合同评审管理办法

第 1 页 共 7 页 合同评审管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条 为确保公司业务合同的合法性 有效性 可行性 规范合同评审活动 特制定本管理办法 第二条 合同评审的目的是促进合同顺利履行 防范交易风 险 维护公司利益 第三条 合同评审的对象包括公司各类物资的采购 产品销 售 物流运输 基础设施建设 商务等项目所签订的合同正文文 本及附件 补充变更协议等 第四条 合同评审的主体是指公司在合同评审活动中所涉及 的各相关部门 包括合同经办部门 合同会审部门 企业管理部 除本办法另有规定外 财务部和企业管理部是合同评审的必经部 门 第五条 企业管理部同时为合同经办部门或者合同会审部门 的以及合同会审部门同时为合同经办部门的 该合同评审部门应 当按照本办法第二章的规定进行全面评审 履行所涉部门的评审 职责 第二章第二章 合同评审的职责范围合同评审的职责范围 第一节第一节 合同经办部门评审要点合同经办部门评审要点 第六条 合同经办部门是负责项目合同签订前的立项审批 招投标 商务谈判以及合同起草 签订的合同主办部门 第七条 合同经办部门承担合同的主要评审工作 主要评审 范围和要点如下 第 2 页 共 7 页 1 负责审查合同对方主体的真实性 在合同项目前期 对 合同对方的经营资质和背景进行调查了解 审查其营业执照 组 织机构代码证 事业单位法人证书等主体资格文件是否真实有效 审查其是否具备相应的经营许可 资质证书或授权证书以及该证 书是否真实有效 2 负责对合同主体的履约能力进行审核和评价 主要审查 其支付能力和生产经营能力 支付能力包括注册资本 资金来源 银行存款 偿付能力等 生产经营能力包括生产能力 生产规模 技术水平 产品质量 产品所处的市场阶段 交货能力 公司账 号等 3 负责对合同项目内容 前置性审批文件及背景资料的真 实性 合规性审查 主要审查合同项目是否通过立项审批 合同 内容是否与项目的要求相一致 背景资料是否真实等 4 负责对合同文本进行全面预审 1 从形式上审查合同文本的准确性 格式的规范性等 2 审查合同的商务条款和技术条款的周密性和可执行性 第二节第二节 合同会签部门评审要点合同会签部门评审要点 第八条 合同会签部门是合同涉及的除合同经办部门和企业 管理部以外的合同需求部门 执行部门 生产部门 财务部门 等相关部门 第九条 合同会签部门对涉及到本部门的商务条款和技术条 款进行评审 主要审查合同的可行性 即合同是否能够满足需求 具备履行条件 能否实现合同的特定目的 第 3 页 共 7 页 第十条 财务部门的评审要点 1 合同项目是否属于预算项目 合同金额是否符合预算 2 审核合同金额在合同评审表 合同正文 合同附件中的 准确性和一致性 3 审核付款条款是否符合公司管理规定和有关财经法律规 定 第三节第三节 企业管理部的评审要点企业管理部的评审要点 第十一条 企业管理部主要负责审核合同项目是否符合公司 经营目标方向 同时对合同进行全面的法律评审 第十二条 企业管理部的法律审查要点 1 对上述合同经办部门和会签部门评审要点涉及到的法律 问题进行审查 2 对法律条款进行审查 3 对合同效力 其他合同内容 合同订立程序的合法性进 行审查 第三章第三章 合同评审的程序合同评审的程序 第十三条 合同评审一般采取传审方式 由合同经办部门起 草审核后 交由合同会签部门和企业管理部进行传阅评审 第十四条 符合下列条件之一的项目合同 应当召开专题会 议对合同进行评审 1 总经理认为有必要召开合同评审会议的 2 合同经办部门申请 总经理决定召开的 3 合同会签部门提出召开建议 总经理决定召开的 第 4 页 共 7 页 4 企业管理部提出召开建议 总经理决定召开的 第十五条 合同传审一般按照下列顺序和流程进行 1 经办部门起草并审核合同 2 合同需求部门 执行部门审核 3 财务部审核 4 企业管理部审核 5 公司领导审核 第十六条 一般合同 各合同会审部门和企业管理部应当在 收到待审合同文件之日起 24 小时内审核完毕并反馈评审意见 重大合同可以延长 48 小时 情况紧急需要快速审核的 经企业管理部同意 可以由经办 部门同时交由合同会审部门和企业管理部进行评审 各评审部门 自收到待审合同之日起 24 小时内作出评审意见并反馈给合同经 办部门 公司采购 销售类的日常合同 采用企业管理部审定的公司 示范文本的 合同经办部门自行审核 未采用企业管理部审定的 公司示范文本的 由企业管理部进行审核 企业管理部自收到待 审文件之时起半个工作日之内进行审核并反馈评审意见 第十七条 重大合同应当经总经理审核并在合同评审表上签 字 重大合同的认定 由合同经办部门和企业管理部根据本办法 规定的标准提出建议 总经理决定 第十八条 合同评审工作开始前 先由合同签订部门起草合 同文件 合同文件的优先采用顺序如下 1 公司示范合同文本 2 国家及行业示范文本 3 结合实际情况己方起草的合同文本 第 5 页 共 7 页 4 合同双方共同起草的合同文本 5 合同对方提供的合同文本 第十九条 合同经办部门应当将待审合同文本及附件 对方 当事人主体资格证明 项目决策批准文件及其他合同项目背景资 料等合同文件以及合同评审表一并按照评审程序送审 为提高评审效率 合同评审中的文件传递可以采取电子文档 或者纸质文档形式 但合同经办部门应当保证其送审的电子文档 纸质文档等应当与文档原件内容相同 第二十条 合同经办部门负责对其他评审部门有疑义的内容 予以解释说明 按照其他评审部门的要求补充相关材料 第二十一条 各合同评审部门可根据待审合同的不同情况将 其交由部门工作人员进行初审并提出初审意见 各部门负责人进 行终审并在合同评审表上签字 或者各部门负责人直接评审 各合同评审部门应当提出明确的评审意见 在合同评审表上 只签字或者使用 基本同意 基本可行 等模糊性语言的 视 为完全同意待审合同的内容 第二十二条 合同评审会议由公司总经理 副总经理 合同 经办部门负责人和合同经办人 各会审部门负责人 企业管理部 负责人和法务人员组成 由合同经办部门负责召集 合同经办部门原则上应至少提前 1 个工作日将待审的合同文 件等相关资料送交评审会议参加人 第二十三条 合同评审会议应做好以下工作 1 认真听取合同经办部门关于合同文本的形成过程 对方当 事人主体资格证明 项目决策批准文件及其他合同项目背景资料 等情况的介绍 第 6 页 共 7 页 2 审查合同具体内容 4 对被评审的合同提出结论性意见 第二十四条 合同经办部门负责合同评审会议的记录工作并 保存合同评审记录 合同评审会议参加人均应在合同评审记录上 签字 第二十五条 合同评审通过后 合同经办部门应根据汇总后 的评审意见对合同做出修改完善 由经办部门领导审核后 作为 正式签约文本 重大合同须经总经理审核同意 才能作为正式签 约文本 合同经办部门如对其他评审部门提出的修改意见有异议 可 与其他评审部门协商合理取舍 合同经办部门以正式签约文本与合同对方办理签约事宜 第二十六条 合同文件变更 解除的评审 发生合同条款变更 如价格条款 支付条款 质量条款 运 输周期条款 违约条款变更等 或解除时 应采用书面形式 合 同条款变更或解除的评审程序参照合同评审程序执行 第二十七条 合同经办部门应当向企业管理部报送一份正 式的合同文本和正式的合同变更解除协议副本 复印件或格式为 PDF 的电子文档 备案 第四章第四章 附则附则 第二十八条 本办法中有关用语的含义 1 商务条款是对双方当事人之间相关合同交易的具体商务 安排做出约定的条款 包括但不限于标的的内容 交付时间与方 式 价格 支付或者结算方式 期限 运输 保险 担保等条款 第 7 页 共 7 页 2 技术条款是对合同标的物的物理化学性能 技术等级和 规范 质量 规格等特征加以约定 使得合同标的物能够与种类 物相区别和特定化的合同条款 包括但不限于技术标准 质量标 准 检验标准 包装 工艺 使用 验收 维护等条款 3 法律条款是指为了保障合同的顺利履行 严格约束当事 人的权利义务并提供明确有效的纠纷解决及救济方式的合同条款 包括但