Microsoft Project 2003项目管理与应用第3章_创建项目计划

苏州大学葛娟制作 1 第3章创建项目计划 3 1项目计划与范围管理3 2MicrosoftProject制定项目计划的流程3 3定义项目的基本信息3 4创建项目任务分解结构 WBS 3 5建立任务的链接关系3 6完善项目计划3 7专题讨论3 8综合案例 创建一份项目计划 苏州大学葛娟制作 2 第3章创建项目计划 创建项目计划是项目管理的第一步 几乎项目管理的所有环节 内容都与项目计划密切相关在MicrosoftProject的帮助下 管理者创建项目计划的工作将会变得更加得心应手本章是MicrosoftProject管理项目的重点 也是它功能中最为精彩的一部分 苏州大学葛娟制作 3 3 1项目计划与范围管理 项目管理者可能会有过这种经历 一个项目做了很久 却感觉总也做不完 就像一个 无底洞 实际上 这主要是项目的 范围管理 没有到位 项目的范围管理主要在项目计划中体现出来 在制定和执行项目计划时又必须以范围管理为指导 因此在使用MicrosoftProject编制项目计划之前 必须先对范围管理有初步了解 苏州大学葛娟制作 4 3 1 1关于 范围 在项目中 我们必须知道客户需要什么 项目最终要做什么 这是项目成功的基础 这就是所谓的 范围 通常先确定产品的范围 再确定项目的范围 范围管理要防止两方面失误 该做的工作没有完成 或者没有按照预定的要求完成 可以概括为 漏做 和 少做 其中也应包含 错做 的情况 不该做的工作进入了项目范畴 可以概括为 多做 苏州大学葛娟制作 5 3 1 2范围管理的过程 与项目管理过程相对应 范围管理包括如下几个过程 启动 范围计划 范围分解定义 范围核实与范围变更控制 如下图 苏州大学葛娟制作 6 苏州大学葛娟制作 7 3 1 2范围管理的过程 1 启动项目的启动阶段是项目管理的第一个过程 主要回答下面两个根本问题 项目要做什么 项目是否值得去做 以下是启动过程中较为关键的几个环节 确定详细的项目需求 首先要确定最终产品或服务的具体特征 即产品描述 再确定项目的需求 通常产品需求与项目需求是基本一致的 苏州大学葛娟制作 8 3 1 2范围管理的过程 2 项目章程 启动阶段的主要输出 项目章程要从总体上对项目的目标 范围做出界定 后续的项目计划都是根据项目章程确定的 项目章程应包含如下几个部分 项目的背景说明 包括机会与机遇的说明 项目目标 产品 服务描述 商业需求 为什么要做这个项目 项目可用的资源 苏州大学葛娟制作 9 3 1 2范围管理的过程 3 项目约束与条件 例如 工期限制 预算要求 资源的限制 产品必须满足的技术标准等 4 项目团队 包括项目经理和项目成员 苏州大学葛娟制作 10 3 1 2范围管理的过程 2 范围计划编制范围计划就是将项目范围 即项目工作内容 渐进明确和归档的过程 这一过程需要参考很多信息 比如产品描述 项目章程 项目合同等 通常业主和项目管理者已经对项目范围有了初步的约定 然后再在此基础上进一步深入和细化 输出范围管理计划 范围说明 如下图 苏州大学葛娟制作 11 3 1 2范围管理的过程 2 范围计划本阶段的输出包含如下内容 范围说明 当项目干系人对项目范围达成共识时 将它编制成范围说明 作为未来决策的基础 范围说明中至少要说明项目论证 项目产品 项目可交付成果和项目目标 项目可交付成果一般要列一个子产品概括表 例如一个软件开发项目的可交付成果可能包括 程序代码 工作手册 人机交互学习程序等 范围管理计划 描述项目范围如何管理 它应包括项目范围变化的预期 比如范围可能如何变化 变化频率如何 变化了多少 如何确定范围发生了变化 变化的种类等 苏州大学葛娟制作 12 3 1 2范围管理的过程 3 范围分解定义由于项目往往是一个复杂的过程 只有范围说明和范围管理计划还离项目实施有一定距离 需要采取分解任务的手段把项目任务分成更容易管理的单元 最终得出项目的工作分解结构 WorkBreakdownStructure 简称WBS WBS对项目成功十分关键 是指导项目实践的重要依据 编制项目的WBS通常有3种方法 按照项目生命周期分解 按照产品功能分解和按照组织职能分解 苏州大学葛娟制作 13 3 1 2范围管理的过程 例3 2 软件开发项目的WBS 按照项目生命周期分解 软件工程学认为软件具有明确的生命周期 软件要按照一定程序开发 分别是 需求分析 系统分析与设计 编码与实现 软件测试和使用维护共5个阶段 如图3 4为一个典型的软件开发项目的WBS 苏州大学葛娟制作 14 3 1 2范围管理的过程 例3 3 研制汽车项目的WBS 按照产品功能分解 根据产品的功能将项目的内容由粗到细逐步分解 细化 形成WBS 在研制汽车的项目中 将最终产品 汽车从功能上划分成几组大的部件 最后再集成起来 这样原来一个大而复杂的问题就划分成若干个小问题 然后针对每个部件 分别提出解决方案 可能是多个方案 从中选择一个 最好再将所有部件集成到一起 苏州大学葛娟制作 15 例3 4 商业住宅开发项目的WBS 按照组织职能分解 根据公司内部的职能部门 有时也会根据地域 将项目任务逐步分解细化 形成WBS 住宅项目是多工种协作的系统工程 要涉及到房屋设计 土建 设备 材料供应等多方单位 虽然每一方都有必要组织项目管理 但作为项目的发起人和投资者 开发商的项目管理才是整个项目管理的核心 它必须协调所有部门和单位的行动 保证各方始终朝着既定的项目目标前进而不能偏离 苏州大学葛娟制作 16 4 范围核实范围核实是取得项目干系人 客户 投资人 公司领导等 对项目范围正式认可的过程 范围核实过程要求项目组成员核查项目范围 可交付成果 其他干系人 如客户 核查最终产品 确保提交的项目成果正确无误且令人满意 核查的重点是对工作结果是否认可 如果项目提前终止 则范围核实过程还应确认与记载项目已经完成的水平与程度 苏州大学葛娟制作 17 5 范围变更在制定项目计划时 管理者对项目的外部环境有一个预期或估计 但在项目实施过程中 环境总是不断变化的 所以 即使一个项目的计划制订的再完善 也难免会遇到意想不到的情况 例如 客户需求的变化 可用资源的减少 资源市场价格的变化等等 范围变更在项目实施过程中是在所难免的 项目管理者必须通过有效的监督和分析预测及时发现变更 并提出解决方案 范围变更会使项目风险增加 所以在项目管理体系中 必须包含一套严格 高效的变更管理程序 这对项目的成功与否至关重要 苏州大学葛娟制作 18 苏州大学葛娟制作 19 3 2MicrosoftProject制定项目计划的流程 3 2 1流程概述MicrosoftProject的向导功能提供了非常详细 系统的管理流程 供用户参考 制定项目计划主要和项目向导中的 任务向导 相关 单击向导工具栏的任务按钮 出现任务向导窗口 其中列出了制定项目计划的详细步骤作者对这些步骤进行整合 列出了制定项目计划的流程图 帮助读者理解这一过程 苏州大学葛娟制作 20 Project制定项目计划的流程 苏州大学葛娟制作 21 1 定义项目制定项目计划的第一步工作不应是录入任务 而是定义项目 首先 定义项目的基本信息 包括项目预计开始日期 项目组协作方式及其它附加信息 其次 定义项目的常规工作时间 就是明确哪些是工作时间 哪些是休息时间 用户可以选择一个模板日历作为项目的常规工作时间 也可以根据实际情况自定义工作时间 另外还包括设置节假日和倒休 定义时间单位换算关系 然后 定义项目的其它基本信息 例如 项目日程的排定方式 工作日程是从前往后排 还是从后往前倒推 任务优先级设定等 以上定义的是项目最基本的信息 对后续工作影响重大 改变了这些内容 会对项目任务和执行产生根本性的影响 所以必须在项目一开始就确定下来 苏州大学葛娟制作 22 2 创建WBS 任务分解结构 定义好项目的基本信息后 可以开始创建项目的WBS 规划WBS要遵循由粗到精的原逐步进行 第1步 列出项目各阶段的主要任务 再将粗线条的阶段任务细化为详细的分解任务 如果有必要 还可对详细任务继续分解 直至满足实际需求 分解WBS可以参照3 1 2节的思路进行 当然 创建WBS不是一次便能成功的 往往需要反复修改和不断完善 这步完成后 得到的是一个包含所有项目任务的任务列表 但此时所有任务不分级别 也没有先后次序和依赖关系 第2步 将任务按照阶段 设定好从属关系和任务级别 形成一个分阶段和级别 有层次的任务列表 第3步 设置任务的链接关系 苏州大学葛娟制作 23 3 完善项目计划初步的项目计划往往还需要润色和完善 例如 部分任务包含附加的说明信息或者相关的重要文档 能否将这些信息整合到项目计划中有序管理呢 有些任务具有期限的限制 如何在项目计划中体现出来呢 另外 还需对项目风险作出预测 把风险信息整合到计划中 以便日后进行风险管理 经过修改和润色 项目计划确定以后 应该保存为比较基准 因为这份项目计划就是以后项目实施的蓝图 以后还要将实施状况记录到计划中来 并经常对比计划和实际的差异 发现实施过程中的问题 苏州大学葛娟制作 24 4 发布项目计划项目计划一旦确定之后 就应以合适的渠道发布给项目干系人 如项目团队 客户 公司领导等 发布的形式多种多样 可以通过可以电子邮件 计划文档形式发布 也可发布到MicrosoftProjectServer上 苏州大学葛娟制作 25 3 3定义项目的基本信息 3 3 1定义项目保证 任务向导 窗口处于打开状态 单击第一条超链接 定义项目 进入 定义项目 向导 该向导共分3步 主要内容是定义项目的开始时间和设置项目协作方式 在向导窗口的底部 显示有向导共有几步 当前处于第几步的提示信息 还有前往下一步和退往前一步的超链接 在向导窗口的主体部分 除了有帮助客户完成本步操作的输入框和选择框外 还有关于操作的提示信息 第1步 定义项目的估计开始日期 输入框内默认显示的是系统的当前日期 用户可以点击右侧的向下三角按钮 选择需要的项目开始日期 苏州大学葛娟制作 26 3 3 1定义项目 第2步 定义项目工作组 用户选择当前项目文件是否要使用ProjectServer和ProjectWebAccess 如果选择 是 用户就能够在ProjectServer上发布 查看 更新项目信息 便于项目成员和其他干系人进行协作 如果选择 否 则意味着用户暂时不与ProjectServer相连 如果用户以后需要使用ProjectServer 可以在 跟踪向导 的 准备跟踪项目进度 中设置 选择 是 与 否 要考虑如下因素 首先 是否存在已经搭建好的ProjectServer 包括硬件环境 服务器 局域网 和软件环境 服务器上要安装好ProjectServer 并做好相应配置 其次 还要考虑项目是否有必要使用ProjectServer 例如有的小型项目管理人员很少 只有项目经理制定 修改 更新项目计划 其它人只要查看项目计划 这时就没有必要设置ProjectServer 另外 项目组成员的协作方式并非只有ProjectServer一条 我们还可以选择其它途径 例如电子邮件 项目文件拷贝等 苏州大学葛娟制作 27 3 3 1定义项目 由于我们刚接触Project不久 暂时先不考虑与ProjectServer的连接 关于与ProjectServer的配置 使用 将会在第10章中详细讨论 单击窗口底部的 保存并前往第3步 第3步 输入附加信息 如图3 14 这一步没有什么实质性的操作 用户可以直接单击窗口底部的 保存并完成 完成项目定义 该向导自动关闭 回到图3 9的任务向导窗口 苏州大学葛娟制作 28 3 3 2定义常规工作时间 完成了 任务向导 的第一项工作 定义项目 之后 按照任务向导的安排 接下来就该 定义常规工作时间 了 参照图3 9 单击向导窗口中这项任务 进入 定义常规工作时间 向导 如下图 该向导共分5步 它的功能是帮助用户完成项目工作日历的设置 例如 有些单位遵循周一至周五上班 周六周日休息的制度 也有的单位是每周工作5天半 此外各个单位和项目中关于节假日 倒休的规定都不一样 所以要为项目量身定做一套工作日历 苏州大学葛娟制作 29 3 3 2定义常规工作时间 第1步 定义项目的常规工作时间 为你的任务选择一个日历模板 Project为了方便用户设置项目工作时间 提供了4种常用的日历模板 分别是 标准 行政日历 24小时和夜班 这4种日历都是以工作周为单位设定的 用户可以直接选用这4种日历 也可以在它们的基础上做适当修改 这里用户可以根据项目的实际情况选择一种最相近的模板作为底板 再对它加以修改 需 苏州大学葛娟制作 30 3 3 2定义常规工作时间 苏州大学葛娟制作 31 3 3 2定义常规工作时间 第2步 定义工作周 如图3 16 如果所选的日历模板不完全符合项目需要 则在这一步可以修改 在图3 16中 窗口上部有周一至周日7个复选框 如果某一天是工作日则选中复选框 如果是休息日则不要选中 窗口下部有2个选项 用户必选其一 分别是 我将使用右侧预览窗体中的时间 该选项表示右侧预览窗体中显示的工作时间符合项目的需要 不用再修改 可以直接前往下一步 我希望调整一周内一个或多个工作日的工作时间 该选项表示右侧预览窗体中显示的工作时间不符合实际需要 还得加以修改才能前往下一步 选择该选项后窗口如图3 17所示 出现了一些新的按钮和选择框 意义如下 苏州大学葛娟制作 32 3 3 2定义常规工作时间 工作时间 下拉列表框 显示周一到周日共7个选项 从中选择需要修改工作时间的那一天 从 和 到 域 选定一周中的某一天后 通过这两个域设置属于工作时间的时间段 所有时间域都有48个时间选择 从凌晨0 00至午夜23 30 以24小时制计 每隔半小时一个选项 从 和 到 域的每一行表示一个连续 不停顿的工作时间段 由于休息时间的存在 一天内的工作时间被分割为若干个时间段 例如午休将一天的工作时间分成2段 就那么就需要对 从 和 到 域分2行设置 应用于所有工作日按钮 为某一个工作日调整好工作时间后 单击该按钮 就会将这一天的设置应用到所有工作日 窗口上方复选框选中的为工作日 如果每天的工作时间都相同使用这个按钮一次即可完成所以设置 重新设置为默认值按钮 单击该按钮 还原所选日历模板的时间设置 苏州大学葛娟制作 33 3 3 2定义常规工作时间 第3步 设置节假日和倒休 如图3 18 修改模板中关于节假日和倒休的设定 以符合实际需要 如果不需修改 请直接单击窗口底部的 保存并前往第4步 否则请单击 更改工作时间 超链接 弹出 更工作时间 对话框 对话框中显示日历的区域 每一屏正好是一个月 移动滚动条上的滑块可以显示以前或以后的月历 在月历中共有3种日期 以不同图例显示出来 工作日 第2步设定为工作日且未做过其它修改的日期 背景是白色 非工作日 第2步设定为非工作日且未经修改的日期 背景是浅灰色 工作时间有变化的日期 在第2步结果的基础上修改过的所有日期都属于该类 以灰色条纹格为背景 苏州大学葛娟制作 34 3 3 2定义常规工作时间 第4步 定义时间单位 如图3 20 在 定义常规工作时间 向导中 有的用户对前面几步 例如设定工作周 节假日和倒休 非常重视 认为上面几步设好后主要工作就大功告成了 对 定义时间单位 不够重视 保持默认设置就直接前往下一步了 这种想法是完全错误的 定义时间单位是向导5步中最重要的一步 定义时间单位的意义在于 设定不同时间单位 日 月 周 小时 之间的换算关系 为什么这步如此重要呢 以后输入或者计算项目工时 工期时 不可避免地需要进行时间换算 例如用户定义某个任务的工期是80个工时 而Project是以工作日为单位显示工期 显然 80工时等于多少工作日取决于它们之间的换算关系 苏州大学葛娟制作 35 3 3 2定义常规工作时间 苏州大学葛娟制作 36 3 3 2定义常规工作时间 例3 5 定义工作周 节假日 设定时间单位 某项目的工作时间安排如下 每周工作六天 周一至周五工作时间为8 00 12 00 13 00 17 00 周六工作时间为9 00 12 00 13 00 16 00 另外设定2006年10月1日至3日为休息日 请通过向导定义项目的工作时间 并保存为 03 05 mpp 苏州大学葛娟制作 37 3 3 2定义常规工作时间 讨论 上面设置的是 项目日历 它是项目所有资源和任务使用的默认日历 除非用户特地修改某项资源或任务的日历 否则不会改变 可以说 项目日历是整个项目范围内的默认日历 可是有些情况下一套日历还不够用 孩需为项目定义 附加日历 请看下面的例子 苏州大学葛娟制作 38 3 3 2定义常规工作时间 例3 6 定义项目附加日历 在某项目中 绝大多数员工和设备都遵循行政日历 但有少部分员工需要安排夜班 工作时间为每周二至周六 每天从凌晨0 00 7 30 生产线需要24小时运转 不能停顿 人员轮班休息 但机器不轮休 应该如何定义项目日历呢 请将项目文件保存为 03 06 mpp 思路 这种情况下 应该将项目日历定义为 行政日历 为少部分员工定义 新夜班 的附加日历 生产线则可以使用 24小时 日历模板 讨论 在 定义工作时间 向导中 只是定义项目所需的各种日历 至于每个资源 任务使用哪个日历 需要以后将日历赋给该项资源或任务 苏州大学葛娟制作 39 3 3 3定义项目的其它基本属性 例3 7 定义和查看项目基本属性建立项目文件 03 07 mpp 设定项目的开始时间为2006年8月1日 项目日历为 行政 日历 无附加日历 并查看项目的基本属性信息 1 定义项目的开始时间 过程略 2 定义项目日历 过程略 3 查看项目基本属性信息 选择菜单 项目 项目信息 弹出 项目信息 对话框 如下图 由于用户已经完成了 定义项目 和 定义常规工作时间 结果已经在对话框中体现出来 苏州大学葛娟制作 40 3 3 3定义项目的其它基本属性 4 定义项目的日程排定方式 在该项的列表框中有2个选项 从开始之日起从完成之日起 5 设置项目优先级 6 查看状态日期 苏州大学葛娟制作 41 3 4创建项目任务分解结构 WBS 3 4 1Project创建WBS的流程与原则1 创建流程 苏州大学葛娟制作 42 3 4 1Project创建WBS的流程与原则 2 创建WBS的原则计划与可交付成果相结合 项目小组成员参与项目计划的制定 在计划中留有一定余地 苏州大学葛娟制作 43 3 4 2列出项目中的任务 在 任务向导 窗口单击第3项任务 列出项目中的任务 Project就会调出 列出任务 向导直接输入任务在 任务名称 域输入任务名称 任务名称要使用能准确描述任务内容的语句 力求简练 易懂 避免使用含糊其词 模棱两可的语句 Project不要求任务名称必须唯一 在数据输入区输入信息的方法与EXCEL相同 输入完毕后单击回车 光标会自动跳到下一个单元格 通常是正下方一个单元格 用户可以接着输入 在 工期 域输入任务工期 一条任务输入了任务名称后 Project会自动将任务工期设为 1工作日 同时光标也跳到工期域 用户可以直接键入任务工期了工期域后面的 表示估计工期 如果对工期的准确性没有把握 可以使用估计工期 准确值留待以后更正 苏州大学葛娟制作 44 Project中的时间单位 苏州大学葛娟制作 45 3 4 2列出项目中的任务 从EXCEL中导入任务 例3 8 从EXCEL中导入任务信息 在使用Project制定项目之前 公司有一份EXCEL工作簿格式的项目任务列表 内容是任务名称和工期 文件名为 新业务 xls 内容图下图所示 请将工作簿中的内容导入到Project项目文件中 并保存为 03 08 mpp 分析 导入 导出是MicrosoftOffice软件一贯支持的功能 它大大加强了不同软件之间的协作能力 并极大地提高了工作效率 Project可以将EXCEL工作簿中的信息直接导入到项目文件中 这一功能需要用到 导入向导 苏州大学葛娟制作 46 3 4 2列出项目中的任务 指示里程碑什么是 里程碑 呢 就是将项目中的重要事件标记出来 用来提醒管理者 Project建议将这些重要的事件用特殊 醒目的标记标识出来 常用表示 通常会在一些重要阶段的结束或者开始时设置里程碑以提醒管理者 或者表示一些具有重要意义的事件 Project中的里程碑有2种 表示状态的里程碑 这些任务其实不能算是真正的 任务 因为它们不包含任何需要完成的实际工作 只是为了表示一些重要事件或阶段的开始或结束才设置的 这些任务的工期为0 对用户起提示作用 反过来 只要用户将某个任务的工期设为0 那么Project就会认为这是一个里程碑任务 包含实际工作的里程碑 与前一种表示状态的里程碑不同 这种里程碑包含需要完成的实际工作 工期不为0 这类任务Project同样会以特殊标记显示 主要目的是提醒用户该任务的重要性 苏州大学葛娟制作 47 3 4 2列出项目中的任务 设置好里程碑之后 任务列表就完成了 此时所有任务都处于同一级别 没有一个任务包含另一个任务的情况 以后还需要将所有任务按照层次和隶属关系组织起来 最后 请单击 列出任务 向导窗口右下角的 完成 超链接 参照图3 33 关闭该向导 回到任务向导窗口 苏州大学葛娟制作 48 3 4 3将任务分成阶段 在 任务向导 窗口中 完成了 列出项目中的任务 后 下一步工作是 将任务分成阶段 组织任务的目标是以前面形成的任务列表为基础 所有任务不分级别 使用 升级 和 降级 的方法 定义每个任务之间的隶属关系 从而形成项目的工作分解结构 WBS 1 摘要任务与详细任务Project中的任务按照隶属关系分为摘要任务和详细任务两种 在WBS中 任务是分不同级别的 一些大的任务将被划分为若干小的任务 所以任务之间是存在隶属关系的 在下面中 任务5和8为摘要任务 其余都是详细任务 摘要任务 是指包含下一级子任务的任务 详细任务 没有下一级子任务的任务称之为 详细任务 苏州大学葛娟制作 49 1 摘要任务与详细任务 在Project中 我们无法定义摘要任务的工期和成本 因为它的工期和成本取决于它的子任务 摘要任务的工期等于完成所有子任务所需的工期 摘要任务的成本等于所有子任务的成本之和 因此 摘要任务的工期域和成本域用户都无法输入值 而是由Project自动计算出来的 这一点与详细任务有很大区别 在表现形式上 文本编辑区内摘要任务以粗体字显示 视图显示区内以标识显示 长度取决于工期长短 另外 在文本编辑区 摘要任务之前都有一个或者标记 当显示标记时 表示内部的子任务被折叠起来 没有显示 单击这个标记 子任务就会被展开显示 单击标记 又会把子任务折叠起来 苏州大学葛娟制作 50 2 组织任务形成WBS 编制项目的WBS 就是设定好所有任务的级别和隶属关系 在Project中主要是使用升级 降级的方法 例3 9 组织任务 形成WBS如下图 a 为项目的任务列表 现在要根据任务的隶属关系编制WBS 最终结果如下图 b 所示 请完成上述过程 并保存为 03 09 mpp 苏州大学葛娟制作 51 苏州大学葛娟制作 52 分析 在Project中 组织任务可以通过 格式 工具栏上的升级 降级等工具按钮做到 下图为相关的几个工具按钮 除了升级 降级按钮以外 还可以使用鼠标拖动的方式调整任务级别 如下图所示 现要将任务5降级 单击它的任务名称 按住鼠标并挪到任务名称的左侧区域 光标变成形状 往右拖动鼠标可将任务降级 往左拖动可将任务升级 这种操作方法也很方便 苏州大学葛娟制作 53 3 插入WBS编码 为了识别每个任务在WBS中的唯一身份 通常会为项目的任务列表添加WBS编码 Project提供了自动形成WBS编码的功能 用户只要定义WBS的格式 再添加到项目中即可 例3 10 为项目定义WBS编码打开 新业务 项目模板 为任务添加WBS编码 格式为 suda 1 1 a 前面的 suda 为编码的前缀 代表项目名称 第一级和第二级使用阿拉伯数字 第三级使用小写英文字母 并将文件保存为 03 10 mpp 讨论 用户也可以通过设定项目选项的方法插入WBS编码 方法是 单击菜单 工具 选项 弹出项目选项对话框 如下图 转到 视图 选项卡 选中底部 显示大纲数字 复选框 单击确定按钮 苏州大学葛娟制作 54 4 按照大纲级别显示项目 定制好任务的大纲级别后 用户可以按照需要的级别显示项目 以 新业务 项目模板为例 根据需要显示不同级别的任务 模板中已经定义好了任务的大纲级别 项目共包含100多条任务 如果想从总体上把握项目 最好仅显示一级大纲任务 单击 格式 工具栏上的 显示 按钮 在子菜单中选择 大纲级别1 如图3 63 结果如图3 64 从一级任务了解到 整个项目分成4大阶段 苏州大学葛娟制作 55 3 5建立任务的链接关系 上一节创建的项目WBS虽然在层次结构上反映了任务之间的关系 但却没有反映它们在工序及日程安排方面的相互关系 这项工作称为 排定任务的日程 主要是通过链接任务之间的关系做到的3 5 1关于任务的链接关系1 什么是 任务的链接关系 所谓 任务链接关系 是指在项目执行过程中任务之间在工序及时间安排上的先后次序关系 它取决于工艺 工序以及可用资源等因素 定义任务链接关系的结果和目的 就是排定了任务的日程 通俗地说 就是决定了每个任务的开始时间和结束时间 苏州大学葛娟制作 56 2 关于 任务链接关系 的误区 许多初学者常会有这样的疑惑 既然建立链接关系的目标是排定日程 那么为什么不直接修改任务的开始时间和结束时间呢 那样更直接 方便 也更好理解 许多初学者常常会直接修改任务的开始和结束时间 用这种方法 代替 建立任务的链接关系 这种做法是错误的 例3 11 定义链接关系与定义开始时间的比较下图为一个小型项目 尚未建立任务之间的链接关系 从工序上说 这4个任务是顺序开展的 即必须前一个任务完成以后 后一个任务才能开始 请定义它们之间的关系 苏州大学葛娟制作 57 苏州大学葛娟制作 58 到此为止可能这两种方法的区别还不明显 我们来做一个试验 将任务1的工期由1周 5个工作日 改为3天 提示 除了极少数特殊情况外 具体以后详细阐述 通常任务的开始和结束时间轻易不要修改 苏州大学葛娟制作 59 3 四种任务链接关系 苏州大学葛娟制作 60 3 5 2建立任务的链接关系 在Project中 建立任务的链接关系的方法非常简单 只要先选中任务 再单击常用工具栏中的链接任务按钮 这样建立的是 完成 开始 类型的链接关系 如果需要其它类型的链接关系 再修改任务链接类型 例3 12 任务的链接关系下图为项目 03 12 begin mpp 的任务列表 尚未建立任务之间的链接关系 请按表3 5的要求 设定任务之间的链接关系 并保存为 03 12 mpp 苏州大学葛娟制作 61 苏州大学葛娟制作 62 3 74设置完成后的项目 苏州大学葛娟制作 63 3 5 3在链接关系中使用 延隔时间 延隔时间是为了处理任务时间的重叠和延迟关系的 例如 时间重叠的例子 建造房屋的主体工程和装修工程 理论上应该是完成主体工程之后再装修的 完成 开始类型 但有时为了抓紧工期 在主体完成一定程度 例如70 以后开始装修 这时的延隔时间为 30 负号表示提前 时间延迟的例子 粉刷墙面往往要刷几遍 第一遍粉刷完毕后第二遍才能开始 完成 开始类型 但刷完第一遍以后 要等上一段时间 例如1天 等干了以后再刷第二遍 本例中的延隔时间等于 1天 延隔时间按照时间单位可以分为两种 百分比和固定时间 按照时间延迟还是提前 可以分为正和负两种 苏州大学葛娟制作 64 例3 13 灵活运用延隔时间下图为项目 03 13 begin mpp 任务 房屋主体工程 A栋 和 装修工程 A栋 为 完成 开始 关系 但为了抓紧工期 现在要求主体完成三分之二以后开始装修 任务 房屋主体工程 B栋 和 装修工程 B栋 也是 完成 开始 类型 要求主体全部完成前1个月开始装修 任务 第一遍粉刷 与 第二遍粉刷 为 完成 开始 类型 但刷完第一遍以后要等上1天才能刷第二遍 任务 第三遍粉刷 与 第四遍粉刷 为 完成 开始 类型 但刷完第三遍以后要等上第三遍粉刷的20 时间才能刷第四遍 请按照上述要求完成设置 并保存为 03 13 mpp 苏州大学葛娟制作 65 讨论 在延隔时间中使用百分比是以前置任务的工期为基数 而不是后续任务 例如本例第 1 步中 延隔时间 33 应该是前置任务 即任务1 的33 所以后续任务提前了6个月 33 2个月 第 4 步中延隔时间为 20 是前置任务7的20 所以推后了5工作日 20 1工作日 苏州大学葛娟制作 66 3 5 4删除任务链接关系 如果不慎设置错了任务的链接关系 需要删除它 有三种方法 1 双击表示链接关系的箭线 在 任务相关性 对话框中单击删除按钮 参照图3 80 2 选中要删除关系的两个任务 再单击常用工具栏上的 取消任务链接 按钮 3 在后续任务的 前置任务 域中 删除表示前置任务的编号 例如任务1是任务2的前置任务 在任务2的 前置任务 域中删除 1 就解除了二者的链接关系 苏州大学葛娟制作 67 3 6完善项目计划 3 6 1添加周期性任务在项目过程中 往往存在有规律重复出现的任务 我们称之为 周期性任务 Project将这样有规律的重复性任务集成到一起 以便用户管理 请看下面的例子 例3 14 建立周期性任务打开 软件开发 项目模板 现在要在项目的全过程内添加一项任务 每周例会 固定在每周一上午举行一次项目小组的例会 讨论本周的工作内容 会议预计2小时 请在项目计划中添加该任务 并另存为 03 14 mpp 分析 如果不使用周期性任务 而是为每周输入一条任务 项目总共18周 就要输入18条任务 这样不光创建起来麻烦 也不便于管理 最好是使用周期性任务来处理 苏州大学葛娟制作 68 3 6 2设置任务属性 1 为任务添加备注关于某项任务的相关说明有时不适合放在任务名称中 我们可以将它们放在任务的备注信息中 在Project中 每个任务 无论是摘要任务还是详细任务 都可以独立设置备注 2 为任务添加超链接除了备注之外 还可以为任务添加指向其他文件或者网站的超链接 例3 15 为任务添加超链接为任务 会见客户 添加客户公司主页的超链接 保存为 03 15 mpp 苏州大学葛娟制作 69 3 设置任务属性任务的所有属性都可以在 任务信息 对话框中浏览和编辑 要设置某个任务的属性 可以双击该任务的名称 或者在右键的快捷菜单中选择 任务信息 弹出如下对话框 常规 页 显示任务的常规信息完成百分比 任务实际已经完成的百分数 在0 到100 之间 如果为100 表示任务已经全部完成 会在任务的标记域内出现符号 优先级 设定该任务的优先级 在0至1000之间 默认值为500 该数值越大表示任务越重要 当几个任务发生冲突时Project会优先保证优先级高的任务 开始和完成时间 注意 这两个域一般不要改变 因为Project会通过任务的链接关系推算该任务的日程 一般不要人为设定 隐藏任务条形图复选框 在查看 甘特图 或 日历 视图时 是否隐藏选定任务的条形图 将条形图上卷显示于摘要任务 指定是否要将选定的子任务上卷显示于摘要任务条中 苏州大学葛娟制作 70 前置任务 页 显示当前任务的所有前置任务 每个前置任务占1行 包括标识号 任务名称 类型 链接关系类型 延隔时间等信息 用户也可在此添加前置任务 可以输入前置任务的标识号 也可以在 任务名称 域内通过列表框选择 苏州大学葛娟制作 71 3 6 4自定义信息列 Project提供了丰富的默认域 有数百个 但用户的需求是千变万化的 如果没有合适的预定义域 只有自己定义域了 例3 16 自定义信息列打开 新业务 模板 为左侧的数据编辑区添加两列 工时 和 任务责任部门 并保存为 03 16 mpp 分析 工时 域Project已定义好 可以直接使用 任务责任部门 需用户自定义 苏州大学葛娟制作 72 3 6 5设置任务期限与限制任务 1 为任务设置期限什么情况下要给任务设置期限呢 当规定这个任务必须在某个日期之前完成时 当然 项目计划中的完成日期及实际完成日期可以在此之前完成 但不能推后 否则不符合要求 设置期限的目的 就是提醒管理者任务不能超过这个时间限制 为任务设置期限不会影响任务的日程排定 不会改变任务的开始 结束时间 任务的限制类型 链接关系等信息 Project只是在规定的时间处添加一个表示期限的标记作为提示 在 任务向导 窗口 单击 设置期限和限制任务 超链接 系统调出如图3 97所示的 期限和限制 向导窗口 上半部分是设置期限 下半部分是设置任务的限制类型 苏州大学葛娟制作 73 2 限制任务如果项目的日程排定方式是 从开始之日起 在定义项目时设置 见3 3 1节 那么默认情况下 Project总会让所有任务尽早开始 但也会有一些任务需要指定在某个日期开始 这就需要用到Project的任务限制类型功能 Project的任务一共存在8种限制类型 它们的详细说明见下表 苏州大学葛娟制作 74 苏州大学葛娟制作 75 例3 17 设置任务限制类型打开 新业务 项目模板 做如下修改 将任务3的默认开始时间2004年1月1日改为2004年1月2日 将任务4改为必须开始于2004年1月6日 并保存为 03 17 mpp 分析 修改任务的开始或结束日期 任务类型会变成 不得早于 开始 结束 不得晚于 开始 结束 中的一种 如果想设为 必须开始 完成于 则要通过修改任务限制类型的方法达到 讨论 1 Project建议 在编制项目计划时 应该按照 任务向导 中列出的顺序展开工作 为任务设置期限和限制类型的工作处于这个体系的后期 读者不要想起修改某个任务的日程就修改一次 否则会造成混乱 2 除了在 期限和限制 向导外 还可以在任务信息对话框中编辑任务的限制类型 苏州大学葛娟制作 76 3 6 6修改任务显示格式 1 设置选定对象的格式到目前为止 项目计划从内容上已初步完成了 但格式上尚未修改 下面来看任务格式的编辑 仍以 新业务 模板为例 假设现在要把任务名称域的所有文字改为斜体 四号字 首先单击任务名称域标题选中该列 选择菜单 格式 字体 弹出 字体 对话框 做如下设置即可 2 设置文本样式前面的方法是针对选择的对象设置格式 如果想对整个项目的任务 资源或工作分配设置文本样式 就需要用到Project的 文本样式 功能 选择菜单 格式 文本样式 弹出 文本样式 对话框 如下图 假如要调整所有摘要任务的文本格式 在 要更改的项 域内选中 摘要任务 在字体 字形 字号 颜色等域修改格式 并可以在示例区域内看到预览的效果 苏州大学葛娟制作 77 3 7专题讨论 3 7 1数据编辑区的操作技巧复制 剪切 粘贴和移动任务 例3 18 粘贴和选择性粘贴下图为 03 18 begin mpp 项目的内容 试对任务B进行复制 再分别进行粘贴和选择性粘贴 比较这两种操作结果的差异 并将项目保存为 03 18 mpp 苏州大学葛娟制作 78 总结 直接粘贴任务 任务3 即使界面中没有显示的域 例如资源 也会被粘贴到新任务中 但没有粘贴任务链接关系信息 前置任务域 所以任务的开始和结束时间决定于项目的开始时间 选择性粘贴中的粘贴项目数据方式 任务4 与直接粘贴效果相同 选择性粘贴中的粘贴图片方式 是将复制的任务以图片方式粘贴到视图显示区 且不会占用任务行 选择性粘贴中的粘贴文本数据方式 任务5 是将界面中显示的任务数据以文本方式粘贴到新任务中 所以上图中任务5的前置任务被复制了 保留了原有的链接关系 但同时也复制了开始和结束时间 所以改变了任务限制类型 标记域出现了提示标记 苏州大学葛娟制作 79 例3 19 复制摘要任务如下图所示的项目 03 19 begin mpp 中 要复制任务A 将它粘贴到项目的尾部 并保存为 03 19 mpp 分析 任务A是摘要任务 包含了2个子任务 子任务B还包含下一级子任务 那么复制 粘贴任务A是否包含它的子任务以及B的子任务呢 结论 直接粘贴将会粘贴摘要任务的所有子任务 包括子任务的子任务 另外 选择性粘贴的 项目数据 方式与直接粘贴的效果完全相同 选择性粘贴的 图片 方式只会复制摘要任务这一条图片到右侧的视图显示区 而不包含所有子任务的图片 选择性粘贴的 文本数据 方式也只会复制摘要任务这一条的文本信息 不包含所有子任务 其它几种情况读者可以自己实践一下 苏州大学葛娟制作 80 3 7 2 批处理 对象 例3 20 批处理工作时间在任务向导的 定义常规工作时间 这步 完成以下要求 使用标准日历 工作周无需改变 但要更改项目的工作时间 所有周五上午半天上班 8 00 12 00 下午休息 10月1日至7日设为休息日 9月1日 3日和5日三天的工作时间设为 9 00 12 00 13 00 18 00 将设置好的项目文件保存为 03 20 mpp 分析 本例中用到了3种类型的对象 第一种是某个周期中的一个特定对象 每个星期的星期五 第二种是选中几个连续的对象 10月1日至7日 第三种是选中几个不连续的对象 9月1日 3日和5日 这三种囊括了所有选择对象的情况 苏州大学葛娟制作 81 例3 21 选择任务的先后次序与设定链接关系 如下图所示的项目 03 21 begin mpp 中 需要设定这样的任务链接关系 A是B的前置任务 B是C的前置任务 D是E的前置任务 讨论 可以看出 使用Shift键选中若干连续对象时 选择的先后次序对结果是没有影响的 但使用Ctrl键选中对象时 连续或不连续 选定的先后次序是有影响的 苏州大学葛娟制作 82 3 7 3项目优先级和任务优先级 每一个项目都有优先级 在定义项目时 选择菜单 项目 项目信息 在弹出的项目信息对话框中 可以设置项目的优先级 例3 22 项目优先级和任务优先级项目A的优先级为500 其中有两个任务A1和A2 优先级分别为500和1000 项目B的优先级为480 其中也有两个任务B1和B2 优先级分别为500和1000 现在将项目A和B集成到一个大的项目中统一管理 集成的方法以后再讲 在进行资源调配时 Project将如何处理这些任务的优先顺序呢 如前所述 Project先考虑项目优先级 然后再考虑任务优先级 所以 项目A的优先级整体高于项目B 所以A1 A2的优先级高于B1 B2的 在同一个项目中 A2优先级高于A1 B2优先级高于B1 所以这四个任务按照优先级从高到低的排列顺序是 A2 A1 B2 B1 苏州大学葛