行政管理规定

第一部分 行政人事制度一、行政人事部组织架构及工作职责二、职场管理规定第一章 职场环境第二章 办公设施第三章 员工礼仪第四章 职场安全第五章 会议室、洽谈室的使用三、员工行为规范第一章 仪容仪表规范第二章 仪态规范第三章 办公礼仪规范第四章 电话礼仪规范第五章 会议礼仪规范第六章 接待规范第七章 社交礼仪规范四、档案管理暂行办法第一章 总 则第二章 档案管理机构和任务第三章 档案的管理第四章 档案的利用第五章 档案的鉴定和销毁第六章 奖 惩第七章 附 则1、文书档案管理规定2、保险业务档案管理规定3、会计档案管理规定4、声像档案管理规定五、印章管理办法第一条 印章的种类第二条 印章的管理第三条 印章的样式、规格第四条 印章的刻制第五条 印章的保管第六条 印章的使用第七条 印章使用审批的授权第八条 印章的收回和销毁管理第九条 附则1、财务印鉴管理办法2、承保印章管理办法3、理赔印章管理办法行政人事部组织架构及工作职责一、组织架构二、工作职责核心职能：负责人力资源开发与管理；提供后勤保障服务；提供IT支持1、贯彻公司人事、行政、信息管理政策，制定河南省分公司人事、行政、信息管理制度和办法；2、人事工作职责：（1）负责河南省分公司年度机构、人员编制需求计划的申报，并组织实施；（2）负责员工的招聘、录用、考核、培训、晋升、交流与解职及其他劳动人事工作；（3）负责河南省分公司人力资源成本的管控、各类保险、福利政策贯彻实施与具体核发、统计；3、行政工作职责：（1）传达总经理室决策、决定，协助总经理室协调各部门工作，上情下达、下情上传；（2）负责省分公司宣传、档案、文印、行政、安全保卫及保密工作；（3）组织省分公司公关活动，保持与省政府、省保监局、保险行业协会、同业、公安部门及各部门的密切联系、沟通情况，协调外部关系，解决业务发展中的重大问题，向领导提供信息和工作建议；（4）处理来信来访、客户投诉工作；4、IT岗工作职责：（1）负责河南省分公司微机及附属设备的管理与维护；（2）负责河南省分公司及辖区内局域网、广域网的维护与管理；（3）负责小型机系统的维护，微机软件系统的安装调试与更新；（4）负责河南省分公司业务管理方面所需电脑软件的开发；（5）负责河南省分公司的硬件系统、软件系统、网络系统的安全管理；5、完成上级领导交办的其它工作。职场管理规定第一章 职场环境第一条 为营造安全和谐的办公环境，树立良好的内外部形象，保证各项工作顺利开展，加强公司的职场管理、特制定本规定。第二条 本规定适用公司各部门、各分支机构。公司行政部是职场管理的责任部门。第三条 公司职场管理，除另有规定外，皆按本规定执行。第四条 公司所有员工须遵守公司关于职场管理的各项规定。第五条 职场内须保持整洁，办公用品、文件柜的摆放应整齐有序，垃圾、废弃物、污物及时清理，不得乱扔乱放。禁止随地吐痰，禁止泼洒茶水、饮料，在未经许可的情况下禁止在职场悬挂、粘贴纸张和宣传品。职场内禁止吸烟。第六条 洗手间、更衣室、茶水间等公共设施，必须保持整洁卫生。第七条 凡发现有碍健康的气体、灰尘、粉末，应及时通知公司行政部或所在办公大楼物业管理公司进行处理。第八条 职场内的窗户及照明器具的透光部分，须保持清洁，未经公司允许不得遮挡。第二章 办公设施第九条 职场内配置的家具、设备，根据公司规定统一标准设置，未经公司允许，任何部门和人员不得随意移动和调换。第十条 员工应爱护使用办公设施，有责任保持设施的完好。发现设施损坏应立即通知行政部修理或更换。第三章 员工礼仪第十一条 星期一至星期四工作时间一律着职业正装，星期五工作时间可着便装。第十二条 职场内言谈举止应文明、礼貌、谦和，不得大声喧哗和吵闹。第十三条 客户来访应安排在公司洽谈室接待，尽量不将客户带至办公区，以免影响其它员工工作。第四章 职场安全第十四条 行政部认真检查职场用电装置、消防设施及各种机器设备，各部门对所使用的各种设备的安全运行负有责任。重点部位的安全状况进行定期检查，及时发现和消除不安全隐患，做好文字记录。员工发现安全漏洞和隐患，要迅速报告行政部门，妥善处置。对一时难以解决的隐患，须采取临时措施，保障安全。第十五条 下班时，员工应做好断电、关窗、锁门工作，禁止带电插拔电源。第十六条 严禁无关人员随便进入档案室、计算机房、配电室、财务室等重地。第十七条 员工在非工作时间（法定节假日及平日8:30一17:30以外时间）进入职场，须在前台登记。第十八条 公司职场夜间只保留值班保卫人员，其他人员必须离开职场，须加班应提前告知行政部，便于行政部统一安排。第十九条 在非工作时间（法定节假日及平日8:30一17:30以外时间）禁止公司以外人员进入职场；如遇特殊情况，须出示证件，由值班保卫人员登记并指定区域，由公司人员陪同，方可进入职场。第二十条 员工下班离开职场，除信息技术部批准需要保持开机的电脑以外，必须关闭所有设备电源（传真机除外）。第二十一条 值班保卫人员每月将职场安全检查情况汇总上报行政部。各分支机构出现安全隐患和问题须及时报省分公司行政部。第五章 会议室、洽谈室的使用第二十二条 会议室、洽谈室的使用实行预先登记制度。使用部门提前到公司前台申请登记，由前台人员根据申请情况合理安排使用。第二十三条 公司会议室、洽谈室内的所有设施、设备，未经公司允许任何部门和员工个人不得擅自调换或搬离。第六章 罚则第二十四条 公司所有员工必须严格遵守本职场管理规定，如有违反，第一次处以100元罚款，如二次违犯，将在系统内进行通报批评并处以500元罚款，如拒不遵守规定，屡次违反，将予以行政处理。第七章 附则第二十五条 本规定由公司行政人事部负责解释和修改。第二十六条 本规定自2009年1月1日起开始实行。员工行为规范第一章 仪容仪表规范一、男员工（一）星期一至星期四，着深色配套西装、单色衬衣，系领带，穿深色袜子、深色非休闲皮鞋。夏季可着深色裤子，浅色衬衣，系领带；在西装左胸前佩带公司徽标；西装、衬衣平整、清洁，西装口袋不放物品；领带紧贴领口，整体美观大方；（二）星期五可以着休闲服装，但不得穿背心、无领衫、无袖衫、短裤、凉鞋、拖鞋上班；（三）腰间不要佩带钥匙链、手机等挂件；（四）鞋面保持清洁；（五）上班时佩带工作卡；（六）不留长发，染发不能染黑色以外颜色，保持头发的清洁、整齐；（七）经常修剪鼻毛；（八）口腔无异味，牙缝无食品残留物；（九）不蓄胡须；（十）勤剪指甲，保持甲缝清洁。二、女员工（一）星期一至星期四，着职业套装或套裙，穿与套装协调的皮鞋；夏季可着衬衣；在套装左胸前佩带公司徽标；西装、西裙、衬衣平整、清洁；（二）星期五可以着休闲服装，但不得穿背心、吊带装、无袖衫、超短裙、短裤、拖鞋上班；（三）不要穿露脚趾和脚跟的鞋，鞋面保持清洁；（四）上班时佩带工作卡；（五）保持头发清洁，发型和发色文雅、庄重；（六）宜化淡妆；（七）口腔无异味，牙缝无食品残留物；（八）指甲不宜过长，并保持清洁，涂抹指甲油时必须自然色。第二章 仪态规范 一、微笑：微笑应能充分体现一个人的热情、修养和魅力。华泰人的微笑是发自内心的、自然大方的、真实亲切的。二、目光：在与人谈话时，大部分时间应看着对方；正确的目光是自然地注视对方，不能左顾右盼，也不能紧盯着对方；道别或握手时，应该用目光注视着对方的眼睛。三、站姿：标准站姿抬头、挺胸、收腹、提臀，双臂自然下垂。男士：双脚分开，比肩略窄；双手交叉，放于身后。女士：双脚并拢，脚尖呈V字或丁字状，双手交叉放于腹前。四、坐姿：基本坐姿入座要轻，后背轻靠椅背，双膝自然并拢，头平正。如长时间端坐，可将两腿交叉重叠，但要注意腿往回收。五、行姿：女士抬头、挺胸、收紧腹部，手轻轻放在两边，自然摆动，步伐轻盈，身体有向上拉长的感觉。男士抬头、挺胸，步伐稳重，摆臂自然，充满自信。六、手势：在示意方向或人物时，应用手掌，切不可用手指；在示意他人过来时，应用手掌，且掌心向下，切不可掌心向上。第三章 办公礼仪规范一、使用普通话；二、公司员工早上上班时互相问候“早”或“早上好”；三、与客人相遇，应面带微笑主动问候；四、下班时应相互打招呼后再离开，如“明天见”，“再见”等； 五、离开岗位要告知主管领导或同事，出差在外要与主管领导保持联系；六、公司内部各级管理人员以姓氏加职务称呼，有重姓的以名字加职务称呼； 七、多使用礼貌用语：您好、请、对不起、谢谢、再见等；八、在办公职场内，说话的音量应保持适度，切忌旁若无人地大声喧哗；九、办公职场应开门办公，进关着门的办公室前应先敲门，听到应答后再进入；十、递交物品：如递交文件，要把正面朝上、文字朝向接收方的方向递上去，如递交钢笔、剪刀等物品，不能将尖端朝向接收方；十一、借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处，如有损坏按价赔偿，并致歉意；十二、领导或贵宾经过你的工作岗位或到你所在职场检查工作时，应起立，面带微笑点头行礼表示致意；十三、领导接听电话或有客人来访时，应主动回避；十四、每年春节后第一个工作日举行晨迎仪式，公司班子成员面带微笑向员工问候：“新年好”；上级机构领导每年至少参加一次下级机构的晨会。第四章 电话礼仪规范一、须在电话三声铃响之内接听；二、须使用规范应答语：“您好，华泰保险”；三、电话机旁准备好纸笔进行记录；四、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项；五、接听到错打来的电话，应礼貌地说明情况，并请对方重新确认电话号码；六、接听到不清楚找谁的来电，应礼貌地说明情况，并热情地为对方转接给相关人员；七、接转领导的电话时，应问清对方的单位、姓名和事由，征求领导意见是否接听，避免领导受无意义的电话干扰；八、重要岗位人员应确保手机24小时畅通；九、因对方原因造成通话中断，应及时恢复通话，并向对方致歉；十、与人会谈时尽量避免接听电话。如需接听电话，应先向对方致歉；十一、通话过程中如有人找，应向来者点头致意，视情况及时结束电话或向对方致歉，请电话对方稍等；十二、电话交谈中应注意礼节，使用礼貌语言；十三、办公职场内，包括走廊上、电梯间等，电话交谈时音量适中，以对方听清楚为宜，不要大声喧哗；意表情和体态，调整好自己的情绪，确保语音清晰，语调平和；十四、办公环境中，应将座机和手机音量调至最小声；十五、打接电话，轻拿轻放； 十六、工作时间应避免私人电话。第五章 会议礼仪规范一、与会者必须提前5分钟到达会场；二、参加会议原则上不得缺席，如有特殊情况，需事先得到相关负责人的批准；三、参加大会，应尽量靠前就坐；四、进入会场后，应将一切通讯工具调至无声状态；五、会议进程中，应集中注意力听会，不要交头接耳或有其他与会议无关的行为；六、会议进程中如确有必要接听电话时，接听人应轻身起立离开会场，到场外接听，不得妨碍他人； 七、会议期间不要频繁出入会场；八、散会后，应将座椅摆放整齐，并将喝水用的纸杯或饮料瓶等收拾好。第六章 接待规范 一、接待客人：提前做好接待准备，提前在约定地点等候，客人来到时应主动迎上，初次见面的还应主动作自我介绍，并引领客人至接待处，安置好客人后，送上茶水。监管部门、政府部门、客户单位领导等重要客人来访时，应到公司一楼大厅迎接。二、乘电梯：陪同客人乘电梯时，如电梯内没有其他人，应在客人之前进入电梯，按住“开”的按钮，再请客人进入电梯。到楼层时，应按住“开”的按钮，请客人先出。如电梯内有人，则无论上下都应客人、领导优先。电梯内不可大声喧哗或嬉笑吵闹；先上电梯的人应靠后站，以免妨碍他人乘电梯；电梯内已有很多人时，后进的人应面向电梯门站立。 三、引路：在为客人引导时，应走在客人左前方二、三步前，让客人走在路中央，并适当地做些介绍；上下楼梯时，宜单行行进。上楼梯时，一般情况下应让客人走在前面；下楼梯时，应引领在客人前面，先行。遇有拐弯的地方应使用手势，提醒客人“这边请”。四、开门：向外开门时，打开门后把住门把手，站在门旁，对客人说“请进”；向内开门时，自己先进入房内，侧身，把住门把手，对客人说“请进”。五、上茶：客人就座后应快速上茶。来客较多时，应从身份高的客人开始沏茶，如不明身分，则应从上席者开始。在客人未上完茶时，不要先给自己人上茶。六、送客：送客时应主动为客人开门，待客人走出后，再紧随其后。可在适当的地点与客人握别，如电梯（楼梯）口，大门口，停车场或公共交通停车点等。若是远道而来的贵宾，可送至车站、机场、轮船码头。第七章 社交礼仪规范一、握手礼节：握手时上身应微微向前倾斜，面带微笑，目视对方，伸出右手和对方的右手相握，同时寒暄问候。握手力度要适中。握手时伸手的先后顺序是：贵宾先，长者先，主人先，女士先。二、介绍礼节：做介绍时，应遵循一定的顺序。一般是，先将主人介绍给客人；先把年轻的介绍给年长的；先把资历较浅者介绍给资历较深者；先把男士介绍给女士。之后，再向另一方介绍。自我介绍时要先面带微笑问好，得到回应后再向对方介绍自己的姓名、身份和单位。当他人为您做介绍时，要面带微笑、点头致意，介绍完毕后，握手并问候。三、名片礼仪：要保持名片或名片夹的清洁、平整。递送名片时，应起身站立，走上前去，使用双手或者右手，将名片正面对着对方递给对方。若对方是外宾，应将名片上印有英文的那一面对着对方。接受别人名片时，应起身站立，面带微笑，目视对方，双手捧接或以右手接过，并道感谢。场合适宜时，接受后应仔细观看上面的内容，并称呼对方的职务，以示对赠送者的尊重。与多人交换名片时，应讲究先后次序，或由近而远，或由尊而卑进行。四、乘车礼节：乘车时，一般情况下请客人、领导、长者、女士先上车，后下车。乘汽车时的位次排列，通常遵循右为上、左为下，后为上，前为下的原则。一般情况下，司机后排右侧是上宾席。但若主人亲自驾车，则副驾驶位置为上宾席。另外，如果上宾首先上车，则其所坐的位置即是上宾席，不必劳驾移位。上车时正确的姿势是扶着门，把身体放低，轻轻移进车子里；下车时则是先伸出一只脚，站稳后，让身体慢慢立直。五、同行礼节：通常两人并排走路，右为尊；三人并排走路，中为尊。六、宴请礼节：(一)衣冠整齐，准时到场；(二)宴请地点要适合客户的喜好，最好由客户选订；(三)分清主次位置，主陪就坐后方可就坐进餐；(四) 入座时，应向其他人让礼，要从椅子左侧入座；(五)进餐时举止要文明，不能酒多失态；(六)注意协调气氛，力求和谐友好，热烈，但不要喧宾夺主；(七)不要在客户面前领取收据或钱款；(八)不可留下客户先行离开，必须等客户离席后，方可离去。档案管理暂行办法第一章 总 则 第一条 为加强档案的规范化、科学化管理，维护档案的完整与安全，便于公司对档案的利用，充分发挥档案对提高公司经营管理水平，促进各项业务发展的重要作用，根据中华人民共和国档案法和归档文件整理规则，结合公司业务工作的特点，特制定本办法。第二条 本办法所指档案，是指公司在各项业务活动和管理工作中完成了现行效用，具有查考利用价值，并经过收集整理集中保存的各种文件、单证、合同、传真、报表、电报、账册、声像、软盘等不同形式或载体的文件材料，具体种类包括文书档案、会计档案、保险档案、声像档案、基建档案、实物档案及其有关方面的材料。第三条 档案工作是维护公司历史真实面貌的一项重要工作，公司各部门、各分支机构要高度重视，加强对档案工作的领导，并把此项工作纳入到管理范围，作为考核工作质量的标准之一。第二章 档案管理机构和任务第四条 行政部是公司档案工作的管理部门，负责建立健全档案工作的各项规章制度和公司各部门的档案管理工作，并负责指导和监督各分支机构的档案工作，在业务上受河南省档案局指导。第五条 公司的档案工作实行两级管理，省分公司设专（兼）职档案员对本单位的各类档案进行独立管理，专（兼）职档案管理员负责制定省分公司的档案管理细则，负责省分公司的档案管理工作。第六条 档案部门的任务 （一）建立完善文件、资料归档使用管理制度； （二）指导和监督公司各部门、各分支机构做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作； （三）集中统一管理各种门类和载体的档案和资料； （四）组织进行档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用服务工作； （五）积极开展档案的编研工作； （六）加快档案工作的现代化管理的步伐，实现档案的现代化管理； （七）开展档案业务的培训工作。第七条 应配备热爱档案工作、熟悉档案业务、责任心强并具有大专以上文化程度的人员从事档案管理工作。档案工作人员应保持相对稳定，并要不断提高业务素质，忠于职守，尽职尽责地做好档案工作。第三章 档案的管理第八条 档案工作的基本原则是：集中统一管理各种门类和载体的档案，保证各类档案的完整和安全，便于公司各项工作的查询和使用。第九条 公司各种具有保存价值的文字、图表、声像、实物等形式的档案材料，必须按规定定期整理立卷，向档案管理部门移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或留滞不交。第十条 各类档案均由经办人或文书部门立卷，档案部门负责各类案卷质量的指导和检查。第十一条 立卷归档要求（一）保证应归档的文件材料齐全完整，遵循文件的形成规律和特点，保持各类文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）归档文件的份数、页数等均应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。（三）归档文件必须经过系统整理，准确分类，设定合理的保管期限。第十二条 档案的案卷厚度一般不超过2厘米。第十三条 档案部门对接收的档案及时进行整理、编号、入库保管，并编制检索工具做到妥善保管，查找方便。第十四条 移交档案时，移交部门应将档案的整理情况及本部门的主要工作、机构和人员变动情况简要写出来，便于档案部门编写立卷说明。第十五条 临时性机构撤销时，其档案应向本公司档案部门移交。档案工作人员调动工作时，应当在离职前办理好交接手续。第十六条 档案部门要重点保护好永久和长期档案，各分支机构要将永久档案向公司移交。第十七条 各分支机构必须设置与本机构档案业务发展相适宜的档案库房，购置必备的档案装具，配备专兼职档案员。库房要坚固，做到防盗、防光、防火、防潮、防尘、防高温、防虫、防鼠，配备相应的设施，维护档案的完整和安全。第十八条 档案管理要不断采用新的技术设备，如：积极采用计算机存储与检索、光盘存储等，加快实现现代化管理步伐。第四章 档案的使用第十九条 借阅档案要遵守档案借阅制度，履行档案借阅归还手续。第二十条 档案使用者应负有安全与保密责任，不得泄密、遗失、污损。严禁篡改档案，未经允许不得私自转借档案。第二十一条 档案工作人员要积极主动地做好提供使用工作，编辑各种重要文件汇编、基础数字汇编、文件汇编、规章制度汇编、大事记等。不断提高档案信息的利用率，充分发挥档案工作的作用。第五章 档案的鉴定和销毁第二十二条 各类档案的保存期限，应严格按照华泰财产保险股份有限公司档案保管期限表执行。（短期为十五年，长期为十六年至五十年）。超过保存期限的档案，应由档案部门会同各职能部门共同鉴定，确属失去保存价值的档案，要登记造册并经主管副总经理批准后方可销毁。销毁档案时必须有两人监销。 第六章 奖 惩第二十三条 公司对有下列事迹的单位和个人应予奖励。（一）对在档案的收集、整理、提供使用、现代化管理及档案保护工作中做出显著成绩的人员，予以表彰和一定的物质奖励。（二）对捐赠重要或珍贵档案，同违反档案法律、法规行为做斗争表现突出的人员，予以表彰、记功等奖励。第二十四条 公司将对下列行为视情节轻重予以处罚：（一）将文件材料据为己有、不按要求归档的人员，予以通报批评并限期改正。（二）损毁、丢失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措施造成档案损失的人员，予以警告处分并责令其赔偿损失。（三）擅自出卖或转让档案，造成公司重大损失的人员，除予以行政处罚外，还应依照国家有关法律追究其法律责任。（四）档案工作人员玩忽职守造成档案损失，予以批评、警告等处罚。第七章 附 则第二十五条 公司各类档案管理适用本办法，所涉及的特殊规范和要求，按照附件所列各管理规定执行。第二十六条 本办法由行政部负责解释。第二十七条 本办法自下发之日起执行。附件：一、文书档案管理规定 二、保险业务档案管理规定 三、会计档案管理规定 四、声像档案管理规定 五、档案保管期限表附件一：文书档案管理规定第一条 本规定所指档案是各立卷单位在工作中形成的、办理完毕的、具有保存和利用价值的，以文字为记录形式的纸质文件材料。第二条 归档文件材料范围：一、归档范围1上级主管机关及非主管机关下发的文件材料；2公司颁发的文件；3公司的请示与上级主管机关的批复文件，下级公司的请示与公司的批复文件；4公司董事会、监事会的文件材料；5公司总经理办公会材料；6公司大事记、组织沿革、年鉴；7公司领导主要公务活动形成的重要文件、信件、照片、录音带、录像带；8公司及内部各部门年度以上的工作计划、总结报告；9上级主管机关领导检查公司工作时的重要讲话、题词、照片、录音带、录像带等材料；10公司形成的审计方面的文件材料；11公司机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料；12公司人员录用、升级、任免、调动、奖惩、培训、评定职称、离退休（死亡）等工作的文件材料；13公司关于法律诉讼的文件材料；14公司劳动工资、人事编制、工资福利的文件材料；15公司与有关单位签订的各种合同、协议书等；16反映公司重要活动事件的照片、录音、录像、荣誉奖励证书、实物等材料；17公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；18公司行政、党、团、工会组织介绍信及存根；19公司编印的报纸、刊物的定稿和样本；20公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、记录、声像材料；21各分公司报送的重要工作计划、报告、总结、统计报表、财务预算、决算等材料；22公司有关业务方面的材料；二、不归档的文件材料范围：1重份文件；2无查考利用价值的事务性、临时性文件；3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）;第三条 立卷原则文书档案采用保管期限年度机构的分类法。第四条 对归档文件所属年度的确定。文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的年度为准。不同年度的文件一般不要放在一起立卷，跨年度的文件分类归档要准确：(l)年度计划、总结、预算、决算、统计报表等归入文件内容针对的一年。(2)多年的总结、决算归入最后一年。(3)总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度。(4)法规性文件归入批准或公布的一年。(5)请示、批复的文件，归入批复的一年，没有复文的，放在请示年度立卷。(6)跨年度的会议文件放在会议闭幕年立卷。(7)长远计划、规划、预算归入开始年度。(8)临时性机构形成的文件，放入机构撤销的年度立卷。第五条 立卷要求1归档文件以件为单位进行整理归档。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。2归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；复文在前，来文在后。 3归档文件应依分类原则和排列顺序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、机构等项。（见附件1.2)全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。公司各部门、各分公司无需填写。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年，如2001。保管期限：按照档案保管期限表给归档文件划定的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种，简称“永”、“长”、“短”,其代码为永久为“Y，长期为“C，短期为“D”。件号：文件的排列顺序号。件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“001”开始标注。 机构：公司各部门、各分公司，其代码附后。（见附件1.1）。4归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录（见附件1.3）。归档文件目录设置件号、责任人、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号：填写文件件号。责任人：制发文件的单位或个人。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可拟标题，外加“”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20010909”。页数：每一件归档文件的页数。备注：注释文件需说明的情况。5归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目（见附件1.4) 6归档文件按件号顺序装入卷盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。第六条 归档时间。文书档案形成的次年6月底前向档案部门归档。附件二：保险业务档案管理规定第一条 本规定所称的保险业务档案，主要指保险业务管理文件及各项保险业务在保险责任终了后形成的各种文件、材料、单证、图表、照片、录音（像）带、软盘等。第二条 各类险种档案归档范围一、财产保险档案（非水险）（一）承保材料1承保单证；2有承保工作中产生的有关承保情况的文字说明、函件等材料；3记述被保险人防灾防损工作的开展情况，安全管理情况及安全技术的使用情况，防灾费的拨付、使用等材料。（二）理赔材料 1理赔单证； 2在理赔过程中产生对理赔情况的文字说明、函件等材料及被保险人提供的各种材料，有关部门出具的证明或裁决书、调解书等。（三）有关车险险种开发或停办的有关文件。包括业务部门关于该业务条款、费率、市场调查的报告，各级主管单位或部门的批复等。（四）关于车险条款、费率、保险责任变化等有关文件。包括各部门下发或转发的有关文件，业务部门申请报告和主管单位及部门的批复等相关材料。（五）关于承保理赔权限变化的文件。（六）业务统计。（七）代理费结算材料。二、船舶险、货运险档案 （一）承保材料； （二）理赔材料； （三）船舶险、货运险再保险材料。三、再保险业务档案 （一）各类分保合同文本及签订有关分保合同的业务往来函件。 （二）各类分保通知书及承保资料。包括被保险人的有关资料、风险查勘及评估报告、有关风险单位的划分、所保项目的问卷表等。 分保资料。包括各类分保通知单、临分询价单、分保接受人确认函件、有关分保的业务往来函件、请示及批复、业务的批改通知单、各类分保条等。 理赔资料。包括标的业务出险通知单、损失检验报告、现金赔款通知单、赔付理算报告、赔款确认通知书、赔款计算书等。 帐务结算资料。包括各类分保条及帐务结算单、分保业务的保费到帐通知单、付款（结算）通知单、各保险公司结算往来对帐单、会计部门结算回执单等。 （三）本部门及公司所属各业务部门报送的各种业务报表及各类统计资料。第三条 立卷原则一般按年度一组织机构一险种（问题）分类立卷，将联系密切的文件相组合，构成一个案卷。再保险业务按照年度一分保方式立卷。不同年度、不同机构、不同险种的文件不得放在一起立卷。第四条 立卷要求承保单证应按照保单号排列，每五十份承保材料装订成册，每册厚度一般不超过二厘米。赔付案卷根据案情性质和文件的多少，可一案一卷或一案数卷。以卷为单位进行装订。理赔案卷按照赔案结案编号排列，当年结案的赔付案卷归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时业务年度。赔付案卷卷内的排列原则是：有批复的案件，批复放在卷首，非诉讼案件的结论、决定等放在卷首。第五条 每一赔付案卷在立案时有一立案编号，结案时按结案时间顺序给予一个相应的结案编号，每一案卷必须按照结案编号排列，其编制方法按照华保字1999第29号关于实施新的保险单证管理办法的通知执行。对不同险种应按如下要求进行组卷：一、财产保险（除车险、水险）（一）承保单证卷内材料排列顺序： 1保险费专用发票； 2保险单副本及其批单副本； 3投保单或风险调查表； 4投保清单； 5业务部门或支公司上报直属分公司或公司财产险部的请示、报告及相关的批复文件； 6临时分保询价单及其答复； 7与该业务有关的其它材料，如：会谈纪要、现场查勘报告、承保业务的文字说明等； 8重要会谈的会谈纪要。 （二）理赔案卷的卷内材料排列顺序： 1赔款收据； 2赔款计算书； 3保险单副本或影印件； 4批单； 5出险通知； 6检验报告（包括公估行及检验单位出具的查勘报告、检验结果或技术鉴定报告等）; 7事故经过报告、每次谈判的会谈纪要及与该赔案有关的文字说明； 8本公司及上级公司关于赔案的请示批复； 9各类调解、仲裁、判决、协议书等； 10损余物资回收处理单； 11损失清单及与该赔案有关的各种单据、发票等； 12权益转让书； 13现场照片； 14其他与该赔案有关的辅助材料。二、机动车辆保险 （一）承保单证及有关材料按照下列顺序装订： (1)保险费专用发票； (2)保险费分割单； (3)保险单副本（财务联）; (4)投保单； (5)机动车辆清单； (6)其它材料。对缺少的材料应有文字说明；涉及同一被保险人多个标的的承保材料（如防灾防损报告等）应放在该被保险人保单号顺序最前的承保卷宗中，并在该卷宗中注明所含材料。 （二）赔案卷内的文件按以下顺序排列： (l)赔款收据； (2)赔款计算书； (3)保险单正本（复印件）保险单抄件； (4)有关批单及通知书； (5)出险通知书； (6)索赔申请书； (7)交通事故调解结案书或出险证明文件； (8)定损单及有关单据； (9)费用清单及有关原始单据； (10)权益转让书及追偿报告； (1l)驾驶证及行驶证复印件； (12)现场照片； (13)其它有关证明文件。三、船舶险、货运险档案 （一）承保单证卷内材料排列顺序： 1船舶险 (1)收据； (2)保险单副本； (3)批单副本； (4)投保单。 2货运险 (1)保费专用发票； (2)保险单副本批单副本； (3)投保单批单申请； (4)保险协议； (5)其他必要文件。 （二）理赔单证卷内材料排列顺序： 1船舶险 (1)赔款通知书； (2)支付赔款的付款底单； (3)赔款计算书； (4)保险单复印件； (5)出险通知书； (6)理赔报告； (7)检验报告、理算报告及其他公证材料； (8)海事声明； (9)海事报告； (10)被保险人的提赔函、索赔清单； (11)修理工程单； (12)权益转让书； (13)发票； (14)判决书、裁快书、调解书、和解协议； (15)诉讼、仲裁材料； (16)往来传真、信函； (17)其他。 2货运险 (1)支付赔款的付款底单； (2)赔款通知书； (3)赔款计算书； (4)保险单正本； (5)出险通知或其他事故报告； (6)被保险人的索赔函和索赔清单； (7)赔付报告、权益转让书； (8)提单、运单、租船合同或其他货运单证； (9)货物发票或其他货价证明； (10)商检证明、理货报告、检验报告、理算报告等； (11)其他与案件相关的证据材料； (12)修理费发票、检验费发票、律师费发票、咨询费票； (13)裁决书、判决书、调解书、和解协议； (14)诉讼、仲裁材料、赔偿协议； (15)往来传真、信函； (16)其他。第六条 船舶险、货运险业务的分保材料参照第十条执行。第七条 再保险业务档案立卷要求（一）分出业务卷分出业务卷以分保安排方式组卷，具体包括以合同方式安排的合同分保卷（包括法定分保案卷、合同分保案卷、预约合同分保案卷）和以临时分保方式安排的临时分保（含特约临分）案卷。1合同分保卷以各个帐单期为标准立卷，内分帐务结算卷和业务申报卷。(1)帐务结算卷编排顺序是：合同文本及摘要表；当期各类分保帐务结算单；接受公司帐单确认函；各类分保帐单及汇总表；各业务部门申报的报表帐单；法定分保与财务对帐表；分部门核算报表等。(2)分保业务申报卷要分业务年度、分险种再按以下顺序编排：合同分保通知单（批改通知单与合同分保通知单放在一起）、赔款通知单。2临时分保卷以分险种、分业务年度、一案一卷或一案多卷的方式立卷，案卷内容以分保通知书及帐务结算资料、理赔资料、分保资料、承保资料为逆排列。（二）分入业务卷 分入业务卷以业务年度、接受方式、分出公司、分险种方式立卷。内容包括分保合同文本、分保摘要表、承保资料、理赔资料及帐务结算资料等。（三）其他业务卷 在办理分保业务过程中，对具有较高参考价值而未做成的业务编入其他业务卷保存。第八条 财产险统计卷分为承保台帐、理赔台帐和业务报表三个方面。每业务机构每年度按险种分设承保、理赔两个台帐卷。业务报表和专项统计应分别单独立卷。第九条 对于高风险业务的承保、理赔单证，业务部门要单独立卷，公司财产险部留存复印件。在每年6月底前，业务部门将上一年度高风险业务清单交公司办公室备案。第十条 在赔案中如遇有追偿问题，各业务部门应将赔案复印件与其他赔案一并归档，待追偿责任终了后，将原件交档案部门归档。第十一条 长效保单（指保险期限超过一年以上的财产保险保单，包括居安理财保险保单、房屋保险保单、保证保险业务保单以及有追溯期的各种责任险业务保单）应单独立卷，原件由业务部门留存。在每年6月底前，业务部门将上一年度长效保单的复印件交各级档案部门保存。第十二条 案卷要认真填写卷内目录和备考表。承保案卷卷内目录应填写保单号、被保险人、保额、保费等项；分保卷内目录应注明年度、险种、保单号、帐单期、分保方式、页数等项。卷内文件如有需要说明的情况，要在备考表中注明。第十三条 承保、理赔档案应采用统一质地、规格的卷皮进行装订。第十四条 编制案卷目录。承保档案对年度、险种、保单号、立档案单位、数量、存放地点等项进行登记。理赔档案应对年度、险种、保单号、被保险人、结案号、结案日期、赔案金额、数量、存放地点等项逐一登记。第十五条 归档时间承保材料应于保险责任期限终止后的次年六月底前归档；理赔材料应在结案后的次年六月底前归档；分保材料在满一个核算年度后，于次年六月底前归档。附件三：会计档案管理规定第一章 总 则第一条 为加强会计档案的科学化、规范化管理，使之更好地为公司各项工作服务，根据公司有关规定和实际情况，制定本规定。第二条 会计档案是指在公司财务活动中形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。第二章 立卷原则第三条 公司会计档案采用形式（凭证、帐簿、报表等）一年度一保管期限的分类方法，即将会计档案先按凭证、帐簿、报表等 形式归类，再按不同的会计年度划分，根据不同的保管期限组成保管单位，形成三级类别。第三章 归档范围第四条 归档范围 （一）会计凭证。包括原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计帐簿。包括总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其他会计帐簿。（三）会计报表。包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其它。包括会计档案移交清单、保管清册、销毁清册、银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应保存的会计核算专业资料。第四章 立卷方法和要求第五条 立卷要求（一）报表类。按年报、季报、月报表分别立卷。报表按顺序排列后，在页面右上角编号并填写卷内目录和备考表，去除金属物并加卷皮装订。卷内目录应填写报表作者、编制报表时间和名称等项，卷皮上应填写立档单位、（报表）内容、制表时间、制表人、保管期限。 （二）帐簿类。会计帐簿一般一本为一册，不能跨年度使用。活页帐簿立卷时应抽去两面无文字的空白页，已记录的帐页要依次编号，用卷皮装订成册，卷皮上应注明立档单位、案卷题名、保管期限。 （三）凭证类。会计部门应将各种记帐凭证连同所附的原始凭证，以月为单位按其产生的先后顺序在右上角逐一编制流水号，折叠整齐，不得重号和漏号。装订时应用规定的卷皮，卷皮上应注明日期、册数、凭证起止号、张数等项。每册装订后应加盖会计主管骑缝章，厚度不超过2cm，每册凭证装盒保存。卷盒上应注明立档单位、案卷题名、日期、册数、凭证起止号、保管期限等项。第六条 会计档案由财会部门按照归档要求整理立卷，装订成册，按期移交档案部门。应归档的会计档案要收集齐全，不得分散保存和擅自处理。档案部门必须按期清点验收，不得推诿拒绝。第七条 财务预决算、财务计划、财务制度等属文书档案范畴，不执行此办法。第八条 撤销、合并单位的会计档案，应随同本单位的全部档案一并移交给档案部门，并办理交接手续。第五章 归档时间和保管期限第九条 当年会计档案，在会计年度终了后的隔年6月底前，由财务部门编造清册移交档案部门保管。第十条 会计档案的保管期限（见附件）分为永久和定期两种。定期保管期限分为3年、5年、巧年、25年。各种会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第六章 会计档案的整理、保管和销毁第十一条 档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门共同拆封整理。第十二条 会计档案的原件一般不外借，如有特殊需要时，应经本部门领导批准方可借出，但不得拆散原卷册，不得在会计档案上涂画，不得抽换会计档案。第十三条 会计档案保管期满需要销毁时，由档案部门提出销毁申请，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查。编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限、销毁时间等内容。公司计财部总监、办公室总监及主管财务的副总经理应在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案以前，应认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将监销情况上报主管财务的副总经理。第十四条 对于保管期满但尚未结清的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时止再行销毁。第十五条 采用计算机进行会计档案管理的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。 第七章 附 则 第十六条 本规定由办公室负责解释。 第十七条 本规定自下发之日起实施。附件四：声像档案管理规定第一条 本规定所指声像档案是指公司在经营过程中形成的、具有保存价值的、以感光和磁性材料为载体的，以声音和影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录材料。第二条 归档范围第三条 归档时间声像档案按照形成的时间在第二年度上半年前经整理后，向公司办公室移交。第四条 整理原则 1有利于保持声像档案的有机联系、有利于保管，方便利用。 2按载体一问题一年度分类。第五条 归档要求（一）照片档案 1需归档的照片应清晰、完整。底片和照片要一一对应。 2归档的照片档案应由摄影人员对档案进行整理，详细记录内容、时间、地点、人物、背景及摄影人姓名。 (1)内容。照片所反映的事件。 (2)时间。事件发生、产生的时间和拍摄时间。 (3)地点。被摄物所在的具体地点。 (4)人物。照片影像上主要人物的姓名、身份。 (5)背景。对提示照片影像主题具有一定作用的背景。 (6)摄影者