业务招待管理办法

1 XX 有限公司秘密 内部 普通 业务招待管理办法 制度编码 SCHA00X 制度页数 共 9 页 主办单位 集团行政办公室 发布日期 201 年 月 日 生效日期 201 年 月 日 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 目的 为保证公司业务招待费的合理使用 有效控制成本 提高招待效果 特制定本办 法 第二条第二条 适用范围 本制度适用于集团总部和外派机构 各下属公司参照制订各自的办法 第三条第三条 定义和分类 业务招待费是指公司为业务经营的需要而支付的各种交际应酬费 分二类 1 日常性业务招待费支出 包含餐饮费 住宿费 2 重要客户的业务招待费 除前述支出外 还有交通费 礼品费 安排客户旅游 的费用等 第二章第二章 部门职责部门职责 第四条第四条 管理模式 在正式执行预算管理前 业务招待执行审批制 按部门分别进行费用统计 执行 预算管理后 业务招待费由财务中心在年度预算中结合公司实际情况计算出年度总额 和月度额度 执行预算管理制 第五条第五条 职责和权限 1 集团部门副总经理及以上领导具有业务招待权 2 行政办公室负责选定业务招待的合格供方及标准 负责安排住宿 酒店等 招待事宜 2 3 财务中心负责审核招待费的报销 4 督查审计部负责招待费报销的监督和审计 第六条第六条 计划的编制 重要客户来访 公司接口部门须编制招待计划书 参考附件 1 负责执行并督查 相关部门的协助工作 第三章第三章 合格供方和标准合格供方和标准 第七条第七条 合格供方的选择 评价 行政办公室每年选定招待的合格供方 建立高档型 中档型 经济型的供方体系 编制并公布合格供方目录 附件 2 每半年按照公司相关规定对合格供方进行与调整 第八条第八条 业务招待费的标准 1 日常性业务招待标准 1 用餐标准 序号公司陪同人员内部餐厅标准合格酒店供方标准 上限 1董事长100 150 元 人实报实销 2总裁 副董事长100 150 元 人180 元 人 3副总裁 总监80 100 元 人140 元 人 4部门总经理 副总经理60 80 元 人100 元 人 2 住宿标准 一般客户安排经济型酒店 重要客户安排豪华型酒店 原则上 同性两人安排一个双标间 2 公司原则上不安排娱乐活动 3 重要客户的业务招待采取单项审批制 4 节假日的重要客户走访由行政办公室统一汇总报批 第四章第四章 审批和使用审批和使用 第九条第九条 招待费的审批权限 序号职 务招待费审批权限 3 1董事长 2总裁 副董事长4000 元 3副总裁 总监2000 元 第十条第十条 审批流程 经办人填写 招待申请单 附件 3 直接主管审核 审核招待的必要性 陪同 人员 行政办公室审核 审核招待标准 分管副总裁 总监审批 按审批权限进行 审批 总裁 审批超标准或超过副总裁 总监权限的申请 执行 特殊情况必须向批准人提前口头声明 获准后方可施行 事后一个工作日内补齐 手续 第十一条第十一条 招待用餐首先安排在公司餐厅 超出餐厅接待能力时方可申请外出用 餐 第十二条第十二条 业务招待原则上不选择合格供方以外单位 第十三条第十三条 业务招待费的使用原则上仅限于招待来宾用餐 住宿 不得挪作他用 不得超出标准和预算总额 第十四条第十四条 公司外派机构的业务招待按照所在地下属公司 外派机构的标准执行 如本地无下属公司 外派机构 则由行政办公室会同财务中心核准招待标准 第十五条第十五条 每月行政办公室统一结算招待费 填写月度招待费统计表 附件 4 凭招待申请单 招待费发票 月度招待费统计表到财务中心办理报销手续 第五章第五章 监督监督 第十六条第十六条 财务中心负责审核业务招待费的报销 如发生严重违反本规定行为有 权向总裁直接报告 第十七条第十七条 每月 10 日前 财务中心将本月业务招待费使用情况及占预算总额的比 例情况统计成表 呈报董事长 总裁 监事会主席 财务总监 行政办公室主任 第十八条第十八条 督查审计部负责对使用业务招待费情况进行年终审计 在审计结束后 的 5 个工作日内将审计报告呈报董事长 总裁 监事会主席 财务总监 行政办公室 主任 4 第六章第六章 违规处理违规处理 第十九条第十九条 未经审批所用的业务招待费一律自理 不予报销 第二十条第二十条 未经批准的超标准招待 超出部分由负责招待的最高主管 80 上 级主管 20 按比例承担 由行政办公室通知人力资源部自工资中扣除 第七章第七章 附则附则 第二十一条第二十一条 本制度自公布之日起开始实施 如有相关旧制度与本制度产生矛盾时 以本制度为准 第二十二条第二十二条 本制度由行政办公室负责编制 修订 解释 归口管理 财务中心协 助 第二十三条第二十三条 各下属公司根据本公司实际情况制 修 定管理办法 报集团行政办 公室和财务中心会同审核 并按照审批流程审批后发布执行 5 附件附件 1 1 招待计划书 招待计划书 招待计划书 一 主题 计划 二 时间 年 月 日周 三 地点 集团总部 四 参加人员 1 对方单位人员 人 姓名 职务 姓名 职务 2 集团参加人员 人 姓名 职务 姓名 职务 五 计划流程 序号时间日程 内容 地点责任人其它事宜督查情况 1 自 月 日 时 分 至 月 日 时 分 2 自 月 日 时 分 至 月 日 时 分 6 序号时间日程 内容 地点责任人其它事宜督查情况 3 自 月 日 时 分 至 月 日 时 分 4 自 月 日 时 分 至 月 日 时 分 5 自 月 日 时 分 至 月 日 时 分 6 自 月 日 时 分 至 月 日 时 分 7 自 月 日 时 分 至 月 日 时 分 注 流程中应明确 迎宾 会议室 桌签 摄影 用餐 车辆交通 住宿 纪念品 车 机 票预定 回程等事项 六 联系人 对方单位 手机 邮箱 集团联系人 手机 邮箱 七 其它事项 编制 审批 7 附件附件 2 2 合格供方目录 合格供方目录 年度合格供方目录年度合格供方目录 服务类型 餐饮 住宿 其它 序号单位名称标准地址联系电话入档时间 合计 注 标准选择为高档型 中档型 经济型 8 附件附件 3 3 招待申请单 招待申请单 招待申请单招待申请单 填表时间 年 月 日 申请部门经办人 来访单位来访内容 客人姓名 客人人数共 位 其中男士 位 女士 位 儿童 位 用餐申请 时 间 月 日 中午 晚上 内部餐厅 100 元 人 80 元 人 60 元 人 外部餐厅 总裁级 180 元 人 副总裁级 140 元 人 部门经理级 100 元 人 其它 元 人 陪同人员 就餐人数 共 位 住宿申请 双标间 间 住宿 天 月 日 至 月 日 单人间 间 住宿 天 月 日 至 月 日 其 它 直接主管 行政办公室 分管副总裁 总监 总裁 1 招待用餐首先安排在公司餐厅 超出餐厅接待能力时方可申请外出用餐 2 招待住宿日常安排在经济型酒店 特殊的申请安排在豪华型酒店 原则上同性两人一个双标间 招待申请单招待申请单 填表时间 年 月 日 申请部门经办人 来访单位来访内容 客人姓名 客人人数共 位 其中男士 位 女士 位 儿童 位 用餐申请 时 间 月 日 中午 晚上 内部餐厅 100 元 人 80 元 人 60 元 人 外部餐厅 总裁级 180 元 人 副总裁级 140 元 人 部门经理级 100 元 人 其它 元 人 陪同人员 就餐人数 共 位 住宿申请 双标间 间 住宿 天 月 日 至 月 日 单人间 间 住宿 天 月 日 至 月 日 其 它 直接主管 行政办公室 分管副总裁 总监 总裁 1 招待用餐首先安排在公司餐厅 超出餐厅接待能力时方