高校公文处理实施细则

4 附件 1 中山大学南方学院公文处理实施细则 第一章 总 则 第一条 为了适应学校工作需要 推进学校公文处理工作 科学化 制度化 规范化 根据 中共中央办公厅 国务院办公 厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 结合我院 的实际 制定本实施细则 第二条 本细则适用于我院各单位的公文处理工作 各单 位涵盖各教学单位 各部 室 中心 馆 第三条 中山大学南方学院公文 以下简称 公文 是学 院党政实施领导 履行职务 处理公务的具有特定效力和规范 体式的文书 是学院传达和贯彻党和国家的方针政策 公布规 章制度 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通 报和交流情况等的重要工具 以学院名义印发的公文包括以学 院党委 学院行政名义印发的公文 第四条 公文处理工作指公文的拟制 办理 管理等一系 列相互关联 衔接有序的工作 第五条 公文处理工作应当坚持实事求是 准确规范 精 简高效 安全保密的原则 第六条 学院办公室综合秘书科主管学院公文处理工作 并负责对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查 5 第七条 学院各单位应当高度重视公文处理工作 加强组 织领导 建立健全本单位公文管理制度 设立文秘部门或者由 专人负责公文处理工作 第八条 本细则适用公文包括纸质公文与电子公文 电子 公文指通过中山大学南方学院校园门户网站 OA 管理系统 依 照合法程序进行报批及发布的公文 第二章 公文种类 第九条 学院常用的公文种类主要有 一 决议 适用于学院重要会议讨论通过的重大决策事 项 二 决定 适用于对学院重要事项作出决策和部署 奖 惩有关单位及人员 变更或者撤销下级单位不适当的决定事项 三 通告 运用于在一定范围内公布应当遵守或者周知 的事项 四 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 五 通知 适用于发布 传达要求下级单位执行和有关 单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 六 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 和告知重要情况 6 七 报告 适用于向上级部门汇报工作 反映情况 回 复上级部门的询问 八 请示 适用于向上级部门请求指示 批准 九 批复 适用于答复下级单位的请示事项 十 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答 复问题 请求批准和答复审批事项 十一 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 第三章公文格式 第十条 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文单位标志 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 发文单位署名 成文日期 印章 附注 附件 抄 送单位 印发单位和印发日期 页码等组成 一 份号 公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注 份号 二 密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限 涉密的公文应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和 保密期限 三 紧急程度 公文送达和办理的时限要求 根据紧急 程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 电报应当分别标 注 特提 特急 加急 平急 7 四 发文单位标志 由发文单位全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文单位全称或者规范化简称 联合行文时 发文单位标志可以并用联合发文单位名称 也可 单独使用主办单位名称 以学院名义印发的上行文与下行文使用 单位名称 文件 的 红色公文首页 除此以外 其他单位不得使用加 文件 二字 的红色公文首页 以学院党委 学院行政名义印发的平行文 分别使用 中 共中山大学南方学院委员会 中山大学南方学院 的信函式红 色公文首页 院内各单位均可使用印有单位全称的信函式红色 公文首页 五 发文字号 由单位代字 年份 发文顺序号组成 联合行文时 使用主办单位的发文字号 以学院党委名义印发的公文 由学院办公室负责统一编号 管理 发文单位代字 上行文为 中大南方党 平行文为 中 大南方党函 下行文为 中大南方党发 XX XX 为承办单位 代字 以学院行政名义印发的公文 由学院办公室负责统一编号 管理 发文单位代字 上行文为 中大南方 平行文为 中大 南方函 下行文为 中大南方 XX XX 为承办单位代字 以院内各单位名义印发的公文 发文代字为本单位名称简 写 原则上不多于四个字 不使用 中大南方 二字 8 六 签发人 请示 报告等上行文应当标注签发人姓名 七 标题 由发文单位名称 事由和文种组成 八 主送单位 公文的主要受理单位 应当使用全称 规范化简称或同类型单位统称 九 正文 公文的主体 用来表述公文的内容 十 附件说明 公文如有附件 应当注明附件顺序和名 称 十一 发文单位署名 署发文单位全称或者规范化简称 联合发文时 先编排主办单位署名 其余发文单位署名依次编 排 十二 成文日期 署会议通过日期或发文单位负责人签 发的日期 联合行文时 署最后签发单位负责人签发的日期 成文日期用阿拉伯数字将年 月 日标全 十三 印章 公文中有发文单位署名的 应当加盖发文 单位印章 联合发文时 应在对应发文单位署名上用章 十四 附注 需要说明的其他事项 应当加括号标注 请示等上行文 需要受理单位答复的平行文 以及需要接受咨 询 回复的下行文应将联系人 联系方式作为附注 十五 附件 公文正文的说明 补充或者参考资料 附件应当另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致 如附件和 9 正文不能一起装订 应当在附件左上角编排公文的发文字号并 在其后标注 附件 二字及附件顺序号 十六 抄送单位 除主送单位外需要执行或知晓公文的 其他单位 应当使用全称 规范化简称或者同类型单位统称 十七 印发单位和印发日期 公文的送印单位和送印日 期 十八 页码 公文页数顺序号 第十一条 公文的版式按照 党政机关公文格式 2012 年 6 月 29 日发布 国家标准执行 第十二条 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型 特殊形式的 公文用纸幅面 根据实际需要确定 第四章 行文规则 第十三条 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和 可操作性 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般 不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越 过的单位 第十五条 向上级部门行文 应当遵循以下规则 一 原则上主送一个上级部门 根据需要同时抄送相关 上级部门和同级单位 不得抄送下级单位 10 二 下级单位的请示事项 如需以本单位名义向上级部 门请示 应当由本单位提出倾向性意见后上报 不得原文转报 上级部门 三 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文夹 带请示事项 四 除了上级部门负责人直接交办事项外 原则上不以 学院名义向上级部门负责人报送公文 不以学院负责人名义向 上级部门报送公文 五 受双重领导的单位向一个上级部门行文 必要时抄 送另一个上级部门 第十六条 向下级单位行文 应当遵循以下规则 一 主送受理单位 根据需要抄送相关单位 重要行文 应当同时抄送发文单位的直接上级部门 二 以学院名义下发的公文 涉及院内多个单位职权范 围内的事务 相关单位之间应协商一致后方可行文 三 上级部门给受双重领导的下级单位行文 必要时抄 送该下级单位的另一个上级部门 第十七条 以学院名义下发的公文 可根据工作需要及相 关性原则下发普发性公文或特定范围公文 学院党政联合普发性公文 主送单位统称为 各二级党总 支 各教学单位 各部 室 中心 馆 学院党委 学院纪委普发性公文 主送单位统称为 各二 11 级党总支 主送单位为党群系统的统称为 各二级党总支 学院行政系统普发性公文 主送单位统称为 各教学单位 各部 室 中心 馆 特定范围公文 可直接罗列具体主送单位 使用 各有关 单位 的 应罗列主送单位全称 规范化简称或同类型单位统 称 置于公文版记处 第十八条 不相隶属单位之间行文 应遵循以下原则 一 一般只有一个主送单位 必要时抄送相关单位 二 一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文 不 以单位负责人名义向不相隶属单位行文 三 院内同级单位可以相互行文 必要时可以联合行文 但应明确主办单位 属于各单位职权范围内的工作 不得联合 行文 四 在各自职权范围内 学院党委可向各二级党总支行 平行文 各部 室 中心 馆可向各教学单位行平行文 文种 可为函 通知 通报 纪要等 不应使用决定 决议 批复等 下行文 五 各二级党总支 如需以公文形式向学院党委请示 报告工作时 应使用请示 报告等上行文形式 第十九条 除学院办公室 院内其他单位原则上不得对院外 单位正式行文 12 第五章 公文拟制 第二十一条 公文拟制包括公文的起草 审核 签发等程 序 第二十二条 公文起草应遵循以下基本原则 一 符合国家法律法规和党的路线方针政策 完整准确 体现发文单位意图 并同现行有关公文相衔接 二 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措 施和办法切实可行 三 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述 准确 文字精炼 四 文种正确 格式规范 五 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 六 公文涉及其他单位职权范围内的事项 起草单位必 须征求相关单位的意见 力求达成一致 七 单位负责人应当主持 指导重要公文起草工作 第二十三条 公文草拟单位应注意以下事项 一 各单位需以学院名义行文时 主办单位草拟公文后 应填写 中山大学南方学院党委发文稿纸 中山大学南方学 院发文稿纸 各单位向学院领导 院级工作委员会或工作小组请示或报 告工作 主办单位草拟公文后应填写 中山大学南方学院党委 13 公文呈批表 中山大学南方学院公文呈批表 二 各单位上报公文 均须在对应的发文稿纸或公文呈 批表上由本单位负责人签署意见 加盖公章 并请相关单位会 签后 连同规范版式的公文正文 附件 统一送学院办公室综 合秘书科流转与呈报院领导 不宜直接送院领导个人 三 呈报院领导的请示 原则上主送一位分管院领导 如有特殊情况 需请多位院领导阅批 应根据相关性原则将同 一文件先后呈报 严禁一文同时分送 四 有明确主管单位的事项 需先送主管单位会签意见 再报院领导 有明确副职院领导分管的事项 如需报送主要院 领导 应先送分管校领导签署意见 五 拟制紧急公文 应体现紧急的原因 并根据实际需 要确定紧急程度 特急 件应提前一个工作日 加急 件应提前二 个工作日送达学院办公室 六 公文中的人名 地名 数字 引文必须准确 引用 已发布公文应当先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明 中文含义 引用日期应当写明具体的年 月 日 七 公文中使用非规范化简称时 应当先用全称并注明 简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出 现时注明准确的中文译名 八 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 14 九 公文中的数字 除部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外 应当使用阿拉伯数字 十 应当使用国家法定计量单位 十一 应注明公文公开属性 类别包括 主动公开 依 申请公开 不予公开 以公开为原则 不公开为例外 十二 涉密公文的草拟 必须在符合保密管理要求的涉 密计算机上处理 并按有关要求采取保密措施 第二十四条 各单位向学院或院内同级单位正式行文 应 由本单位文秘部门或办公室统一处理 指定专人对公文草拟规 范进行初核 第二十五条 以学院名义印发的公文 呈院领导签发前 由学院办公室负责审核 重点是 一 行文理由是否充分 行文依据是否准确 二 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策 是否完整准确体现发文单位意图 是否与现行有关公文相衔接 所提政策措施和办法是否切实可行 三 涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商 并达成一致 四 文种是否正确 格式是否规范 人名 地点 时间 数字 段落顺序 引文等是否准确 文字 数字 计量单位和 标点符号等用法是否规范 15 五 其他内容是否符合公文起草的有关要求 第二十六条 以学院名义印发的公文 根据分管原则由院 领导签发 重要公文和上行文一般由主要院领导签发 第二十七条 签发人签发公文 应当签署意见 姓名和完 整日期 圈阅或者签名的 视为同意 联合发文由所有联署单 位的负责人会签 第六章 公文办理 第二十八条 公文办理包括收文办理 发文办理和整理归 档 第二十九条 收文办理主要程序 一 签收 对收到的公文应当逐件清点 核对无误后签 字或者盖章 并注明签收时间 呈报院领导的公文分别由学院 办公室综合秘书科指定专人负责统一签收管理 二 登记 对收到公文进行合理分类 并作登记 对公 文的主要信息和流转 办理情况应有详细记录 三 初审 登记后 拟以学院名义印发的公文 提交相 关院领导联系秘书以及学院办公室负责人进行初审 呈报学院 的请示或报告由联系秘书送院领导阅批 经初审不符合规定的公文 由学院办公室负责人提出意见 后 及时退回来文单位并说明理由 四 承办 由上级部门或其他校外不相隶属单位发送学 16 院的公文 由学院办公室负责人根据公文内容和分管原则批报 学院领导批示或者转有关部门办理 需要两个以上部门办理的 学院领导应当指明主办部门 紧急公文应当明确办理时限 承 办部门对交办的公文应当及时处理 有明确办理时限要求的应 当在规定时限内办理完毕 五 传阅 根据领导批示和工作需要 学院办公室综合 秘书科要将公文及时送传阅对象阅知或者批示 办理公文传阅 应当随时掌握公文去向 不得漏传 误传 延误 六 催办 学院办公室综合秘书科要及时了解掌握公文 的办理进展情况 督促承办部门按期办结 紧急公文或者重要 公文应当由专人负责催办 七 答复 公文的办理结果应当及时答复来文单位 并 根据需要告知相关单位 第三十条 发文办理的主要程序是 一 复核 已经院领导签批的公文 学院办公室综合秘 书科应在印发前对公文的审批手续 内容 文种 格式等进行 复核 需作实质性修改的 应当报原签批人复审 二 编号 对复核后的公文 确定发文字号 分送范围 和印制份数并详细记载 三 印制 公文印制必须确保质量和时效 涉密公文应 当在符合保密要求的场所印制 学院提倡无纸化办公 原则上 不印制普发性纸质公文 17 四 核发 公文印制完毕 应当对公文的文字 格式和 印刷质量进行检查后分发 五 电子公文发布 根据工作需要与公文属性 学院公 文印发后由学院办公室综合秘书科在学院内部网页中发布 院 内各单位拟制公文由本单位负责人审定后在学院内部网页中发 布 经合法程序在学院内部网页中公开发布的公文 与正式印 发的公文具有同等效力 第三十一条 涉密公文的办理必须在具备保密条件的保密 室中处理 并通过机要交通 邮政机要通信 城市机要文件交 换站或者收发件机关机要收发人员进行传递 通过密码电报或 者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输 第三十二条 公文办理完毕后 应当根据 中华人民共和 国档案法 和其他有关规定 及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 第三十三条 归档范围内的公文根据其相互联系 特征和 保存价值等整理 立卷 要保证归档公文齐全 完整 能正确 反映本单位的主要工作情况 便于保管和利用 第三十四条 联合办理的公文 原件由主办单位整理 立 卷 归档 其他单位保存复制或其他形式的公文副本 第三十五条 本单位负责人兼任其他职务的 在履行所兼 职务职责过程中形成的公文 由其兼职单位整理 立卷 归档 18 第三十六条 归档范围内的公文应当确定保管期限 主办 单位应以自然年为单位 定期向学校档案馆移交 第三十七条 以学院名义印发的公文 由学院办公室综合 秘书科统一整理 立卷 归档 应包括发文稿纸 公文全文 含正文 附件 花脸稿 纸质印发公文 2 份 通过学院管理系统签发的公文 由学院办公室综合秘书科 打印完整的发文稿纸 公文全文 含正文 附件 花脸稿 加 盖单位公章 与纸质公文一并移交学院档案馆 第三十八条 院内呈批公文 由主办单位负责整理 立卷 归档 应包括公文呈批表 公文全文 含正文 附件 原稿 通过学院管理系统签批的呈批公文 由主办单位打印完整 的公文呈批表 公文全文 含正文 附件 原稿 加盖单位公 章后 移交学院档案馆 第三十九条 通过学院管理系统报批的各类电子公文数据 含报文流程 由网络与信息技术中心负责提交学校档案馆存 档保存 第四十条 拟制 修改和签批公文 书写及所用纸张和字 迹材料必须符合