2015-2016财年综合办公室主任述职报告

2 0 1 6 管理保障线 综合办公室汇报人 钟娟 南昌华南城2015 2016财年工作汇报 南昌华南城2015 2016财年管理保障线综合办公室工作汇报 汇报人 钟娟 汇报时间 2016年4月23日 目录 1 2 2015 2016财年工作总结 2016 2017财年工作计划及措施 1 2015 2016财年工作总结 1 15 16财年工作计划完成情况 未完成工作原因分析 3 目标责任书考核情况 2 全面预算执行情况 4 15 16财年工作思路 15 16财年工作完成情况 行政事务 资产管理 PAST PRESENT 资产编号多重化资产状态杂乱化资产回收无序化 资产编号清楚化资产状态清晰化资产使用核销化 15 16财年工作完成情况 VS 业务部门自行选择供应商 大项目未曾进行招投标 财务对价格进行了审核 无相关部门牵头对价格 数量及材质进行纵向的监管 建立制度完善培训OA发布 大额非工程类招标采购小组工作制度 对相关业务部门进行非工工作流程培训价格审核把关严格自2015年8月起 通过核价 议价 开标等方式节省费用约135万元数量 材质验收一丝不苟经非工小组核价的项目 协助业务部门进行验收建立优质供应商数据库 PAST PRESENT 行政事务 采购 15 16财年工作完成情况 VS 物品出入管理 2联放行条形同虚设 物品无追踪宿舍管理 宿舍资产损坏责任人难查寻 维修费用均公司承担报修事宜 涉及多个部门 报修繁琐 部份维修时间冗长 物品出入追踪制放行条一式三联 建立出入台账 每月对未正常回收的物品进行跟进追踪 对回来物品质量进行检查 宿舍管理责任人制 谁使用谁负责 谁损坏谁维修原则 入住 退宿均对资产状态签字确认报修处理建立8110报修专线 统一分拣 跟进 PAST PRESENT 行政事务 行政总务 15 16财年工作完成情况 VS 行政事务组 车队 接待 接待流程标准化 车队运行正常 内部接待 接到需求电话915次外部接待 66次 接待人数1246人 15 16财年工作完成情况 VS 流程冗长 审批人员多 时间长 费用均摊 用多用少都一样 涉及到E卡通 长途电话 打复印机等费用 信息资产 信息资产管理不清晰 流程合理性优化部份OA流程优化至4个审批环节费用条线责任化根据实际情况进行分摊 信息资产合理优化对闲置电话及宽带资源进行梳理 根据打复机纸张使用情况进行合理调配 离职人员分机关闭外线功能等 PAST PRESENT 流程信息组 15 16财年工作完成情况 OA系统 明源POM系统 明源销售系统 明源租赁系统 金蝶EAS系统 物业思源ETS系统的日常维护及培训 办公设备 电脑 打复印机等 的使用管理及维护 调整网络架构 划分VLAN 扩大局域网容量 深信服设备上线 上网行为按等级进行管控 梳理电话及宽带使用情况 避免资源闲置浪费 监控 E卡通 LED 会议等弱电系统的管理维护 重要接待 会议信息保障 IT服务1小时响应 提供IT服务及支持2500余次 流程信息组 15 16财年工作完成情况 计划运营 对接集团事务 按集团要求规定时间内完成 督办协调 有跟进协调工作雏形但方法 过程仍要改进 绩效考核 绩效三步走 完成前两步建立绩效模式 与部份工资挂勾 月度经营分析会 建立经营会形式停留在总结阶段形式至内容都需要深挖 15 16财年工作完成情况 VS 综合事务 印章管理 严格执行集团关于印章审批权限之外 根据南昌实际情况进行灵活性处理 合计用印枚数为 243299枚 变通性强 流程简化 保险理赔 对于现有园区内所有项目涉及财产险 建工险均已购买 处理财产险理赔案件94起 工商注册 几大关联公司的注册及注销 完成所有公司的董事监事的变更及一照一码证件变更 档案管理 按集团和南昌公司关于档案管理的要求完成各项工作 仍然是集团标杆 15 16财年工作完成情况 法务工作 法律诉讼案件 1 办理案件51件 含应收账款 追偿 租金 物业费 交通事故 劳动纠纷等 2 已结案件25件 胜诉标的额590万元 不含胜诉后的退铺金额 败诉标的额12万元 5 20交通事故案 未结案件26件 涉案标的26 51万元 建立案例库 法律法规库 每月在OA系统上传与公司经营事项相关的最新法律法规及案例 法务工作指引 制定法务工作指引 合同审批指引及南昌华南城案件管理制度 报批并OA系统公布 其他 日常占据大量工作时间的法务工作事务处理 包括出具法律意见 提供法律咨询 文件起草和审核 2 2016 2017财年工作计划 15 16财年面临问题 自我要求不高 专业技能不齐 抱怨多建议少 天下之事不难于立法而难于法之必行不难于听言而难于言之必效 新常态老方法 融合性思维差 看问题单一性 16 17财年工作思路 了解一线需求 融入一线业务 紧跟一线节奏 把握公司策略 变被动为主动变无序为有序在务实中求精细在创新中求突破 第二部分工作计划 以一线需求为出发点 以体系化思维构建一个有生命力的 可复制的管理模式 第二部分行政工作计划 控费用提效率弘文化 标准化模块化精细化 闭环性创新性共享性 前置性规范性突破性 车队 接待事务 行政总务 资产管理 采购 优流程高效率阳光化 第二部份综合事务工作计划 印章管理1 执行集团印章管理要求的同时 对常规用印流程进行优化 减少审批环节 2 拟制 印章使用管控权限审批表 第三版 报领导审批及集团备案 3 对于常规性用印文件 把控主要的风险点 工商注册梳理工商注册 变更 注销的商事材料清单样式 并进行培训 加快办理报批流程 档案管理1 结合管理部办法 将工程档案 综合档案的月报 文件资料提交纳入公司执行力考核中 2 日常管理过程中 对于档案利用 借阅等工作做到规避风险 并通过 系统走审核流程 3 对专业公司的档案管理起到监管作用 每月检查不少于一次 第二部份流程信息工作计划 设置文件共享 域控等服务器 强化数据分享及安全备份 搜集存在问题或意见反馈 加强系统新功能模块培训 通过技术手段对办公电脑使用和上网行为实行全面管控 配合集团完成各项信息化建设指标 流程信息组 通过费用管控资源配置优化 第二部分计划运营工作 1 2 3 4 运营管理 绩效考核目标导向重点有效科学合理 计划节点流程梳理过程严控方法创新 经营分析问题剖析数据