工作活动的总称 3 工作组 又称为工作类型 是指两个或两个以上的工作任务相似或人员特征要求相似的一组工作 职务分析所需要的资料 1 背景资料2 工作活动3 工作行为4 工作设备5 有形和无形物质6 绩效标准7 工作条件8 人员条件 职务分析的战略性决定 1 明确职务分析的目的WHY2 界定职务分析的范围WHERE3 选择进行职务分析的人WHO4 确定职务分析的时间WHEN 第二节职务分析的方法 How 一 访谈法 1 含义 主要是由职务分析专家与被分析职务的任职者就该职务进行面对面的谈话 谈话内容包括 工作目标 工作内容 工作性质等 2 实施过程 找出多位该职务的员工参与访谈 并进行有系统的分析整理 3 弊端 需要专门技巧 所以需要请职务分析专家 或对职务分析人员进行训练 耗时较多 成本高 4 注意 尊重被访谈人 态度要真诚热情 语言恰当 应注意对被访谈人的启发 引导 避免发表自己个人的观点和看法 要准备好相关记录表等 二 观察法 1 含义 是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程 行为 内容 特点 性质 工具 环境等 并用文字或图表形式记录下来 然后进行分析与归纳总结 2 弊端 只适用一些变化少动作性强的工作 有时它提供的资料并不能全面反映工作内容 3 观察法的使用原则 被观察者的工作应相对稳定 即在一定的时间内 工作内容 程序 对工作人员的要求不会发生明显的变化 适用于大量标准化 周期较短的以体力活动为主的工作 不适用于以脑力活动为主的工作 要注意工作行为样本的代表性 观察人员尽可能不要引起被观察者的注意 不应干扰被观察者的工作 观察前要有详细的观察提纲和行为标准 三 问卷调查法 含义 是由人力资源部门设计或提供问卷 交由任职员工对有关工作内容 工作行为 工作特征和工作人员特征的重要性和频次做出描述或打分 然后对结果进行统计与分析 找出共同的有代表性的回答 并根据此编写职务描述 再反馈职务分析者的意见 进行补充和修改 职位分析问卷 PotitionAnalysisQuestiongaire 简称为PAQ 是一种已经成型了的职务分析问卷 是目前西方最常用的人员导向形职务分析问卷 它是1972年由美国普渡大学的研究员考密克提出的一种数量化职务分析方法 共分为194个工作元素 6大类别 在交由职工填写完问卷后 由分析人员依据记分标准对每个工作元素进行衡量 就可得出每个工作的数量性分数 工作与工作之间就可相互比较和划分工作族 优缺点 可用于分类 可用来确定薪资标准 但它比较复杂 要求人员受过专业化训练 限制比较多 管理职位描述问卷 ManagementPositionDescriptionQuestionnaire 简称为MPDQ 是一种以工作为中心的职务分析问卷 由托纳和平托在1976年提出 它包括13个纬度 197个用来描述管理人员工作的问题 涉及管理者所关心的大部分问题 也是一种具有代表性的分析问卷 优缺点 适用于管理层次以上的职位分析 但也受技术的限制 灵活性差 耗时长 综合性职务分析问卷 上面介绍的问卷是给定格式的 适用性再强的问卷也会遇到问题 所以有时常常需要企业自行设计符合需求的问题 这就一般是综合性问卷 一般包含了人员和工作两方面 功能性职务分析法 FJA 这套方法是由美国劳工部制制定 可供我国有关部门参考 它以员工所需发挥的功能与应尽的职责为核心 列出了需加以收集与分析的信息类别 规定了职务分析的内容 按照这套方法 职务分析应包括对该职务的工作特点和担任该职务的员工特点进行分析 资料分析法 即利用现有资料 如岗位责任制文本等 对每个工作的任务 责任 权 工作负荷 任职资格等有一个大致的了解 进而为进步调查奠定基础的方法 在现实的使用中 这是一种非常节约成本的方式 因而也是应用的比较广的一种方式 关键事件记录法 关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件 关键事件记录法要求管理人员 员工或熟悉其他工作的员工 记录工作行为中的关键事件 包括以下几个方面 导致事件发现的原因和背景 员工特别有效或多余的行为 关键行为的后果 员工自己能否支配或控制上述后果 在大量收集了这些关键事件以后 再对它们进行分类 总结出该工作的关键特征和行为要求 实验法 实验法是指主试控制一些变量 引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方法 它可以分为两种 实验室实验法和现场实验法 企业中我们常用的是现场实验法 工作秩序分析法 前面我们所介绍的一些方法 主要侧重于描述工作责任 完成责任所必须的条件等 事实上 对如何有效地完成工作的描述也是同等重要的 工作秩序分析法就是侧重描述后面这一类的方法 它的方法之一就是 动作 时间 研究 其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间 由此相加得到完成所有任务的标准工作时间 用这个标准工作时间来确定人员的工资 奖金和其他事项 工作日记法 指由任职人员自己记录下每天活动的内容 这种方面若是运用的好 能得到大量并比较准确的信息 但是这样收集的信息比较凌乱 也比较主观 还会加重员工的工作负担 因此很少使用 上述职务分析方法 并不是孤立存在的 可以结合起来一起使用 以取得丰富的信息 并提高所收集信息的信度与效度 第三节职务分析的基本程序 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 第四节职务描述书的编写 即职务分析的文字化 一 职务描述书的内容 1 职务概要 概括本职务的特征及主要工作范围2 责任范围及工作要求 任职人员需完成的任务 所使用的材料及最终产品 需承担的责任 与其他人的联系 所接受的监督及所施与的监督等 3 机器 设备及工具 列出工作中用到的所有机器 设计及辅助性工具等 4 工作条件与环境 罗列有关的工作条件 以及可能遇到的危险 工作场所布局等 5 任职资格 即职务规范 指出担任此职务的人员应具备的基本资格和条件 如所受教育水平 工作经验 相关培训 性别 年龄 身体状况 判断力 知识 技能等 二 编写的要求 1 清晰 在描述书中 对工作的描述清晰透彻 任职人员读过以后 可以明白其工作 无须再询问他人或查看资料 要避免使用专业性太强或模糊不清的词句 2 具体 尽量选用一些具体的动词 使得人员看起来十分具体详细 3 简短扼要 当然详细也不是要事无巨细 还要简明扼要 活动题目 发挥你的想象力 去设想一个职务 并为它撰写一份职务描述书 唯一的要求是新 奇 特 只要能论述的合情合理即可 1 工作认定2 工作摘要 对该职位工作职能 活动的概括描述 3 工作关系4 职责5 职权6 工作环境7 任职资格 职务说明书的项目 财务部经理 职务说明书 职务名称 财务部经理所属部门 财务部职务代码 FA 02 01薪资等级 B12直接下属 成本会计 销售会计 出纳职务目的 负责组织的财务工作主要职责 编写财政收支计划 信贷计划组织财务制度的制订并落实执行资金的筹集调度 保证资金在使用上的安全可靠汇报经营状况 经营成果 财务收支及计划的具体情况汇报财务制度 经济责任制的执行落实情况 及其存在的问题 并提出解决意见 财务部经理 职务说明书 续 衡量标准 工作报告的完整性工作难点 如何坚持财务政策工作禁忌 工作粗心 留有首尾职业发展 财务总监任职资格 工作经验 七年以上大中型企业相关经验专业背景要求 曾从事财务部经理工作两年以上学历要求 大专以上年龄要求 30岁以上个人素质要求 认真细心 为人正直 责任心强 衡量标