监理工程师考试备考辅导监理企业电于文件的信息化管理及其办公自动化

监理企业电于文件的信息化管理及其办公自动化摘要：介绍了监理企业电子文件信息化管理的必要性，电子文件的概念、形成过程、质量监控，及监理企业办公自动系统平台建立要求和结构，提出了监理企业电子文件信息化管理及其办公自动化系统平台的模型。关键词：监理企业、电子文件、信息、管理计算机在监理企业普遍使用，电子文件和信息大量产生。但电子文件及有关信息被分散保存，导致监理企业内部信息交流不畅，管理效率不高。能有效解决这一问题的办法是利用信息技术和互联网技术，建立电子文件的信息管理平台，对电子文件进行自动化的整合，提高企业内部信息交流的效率，降低信息交流成本，提高信息交流的稳定性、准确性。加入收藏1.为什么要对监理电子文件进行信息化管理1.1.建设监理工作信息化的需要计算机及互联网的应用给工程建设带来了巨大的变化，从设计、预决算、施工、档案管理等过程都可以应用计算机来进行实施和管理，极大地提高效率。为提高我国建筑行业的竞争力，建设部于200年2月颁发了“建设领域信息化工作的基本要点”，明确提出了：用信息技术等高新技术改造和提升传统的建筑行业，用信息化带动工业化，以工业化促进信息化。同时，还提出在建设领域中培育新的经济增长的目标。各地建设行政主管部门、建设单位、设计单位、施工单位、城建档案馆等也根据需要，开展了一系列的信息技术应用研究和开发，并取得一定的成效。建设监理在我国推行了十多年，从施工监理到设计监理都取得了较好成绩，并逐步向项目管理方向发展。但监理单位的信息化建设仍徘徊不前，多数监理单位的计算机仅用来打字和上网查资料。如何推进监理工程项目管理的信息化，突破信息资料管理的瓶颈，进一步提高监理工作水平和效率已成为监理单位普遍关注的一个问题。1.2.监理资料保存和利用的需要在一定意义上，监理工作是通过文件资料来实现，监理效果最终反映在文件资料上。一个监理项民 从介人到最后完成，会产生大量监理资料，少则几卷，多则上百（千）卷。这些监理资料既有传统纸介质资料，也有现在的电子介质资料。由于目前经济技术条件所限，未能完全弃用纸介质资料，而全面改用电子介质资料，所以文件资料的保存仍要用 “双套制”，即既保存纸介质资料，又保存电子介质资料。如果采用传统方法对这些文件资料进行管理和利用，则需投人大量的空间、人力和物力。这对我国目前监理单位困难的生存条件来说，显然是不利的、所以在有限的资源条件下对电子文件资料进行规范化和信息化管理，使之方便检索则是一个提高文件资料利用率的可行办法。从经济角度考虑，可采取“总体规划，由易到难，分步实施”方法来实施。1.3.监理管理规范化的需要监理管理规范化可以从两个方面理解：一方面，电子文件的信息化管理可以促进监理管理规范化的工作水平。监理规范化的范围可定可窄，小的可以是项目监理部的规范管理，可以是监理单位的规范管理；大的可以是项目业主对整个项目，包括对监理方的规范管理，可以是建设主管部门对监理行业的规范管理。规范管理要求人们按程序进行工作，在信息化管理或办公自动化的工作条件下，相关人员按系统分配的权限进行自己的相关工作，工作完成后输人自己签名或密码，对文件进行确认。如需进人下一环节，则可把文件发出，系统自动记录下工作时间，文件发出时间。下一环节的工作人员在收到文件后，按自己的权限（包括相关规定、条件）对文件进行处理。一份电子文件从产生的一刻起就应自动生成一张电子文件运行周期表，真实完整地记录下文件形成全部活动过程。在文件的活动过程和电子文件运行周期表运行过程中，系统采用电子签署技术、加密技术、身份确认、防写措施等来保证电子文件和电子文件运行周期表所记录信息的准确性、原始性、真实性和完整性。所以说，电子文件的信息化管理可以促进监理管理规范化，保证工作是按程序进行的，管理是规范的。另一方面，监理管理的规范化包括对电子文件管理的规范化。我们知道，监理工作是知识密集型的工作，监理工作涉及多部门、多环节、多专业，而且信息量又大，信息广泛，形式多样；涉及的法律、法规、规范多；质量控制的标准多、控制点多、环节多；影响进度、质量、投资控制因素多，控制难度大；多单位、多部门协同工作。为此，电子信息传递要顺畅，电子信息资源要高度共享。在实际工作中，由于电子文件缺乏科学的规范管理，造成电子文件种类多、格式多，从而导致共享性差、可用率低，最终电子文件呈现出来的可能只是一堆杂乱无用的电子垃圾。而电子信息在部门之间不兼容，不共享，谈何对电子文件进行信息化管理，谈何进一步对我们的监理管理工作进行规范。2.电子文件的概念和种类2.1.电子文件的概念电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，统称为“数字文件”(Digitd records）。这是电子文件与其他形式的文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。电子文件是文件的一种类型，它具有文件的各种属性，特别是有快速使用和远程调用的特性，这是电子文件与纸质文件的基本区别。在使用功能方面电子文件与纸质文件是相同的。电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，是以数字信息为特征的文件。国际档案理事会电子文件委员会96年制定的电子文件管理指南中指出：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。”在这里，内容是指文件中表达意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，如文件形成时间、收件人等；结构是指文件内容信息的组织表达方式，如电子文件所使用的代码、格式、载体、附件等方面的信息。2.2.电子文件的种类电子文件的种类根据其自身特点也有不同的划分标准。目前，按其信息存储主要有以下几种形式：1、文本文件；2、数据文件；3、图形文件；4、图像文件；5、影像又件；6、声音文件Z7、程序（计算机程序）文件。 4.明确监理电子文件归档种类和流程监理项目电子文件的形成数量大、时间跨度长。还有使用的软件，形成的电子文件种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。所以，应对电子文件的归档种类、归档流程事先给予明确。5.各类电子文件形成的质量监控为了使各类电子文件统一管理，监理单位的档案室或资料室应对电子文件的管理进行宏观的指导，并在其形成管理活动中加强电子文件形成的监控。5.1.监理电子文件的前端监控对电子文件形成的控制称前端监控。监理企业在建立电子文件管理系统时，应对电子文件的形成、积累作出规定，以便于在信息化环境下对各项功能进行整合。也为将来档案部门（或建设单位，或项目管理公司）把建设项目的监理文件质量纳入建设项目管理中做好充分准备。监理电子文件是在计算机系统中生成和运转的，其文件形成管理过程的前端监控应从项目的监理投标、设计监理延伸到了施工监理阶段、保修阶段监理等全过程之中，并以功能合理的管理系统作为管好监理电子文件的先决条件。前端监控是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面整合和优化整个建设项目监理电子文件的集中体现。其做法可从以下两个方面进行。5.1.1.监理电子文件真实性的监控为了保证电子文档迁移过程中不造成电子文件某些信息的变化或丢失，确保电子文件的真实性，可按照国家标准电子文件归档与管理规范中对保证电子文件的真实性提出的四条措施进行监控。（注：在没在第三方（如档案馆）对监理电子文件的真实性进行监控的前提下，监理电子文档的真实性是对企业内部而言的。）5.1.二监理电子文件完整性的监控电子文件的完整性主要是指：一是要齐全，作为记录建设项目监理工作全过程真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量要齐全；二是要完整，建设项目监理过程中的每一份电子文件的内容、结构和背景信息要完整无缺损。监理单位可将必要的、常用的纸质文件作数字化处理，作为电子文件归档和保存。5.2.统筹规划监理电子文件的形成、积累、归档电子文件具有易消失、易更改、“稍纵即逝”等特性。为了防止电子文件在形成和归档过程中出现的失误，监理单位应将电子文件形成与归档工作纳人管理系统，统筹规划。电子文件的形成、积累应体现在各阶段的检查工作中，这样才能有效地防止电子文件的丢失和破坏。这是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的做法之一。主要方法有以下五点：5.2.1.根据文件的类型和用途，一使用预先确定的方法认证文件；5.2.2.根据一个人的资格及其权限，确定他接触电子文件的权力；5.2.3.在系统中嵌人“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件；5.2.4.使用磁卡、密码和指纹识别等方式限制对某些技术的接触；5.2.5.在系统内设计跟踪功能，记录对系统的任何接触及其结果（如文件被修改、删减和增添等）。电子文件的全过程监控管理是一种系统的管理，在监理单位电子文件形成中，各个阶段所有管理活动和管理要素应统筹兼顾，应做到监理单位内部归档文件在档案管理系统中实行无缝链接，完全实现系统自动整合。6.建立内部网站和信息平台系统（办公自动化系统）6.1.建立监理单位内部网站随着监理单位业务的发展，信息量剧增，凭经验、靠拍脑袋管理的时代已过去。监理企业或监理项目管理工作靠的是综合信息分析。在监理企业管理和项目监理的工作中，每天都有大量的信息发生、传递和处理。为了使工作顺利完成，这些信息必须在企业上、下级之间，企业内部纵向部门与横向部门之间，以及内部组织与外部单位之间，各专业监理工程师之间流动。加入收藏随着计算机日益普及和信息量的增加，单靠磁盘来回穿梭进行资料交换难以满足工作的要求，所以监理企业内部、项目监理部内部在有条件的情况下应尽可能建立局域网来解决大量信息的流动问题。6.2.建立信息平台系统监理电子文件化管理的本质是在通过充分利用计算机技术、网络技术等在内的信息技术来改进信息管理。也就是说，监理电子文件信息化管理需要一个平台进行处理，电子文档管理系统应依赖于企业信息平台系统，即办公自动化系统而存在。目前，社会有针对工程项目监理的管理系统软件（Project Management Information System)、但该类软件多数功能针对的是工程项目监理的。也有企业办公自动化软件，但这些软件适合多数企业管理，但尚难支持监理企业某些特定需要，如监理项目进度管理、监理项目验收管理等；以及难支持对工程项目监理管理功能，如进度管理、投资管理、原材料构配件报验管理、变更管理、索赔管理、重大事故管理等等。但监理企业信息平台系统应能满足上述需要。6.2.1.信息平台系统的基本要求a.监理企业各部门之间的信息交流必须利用该系统来进行；b.各部门必须每天自动进人系统，以便及时发现与己有关的信息，并做出反应；c.文件和表单采用固定格式模板，按设定的流程在企业内部流转，并被自动分类整合；d.各项目监理部不必进人系统工作，但可通过互联网进人系统利用模板进行信息的提交。当不能完全使用模板来提交信息时，也可以使用附件提交，但附件格式是统一的，文件命名格式是统一的，以便系统自动对电子文件进行整合。e.工程项目监理管理系统可作为独立系统在项目监理部的计算机上运行，企业信息平台系统应提供接口。f.系统每天对信息进行备份。