归档文件整理规范

归档文件整理规范 DB36 T380 2016代替DB36 T380 2002 2016年9月28日发布2016年12月1日实施 主要内容 1 规范 主要修订内容 Part 规范 的演变 2000年 国家档案局颁布 归档文件整理规则 DA T22 2000 在全国范围内开展以件为单位整理文书档案 2002年 江西省档案局根据 规则 结合江西省实际制定 江西省归档文件整理规范 DB36 T380 2002 经省质监局发布后在全省范围内实施 2015年 国家档案局颁布 归档文件整理规则 DA T22 2015 2016年 江西省档案局修订 归档文件整理规范 DB36 T380 2016 经省质监局发布后 于2016年12月1日起实施 主要修订内容 将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料 增加 件的组成 件的构成 排序 修整 装订 编页 装盒 排架 格式转换 元数据收集 归档数据包组织 存储 将室编件号 馆编件号统一为件号 同时对归档章 档案盒项目进行调整 主要修订内容 确定档号结构 明确编制方法 与国家档案局已发布 数字档案室建设指南 保持一致 编目项目作相应调整 根据保管期限不同 确定装订方式 装订方式 材料应满足保管期限要求 编制为原则 以不编为例外 与页数呼应对照 规范 的贯彻要求 规范 自2016年12月1日起实施 原则上 各单位2016年的归档文件应按照新 规范 要求整理 2 基本概念 Part 1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的文件材料 包括纸质和电子文件材料 是指文件相应的文书处理程序已经完成 而不是指文件本身在实际工作是否还在发挥作用 比如请示与批复 在批复发出或收到以后 文书处理程序就算完成了 一份通知收到后经相关人员传阅 也算是办理完毕 本机关的发文 文件印发后也就算办理完毕 有的文件 如计划 规划 指示 规定等 在贯彻执行中需要很长时间 但印发或收到传阅后 其文书处理程序已经完成 也算是办理完毕 办理完毕 2 文书档案反映党务 行政管理等活动的档案 它包括命令 指示 决定 布告 请示 报告 批复 通知 信函 简报 会议记录 计划和总结等 这类档案在其产生 内容和形式上有一定的共性 3 件 归档文件的整理单位 归档文件一般以每份文件为一件 件是归档文件整理的最小单位 为一件 是指实体装订在一起 编目时也只体现为一条条目 4 整理将归档文件以件为单位进行组件 分类 排列 编号 编目等 纸质归档文件还包括修整 装订 编页 装盒 排架 电子文件还包括格式转换 元数据收集 归档数据包组织 存储等 使之有序化的过程 5 档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码 以体现归档文件的类别和排列顺序 字符代码一般由字母和阿拉伯数字构成 不包括汉字 特点 唯一性 合理性 稳定性 扩充性 简单性 32 文件材料收集归档 Part 一 收集依据 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局令第8号 各机关依据8号令制定 并经同级档案行政管理部门审查同意的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限实施细则 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 国家档案局令第10号 各国有企业依据10号令制定 并经同级档案行政管理部门审查同意的本企业文件材料归档范围和档案保管期限实施细则 非公企业可参照执行 二 收集原则 重点收集反映本单位职能活动 历史面貌 重要产权关系和经济利益的文件材料 重点收集反映本单位 本部门人员情况的文件材料 重点收集本单位重大活动 重大事件中形成的文件材料 确定文件材料归档范围 能避免具有保存价值的文件漏归 保证档案的齐全完整 能避免无价值的文件转化为档案 保证档案的精炼 能简化归档工作 提高归档工作的质量与效率 三 归档范围 一 文件材料归档范围 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 反映本单位职能的 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 有凭证作用的 3 需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 重要的收文 4 其他对本单位工作具有查考价值的文件材料 其他有查考价值的材料 1 应归档的上级机关文件材料 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 上级机关制发的关于本机关机构设置 领导人任免 人员编制等文件材料 本机关代上级机关草拟并被采用的重要法规性文件 专项业务文件的最后草稿和印本 上级机关 上级领导检查 视察本地区 本机关工作时形成的文件材料 上级机关转发本机关的文件 2 应归档的本单位文件材料 本单位党组 党委 会议和行政办公会议的纪要 会议记录 本单位召开的工作会议 专题会议的文件材料 单位联合召开会议的文件材料 本单位承办的展览会 博览会的文件材料 本单位制定的方针政策性 法规性 普发性业务文件 中长期规划 纲要等文件材料 本单位的请示与上级机关的批复 批示 同级机关 下级机关的来函 请示与本单位的复函 批复等文件材料 本单位联合行文的文件材料 本单位编辑 编写的大事记 组织沿革 简报 情况反映等文件材料 本单位行政管理 执法活动中形成的文件材料 本单位计划 总结 统计 调研等方面的文件材料 本单位机构编制 干部人事 党 团 纪检 工会 保卫 信访工作文件材料 职工名册 行政 工资 党团组织关系介绍信及存根等 本单位事务管理文件材料 如房产证 土地使用权证 合同 协议以及固定资产购置 登记交接等文件材料 本单位负责人公务活动中形成的重要信件 电话记录 从外单位带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料 本单位业务活动中形成的专业的文件材料 3 应归档的同级机关和非隶属机关文件材料 同级机关和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的文件材料 有关机关对本单位工作检查形成的文件材料 同级机关和非隶属机关联系 协商工作的文件材料 4 应归档的下级机关文件材料 下级机关报送的重大问题的专题报告 下级机关报送的年度或年度以上的计划 总结 统计材料 二 文件材料不归档范围 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本单位办理的文件材料 任免 奖惩非本单位工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本单位文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 单位内部互相抄送的文件材料 本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 四 收集归档工作中存在的主要问题 有些单位收集归档的仅仅是 红头文件 而会议文件 会议记录本 职工名册 合同契约等 账外文件 未收集归档 有些单位收集归档的仅仅是本单位的发文 收文一律不收集归档 全部作资料处理 有些单位收集归档的仅仅是文件的正本 而文件处理单或附件未随文件一起收集归档 不完整问题 有些单位未将应归档电子文件及其元数据 背景信息收集归档 帐外文件 一般主要包括以下几个方面 1 本单位党委 党组 局务办公会议记录 会议纪要 2 会议材料 本单位主办 协办的会议材料 参加上级单位会议时带回的会议材料 重要的 3 组织沿革 大事记 年鉴 工作简报 4 职工名册 工资调整及职工调动工作的行政 工资 党团组织关系的介绍信及存根 党员统计 干部统计 本单位业务工作统计等报表 5 工作计划 总结 专题汇报材料 合同契约 6 财务预算 7 人民来信来访材料 8 领导班子述职述廉报告 9 出国审批手续 执行日程 考察报告 一般性会谈记录等 10 对本单位的新闻宣传报道材料 举办重大活动形成的文件材料及其他有保存价值的材料等 不准确问题 有些单位 有文必档 将所有文件全部归档 将一些普发性文件和本单位不需要贯彻执行的文件也收集归档 特别是有些单位将文件的来源单位级别的高低作为判断文件是否要收集归档的依据 如 有的将中共中央 国务院 省委 省政府的文件全部收集归档 有些单位收集归档的是复印件 有些单位将没有红章的正式文件收集归档 有些单位存在重复归档的问题 认为这份文件经常会利用 在归档时多归档一份一起放在档案盒中 根据要求 文书档案必须在次年6月底以前收集整理完毕 但有些单位收集归档不及时 有些单位业务部门未及时向档案部门移交相关文件 档案部门未及时做好跟踪指导 不及时问题 五 应对措施 A 建立健全档案管理网络 C LOREM 制订完整的文件材料归档范围 B 建立健全档案收集制度 D 纳入考核和岗位责任制 C 六 收集方法 4 纸质归档文件整理 Part 七 归档文件鉴定 一 如何确定归档文件保管期限1 分析归档文件的责任者归档文件保期限的划分应 以我为主 即 我 形成的归档文件的保管期限相对较长 这里的 我 一是指本单位 包括本单位各部门 直属机关等 二是指本系统 指本单位同一系统或同一系统的上级机关 尤其指具有垂直领导关系的机关 三是指与本单位密切相关的机关 2 分析归档文件的内容归档文件内容是确定档案保管期限最重要的标准 归档文件内容为 重要的 其保管期限相对较长 重要的 主要指三种情况 一是反映本单位的主要职能 其中以反映本单位职能的典型性问题尤为重要 二是反映本单位的基本面貌 如年度以上工作总结 综合统计表等 三是反映本单位经济关系 如本单位的房产 物产及其他债权债务文件材料 永久保管的文书档案主要包括 1 本单位制定的法规政策性文件材料 2 本单位召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 3 本单位职能活动中形成的重要业务文件材料 4 本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 5 本单位机构演变 人事任免等文件材料 6 本单位房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 7 上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料 8 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本单位的复函 批复等文件材料 定期保管的文书档案主要包括 1 本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料 2 本单位召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 3 本单位人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本单位一般性事务管理文件材料 5 本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 6 上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料 7 上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 8 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本单位的复函 批复等文件材料 9 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 二 鉴定中常见问题 一些档案人员尤其是新接手档案工作的人员容易以来文单位级别的高低作为判断文件价值的依据 比如 将中共中央 国务院 省委 省政府的文件全部鉴定为永久保管 4 纸质归档文件整理 Part 纸质归档文件整理流程包括 组件 修整 装订 分类 排列 编号 编页 编目 装盒 排架 编目 装盒 编页 排架 组件 修整 装订 分类 排列 编号 组件 组件包括件的构成和件内文件排序 件的构成1 文件正文与附件正文与附件应作为一件 一般情况 如果附件量太多或者太厚不易装订 也可各为一件 特殊情况 常见的发改 水利 环保等部门的行政审批文件 正文是一份批复的红头文件 附件往往有很多本装订成册的支撑性文件 这种情况下 正文和附件可各为一件 附件多时 可一本作一件 排序时接着正文即可 1 2 文件正本与不同稿本文件正本与定稿为一件 一般情况 定稿过厚不易装订的 也可单独作为一件 特殊情况 重要文件 如法律法规 须保留历次修改稿 如征求意见稿 送审稿 定稿等 其正本与历次稿 包括定稿 各为一件 3 转发文与被转发文转发文与被转发文是一份文件的不同部分 前者往往包括贯彻意见及执行要求 后者则是具体内容 在发挥文件效力方面难以分割 因此也应作为一件 4 原件与复制件对于制成材料 字迹材料等不利于长期保存的文件 如热敏纸传真件 铅笔书写的重要文件 以及使用中出现破损的文件 应复制后归档 复制件包括复印件 打印件以及手工誊写的抄件等 这些复制件应与原件作为一件 5 正本与翻译本归档文件除正本外 还有其他不同语言的翻译本 含少数民族文字文本 需要留存的 一般来说 文件的正本与翻译本为一件 一般情况 翻译本过厚不易装订的 也可单独作为一件 多种不同语言的翻译本也可各为一件 特殊情况 6 关于报表 图册 名册报表 图册 名册等一般每册 本 内容都相对完整 具有独立的检索价值 因此应按照其本来的装订方式 一册 本 作为一件 7 会议纪要 会议记录会议纪要 一次为一件 会议记录 使用专用记事本记录的 一本会议记录应作为一件保存 使用会议记录纸记录的 可以一次会议记录作为一件 也可根据材料厚度自定件数 如半年或一季度的作为一件 8 来文与复文 来文与复文 或称 往来文件 是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述 从文种上看 有请示与批复 报告与批示 函与复函等 根据整理和检索的需要 我省推荐来文与复文各为一件 但如果请示没有正式批复而是在请示文件前另附纸标注办理结果的 办理结果应与请示作一件处理 9 文件与文件处理单或发文稿纸文件在运转过程中 一般都有文件处理单或者拟办单 发文稿纸 有的还附有领导指示的签批条 这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分 应与文件作为一件 10 介绍信及存根 新闻报道材料介绍信及存根可依据材料多少 按时间顺序自定件数 如一年或半年的作为一件 组织人事部门或有些比较大的系统会形成大量的介绍信或存根 可按原装订方式 一册作为一件 但跨年度的材料应分别组件 新闻报道材料的组件也依此办理 件内文件排序 发文 正本 发文稿纸 定稿 收文 收文处理单 正本 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 收文 收文处理单 定稿 发文处理单 文件印本 被转发文原件 收文处理单 转发文定稿 发文处理单 转发与被转发文印本 附件 正本 复制件 原件 外文 中文 修整 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 纯蓝墨水 红墨水 复写纸 圆珠笔油 印台油 铅笔 针式打印 感热记录均属易褪变材料 易褪变的文件复制后才能归档 去除文件上不合格装订用品 订书钉 曲别针 大头针 塑料封等装订用品 对破损文件进行修裱 禁止对没有破损的文件进行以美观为目的的修裱 对超大纸张进行折叠 2 归档文件一般以件为单位装订 归档文件装订应牢固 安全 简便 做到文件不损页 不倒页 不压字 装订后文件平整 有利于归档文件的保护和管理 装订应尽量减少对归档文件本身影响 原装订方式符合要求的 应维持不变 装订 3 应根据归档文件保管期限确定装订方式 装订材料与保管期限要求相匹配 为便于管理 相同保管期限的归档文件装订方式应尽量保持一致 不同保管期限的装订方式应相对统一 用于装订的材料 不能包含或产生可能损害归档文件的物质 不可使用回形针 大头针 燕尾夹 热熔胶 办公胶水 装订夹条 塑料封套等材料进行装订 永久保管的和定期保管 需向档案馆移交的归档文件 线装法 线装法包括直角装订和三孔一线两种 薄的直角装订 装订位置左上部 厚的三孔一线 装订位置在左侧中部 不使用不锈钢夹或封套装订 定期保管 不需向档案馆移交的归档文件 线装法 不锈钢订 浆糊 不锈钢夹 封套 直角装订法 三孔一线装订法 分类 分类是指全宗内归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 基本分类方法 年度分类法 机构 问题 分类法 保管期限分类法 4 分类方法 年度分类法 以文件签发日期 即落款日期 判定文件所属年度 对于计划 总结 预算 统计报表 表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 统一按文件签发日期判定所属年度 如 2016年印发的2015年工作总结应放入2016年 2015年印发的2016年工作计划应放入2015年 跨年度形成文件在办结年度归档 多份文件为一件的 以装订时排在最前面的文件日期判定文件所属年度 文件没有标注日期的 需要分析文件内容 制成材料 格式 字体以及各种标识考评和推断文件的准确日期或近似日期 无法考证的归入文件发现年度 机构 问题 分类法 将文件按其形成或承办机构 或按其所反映的问题 分类 同一全宗 机构分类法与问题分类法应选择其中一种 不能同时采用 采用机构分类的 应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类 涉及多部门形成的归档文件 归入文件主要承办部门或综合部门 采用问题分类的 应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类 并结合立档单位的实际情况设置类目 保管期限分类法 将文件按划定的保管期限分类 即分为永久 30年 10年 依据本单位制定的档案保管期限表 对归档文件进行分类 采用保管期限分类法 能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来 使同一保管期限的档案相对集中 从而简化整理 理顺工作流程 使档案部门能够有针对性地采取相应的整理和保护措施 在实际工作中 通常采用复分法对归档文件进行分类 我省推荐采用年度 机构 问题 保管期限和年度 保管期限等方法进行分类 1 年度 机构 保管期限 适用于内设机构比较健全 职责分工比较明确的单位 2 年度 问题 保管期限 适用于内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的单位 3 年度 保管期限 适用于机关规模较小 年度形成归档文件数量较少的单位 例 年度 机构 保管期限分类法 例 年度 问题 保管期限分类法 例 年度 保管期限分类法 分类中的常见问题 1 按收发文进行分类 发文按发文字号进行分类 收文按文件的来源单位进行分类 2 发文按机构进行分类 收文按文件的来源单位进行分类 如某厅发文是按 三定 方案的机构进行分类的 收文又按国家部委 省委 省政府 省纪委 省财政厅 省直其他单位 下级单位等进行分类 3 按隶属关系进行分类 如按上级 本级 下级进行分类 4 按机构进行分类 但又出现会议文件 工作简报等按文种进行分类的 5 机构和问题混淆在一起的 如某单位按办公室 属于机构 纪检 人事 财务 这些属于问题 等进行分类的 6 机构 问题 的名称不规范 如某厅按机构进行分类 但它在归档章和档案盒脊上的机构名称写为人事 应为人事处 财务 应为财务处 综合 应为综合处 7 将密级作为一个机构 问题 进行分类 有些单位将所有的密级文件全部集中 然后作为一个机构 问题 对待 8 将资料作为一个机构 问题 进行分类 有些单位将普发性不需归档的文件进行整理后和归档文件放一起 将 资料 作为一个机构 问题 对待 9 有些单位把类别分得过细 层次设得太多 这会给文件归类造成麻烦 也会造成最低一级目录下有时只有两三份文件 有时甚至没有 使一个档案盒内文件过少 如 有的按问题分类的企业 一级类目 党群工作 类下面再分二级类目 党务 组织 宣传统战 纪检监察 工会 共青团 等 造成有些类目下只有一两份文件 因此 建议只分到一级类目即可 正确的分类方法 如按年度 机构 保管期限分类 机构那一栏只能出现本单位 三定 方案规定的机构名称 不能有其他的名称 如 按年度 机构 保管期限分类的流程图 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按照时间结合事由排列 我省推荐的分类方案中最低一级类目都是保管期限 5 排列方法 随办随归 的单位可按照归档时间 文件形成时间 排列 集中归档 的单位可先排本单位文件 再排外单位来文 各业务部门单独整理的单位 可以一个部门的材料按照上述要求排列 建议 在当前用计算机检索档案的条件下 哪份文件排前面 哪份文件排后面并不十分重要 一般情况下 在同一年度 同一机构 同一保管期限内可先排本单位产生的文件材料 包括发文和一些账外文件 再排上级来文 同级来文 下级来文 但如果发文和来文是关于同一事由的 则这份发文和来文应排列在一起 在实际工作中 由于种种原因 往往会有一些文件没有按规定时间收集归档 对于这些零散文件 可排在相应机构 问题 相应保管期限归档文件的最后 编号 编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号 档号的结构为 全宗号 档案门类代码 年度 机构 问题 保管期限 件号如 X043 WS 2015 01 Y 0001或 X043 WS 2015 BGS Y 0001 6 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 用4位数字或者字母与数字结合标识 档案门类代码 年度 归档文件档案门为代码由 文书 两字的汉语拼音首字母 WS 标识 年度用4位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2016 机构 问题 代码 机构 问题 代码一般采用3位汉语拼音字母或2位阿拉伯数字标识 如 办公室 代码可用 BGS 或 01 标识 归档文件未按照机构 问题 分类的 应省略机构 问题 代码 保管期限代码 保管期限分为永久 定期30年 定期10年 分别用 Y D30 和 D10 标识 件号 件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号 用4位阿拉伯数字标识 不足4位的 前面用 0 补足 如 0026 件号只在档号这一栏是用4位数标识 在档案实体的归档章和档案盒脊上都不用补 0 直接用自然数标识 归档章 归档章是纸质文件材料归档的标志 也是档号在纸质文件材料上的具体体现 归档章设置 全宗号 机构 问题 年度 保管期限 件号 页数等6个项目 归档章格式 归档章中有些项目比较固定 如全宗号 机构 问题 保管期限等 有条件的单位可以直接刻在归档章上 以减少填写项目的工作量 归档章项目 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 机构 问题 机构 问题 的全称或规范简称 如办公室 业务处 法规处等 年度 文件分类时确定的归档年度 以4位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2016 保管期限 档案的保管期限 标注 永久 30年 10年 件号 单件归档文件在分类方案的最低一级类目内按照排列顺序从 1 开始的顺序号 页数 归档文件的总页数 件号和页数均不需要补零 盖归档章 归档章一般应加盖在归档文件首页右上端的空白位置 如果批示或收文章等占用上述位置 可盖在首页的其他空白位置 但以上端为宜 首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的 也可在文件首页前另附纸页加盖归档章 光荣册 塑料皮笔记本可在第二页盖归档章 归档章一般用红色印泥 文件标题文件内容 这里最好 编页 归档文件应以件为单位编制页码 页码应连续编制 不能出现漏号 重号 归档文件有图文的页面均应编制页码 正反面都有图文的 应一页编一个页码 没有内容的空白页面不编页码 文件材料已印刷成册并编有页码的 或者拟编制页码与文件原有页码相同的 可以保持原有页码不变 页码应编制在文件正面右下角 背面左下角的空白位置 7 注意 下面几种情况可按特殊方法处理 1 收文本身有规范页码 前面只加了一张收文处理单的 这种可以不再重新编页码 只在归档章和归档文件目录的 页数 栏上计算页数时由正式文件页数加上收文处理单这一页即可 2 发文本身有规范页码的 正本页码可以不再编 发文处理单和定稿接着正本页码继续往下编 3 印刷成册编有页码的文件 其内容是连续页码 但是前面有封面 目录 编写说明等几页纸 这种情况也不再重新编写页码 只在归档章和归档文件目录的 页数 栏上计算页数时由正式内容页数加上这些项目的页数即可 4 编写页码从 1 编写 不用 001 编目 编目即编制归档文件目录 目录由系统生成或使用电子表格进行编制 目录表格采用A4幅面 页面横向设置 按照档号顺序逐类逐件编制 在归档文件目录中一件只体现为一条条目 8 归档文件目录设置序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注等项目 归档文件目录式样 保管期限 序号 填写归档文件顺序号 一个年度一个保管期限的归档文件编制一个序号 档号 档号按照 全宗号 档案门类代码 年度 保管期限 机构 问题 代码 件号 的格式填写 文号 文件的发文字号 应照实抄录 不能随意省略 没有文号的 不用标识 文号中的年度用六角括号 括入 不使用方括号 或实心方头括号 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 责任者一般应使用全称或通用简称 不要使用 本局 本办 本公司 国家局 总局 等含义不明 难以判断的简称 多机关联合发文的 责任者3个 含 以下如实著录 3个以上可只著录前3个 后加 等 责任者之间用 隔开 立档单位本身是责任者的必须著录 机关内部文件等 白头文件 由于各种原因 常会出现未署责任者的情况 编目时应尽量根据文件内容 形式等特征加以考证并填写 个人作为责任者的文件材料 应著录个人责任者 个人责任者著录时应在姓名后著录职务 职称或其它职责 并加 号 题名 文件标题 一般情况下 文件只有一个题名 填写题名时应照实抄录 没有题名 题名不规范 或者题名不能反映文件主要内容 不方便检索的 应自拟标题 自拟题名字数一般不得超过50个字 其中每个标点符号占半个字符 自拟题名外加方括号 特别提示 任免文件和表彰文件中本单位人员未在题名中的 应在题名后将本单位人员列出 会议纪要 政府抄告单等要将主要内容列出来 如 关于XXX等3位同志职务任免的通知 应该拟写为 关于XXX XXX XXX 等3位同志职务任免的通知 日期 文件的形成时间 以国际标准日期表示法标注年月日 如20160208 密级 文件密级按文件实际标注情况填写 没有密级的 不用标识 明确标注保密期限的 应同时填写保密期限 如 机密1年 页数 每一件归档文件的页面总数 文件中有图文的页面为一页 备注 注释文件需说明的情况 包括缺损 修改 补充 移出 销毁等等归档文件后标注了 此件主动公开 此件依申请公开 此件不予公开 等字样时 应在备注项注明 此件主动公开 此件依申请公开 此件不予公开 序号与件号的区别 序号是一个年度一个保管期限的归档文件编制一个流水号 件号是一个年度一个机构 问题 一个保管期限编制一个流水号 如XX局按年度 机构 保管期限分类 2016年永久归档的文件如下 按年度 保管期限分类的 序号和件号是相同的 插件如何处理 如本年度文件材料已整理完毕 现又有零散文件要插入相应的机构 问题 和保管期限下面 如何处理 在一个年度中 将插入文件的件号接着同一机构 问题 同一保管期限下已整理好档案的最后件号流水号编下去 序号的编写可分以下两种情况 1 如归档文件目录还未打印纸质目录 序号可以在EXCEL表格中下拉重新编排 如下图 插入件之前 插入件之后 2 如归档文件目录已打印纸质目录 插件的序号只能编在同一保管期限的最后 此时该文件的条目与原整理好的属同一机构文件的条目是隔开的 如下图 插入件之前 插入件之后 归档文件目录除保存电子版本外 还应打印并按年度装订成册 装订成册的归档文件目录 应编制封面 封面设置全宗号 全宗名称 年度 其中全宗名称填写立档单位名称 填写时应使用全称或规范简称 归档文件目录要编制索引 置于目录前面 内容包括保管期限 机构 问题 机构 问题 代码 起止件号 所在页数等项 归档文件目录封面 X043 2016 将归档文件按顺序装入档案盒 并填写档案盒封面及盒脊等项目 档案盒的外形尺寸为310mm 220mm 长 宽 盒脊厚度可以根据需要设置为20mm 30mm 40mm 50mm等 档案盒封面应标明全宗名称 盒脊设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等必备项 并可设置机构 问题 等选择项 其中 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 起件号填写在上格 止件号填写在下格 盒号即档案盒的排列顺序号 在档案移交进馆时按档案馆进馆要求编制 档案盒应采用337克以上无酸牛皮纸制作 装盒 9 档案盒脊背的填写最好是盖章 建议采用黑色墨水 应标明全宗名称 最好是盖章 建议采用黑色墨水 如定做档案盒 可以将全宗名称直接印制上去 应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒 尽量让盒装满 同一单位使用的档案盒厚度宜相对统一 以便按照延长米来进行档案数量的统计 不同年度 不同机构 问题 不同保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒 装盒时应注意的问题 X043 2016 永久30年 办公室 11 56 X043 2016 永久 办公室业务处 11 56 注 不同年度 不同机构 问题 不同保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒 归档文件整理完毕 应按年度填写 年度归档文件整理说明 主要说明分类方案 年度归档文件的总数量 不同保管期限归档文件的