公文格式学习交流材料

公文格式学习交流材料 1公文格式学习交流材料主要谈三个方面的问题第一，谈一下什么是公文；第二，谈一下新的党政机关公文条例与旧的条例和办法的不同；第三，当前党政机关公文写作中存在的问题。 下面，逐问题予以阐述。 第一个问题，我们谈谈什么是公文？在xx年4月中办、国办印发的党政机关公文格式条例中有明确的定义公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。 我们知道，党和政府机关实施领导职能，有多种方式和手段，比如召开会议、调查研究、现场办公、直接指挥等等，但最普遍、最简便、最有效、最常用、最规范的是发布公文。 公文在党委政府机关工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。 从公文中可以明显看出一个地方、部门的工作水平，可以影响到对一个地方、部门工作情况、班子能力及其他方面的评价，更重要的是影响到党和国家的方针政策能否及时准确传达贯彻和有效地执行。 所以说，公文处理工作是整个机关工作的重要枢纽，具有不可替代的重要作用。 我们常讲，办公室工作无小事，公文处理无小事。 而公文拟制工作，更是重中之重。 2第二个问题，谈谈新的党政机关公文处理工作条例与原条例和办法不同？新中国成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年、xx年，包括xx年的这次先后9次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。 其中xx年的颁布的条例和规定使党委和政府的公文开始向统一化迈进。 统一化，主要表现在一是用纸方面统一为A4版面纸。 此前党委机关用B 5、政府机关用A4；二是文头方面统一为“文件”。 此前党委机关的文头中体现文种，机关名称+圆括号文种，政府机关是“文件”。 三是三是署名发文机关统一。 文件成文都要署名发文机关名称，此前只有党委机关的署名，政府机关只写成文时间。 四是成文时间统一。 此前党委机关用阿拉伯数字，而政府机关用汉字表述成文时间。 五是统一不用主题词。 此前政府机关使用主题词。 xx年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例，同时废止了1996年中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年国务院印发的国家行政机关公文处理办法。 新的党政机关公文处理工作条例与xx年的条例、办3法相比，有七个新变化和九个亟需规范的问题。 一是公文处理的概念更加科学。 办法规定“公文处理是指公文的办理、管理、（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，条例中按照公文办理的工作流程将公文办理工作概括为“拟制、办理、管理”三个相互关联、衔接有序的工作环节，简洁明了，“拟制”包括了“起草、审核、签发”三个环节（办法中隶属于发文办理），同时将（立卷）、归档划归至公文办理范畴。 二是公文的种类更加丰富。 原办法中规定公文种类为13种，新条例中规定公文种类为15种，增加了“决议”（适用于会议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（适用于公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要”改为“纪要”。 三是公文要素做出了调整。 办法第三章第九条规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要不组成”，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。 同时，对涉密文件、紧急公文、联合行文、公文标题等有了明确的规定涉密文件要标注份号，紧急公文标注“特4急”“加急”，联合发文可以单独用主办机关名称，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章等。 四是行文规则上做了具体规定。 条例中规定向上级机关行文“原则上主送一个上级机关”；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“请示”应当一文一事，并要提出倾向性意见；“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；向下级机关行文也有明确的规定，“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。 需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意”、“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”。 五是文件签发程序更加规范。 条例规定“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（办法只对上行文作此规定），“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关5规定签发”。 六是公文办理环节更加简明。 收文办理环节增加了“承办”和“传阅”环节，对“承办”和“传阅”环节也做出了具体的规定和要求；发文办理环节减少为四个，将“起草”、“审核”、“签发”环节划归到“公文拟制”部分了，“用印”划分到“印制”部分了。 七是公文管理环节更加严格。 第七章第二十九条规定“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。 设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备”，第三十二条对“复制、汇编机密级、秘密级公文”也做出了明确详细的规定。 对照两办的条例检查工文办理过程中的格式和办理环节，发现有很多与新要求不一致的地方，我们疏理之后发现主要表现在以下九个方面，在以后的公文办理中必须纠正和规范 1、明确密级及保密期限。 经过定密程序定为秘密文件的，应当在文件上标注密级及保密期限，规范用语为“绝密”“机密”“秘密”。 2、明确紧急程度。 有时涉及工作时间紧、任务重，在安排布署工作发文时，要在文件上标明紧急程度，文件6上的规范用语应标注“特急”“加急”，电报上的规范用语应标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 3、规范发文标志。 条例中规定发文标志“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称”，对于一个部门一个单位应有一个统一规定，是用发文机关全称，还是用规范化简称加“文件”两字，必须统一。 有时用发文机关全称，有时用简称加“文件”两字，让人犯疑。 4、落实签发人。 在条例中文件格式部分对“签发人”有明确的要求重要公文和上行文应当标注签发人姓名。 5、规范文件标题。 文件标题由发文机关名称、事由和文种组成，在工作实务中，有时由于文件标题太长，文件上又有发文标志，往往在标题中忽略了发文机关名称，亟需规范。 6、规范文件落款。 在条例第三章文件格式部分中，增加了“发文机关署名”的内容（“署发文机关全称或者规范化简称”），在现实中因为要加盖单位公章，或文件头上已有发文标志，往往只署发文日期，没署发文机关，7亟需改正。 7、规范成文日期。 按照条例中的规定“署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。 联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。 8、删除主题词一栏。 在公文的要素上，条例中减少了“主题词”的内容，在以后制文时就需删除这一栏内容，同时还规范抄送机关和印发机关及印发日期除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 9、严格上行文的报送程序。 党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。 至于文件的字体、字号、版式等，按照党政机关公文格式国家标准执行。 第三个问题，结合公文格式中常见的问题我们共同学习一下公文格式1公文格式公文格式要素划分为版头、主体、版记三个部分共18个要素。 第一部分版头（眉首）。 简单地说就是红线以上的8部分。 它包括份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人六要素。 份数序号这个对政府机关来说是新规定，非涉密文件可加可不加，但涉密文件必须要标注发文份号，置于版心左上角第一行，一般编号为36位数阿拉伯数字，有的还用轧号机轧成红颜色。 密级和保密期限密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。 置于版心右上角第一行，两字之间空一字。 要用3号黑体。 紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。 根据紧急程度，标注“特急”、“加急”；紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 置于版心右上角第一行，两字之间空一字。 公文同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。 发文机关标识发文机关标识表明公文的作者，他是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头，通常称“文头”。 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排9布。 发文字号发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。 由发文机关代字、年份和序号组成。 臵于发文机关标识下空两行，居中排布。 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 联合行文使用主办机关的发文字号。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 签发人签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。 只用于上行文。 平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 第二部分公文主体部分。 是公文的核心部分。 包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素。 10 （1）公文标题即对公文主要内容准确、简要的概括。 由发文机关名称、事由和文种组成。 除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。 位于红色反线下空两行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。 （2）主送机关是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 标识在标题下空一行，左侧顶格3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。 最后一个主送机关名称后标全角冒号。 （3）公文正文公文正文表述公文的具体内容。 通常分导语、主体和结束语。 在主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不回行。 正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 （4）附件说明公文附件的顺序号和名称。 公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。 附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件1.”）；附件名称后不加标点符号。 （5）发文机关署名（从xx年4月28日起）署发文机关全称或者规范化简称。 11 （6）成文时间指公文生效的时间。 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。 联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。 标识在正文之下，空两行右空4字。 （7）印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。 加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。 只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。 两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和12正文之间。 主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 （8）附注是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。 （9）附件公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 公文版记部分。 置于抄送机关以下的各要素统称为版记。 包括抄送机关、印发机关和印发日期。 （1）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。 公文如有抄送，在主题词下一行；左空113字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 （3）印发机关和印发时间印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印时间。 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。 印发机关左空1字，印发时间右空1字。 印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 （4）版记中的反线。 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 2公文书写形式从左至右横排、横写。 其标识第一层为“ 一、”，第二层为（一）第三层为“1.”，第四层为 （1）。 3字体字号发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 144页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。 单页码居右空1字，双页码居左空1字。 最后，对公文标题常见的毛病作个探讨公文标题是公文的“眼睛”，对公文质量的影响更加直接。 公文标题中经常出现病误的有如下几种情况一是文种使用不当。 因文种不当使公文失去它的规范性、权威性，以致降低公文的行政效率。 文种使用不当有如下四种情况1标题中没有文种例1.关于报送二一三年下半年工作计划关于后面的内容“报送二一三年下半年工作计划”是事由，根据这份公文的内容，应该是一份上行公文，文种应该是报告。 可以修改为关于报送二一三年下半年工作计划的报告例2.关于灾后重建工程质量十项达标评比标准从公文内容看，应该使用下行文中的“通知”行文，灾后重建工程质量十项达标评比标准可以作为“通知”的“附件”处理。 标题中同时存在标点符号的错误。 可以修改为关于开展评比灾后重建工程质量十项达标活动的通知；15若活动已经开展，又可以修改为关于印发开展评比灾后重建工程质量十项达标活动评比标准的通知。 2标题中生造文种资料例1.为同志联系调动事宜这是一种常见的公文标题错误，有些机关一直延续使用。 可以修改为关于同志工作调动事宜的函或关于商调同志工作的函。 这种病误特别是在各部门向人事部门调人和向财政部门要钱的时候多见。 例2.关于李等同志上访问题的答复从标题的内容不能看出被答复的对象，如果是答复李等同志，没有必要发红头文件；如果是答复上级机关的询问，可以修改为关于李等同志上访问题处理意见的报告；如果是让下级单位知晓，可以修改为关于李等同志上访问题处理情况的通报。 3标题中错用文种例1.县交通局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函。 这份公文是写给上级机关的，应该使用请示，而不应该使用函，因为函是平行文。 可以修改为县交通局关于要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研究报告的请示。 例2.XX政府批转林业局关于各县年森林采伐限额16审核意见的报告。 这是一份转发性的通知，被转发的是一份“报告”，应该在报告后面加上“通知”这一文种名称，也可以去掉“报告”，将“的”移至“意见”前，让“意见”直接充当被转发文件的文种。 可以修改为XX政府批转林业局关于各县年森林采伐限额审核意见的报告的通知或XX政府批转林业局关于各县年森林采伐限额审核意见的通知。 4标题中混用文种例1.关于呈报办公业务用房土建增设附属工程的请示报告。 请示和报告两个文种不能混用已经是老生常谈，但在具体使用的过程中仍发生混用的现象，其主要原因就是对两个文种的使用界限辨别不清，干脆笼统使用“请示报告”行文。 这样使上级机关不便于处理，有时甚至贻误工作。 可以修改为关于呈报办公业务用房土建增设附属工程的请示例2.县人民政府关于公路施工期间严重影响我县公路运输情况的报告函这份公文标题的主要问题出在发文机关与主送机关之间的关系处理上，县人民政府向州交通局报告路施工期间严重影响该市公路运输情况，因为，某县人民政府与某州交通局之间没有隶属关系，正确的应该使17用“函”这一文种行文。 可以修改为县人民政府关于某路桥施工期间严重影响我县公路运输情况的函二是事由表述不清资料。 公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的，过简过繁都可能导致表述不清，甚至产生歧义，给工作带来麻烦。 事由表述不清有以下情况（一）事由繁杂冗赘例1.人社局关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好应届毕业生分配工作的几点意见这个标题长达56个字，从事由概括准确、清楚的角度，可以修改为人社局关于认真贯彻中央纪委号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见或人社局关于认真做好应届毕业生分配工作的意见。 例2县人民政府关于转发某州人民政府关于转发“省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知这份通知三