旅游管理系统使用手册V3.0131225

1 旅游管理系统使用手册旅游管理系统使用手册 版本 版本 V3 0131225 2013 年 12 月 25 日 2 3 第一 下载及安装第一 下载及安装 1 下载文件 在浏览器 Internet Explorer 简称 IE 或其它 地址栏录入 的下载目录 选取所需要的版本下载 如下图 说明 说明 A 程序自解压缩文件 V3 0131223 完整版 exe 前面为 V3 0120723 为版本号 此文件为完全安装 包 没有安装过或删除程序的电脑 使用前必须下载完全版 B 升级文件是为了减少下载及安装时间而设定 只包括升级所需文件 不包括基础文件等无须升 级部份 格式为 V3 0131223 升级版 exe 可以下载覆盖旧的系统 非第一次安装尽量不要使用非第一次安装尽量不要使用 完全版 完全版 直接使用文件下载 不同下载工具使用方法有区别 选下载对话框 如下图 2 安装程序 下载完毕 出现对话框 如下图 4 说明 说明 A 为程序安装根目录 如电脑有分区 并有如电脑有分区 并有 D 盘 请不要更改 盘 请不要更改 这样 以后旧载 升级包会自动覆盖旧文件 B 如没 D 盘 可手工选取自选目录 但以后下载升级包就需要选取此目录 C 单击 就会安装系统 如出现如下图的确认文件替换消息框 单击 安装后软件后 在你的电脑桌面发现快捷方式 5 第二 系统操作使用第二 系统操作使用 1 登录系统 在电脑桌面 可找到 双击此图标 出现登录窗口 录入用户名与密码 如下图 说明 A 为当前使用版本号 如当前版本不符合系统使用要求 系统会提示须要升级最新版本 如 下图 如你电脑默认网页浏览器为 IE 可以自动打开 IE 浏览器到下载窗口 直接下载更新就行 B 为下载地址 在浏览器打开此地址 可直接到上述下载页面 C D E 录入你的用户名与密码 单击 就可以使用系统 F 选择你所要连接的数据库 数据库设置 如下图 A B C 为常用服务器地址 即默认地址 D 为常用数据库 默认数据库 当需要更改数据库链接时请输入你所需要连接的服务器地址和数据库名称 并点击确定 才修改成 功 如出现下图 说明系统有新版本发布 可下载使用 但当前版本仍可使用 如不升级 在下次登录 系统时会 显示系统最新版本 直到你下载到最新版本为止 2 操作主窗口介绍 主窗口上面为业务操作菜单 点击可以入相应操作窗口 下底边的滚动条为公告栏 为各操作部门 的公告信息 如下图 6 3 更改登录密码 在系统主菜单选里面的 录入原密码及录入两次新密码在下面录入框 单击 就可更改本登录名的密码 如下图 4 更改部门信息 在系统主菜单选里面的 单击 就可更改本部门的通信方面的信息 此时 变为 红框内除操作人与时间 其余均可修改主 修改完成单击 出现 保存成功与否的提示信息 如保存成功 会更新到本部门打印行程的通信信息收 如下图 5 游客参团 7 查询 在系统主菜单选里面的可以进入前台销售界面 其中显示在窗口中间为弹出查询 窗口 提供比较全面的条件查询 如下图 查询说明 查询说明 A 日期允许直接查天数 查询内容字体为蓝色允许模糊查询 B 为了远程查询传输速度单 控制查询得到记录数 出团日期查询只允许查几天 多种条件组合可 扩大日期范围查询 如增加查询条件 线路名称关键字 操作部门等 可以扩大日期查询范围 达到半个月以上 C 收客日期小于 2000 年 1 月 1 日 不作收客日期的查询 D 项目名为绿色是查收款单 品红色是查已录游客 剩余查团队资料 E 操作部门是按照当前查询条件筛选出来的 只有符合查询条件的操作部门才会出现其下拉框 操作窗口 录入或选择查询条件后 单击可查询所需团队线路资料 如下图 查询结果会显示在游客参团界面 说明 A 左边上面框为查询得出团队线路 选择团队列表上的团号 单击团号右边会显示本部门报名的 游客与下面收款资料 B 右边已报名游客名单可看本部门已报名游客名单 除本部门 上级单位 财务部门与本团操作部 门可看到此游客名单 其它均不能查看与操作 单击选中游客 其对应的收款单也会同时选中 C 下面收款单表中 可看到本部门的收款单 本部门收款单 只有本部门与上级单位 财务部门可 8 看到 本团操作部门及其它部门均不能查看 单击选中收款单 其对应的游客也会同时选中 单击可显示团列表选中团队结算价 此时变为 单击或结 算价列表右上角的关闭按钮 可关闭报价显示 如下图 团队行程 单击 弹出行程详细 如下图 A 单击 可以直接打印行程 B 单击 可以把行程生成 word 文档 可以直接发送给客户 注 使用此功能 必须 MicroSoft Office 2000 或 2003 版 否则会出错 D 线路行程有补充协议的会出现这一项 出现补充协议的也要打印出来 让游客确认并签名 同时销售 人员也要签上自己的名字 游客参团报名 确定游客所要参团团队行程 往返日期 同行人数构成 就可为游客报名 报名前先确认本部门所剩信 9 用余额是否足够本次报名所占总结算价额度 如不足 将不完成本次报名 如下图 A 单击 弹出报名录入窗口 如下图 C 按游客类别录入人数 D 录入游客名单 名单录入要求见窗口下面蓝色字备注 E 系统自动计算出收游客金额及付操作部门结算金额 并得到销售毛利 F 录入游客的单位 此客户为开发票的顾客名称 如不录 自动填入 散客 开发票 以游客名单为 发票的顾客名称 G 单击就可完成报名操作 10 报名结果如下图 A 游客资料补充 单击 出现游客详细信息窗口 单击可更改或补充每个游客的详细 信息 此时变为 完善信息后 并 就退出游客详细信息窗口 注意 有关费用的备注不要录在游客资料上 必须录在内转结算单的销售备注 B 单击 变为 在收款单右边显示内部结转单 为报名后 该付与后台操 作部门的结算金额 C 游客与内转结算单状态与前后台确认及更改 当前台销售报名后 游客与内转结算单的状态为 销售下单 此时游客为下单状态 此状态须 后台团队操作人 OP 确认 当 OP 确认后 此时游客与内转结算单的状态变为 操作确认 正常 报名下 你只要单击内转结算单与游客将变 销售确认 这样就完成整个报名与确认 过程 当游客费用发生变化 前台销售人员可要求 OP 更改结算金额 单击 此时变为 内转结算单的销售部门备注可录入前台销售人要求内容 当单击 如 OP 已确认过的更改结算单的状态变为 销售更改 如原状态为 销售下单 则不变 当 后台 OP 更改或确认销售的更改后 前台销售人必须再次确认内转结算单 注意 结算金额销售部门不能更改 只能 OP 更改后 前台销售人确认 状态过程 状态过程 销售下单 操作确认 销售确认 如果有更改 操作更改 销售确认 操作确认 更 改 销售更改 操作确认 销售确认 所有状态最终应为销售确认 退团处理 游客与内转结算单为销售下单状态下 游客退团 可直接删除游客 此游客对应的收款单与内转结 算单会一并删除 不需要通知后台 OP 当后台 OP 确认过的游客及内转结算单就不能直接删除 如 游客全额退团时 前台销售人须先将自己收游客的收款单删除后 告知后台 OP 请其删除此游客 如有多人的收款单 删除后 可补其他人的收款单 如果收款已收款或开发票 只能作游客退团处 理 由后台 OP 操作 修改收款单 当游客应收款金额或未开发票单位变动时 可以修改收款单 如下图 11 A 选中要操作的收款单 单击 如收款单已收款或开发票 那么收款是不能修 改的 B 弹出应收款明细窗口 更改后 单击 注 应收 实收 金额 应收 实收 单价 数量 更改单价会刷新金额 更改金额会刷新单价 请保持应收与实收一致 如为包团 游客与收款单不对应 则可更改数量 补收款单 如下图 A 如游客须加行收费等补收款 可选中要补收款单的游客 按或可多选游客 单击 B 弹出应收款详细的窗口 与修改收款单一样 输入客户单位 方式 币种 应收单价与实 收单价等信息 单击就完成补单 退出后 在前台销售主界面将显示补收的 收款单 注 不需要或错误的收款单可删除 已开发票已报帐的收款单不能删除与修改 包团 包团与散客有很大不同 其特点有 A 包团只发布给一个销售部门 在 前台销售 中 只有发布的销售部门才能查询到 其它销售部门均不能查到 B 包团时按钮变为 只需录必要的名单 可录可不录 C 人数计算以团队计划 实收 人数 与名单无关 D 包团游客不与内转结算单 收款单对应 12 E 包团的内转结算单金额由操作部门 OP 确认后录入 非报名生成 F 销售向游客收款及开发票 必须自已补收款单 收款金额由销售人员定 查询出包团团号 如下图 A 单击 可录游客名单 录完单击 可以继续下个游客名单 或结束录名单 B 单击 显示后台 OP 录入的结算单 状态为 操作更改 如确认结算币种 金额正确 单击 否则 单击 在销售部门备注录入你的要求 等后台 OP 更改或确认 最后需要销售 C 收款时 须补收款单 单击 具体操作见前面补收款单 注 包团补收款单 可更改数量 散客对应名单数量就不能更改数量 补完收款单 可直接开 发票或核已开的发票 见下面开发票 行程等签认 注 行程等签认需要销售人员已经向游客提供行程 温馨提示 健康告知书 补充协议并且游 客已经确认签名 方可确定 若没有签认 则内部结转单无法确认 A 散客报名 要在 已报名游客名单 选中每个客人单独确认 B 包团团队 则选择 团队列表 的所要确认的团队 确认即可 团队成本 13 销售部门单项可以自己录入团队成本 如下图 选择你需要的单项服务 如下图 录入成本信息 标头指示处为必录 其中供应商全称 付款方式 币种 单价与金额要求准确 录完后 单击退出成本编辑窗 在 前台销售 的团队成本列表中 有刚录入的成本单 如下图 14 A 选中成本单 单击 会弹出 团队成本 编辑窗口 B 在 团队成本 编辑窗口 单击 可以修改成本 此时按钮变成 修改 完 单击与退出成本编辑窗 C 不需要或错误的成本可删除 注 已报帐的成本单不能删除与修改 有预付借款的 要先在借款界面删除借款 退回销售主 界面后才能删除与修改成本 借款已财务借出 则需要财务出纳退借款才能删除 删除顺序 先删成本 再删游客 然后删除应收款单 最后删除单项 录完成本 可通过指定手续向财务申请支付 注 团号生成规则如下 一般团如 231PMR13090301 其中 231 表示部门 PMR 表示线路代码 13 表示年 0903 表示 9 月 3 日 01 表示当天生成的第一个团 后面依次类推 包团的线路代码 是 BBB 其余跟一般团一样 单项的如 129130902001 其中 129 表示部门 130902 表示 13 年 9 月 2 日 001 表示当天生成的第一个团 第二团用 002 表示 依次类推 注意单项的比其他团 最后面多一位 预付借款 选成本单 同供应商 同一付款方式 可以一起借款 如下图 15 A 单击 弹出借款窗口 系统自动把成本单的供应商 付款方式 可更改 金额 等自动录入 如付款方式为汇款 必须录入开户银行及帐号 B 单击 保存后按钮变为 表示保存成功 C 单击 弹出借款打印窗口 单击 就可打印借款 如下图 生成过借款的成本单 会在成本单显示借款号 以表示此成本已生成借款 前面会显示 借 如需要删除借款单 可以单击 在借款窗口单击就可以 如下图 注 是未打印的借款才能删除 如已打印过的借款 需要向财务经理申请删除 16 6 开发票 注 开发票必须凭收款单 否则不能开票 开发票有两种方式 一 从前台销售界面选已收款 单击 就会跳转到界面 如下图 原选 中的收款单会被带到开发票界面上 这样可以直接开发票 如下下图 二 从系统菜单 选进入发票操作界面 如下图 17 添加要开票收款单 没有包团团号与不从销售界面选收款单带收款单到发票操作主界面 要开发票必须添加要开票 收款单 如下图 A 单击 进入小窗口 B 录入查询条件 可以为应收款号 如 Y3201208010306 或团号 如 139YPZ1271001 单击 将查出你所要开发票的收款单 C 选择要开发票收款单 单击 将关闭此小窗口 并把选中收款单添加到发 票操作中的收款单列表 如下图 选中收款单 就可以开发票 注 可以多次查询 添加不同团号等其它未开票收款单 18 发票分类 发票分千位 万位及机票等专用发票 其中千位发票 要求开出最大金额不能达到或超过 1 万 万位发票要求开出金额须介于 1 万 含 1 万 与 10 万 不含 10 万 之间 机票为专用 发票 目前未被销售部门使用 生成发票操作 选中要开发票的收款单 按要开发票金额与库存 选择或 如开万位发票而库存没有 可使用多张千位发票代替 如下图 A 按领用的发票拿出要开的发票 按纸上发票号码选择系统相应发票号 一定要保持一 致 否则发票会作废 B 确认开票顾客名称是否正确 可修改 C 如果没有以收款单开发票 可以录入包团团号 注 只有包团才能以团号开发票 其它必须以收款单开发票 不要录团号 D 可以更改项目内容 内容必须符合财务制度要求 数量与单价 E 可以增加或删除项目明细列表 注 更改单价 数量与增加项目 总共开出金额会改变 必须确认其金额不大于发票位数 与收款单提供金额 F 完成以上操作 单击 完成生成发票步骤 单击或 离开 此窗口 注 收款金额必须大于或等于开票金额 之间余额可以新开发票 直至余额用完 19 开单位发票系统自动把收款单的应收单位名称修改与发票单位名称一致 个人则不更改 每一发票批号对应只能某一单位 不允许两单位使用一发票批号开发票 某一单位则允许 多个个人使用一发票批号开发票 修改与删除发票 未打印过的发票 可以修改或删除 单击就可删除发票 删除后的发票号自动 回到生成发票时 选择使用发票号 可以重新使用 如果生成发票后 因发票内容需要更改 可以修改发票 如下图 A 单击 弹出开发票窗口 不包括选发票号 B 单击 此时此按钮变为 发票内容变为可编辑状态 与开发票时同样操 作 修改需更改的内容 后单击 注 如已打印过的发票 不能修改 只能作废及重新补开 见作废发票处理 发票套打页面设置 注 每种发票 在每台电脑首次打印设一次 以后电脑会记录原来设置 如果系统重装 就需 要重设 A 单击 如下图 B 在弹出对话框 选择需要设置的发票类型 选择后会弹出打印预览界面 如下图 20 A 单击 弹出 页面设置 小窗口 B 调整页边距 上 T 位置 先使用空白 A4 纸 测试打印 套对发票纸张 如偏上 加 大上 T 的数值 偏下 则减小上 T 的数值 偏左右 可调整打印机进纸位的左档板 直至 位置合适为止 C 打印发票 单击 可以选择打印机 如下图 打印发票 生成发票时 单击 或在 发票操作 界面 选 均弹出发票打印 预览窗口 打印方法与测试打印相同 打印过的发票将在发票列表中的对应发票有已打印标志 不能再次打印 如因打印机或电 脑出问题造成发票不能正常打出 可单击 可以重打 如下图 21 作废发票处理 打错发票或已打印发票内容不符要求或严重偏位 或游客退团时退回发票 须作废发 票 作废发票过的使用收款金额将会退回 可以补打发票或删除收款单 如下图 作废过的发票 在列表中其字体颜色变为红色 按钮变为 操作错误码 可以取消作废 作废后对应开出金额退回未开票金额 可补打新发票 方法与开发票相同 如下图 22 当应收款是个人 开票单位是具体单位时 作废发票后要还原应收单位 如下图 发票核收款单 没使用收款单开过的发票 如包团等 必须进行发票核收款单操作 如下图 23 A 录入发票号 单击 查出要核的发票 B 单击 弹出 开票添加收款单 窗口 C 在 开票添加收款单 窗口录入收款单号或团号等 单击 D 在查询下面收款单列表 选中要核的收款单 单击 关闭此窗口 原 发票操作 窗口有已添加的收款单 如下图 24 选中要核的收款单与发票 单击 如果核成功 选中的发票与收款单 会在发票批号 填入对应的相同发票批号 注 要核的收款单金额必须大于或等于发票开出金额 否则不能核成功 允许多发票 核多收款单 以团队返回日期 2012 年 8 月 1 日开始 所有发票必须收款单 作废票除外 才能到 财务核销发票 a 销售收入报帐 从主菜单的 结算中心 选 如下图 查询 单击 弹出查询小窗口 可按照要求组合查询 可查询得出结果 如下图 25 左边为未结算收款列表 右边上面为已结算汇总批号 下面为收款列表 红色字体为未收款 蓝色为已收款 收款单对应存款确认 收款操作 选中要收款批号 单击 弹出 收款选择 窗口 如下图 确认应收款号 单击 弹出 添加存款 窗口 如下图 26 单击 可得查询结果如下 27 选中使用的存款收入 单击 系统在占用其使用金额 注 存款收入必须大于或等于此汇总收款单金额 如存款超过收款单金额 系统会自动拆分存款单 为两条 新单在原单的编号加 1 2 占用金额为新单 原单为余额 可用于其他收款使用 收款后 汇总与明细单会从红色转为蓝色 原变为 并在收款人与时间有相应资 料 如下图 如须取消收款 单击 弹出存款界面 单击 就可取消收款 如下图 28 注 原收款拆分的存款 不会因取消收款而重新合并 当应收款是个人 存款单位是具体单位时 应