行政公章管理办法

第 1 页 共 4 页 受控标识受控文件 打印部门 有有限限公公司司管管理理文文件件 编号 版次 1 0 批准 行政公章管理办法行政公章管理办法 1 1 目的 目的 1 11 1 为了规范公司行政公章的管理 依法维护公司合法权益 特 制定本管理办法 2 2 适用范围 适用范围 2 12 1 本办法适用于公司行政公章管理 包括企业法人印章 公司 机构章 专用印章等 3 3 术语及说明 术语及说明 3 13 1 行政公章是指刻有公司全称或规范简称 有限公 司 的各类行政公用印章 包括企业法人印章 公司机构印章 专 用印章等 3 23 2 企业法人印章是指公司名称印章 法定代表人或授权代理人 印章 印章按公司议定的规格 式样刻制 印章上企业名称必须与 企业法人营业执照上的名称相符 3 33 3 公司机构印章是指公司各组织机构的名称印章 3 3 13 3 1 公司级的专业 委员会 领导小组 等 印章上方自左至右 环形排列公司及组织机构全称 3 3 23 3 2 公司内部机构 印章上方自左至右环形排列公司全称 下 方自左至右横向排列机构名称 3 43 4 专用印章是指为了对外 对内专项业务工作需要而刻制的专 业印章 20112011 年年 1 1 月月 3030 日发布日发布 20112011 年年 2 2 月月 1 1 日实施日实施 内部文件 注意保密 第 2 页 共 4 页 3 4 13 4 1 对外专用印章是指公司对外的合同 计划生育 人事 报关 产品质量等专门业务印章 印章上须使用公司全称 并刻有专门业 务的名称 3 4 23 4 2 对内专用印章是指在公司范围内使用的各部门专项业务印 章 印章上使用规范的公司简称 并刻有专门业务的名称 4 4 相关文件 相关文件 5 5 职责分工 职责分工 5 15 1 综合管理部办公室 以下简称办公室 是公司行政公章的归 口管理部门 5 1 15 1 1 负责制定 修订 解释本管理办法 5 1 25 1 2 负责行政公章的制作 启用 回收和公司涉外行政公章的 建档 5 1 35 1 3 负责企业法人印章和本部门机构印章 相关专用印章的保 管 使用 5 1 45 1 4 负责对其他部门保管 使用的行政公章的监督管理 5 25 2 各部门负责本部门机构印章 相关专用印章的保管 使用 6 6 工作流程 工作流程 6 16 1 行政公章的制作 启用 回收行政公章的制作 启用 回收 6 1 16 1 1 行政公章一律由办公室负责按规定统一刻制 6 1 26 1 2 企业法人 公司机构印章的刻制 由办公室依据有关文件 直接办理 6 1 36 1 3 对外专用印章的刻制 由所需部门提出申请 部门负责人 签字 经总经理审批后 报办公室办理 6 1 46 1 4 对内专用印章的刻制 由所需部门提出申请 部门负责人 签字 经公司分管领导审批后 报办公室办理 6 1 56 1 5 行政公章由公司正式行文后方能启用 6 1 66 1 6 因公司机构调整或业务变更 由办公室负责回收原印章 各部门不得私自转移 保留 第 3 页 共 4 页 6 26 2 行政公章的使用行政公章的使用 6 2 16 2 1 使用原则 6 2 1 16 2 1 1 行政公章的使用应按本办法报相关审批权人审批 部门 负责人 办公室主任 公司分管领导 总经理为用印的审批权人 未经审批 任何人不得擅自用印 6 2 1 26 2 1 2 总经理对公司所有行政公章的使用拥有绝对的决定权 特别重要的事项 应经分管领导同意后 报总经理审批 6 2 1 36 2 1 3 对外用印的审批 由经办人填写 有限公司对 外用印审批单 报相关领导审批 有限公司对外用印 审批单 由盖印部门留存 但按规定权限 已由相应领导签字批准 的合同或上报材料等用印除外 用印时 经办人应办理登记 6 2 1 46 2 1 4 空白文件 报表等 不得用印 但确因工作需要用印的 空白文件如 报关委托书 报检委托书 等除外 确因工作需要 对空白文件用印 由用印部门事先向办公室提出申请 由办公室报 总经理批准后实施 6 2 26 2 2 企业法人印章的使用 6 2 2 16 2 2 1 公司行政公文用印 按行政公文相应管理制度办理 6 2 2 26 2 2 2 公司对外的文件用印 应经公司分管领导审批 但文件 内容关系重大的用印 需报总经理审批后用印 6 2 2 36 2 2 3 公司对外的例行报表 非空白 等用印 首次须经公司 分管领导审批 此后只需部门负责人审批 并在审批单备注栏中选 择 例行用印件 但公司分管领导要求每次审批的除外 非例行 用印件须报总经理审批后用印 6 2 2 46 2 2 4 遇有紧急事项需用印 有审批权的领导在外时 由办公 室主任请示公司领导后决定可否用印 6 2 2 56 2 2 5 文件所涉事项明确清楚 内容简单 经查证属实的 如 员工的相关证明等 可以不经公司领导审批 由办公室主任决定可 否用印 用印人应办理登记 第 4 页 共 4 页 6 2 36 2 3 公司机构印章的使用 6 2 3 16 2 3 1 经办人应经相关部门负责人审批 6 2 46 2 4 专用印章的使用 6 2 4 16 2 4 1 对外专用印章必须在授权范围内使用 一般性业务 经 办人应经部门负责人审批 重要业务 还应经公司分管领导或总经 理审批 6 2 4 26 2 4 2 对内专用印章的使用 由各部门自行掌握 6 36 3 行政公章的监管行政公章的监管 6 3 16 3 1 公司涉外行政公章由办公室建立单个印章档案 6 3 26 3 2 行政公章实行专人保管 人员变动时应及时办理交接 不 得超范围 违反规定使用 不得将行政公章带离公司 特殊情况应 经公司领导批准