关于行政管理规章制度

关于行政管理规章制度关于行政管理规章制度 1 总则总则 为加强企业行政后勤管理 完善各项行政管理工作 提高工作效率 降低行政成 本 制定本制度 本规章制度实施范围 公司各部门 分公司 办事处 2 会议管理制度会议管理制度 1 会议的召开本着精简 高效 注重效果的原则进行 人力行政中心或财务中 心计算会议成本 2 会议及会议场所的组织及主管部门 公司总经办或人力行政中心 公司级会 议 专题会议由总经办负责下发通知 部门工作会议由召集部门负责人下发通知 3 会议通知包括 会议的名称 议题 时间 地点 与会人员需携带的资料以及 通知的方法和途径 4 会议召开时间和地点如有变动 负责通知的部门应提前一天告知与会人员 5 会议准备包括 议题议程 主持人 记录人 议题内容 与会人员需要准备的 材料 对会议进程的预测和对会议的调控 6 会议场所的提前布置 保持整洁 所需仪器设备提前到位并调试正常 会议组 织部门事先安排好与会人员座次 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布 与会人员应严格遵守 7 会议主持人要及时做出结论 及时制止干扰会议的任何情况 确保会议议程 的顺利进行 与会人员均应保持良好的会风 注意言谈举止 发言力求简短 切题 8 会议记录员要在会议进行期间认真做好会议记录 对结论性发言做重点记录 会议结束后 24 小时内整理好原始记录 形成会议纪要 交主持人签发 会议纪要由 记录人送达抄送人员 9 记录员负责签到 与会人员不得无故迟到 早退或缺席 如有特殊情况不能 按时到会 应一切以书面形式请假 紧急情况可事先向主持人口头请假 事后不许补 办请假手续 中途不得退席 特殊情况需经主持人同意后方可离席 10 会议期间与会人员必须关闭通讯工具或将通讯工具的响铃调到无声状态 认 真听取会议内容并做好记录 并保持会场整洁 不准随地吐痰 扔纸屑 会议结束后 将座椅归位 11 与会人员不可无故打断他人的发言 不可对发言者吹毛求疵 与会人员及记 录员对会议内容负责有保密义务 涉及到秘密事项的会议纪要 记录员应在指定场所 整理 并严格按照主持人签发的抄送人员发送 12 违反会议保密规定者 按公司相关制度处罚 3 物资管理制度物资管理制度 1 物资的采购及发放必须遵从 保证供应 方便工作 节省开支 的原则 采 购要从实际需要出发 严格按预算执行 员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护 杜 绝破坏和浪费 谁丢失 谁损坏 谁负责赔偿 该管理制度盈利审核监督部门 财务 中心 人力行政中心 2 办公物资是指文具 纸张等文案用品 办公桌椅 档案柜等家具器具 电话 机 传真机 计算机 打印机等办公设备 电视 冰箱 电扇 空调等家电设备 3 物资的采购及发放实行人力行政中心集中管理的方法 申领或申购根据公司 领导签字 人力行政中心采购人员负责采购并发放 总的原则 厉行节约 控制成本 减少浪费 4 便用笺 报表 回形针 大头针 圆珠笔芯 碳水笔芯 小刀 橡皮 订书 钉 胶水等办公文具原则上按实际需要发放或购买 电话机 技术器 订书机 文件 夹 文件柜等所需器具按部门的实际需要 由人力行政中心统一把关 特殊需要需总 经理批准 5 人力行政中心相关人员必须做好办公物资发放或物资购买的审核查实工作 以免造成重复或不合理的发放或购买 6 凡属人为原因致使办公用具 器具 设备损坏的 由负责人赔偿全部修理费 造成报废或丢失的 由负责人赔偿原值的 70 100 小件办公用品如计算机器 圆 珠笔等损坏的全部自行赔偿 造成报废或丢失的 视情况由负责人赔偿原值的 70 100 7 人为原因致使办公用具 器具 设备损坏的 责任人不明晰 则由该部门负 责人和保管人各承担赔偿额的 50 对有意破坏者 全额赔偿 4 固定资产管理制度固定资产管理制度 1 公司人力行政中心负责管理公司的固定资产 本章所指固定资产是指办公桌 椅 档案柜等家具用具 计算机 含笔记本电脑 电话机 传真机 打印机等办公 设备 电视 冰箱 电风扇 空调等家电设备 2 固定资产采取统一购买 领用签字 使用部门或个人责任明确制度 领用时 需向人力行政中心办理固定资产领用手续并登记签字 采购时必须经公司领导审批 由人力行政中心统一采购 各分公司 办事处原则上均无权采购相关固定资产 3 固定资产领用后应由使用人及部门妥善保管 包括包装物 在正常损耗情况 下可报请维修 或以旧换新 4 所有固定资产只能在工作范围内使用 特别是计算机 不得擅自装载 使用 游戏等与工作无关的软件 5 已无用途的废旧固定资产 不得任意搁置 应立即填写申请报废单并经批准 后 方可予以报废 6 固定资产登记人有权随时对使用中的固定资产进行核查其实际使用情况 员 工调职或离职时 应将其保管或使用的固定资产移交清楚 如有缺失 则视情况予以 赔偿 7 保管固定资产人员在交接时 应将其保管的固定资产交接清楚 并由接交人 员另行办理固定资产责任签字手续 明确保管责任 8 保管人员对使用中的固定资产应尽保管之责 不得私自移拨 挪用 否则每 发现一次 给予罚款 50 100 元 9 固定资产不得随意带出办公区 若因工作需要临时借出 需向人力行政中心 办理借出手续 由公司领导批准 用完务必立即归还 未经批准并办理手续而任意挪 用者 则每发现一次 给予挪用人罚款 100 200 元不等 设备损坏者照价赔偿 10 凡属人为原因致使办公用具 器具 设备损坏的 由责任人赔偿全部修理费 造成报废或丢失的 由责任人赔偿原值的 70 100 如责任不明确 属非正常使用 导致损坏的 则由该部门负责人和保管人各承担赔偿额的 50 对有意破坏者 按按 公司各项规章制度的有关规定执行 11 各部门保管使用的固定资产 原则上人力行政中心每月盘点一次 并造册登 记 12 人力行政中心根据各部门的月盘存表 每季度进行一次大盘点 并依财务要 求建卡立账 以明确固定资产的现行使用情况 5 印章管理制度印章管理制度 1 印章包括 公章 法人章 合同章 财务专用章 业务专用章 2 除财务专用章外所有印章均由总经办负责刻制 登记 统一造册 编号等管 理工作 3 公司所有印章的签发权在公司的总经理 公章 合同专用章 业务专用章等 公司印章均由总经办保管 4 公司任何人用印章原则上均须办理登记 用印必须慎重 不能盖的原则上不 盖 避免出现不必要的麻烦 规范风险 5 印章原则上不准离开公司 特殊情况须由使用人填写 用印报告 并说明原 由 经公司总经理批准 并做好登记备查后 方可携带外出 用完后应立即收回印章 6 文件需用印时 应先在 用印登记本 上登记 经部门负责人批准后 连同 经审核的文件文稿交总经办负责人审核 等批准后再用印 7 所有对外合同用印均需经过总经办批准后方可使用 8 监印人对未经签发的文件 不得擅自用印 如违反 所造成的一切后果由监 印人自行负责 9 印章不慎遗失时除立即向主管机关备案外 还应及时依法公告作废 重新刻 制 印监遗失涉及到经济责任的由责任人处理 造成损失的赔偿损失 印章使用登记表印章使用登记表 6 电话使用管理制度电话使用管理制度 1 各部门的电话 部门保管好 要保证线路畅通 发现问题应及时反映 及时 处理 禁止电话影响工作 电话主要是方便与外界沟通 开展业务之用 任何员工不 得在公司内部拨打私人电话 声讯台 信息台 禁止利用电话闲聊 2 员工使用电话 用语应尽量简洁 明了 长话短说 以减少通话时间 提高 工作效率 3 本部门人员接到外部门人员电话时 需及时通知相关人员接听 相关人员不 在时 应做好记录并交相关部门处理 4 对于自己不知道的或不确定的事情 不许谨慎处理 不得泄漏公司机密 5 全体员工应主动 积极接听电话 接听电话时应使用礼貌用语 例如 您好 请稍等 再见等 其他内容视实际情况回答 总的要求是务必规范 礼貌 6 接听电话的标准用于为 您好 和富金融 再询问什么业务 七 传真机使用注意事项七 传真机使用注意事项 1 传真文件必须严谨 符合规范 所传文件必须与工作有关并经部门负责人同 日期使用 内容 印章 种类 使用 人签 名 部门 批准 领导 批准 备注 意 2 传真文件公司指派专人负责 使用传真机后 原则上应在登记本上登记 传 真文件应存档备查 3 前台人员负责传递传真来件 一来有件应根据收件人立即送交收件部门或收 件人 4 禁止私人在传真机传真文件 一经发现 每次罚款 50 元 次 5 传真机出现故障 应由保管人及时通知进行维修 不得擅自修理 八 复印机使用注意事项八 复印机使用注意事项 1 所复印文件必须与工作有关 禁止复印私人文件 2 复印前必须除掉所有订书钉 回形针 别针等金属件 同时应保证纸张平整 如复印量大 应分次复印 以免机器发热出现故障 3 出现卡纸现象时 不可拽拉 必要时请技术人员处理 4 复印效果不好时原则上不许再行复印 应通知行政人员排除故障 5 发现机器故障 应及时通知行政人员进行维修 不得擅自修理 9 车辆管理制度车辆管理制度 1 目的目的 为加强公司的车辆及驾驶员的管理 保证工作用车 确保安全形成和车辆安全 制定本规定 2 适用范围适用范围 公司所有车辆及全体驾驶人员 3 车辆配备车辆配备 需要配备车辆的各部门 事业部和分公司 应书面提出 车辆配备申请单 报人 力行政中心 人力行政中心提出意见 报总经办批准后 由人力行政中心负责配车 车辆配备申请单 一式二份 人力行政中心 总经办各一份 4 车辆使用车辆使用 车辆管理实行责任制 即每辆车辆均必须由责任人 监督人 监督人和车辆管理 人为人力行政中心 责任人为车辆使用人 车辆责任人变更时 责任人应于第一时间 办理 车辆交接手续表 并及时汇总至车辆管理人 原则上公司两年以上驾龄的工作 人员才允许驾驶车辆 驾驶人员不得超速行驶 否则造成的后果自负 车辆管理人对车辆的车况 保养 检验等负责 负责对车辆进行定期保养维修 前往指定监理所受检 如车辆逾期未检导致的罚款由管理人负责 车辆使用人在申请使用车辆时需先检查车况 保养 检验 如车辆在使用中发现 未年检事宜导致的罚款由责任人 车辆管理人各半承担 车辆责任人员离职或调动时 必须对所使用车辆的状况进行交接或归还 以明确 责任 车辆使用人员因违章罚款 由用车的工作人员承担 因用车不当 造成损失 5000 元以下的 须承担该时间损失的 15 造成损失 5000 元以上的须承担该时间损失的 20 5 车辆调度车辆调度 由人力行政中心负责公司所有车辆的使用和管理 用车部门或人员需使用公司车 辆时 由人力行政中心负责统一调度安排 用车人在用车之前向车辆管理人进行通知 并必须在人力行政中心进行登记填写 车辆使用登记表 否则人力行政中心有权拒 借 用车人在用车前核对该车的起始公里数 使用完毕后再统计截止公里数 并在交 车辆钥匙时报人力行政中心车辆管理人以及填写 车辆使用登记表 对于起止地与 实际行驶公里数严重不符的将报总经办 视严重性用车人每次应罚款 50 500 元活动 经费 公司所有车辆必须配一份 车辆行驶记录表 由用车人即时填写 车辆管理人 负责监督 对不按该条规定执行的 用车人每人每次应罚款 50 元活动经费 6 日常停放日常停放 车辆使用人一律不得将公司车辆带回家 如因工作需要 须带车在公司以外过夜 的应在领车时说明 否则不得带车在外过夜 对不按该规定而带车在外过夜的 当事 人每人每次罚款 200 元活动经费 节假日期间 公司的所有车辆 都必须停放在指定地点 否则除费用自理外 每 人每次罚款 500 活动经费 7 车辆加油车辆加油 公司车辆加油统一使用指定车牌油卡 特殊情况 由车辆使用人根据使用需要 到正规加油站加油并取得加油税票 税票是报销的直接依据 8 车辆维修车辆维修 车辆维修时 车辆使用人应事先进行检查 确定维修项目 填写 车辆送修单 报经车辆管理人核准后 方可送修 外地人员应先告知车辆管理人 经核实后送修 车辆管理人负责监督维修 如实际维修项目与 车辆送修单 中原定的项目不符 应核实 维修结束后 车辆使用人须在 车辆送修单 上签字验收 车辆维修时 应 让维修厂提供增值税发票 车辆维修费用必须报综合管理部核准 一次性维修费用在 1000 元以上的或改变 和增加功能性配置 必须事先报人力行政中心核准 违规不报的 维修费用由责任人 自理 9 车辆费用车辆费用 所有车辆费用必须在总部报销 各分公司不得擅自列支 车辆费用按每辆车归集核算 车辆费用每月报销一次 每月报销必须附 车辆行 驶记录表 和相应发票同步报销 否则公司拒绝报销 过路过桥费 车辆燃油费由车辆管理人审核 保险费 车船税 年检费由人力行 政中心审核 所有公司车辆的保险费 车船税 年检费等固定费用由人力行政中心统一办理 报销时必须列明细清单报公司领导审批 10 车辆档案车辆档案 人力行政中心对每辆车都必须简历档案 记录年审 每月行驶公里 使用人员更 换情况 维修项目 维修金额 保险费 年检费等 所有车辆除行车执照 保险卡 附加购置完税证明由驾驶员携带外 其余资料均 由人力行政中心同一保管 车辆管理人汇总公司所有车辆 登记 车辆汇总表 11 车辆调换车辆调换 需要调换车辆的使用人应先办理车辆归还手续 再办理借用新车辆的手续 车辆调换遵守以下原则 车辆可正常使用的不予以调换 调换的车辆回总部后 其使用过程产生的维修至正常使用的费用由原使用人承担 处理 如因外出工作原因需人力行政中心配合处理应事先说明 12 车辆出借车辆出借 车辆因私出借由人力行政中心统一负责 不得私自出借车辆 未经批准私自出借车辆 一经发现应罚款活动经费 200 元 次 在车辆外借过程中如发送车辆损坏 损失由借用人和肇事者承担 13 事故处理事故处理 车辆发生事故 不论事故大小 后 驾驶员应立即通知部门负责人 公司人力行 政中心以及保险公司 严谨隐瞒不报 特别是不向保险公司报案索赔 一经发现 造 成得损失由责任人承担 有关部门接到事故报告 须酌情派人前往协助处理并上报公司分管领导 事故处 理完毕后 人力行政中心应将处理结果以书面形式存档并及时与保险部门联系索赔事 宜 交通事故分类及对驾驶员的活动经费缴交 交通事故分类及对驾驶员的活动经费罚款表交通事故分类及对驾驶员的活动经费罚款表 事故类型 活动经费 事故责任 轻微事故 损失在 5000 元 含 5000 元 以下 一般事故 损 失在 5000 30000 含 30000 元 重大事故 损 失 30000 60000 含 60000 元 元 特大事故 损 失在 60000 元 以上 同等责任 100 元损失金额 3 损失金额 5 损失金额 7 主要责任 150 元损失金额 5 损失金额 7 损失金额 10 对发生特重大事故且承担全部责任的驾驶员 公司除按上述规定要求罚款活动经 费外 将根据事故责任大小给予处理 交通违章扣车两天以上者当事人每天罚款活动经费 50 元 因保管不善或交接不 清 致使车辆行