幼儿园档案管理工作浅谈

科学档案管理 充分开发利用 幼儿园档案管理工作浅谈 林晓燕 档案是幼儿园开展各项活动的真实记录 是进行幼儿保教 科研和交流总结 探索幼教规律的必要条件和可靠依据 是 全体幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶 是幼儿园科学管理的 重要组成部分 它的科学化 规范化 制度化 可以有效地发 挥档案的利用价值和作用 更好地为幼儿园各项工作服务 我是兼职的档案管理员 对幼儿园档案的整理和归类没有 接受过专门的培训和学习 这几年领导多次派我去姐妹幼儿园 取经 整理中碰到的难题多次去档案局向专家请教 并认真学 习了 档案信息化建设 档案分类 文书档案整理 逐步树 立起规范的管理意识 档案管理工作经验及水平有了一定的提 高 结合我们园所的实际 对全园 2006 年以来的档案资料进 行整理和归档 从档案资料目录的建立到资料的分类整理 从 案卷的建立到资料的规范装订等方面 力求达到规范化 标准 化 那档案是怎么收集整理的呢 我们是这样做的 1 1 及时收集 确保资料真实完整及时收集 确保资料真实完整 资料的收集是档案工作的基础 是档案工作的第一个环节 收集原始的 真实的第一手资料是档案管理重中之重的工作 所以我们的资料收集都是从平时的积累开始 从点点滴滴的 工作做起 注重对各部门平时的原始资料保管 在教学活动结 束 每学期结束时 及时将资料送办公室存档 从而确保档案 收集的完整性 2 明确归档范围与时间 在园务管理 教育教学及课题研究活动中 凡是具有查考 利用 保存价值的文字和声像等各种形式和载体的文件材料 2 我们采取随时归档与定期存档的方法 及时归档 如我们这 次开展的 幼儿园第二届亲子运动会 活动的材料 林慧颖老师 对亲子运动会的方案 活动的安排 家长邀请书 活动总结等 文字资料和所拍的照片资料 在活动结束后马上进行了整理 即时归档 每学期的班级交班记录 一周活动安排以及班级总 结等资料我们在学期结束的时候上交 整个归档时间则按学年 度整理 实行定时归档 3 结合实际 将全园的档案进行有特点地分类 我园的档案分类有文书档案 会计档案 教师个人档案 保教档案 卫生保健档案 家长工作档案 科技档案 科研类 基建档案 设备档案 特种载体档案 音像资料 照片资料 实物档案 如 文书档案包括上级行政部门和教育主管部门颁发有关 幼教的方针 政策 指示 决定等方面的文件材料 行政管理 中形成的计划 总结 考核 人事管理等文件材料 园务产生 的会议记录等文件材料 各个班级形成的教学工作 保育管理 教师培养 园本教研等文件材料形成的保教档案 科研课题 教科研成果等文件材料形成的科技档案 家长委员会形成的 家长工作 会议记录 家访 亲子活动 问卷调查等文件材料 形成的家长工作档案 保健方面形成的幼儿健康 消毒管理 环境卫生 安全 膳食等文件材料形成的幼儿卫生保健管理档 案 幼儿花名册等文件材料形成的学籍档案 各类活动的图片 资料形成的照片档案 各类录像带 录音带及课件形成的声像 档案进行分类 然后根据它们在形成和处理过程中的联系 按 永久 30 年 10 年分别组卷 编成各个案卷 这些丰富的原 始档案资料真实地记录了我园在探索幼儿园的科学管理 争创 一流的真实历史 4 收集资料全员参与 分工合作 建立统一的档案管理 体系 即材料的收集分工负责 落实到人 及时移交 及时入 档 文书档案 教师个档 科研档案中的基建设备档案由我收 3 集整理 会计档案是张敏老师收集整理 保教档案 家长工作 档案是保教处收集整理 音像资料 照片资料是舒明老师收集 整理 卫生保健档案是夏笑琴园长收集整理 然后由我进行归 档保存 4 收集资料立足全面 幼儿园开展的各项活动 运动会 节日联欢 毕业典礼 开放日 对外交流等 以及各部门所做 的一些人事 劳资 财会 医务 考核等日常工作 只要有保 留价值的均列入存档范围 力求全面真实地反映幼儿园的历史 5 整理档案注重完整 将同专题 同项目 同内容的文 件材料编排在一起 杜绝或避免卷内文件材料 插花团 的现象 如对照片档案的整理 我们一方面按专题收集 幼儿园每组织 一项重要活动 均精选出有代表性的照片 按专题进行归档 完整地记录一次活动的全过程 另一方面注意收集底片和加注 文字说明 我园的照片档案由底片 照片和说明三部分组成 底片放电脑里保存 照片标上文字总说明放相册保存 以文字 形式表述每次专题活动的整体面貌 6 明确归档的文件材料要求 凡归档材料应做到书写材料优良 字迹工整 图形清晰 并要注明题目 时间 以利于长期保存和利用 打印材料用纸 应尽可能统一纸张 A4 例 手上的演讲稿 题目 名字 时间一定要注明 表格整理 7 7 善于开发 充分利用 善于开发 充分利用 做好幼儿园档案工作 其目的就是为幼儿园各项工作服务 无论是领导在决策之前 还是在各项工作筹备 开展之前 我们都常常要翻阅已有的档案 以便更好地决策 更加精心地 策划各项活动 以期达到更高的水平 比如 每年的六一庆祝 活动 毕业典礼 运动会 教师技能技巧比赛 考核等都是我 园的传统活动 在筹备计划之前 我们都要翻阅档案记录 从 4 往年的计划 总结中取往年之长 同时 又避免往年活动的不 足 精心策划 精心设计 使得我们每次活动都能做到心中有 数 并达到预期目的 收到良好的效果 8 8 规范档案材料的借阅管理 规范档案材料的借阅管理 为了规范档案借阅 我配备了档案借阅登记本 包括借阅 人姓名 借阅时间 案卷名称等 对查阅 借用者照章办事 对借出的档案要填写借阅单 并规定归还日期 逾期不还的进 行及时催要 档案管理工作是一件长期的艰苦的工作 幼儿园档案管理 工作的好坏 将直接影响着幼儿园各项工作的开展 并在一定 程度上反映了幼儿园管理水平的高低 幼儿园档案是领导开拓 思路的基石 是教师教育教学中不可缺少的好帮手 更是园与 园之间互相学习 互相借鉴的纽