1.调研问卷库-采购管理

ERP 项目调研问卷项目调研问卷 采购管理采购管理 建立日期 2010 3 15 修改日期 2010 3 15 文控编号 UF XX NC U8 XX 项目名称 PMS2 1 02 V1 0 实 施 顾 问 日 期 用友项目经理 日 期 第 2 页 共 9 页 文档控制 修改记录修改记录 日期作者版本修改参考号备注 调研记录调研记录 时间部门被访者调研人备注 6 13资材部采购科陈晓梅 王 勇 甘书钰 钟旭兴 黄维瀚 第 3 页 共 9 页 目目 录录 1 1前言前言 4 2 2调研范围调研范围 4 3 3填写问卷要求填写问卷要求 4 4 4企业基本情况企业基本情况 4 组织机构 4 5 5企业整体情况企业整体情况 4 企业目标 4 5 1其他内容 5 6 6采购业务采购业务 5 6 1采购组织 5 6 2采购发起和审批 5 6 3采购价格 6 6 4采购流程 6 6 5供应商管理 6 6 6采购合同 7 6 7进口管理 7 6 8采购物料属性 7 6 9采购成本 8 6 10采购业务单据和管理报表 8 6 11其他内容 8 第 4 页 共 9 页 1 1前言前言 本文档中将采用如下简称方式 xxx 有限公司简称 AAA 用友软件股份有限公司简称用友公司 2 2调研范围调研范围 此文档提供了 2010 年 3 月就 AAA 的现行组织机构和采购相关业务进 行调研的具体内容范围 该文档反馈结果将作为制作 AAA 的 ERP 系统需 求分析的基础 3 3填写问卷要求填写问卷要求 请 AAA 相关部门业务负责人根据以下所列示的各个标题填写各业务的流程 信息传递的方法 所涉及单据和报 表 相应业务处理以及未来业务需求 并请补充填列以下未列及的业务和流程 4 4企业基本情况企业基本情况 组织机构组织机构 1 请书面提供公司具体现行组织机构情况以及各组织机构职权范围 蒙发煤炭有限公司组织机构设置 总经办 岗位总经理 1 人 经营副总 1 人 机电副总 1 人 生产副总 1 人 下设部门 行政部 集团派驻 人力资源部 集团派驻 财务部 集团派驻 企业管理部 物资供应部 机电管理部 安全技术部 质检部 下辖呼和乌苏洗煤厂 1 个 呼和乌苏煤矿 1 个 2 请书面提供公司关键岗位的设置以及各岗位人员的职责范围 1 公司总经理负责公司的全面管理工作 2 经营副总负责公司的日常经营管理工作 具体分管企管部和质检部 企管部主要负责公司洗煤厂和煤矿 的生产指标的制订 考核 制度流程建设和监管 物资仓储的管理 质检部负责煤炭生产技术指标的化验 监 督 产品销售数据的统计上报工作 3 机电副总负责公司的设备管理和大型设备的招标投标技术管理 4 生产副总负责煤矿和洗煤厂的生产管理 5 物资供应部 负责物资的采购 6 机电管理部 负责设备的日常管理 维护监督 设备采购计划的审核等工作 5 5企业整体情况企业整体情况 1 主要经营范围及主要产品系列是哪些 煤炭是公司的主要产品 2 人员规模 3 年度销售收入 第 5 页 共 9 页 企业目标企业目标 1 企业的发展目标 近期 长期 是什么 2 对此次 ERP 项目的期望 包括 项目的总体目标 实现物资采购的供应商管理 价格管理 费用管理 合同管理 设备档案管理 物资库 存管理 存货核算的信息化和自动化和网络化 主要业务领域的目标 如针对采购管理 销售管理 生产管理等方面的具体目标 争取在今年年底前实现 供应链管理全部模块的运行 对项目进度的期望 采购管理 库存管理应在今年 5 月份投入试运行 年底实现供应链管理模块全部正常 使用 5 15 1其他内容其他内容 6 6采购业务采购业务 6 16 1采购组织采购组织 1 使 采购业务 职能的人员有哪些 1 总经理 2 各职能部门经理 3 各职能部门相关的业务人员 2 描述各自参与的工作流程以及岗位职责 可以利用文字 图表描述 1 总经理负责物资采购计划的审批 供应商资格评审报告的签批执行 询价比价报告的审批执行 2 各职能部门经理负责本部门物资采购计划的申报 审批 物资出库手续的签批等 3 各职能部门相关的业务人员负责物资计划的申报 物资领用手续的办理 负责向财务部提供库存材料核 算的数据报表 6 26 2采购发起和审批采购发起和审批 1 采购计划如何生成 生成的频度是多少 采购计划每月由使用部门申报 1 次 目前是手工书面申报 目标 实现电子申报 数据来源于库存物资管 理数据库 2 采购计划如何审批确认 目前是书面审批后供应部组织采购 目标 通过物资管理软件实现网络电子流程申报 审批 3 如何管理采购计划的执行情况 第 6 页 共 9 页 目前没有任何统计数据 目标 实现采购计划的申报 审批 执行情况统计的自动化 信息化 4 请介绍不同物料的请购及审批流程 材料请购流程 使用部门申请 部门经理审批 分管领导审批 供应部审核 总经理审批 供应部采购 签订采购合同 供应商送货 保管员根据送货单验收入库 设备请购流程 同上 工程物资请购流程 同上 5 请介绍紧急采购的流程 使用部门申购 总经理审批 供应部采购 补办采购计划和申报手续 6 36 3采购价格采购价格 1 采购询价的管理流程 使用部门采购计划批准后 大型设备 材料通过招投标程序进行采购 小型零配件采购由供应部通过市场调研货比三家后 选定供应商签订采购合同或协议进行采购 审计监察部进行不定期专项审计调查对采购价格进行监督 企管部利用物资管理信息化平台对供应商进行管理 收集供货信息和价格信息 进行询价比价 2 采购价格的确定标准和过程 使用部门提报采购计划 采购计划必须包括采购物资的技术标准 质量标准和技术要求 在此基础上 同等质量比价格 同等价格比信誉比服务 3 附加采购成本税收和运费的处理 采购合同或协议必须明确是否为含税价 是否送货到库 实际情况是物资全部为含税价 全部送货到库 6 46 4采购流程采购流程 1 针对各种不同类型物料 描述采购流程及价格管理 库存物料 根据审批的采购计划 向供应商发出询价函 至少三家 比质比价 招标 议标 确定供 应商 签订采购合同或协议 组织采购 厂家送货到库 验收入库 供应部办理结算手续 备品备件 办公用品 非库存采购如 购买服务 部门提出劳务申请 部门经理审批 分管领导审批 企管部审核服务价格标准 使用部门记录工作量 报批结算 2 描述企业存在的采购收货方式及使用条件 第 7 页 共 9 页 直接进仓库 1 直接进仓库 一般情况 直接到车间 2 直接到车间 急用 先到检验区 然后到仓库 直接到客户 3 采购收货的审核原则 如何保证订单 到货 检验结果 发票的一致性 4 采购退货的处理流程 5 如何进行采购定单的跟踪和结案 6 56 5供应商管理供应商管理 5 1目前管理供应商哪些信息 请提供相关报表样张 5 2 供应商的数量 如何分类 各类供应商数量 供应商如何编码 5 3 哪个部门负责维护供应商信息 6 66 6采购合同采购合同 1 在什么情况下会制定采购合同 采购合同与采购订单的关系 所有采购物资均要求签订采购合同或采购协议 采购合同包含采购物资清单 采购物资清单与采购订单一 致 2 合同对实际付款是否有控制 如何控制 有控制 付款依据就是采购合同 根据合同制定付款计划 部门负责人审批后 报资金计划会议审定批准 3 合同执行情况的跟踪应包括有哪些信息 合同金额 订货数量 到货数量 验收结果 单价 付款条件 预付款 实际支付金额 欠付金额 保质期 4 采购合同的签定流程 第 8 页 共 9 页 招标 评审 确定供应商 签订采购合同 议标 评审 确定供应商 签订采购合同 6 76 7进口管理进口管理 1 有否国外供应商 有否国外采购订单 有否外币订单 6 86 8采购物料属性采购物料属性 1 不同物料 是否有采用批准 固定 供应商制度 2 是否有明确的物料采购周期 采购周期如何确定 3 如何处理采购过程 库存过程 领用过程中 不同物料计量单位的换算 6 96 9采购成本采购成本 1 采购成本管理采用何种方法 原则 2 采购件的标准 计划 成本如何确定和不断维护 6 106 10 采购业务单据和管理报表采购业务单据和管理报表 1 采购