如何写好邮件

1 www ote 如何写好邮件 主旨 邮件什么时候用得到 写好邮件的重要性 写邮件要注意的基本要素 重点与忌讳 写邮件的基本要素 什么是3W或5W 注意事项及邮件分类其他写邮件注意的问题与技巧 邮件的重要性 什么时候用邮件 作为职场人士 邮件是用来沟通的主要通道之一 不言而喻 它是沟通中的一项重要环节 邮件写的好坏 影响着你的沟通方式是否顺畅 有效 甚至影响到你正在进行的工作是否能顺利进行 甚至 邮件的措辞或表达不畅会无形的影响到你与同事之间的关系 上下级对你的看法 怎么样写好一封邮件 如何要表达清楚自己要表达的内容 是大家需要去注意与学习的 这也提升自我水平的一种锻炼 所以大家在平日里就需要从小小的一封邮件开始 不断的训练自己 日常工作中何时要用到邮件 需要作正式报告 难以用口头表达清楚的事项 通知 知识 信息 指示等传递 寻求上级或其他部门的批准或确认 对于重要事项的口头沟通后的确认对于未经讨论的事情 或存在分歧的事情 最好先经过当面沟通讨论后再发出邮件 以此避免大量 吵架 邮件的出现 这对问题的解决也是于事无补 看了也很让人头痛 避免一些明明能口头解决的事情却发没有意义的邮件 如 下午前往XXX地 请你开好派车单 或 这个事情我想找个时间跟你讨论 这些没有意义的邮件只能占用内存与时间 避免越过上一级主管向间接主管直接发邮件 也避免将一些本部门意见未统一的邮件 同时抄送给你的直接主管与间接主管 主管的主管 这时候你的主管在面对他的上司时会很尴尬避免将未经过处理的邮件 或未给出自己的意见的邮件 不明所以的直接丢给主管 很多员工喜欢这样子 但孰不知 主管可不是你的文员 要处理的也不是你的工作 所以对于要处理的事情 最好做个清楚的分析或总结 给主管一个建议供他参考 写邮件的基本要素 一 严格来讲职场中常用5W来衡量一封邮件的好坏 作为同事来讲至少具备3个W才能基本上写清楚邮件 Who你这封邮件到底是要写给谁的 你自己是谁 这里大家要搞清楚FROM TO CC BCC间的关系 对于很久未联络或是干脆就是陌人的联络对象 发的邮件一定要介绍下自己 不然很不礼貌而且在没有设置个人信息签名的情况下 别人很难想起你 到底是谁 哪个公司的 TO收件人 你的邮件的所涉及的问题是需要向谁报告或是由谁确认载示或办理的 那就要TO谁 CC抄送 carboncopy 邮件内容跟哪个部门或人有关系 需要他知道这件事但不需要对此封邮件做出回复的 BCC密抄 顾名思义 密抄就是你的邮件除了收件人与CC的人 你秘密抄送给其他人 而这个其他人是你不想让收件人知道是谁的人 如一封相同的并不重要的邮件 你要发给不同的人 你又不想一封一封的去发 那就用BCC吧 这样省事又恰当的保护了你与他人的隐私权 针对以上 大家就要避免在平时写邮件时 该TO的不TO 该CC的又放到TO里面去了 并在邮件结尾时 要针对收件人与抄送者作不同的处理要求 这样别人才能明了他的任务所在 What这是一封邮件的灵魂 这里包含邮件的主题与正文及附件 你究竟要告诉别人什么 主题 主题是一封邮件的点睛之笔 写清楚了例于 关于XXX问题的解决方案 或 XXX事项的跟进分析 能让收件人一眼就看到你想表达什么 以便于别人能抓住你邮件的重点 很多同事写邮件时不喜欢写主题 殊不知这是犯忌 首先来讲 不礼貌 再者 若你不写主题 加之内容也没表达清楚 别人看了也知所云 说不定干脆当垃圾邮件直接删掉 附件 附件要发与正文所述内容有关的 并有在正文中明确介绍的 不然你发的附件到底是干什么用的 又耗容量又不知道是什么 如在文中明确的表示 附件是产品的规格说明 请参考 或 有关问题的详尽分细明细 可参考附件 对于附件 我另外要说的是在大家附了一堆图片时 一定要处理一下图片的容量 有些图片刚才相机上取下来 占的象素与容量非常之大 outlook中的 附件选项 就很好的解决了这点 如果你不加处理就直接发出去 容易把自己与别人的邮箱都塞爆 附件示OUTLOOK的图片处理办法 写邮件的基本要素 二 What正文内容 语言得体 思路清晰 问题明确 逻辑明了 邮件的正文还要注意对开场语 对收件人表示应有的礼貌与问候 语言得体是要求在写邮件时 要恰当的表达自己的思想 针对不同的收件人 正文的言语态度也要有所区分 千万别千篇一律的 把客户当哥们 把上司当同事 如果你发给客户或上司 如 这个问题我们需要在这三天内得到答案 明明是一句很正常的话 会伤害到别人感情 同事间的邮件往来 可以直接 但是当你有求于人的时候 千万别拿出盛气凌人的口气 大家要注意 字面本身是不传达感情色彩的 虽然你原本不是这个意思 但可能看的人想象的就是这个意思 另外 不建议在给他人的邮件上打很多 或 这些符号都有加重语气的作用 如果一个小小的提示 你打了很多感叹号或问号 会让别人误认为 你对此事非常不满 思路清淅问题明确在写一封邮件时 要先想想 你要表达的事情是什么 问题点有哪些 你的建议是什么 你需要别人的处理是什么 一定要避免 话家常 讲故事 的方式来写邮件 另外 避免邮件的长篇大论 即使是关联事项 也不把邮件写成报告一样的全部呈列在邮件正文中 遇到一件事情很长再怎么逻辑也讲不完的 建议你用报告的形式加到附件中 在正文中只列明需要处理的重点 如果有几个关联事项 就分几个邮件 不同主题 建议大家在邮件中 将思路或问题点用1 2 3 这样条列出来 更容易让人明白与理解 然后把意见整理到问题下方供别人参考 邮件正文最好不要超过两种字体或两种颜色 字体与字号要合适 中文老实点用宋体或新宋体 英文就用Verdana或Arial字型 字号用五号或10号字即可 这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体 另外就是注意邮件段落间的距离 不要几段话都挤在一起 影响阅读 Why邮件发出来是希望得到别人的回复与处理支持 这也是你为什么要发邮件的原因 有些同事邮件写出来了 但是收件人与CC的人都不知道要做什么 对了 那就是因为你在邮件的最后忘记说明清楚需要得到别人怎样的回复与帮助 写邮件的基本要素 三 其他的2个W在这里顺提一下 When如果对方处理的事情 要找准时间 一般来讲 客户都不大喜欢在周五收到急需处理的邮件 试想想 好不容易盼个周末 马上要下班了 心里还挂着这么个事 怎么能不头痛 另外 周一来讲一般是一周中最忙的时候 大量的会议 事情需要处理 如果这里发个需要客户马上处理的邮件 客户可能不会太注意看 即使有回复 可能也很潦草 Whatever这里要求大家发邮件注意的一些方式细节 除非是有必须让对方读到的理由 如价格调整通知 变更告知信函 否则 尽量不要运用强制的 要求回执 选项 这会让对方潜意识里出现反感 另外 没必要设置自动回复 除非是你休假或是公差期间 利用自动回复向客户提供紧急联系人 那种 你好 信件已收到 我会尽快回复 的公文 远没有你自己亲自写一两句话来得效果上佳 无论是发给谁的邮件 正文的开头和结尾一定要有问候词与结束语 这样才会给人整个邮件是完整的印象 再者 不要用过于花哨的信纸和背景 造成对方的阅读障碍 也给人留下你不成熟的印象 如果附件文件的格式不太常见 请务必在正文中说明 以免对方以为是病毒不敢打开 邮件的签名设置 签名设置可以包含你的公司 职位 联络方式等信息 是客户了解你记录你的一个窗口 所以在邮件对外时 大家有必要为自己设置正确的签名信息 邮件写完了后一定不要忘记检查 收件人是否正确 建议把自己对外的联络人的显示名称按不同客户或单位做个统一的标示 避免在人名相似时在填写收件人时去按OUTLOOK的记忆输错收件人 问题很小 但问题很严重 检查下邮件的各要素是否完善 有无不恰当的表述或含糊不清的地方 最后还要检查下有没错别字等 邮件的分类标识及其他注意事项 一 邮件分类 有些同事每天收到的邮件都很多 大家可以充分利用 工具 里的 规则与通知 让邮件在收到时自动按你分列的文件夹分类 或者 事先按单位 项目 优先度做好不同的文件夹 在收到邮件时 手动将邮件分类到各夹中 有时候 遇到比较难处理的邮件或需要跟踪的邮件 临时无法回复或处理不完 放一段时间又怕忘记 这种情况下 大家可以在邮件的标记状态 处注明颜色 或设置提醒 在后面有时间来整理的时候 查看标识 就能知道哪些未完成 其他回复邮件的技巧 1 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后 即刻回复对方一下 往往还是必不可少的 这是对他人的尊重 理想的回复时间是2小时内 特别是对一些紧急重要的邮件 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理 但一般不要超过24小时 如果事情复杂 你无法及时确切回复 那至少应该及时的回复说 收到了 我们正在处理 一旦有结果就会及时回复 云云 不要让对方苦苦等待 记住 及时作出响应 哪怕只是确认一下收到了 2 进行针对性回复当回件答复问题的时候 最好把相关的问题抄到回件中 然后附上答案 不要用简单的 那样太生硬了 应该进行必要的阐述 让对方一次性理解 避免再反复交流 浪费资源 3 不要就同一问题多次回复讨论 不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次 这只能说明交流不畅 说不清楚 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 电子邮件有时并不是最好的交流方式 对于较为复杂的问题 多个收件人频繁回复 发表看法 把邮件越RE越高 这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读 此时应即是对之前讨论的结果进行小结 删减瘦身 突出有用信息 邮件的分类标识及其他注意事项 二 4 要区分Reply和ReplyAll 区分单独回复和回复全体 如果只需要单独一个人知道的事 单独回复给他一个人就行了如果你对发件人提出的要求作出结论响应 应该replayall 让大家都知道 不要让对方帮你完成这件