项目计划的工具与技术

第四节项目计划的工具与技术 2 大型 复杂事物的逻辑分解方法 整体 部分 WBS是什么 cont 一 项目目标计划 工作分解结构 WBS WBS的作用 基本目的 将项目的产品 项目的过程和项目的组织这三种不同的结构 艺术性地综合为项目分解结构的成果 化繁为简 界定范围防止遗漏 明确责任有效跟踪 及时反馈 WBS的要素 1 逐层分解的结构 WBS的最底层次为WorkPackage2 工作成果的名称3 WBS的编码 5 产品导向型WBS 100房屋 110结构 120地面 111基础 122地形 121占地 112框架 113供水电 6 产品导向型WBS特点 优点注意最终产品 便于检查衡量 有助于采购与分包 重视生产什么 而不是如何生产 提供有关整个产品较好的观察 缺点在处理WBS的较低层次 不易理解 是静态的 7 活动导向型WBS 建房 挖掘 搭房架 布线 铺管道 打桩 灌混凝土 8 活动导向型WBS特点 优点易读易懂逻辑性好 易编制容易进行活动的识别和定义缺点不易跟踪考核注重如何完成工作 可能导致忽视宏观整体 WBS的结构类型 基于可交付成果的划分 按块划分 基于工作过程的划分 把项目生命周期的各个阶段作为分解的第一层 将项目可交付成果放在第二级 3 WBS的编码工作分解结构中的每一项工作都要编上号码 用来唯一确定其在项目工作分解结构的身份 这些号码的全体叫做编码系统 12 WBS的层次 13 工作的细分 WBS的排列或配置 包括完成最终目标所需的层级式或缩进式工作单元 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0项目群 1 1项目 1 1 1系统 1 1 1 1子系统 1 1 1 1 1部件 Hierarchy层级式 Indenture缩进式 14 项目工作分解结构示例 飞行系统 项目管理 培训 数据 飞机 支持设备 机场设备 试验和评估 操作试验 开发试验 试飞 模型 执行层 仓库 管理层 工程数据 管理数据 技术数据 系统的工程技术管理 辅助的项目管理活动 发动机 通讯 导航 飞机机身 防火控制 设施 服务 设备 施工 维护 15 表格式的工作分解结构 写间谍小说 10 0 0搜集背景材料10 1 0去图书馆10 1 1阅读有关美国 苏联关系的资料10 1 2阅读其它间谍小说10 1 3阅读近期期刊以了解当前人们感兴趣的热门话题10 1 4查找相关城市在地图上的位置 莫斯科 华盛顿 10 2 0会见相关政府官员10 2 1访问情报机构10 2 2访问军事机构10 2 3访问民事机构 包括联邦调查局和州有关部门10 2 4会见地方警察11 0 0故事更概11 1 0初步构思11 1 1确定故事的主题11 1 2确定主要人物11 1 3按时间顺序连接故事情节11 2 0精炼构思11 2 1建立联系人物与事件的详细图表11 2 2确定小说的章节 12 0 0撰写故事12 1 0第一章12 1 1一群小孩在Potomac河发现一具尸体12 1 2尸体被鉴定为KGB人员12 1 3FBI立案并指定负责人12 1 4负责人的家庭情况12 2 0第2章12 2 1 13 0 0联系出版商13 1 0明确可能的出版商13 1 1查阅 作者指南 以了解出版商的出版要求13 1 2与有出版经验的作者交谈以了解如何与出版商打交道13 1 3联系四家可能的出版商并与编辑进行初步接触13 2 0送三章样稿给预期的出版商13 2 1选择适当的章节选择适当的章节13 2 2送样稿给所选择的出版商13 2 3与出版商保持联系 企业内部网建设项目的WBS 表格形式 1 0概念1 1评价现有系统1 2确定要求1 2 1确定用户要求1 2 2确定内容要求1 2 3确定系统要求1 2 4确定服务器所有人的要求1 3确定特定功能1 4定义风险及风险管理办法1 5制定项目计划1 6组建网站开发小组2 0站点设计3 0站点开发4 0投入使用5 0维护 工作分解结构词汇表 工作分解结构各组成部分的详细内容 包括工作细目与控制帐户可以在工作分解结构词汇表中说明 对于每个工作分解结构组成部分 工作分解结构词汇表都相应的列入一个帐户编码号码 一份工作说明书 负责的组织 以及一份进度里程碑清单 WBS的步骤 明确并识别出项目的各主要组成部分 即明确项目的主要可交付成果 确定工作分解结构的结构与编排确定可交付成果的组成元素 组成元素应当用切实的 可验证的结果来描述 以便于进行绩效测量 为工作分解结构进行编码核实分解的程度是否是必需而且充分 工作的定义是否清晰完整 是否都能够恰当地编制进度和预算 20 练习 分析新产品开发项目WBS NOA电子设备公司的主要产品是商场用电子收款机 NOA公司现组织一个项目组开发新型具有联网数据通讯功能的电子收款机 开发新产品的步骤是 市场调研和分析功能定义和概念设计产品系统和结构设计样机试制实验和试用产品小批量试产设计确认和产品定型新型电子收款机的组成 微计算机处理系统打印和显示部件网络通信部件软件系统条码识别系统电子控制动作装置机箱 机柜结构件请按产品导向和活动导向分别列出这一项目的WBS 对于题中没有说明的产品结构或活动的细节 可以根据经验和专业知识进行设想 21 作业 分析项目WBS 假定你要准备一次隆重的家宴 招待重要的客人 筹备家宴的主要活动步骤有 确定客人 嘉宾名单确定家宴方案 菜谱等 邀请客人买菜 洗菜 炒菜煮汤 煮饭水果 点心准备餐具准备就餐场地准备接送客人就餐现场服务 上菜等 餐后清理 洗碗等 请分析这一家宴项目按产品导向和活动导向的WBS 细节按你的生活常识进行补充 22 新产品推销 推广产品 订购产品 包装产品 把产品运给批发商 开发包装 设计包装样式 安装包装设备 加强销售 筹建销售部 雇用销售员 训练销售员 联系批发商 选择批发商 把产品卖给批发商 管理广告 选择广告公司 制订广告计划 实施广告计划 项目 概要任务 工作包 注 概要任务不是实际执行的活动 而是一些工作包的归总 23 工作分解结构编码系统 新产品推销 1 0推广产品1 1订购产品1 2包装产品1 3把产品运给批发商2 0开发包装2 1设计包装样式2 2安装包装设备 WBS的特点 应包括项目涉及到的所有工作 是层状结构 逐级细分 细分程度依据管理的需要 分类具有明确的目的 同一个项目内实现标准化 由上到下逐级细化 由下到上逐级汇总 没有统一的模式 25 WBS关系 项目 符合计划 偏离计划 WHAT WBS WHODOES WHAT 责任矩阵 RAM WHO OBS WHEN HOWMUCH BUDGET 工作计划 资源计划 HOW 计划项目计划和控制将项目需求转化为工作分配制订进度计划估算成本制订和分配预算定义技术和项目的要求和计划风险分析自制 购买计划 实施数据的收集 控制和报告绩效的评估和测量状态报告 技术 进度 成本 制订工作说明建议准备责任分配 WBS在项目管理中的运用 一个优秀的WBS需要遵循的一些基本原则 1 一个工作任务只能在WBS中出现在一个地方 2 一个WBS项的工作内容是其下一级各项工作之和 3 WBS中的每一项工作都只能由一个人负责 即使这项工作需要很多人来完成 也是如此 4 WBS必须与工作任务的实际执行过程相一致 5 项目组成员必须参与WBS的制定 以确保一致性和全员参与 6 每一个WBS项都必须归档 以确保准确理解该项包括的和不包括的工作范围 7 在正常的根据范围说明书对项目工作内容进行控制的同时 还必须让WBS具有一定的灵活性以适应无法避免的变更 29 工作分解结构的成功标准 各要素的完成情况应该是可以衡量的 各要素必须具有明确的开始和结束时间 完成各工作成果需要进行相对独立的工作作业 各要素的时间和成本可以方便地进行估算 各要素可以指定由特定的团队成员来负责 各要素可以从下至上逐层汇总 下一层的各要素之和必须要等于他们所属的上一层的汇总要素 30 工作包的规模 项目中最常见的困难是 工序规模太大难以控制 导致不能完成进度安排 如果一个工作包需要8个月时间 10个工人全职工作 那就不是一项任务 而是一个子项目 31 工作包规模的经验法则 8 80原则 任何一个工作包都应当不少于8个工时 不多于80个工时 也就是 任何一个工作包都应在1 10天内完成 报告期原则 任何一个工作包的持续时间不能超过两次情况报告之间的时间间隔 32 如果有用 原则 继续分解工作任务需要有3个支持理由 1 便于估算 减少不确定性 2 便于分配 小任务负责人明确 3 便于跟踪 更准确汇报进展情况 如果将某项任务分解后 不能方便地估算 分配或跟踪 那这样的分解就是无效的 那就不要把它分解 33 将项目管理工作列入工作分解结构 项目管理工作的大部分任务是一些日常工作 如沟通和解决问题 把这些日常工作集结归入 管理项目 这个任务项下 就可以为项目管理活动分配必要的时间 项目 开发产品A 开发产品B 项目管理 选择承包商 管理项目 责任 分配 矩阵 责任分配矩阵是用来对项目团队成员进行分工 明确其角色与职责的有效工具 通过这样的关系矩阵 项目团队每个成员的角色 也就是谁做什么 以及他们的职责 也就是谁决定什么 得到了直观地反映 项目的每个具体任务都能落实到参与项目的团队成员身上 确保了项目的事有人做 人有事干 责任矩阵中纵向为工作单元 横向为组织成员或部门名称 纵向和横向交叉处表示项目组织成员或部门在某个工作单元中的职责 责任分配矩阵是一种矩阵图 矩阵中的符号表示项目工作人员在每个工作单元中的参与角色或责任 采用责任矩阵来确定项目参与方的责任和利益关系 软件开发项目的责任矩阵 37 消费市场调查项目案例 WBS 消费者市场调查 问卷调查表 问卷设计 调查报告 调查反馈 分析软件 调查报告 工作项 工作包 38 消费市场调查项目案例 责任矩阵 分析软件 问卷设计 公司管理层 调查报告 调查反馈 项目组电脑工程师 项目组调查人员 项目组营销人员 项目组组长 责任人项目活动 主要责任 次要责任和协助 二 项目时间计划 网络计划技术 概述1956年 杜邦公司 CPM 关键路径法 1958年 美国海军 北极星计划 PERT 计划评审技术 1992年 我国的技术标准颁布 网络计划技术的基本内容 网络图 是指网络计划技术的图解模型 反映整个工程任务的分解和合成 时间参数 包括 各项工作的作业时间 开工与完工的时间 工作之间的衔接时间 完成任务的机动时间及工程范围和总工期等 关键路线 通过计算网络图中的时间参数 求出工程工期并找出关键路线 网络优化 是指根据关键路线法 通过利用时差 不断改善网络计划的初始方案 网络图的类型 双代号网络图 用箭线表示作业 节点表示事件 单代号网络图 用节点表示作业 箭线表示事件 双代号网络图的组成 一 作业 是指一项工作或一道作业 需要消耗人力 物力和时间的具体作业过程 在网络图中作业用箭线表示 箭尾i表示作业开始 箭头j表示作业结束 紧前作业 紧后作业和平行作业 p156 i j 二 事件 是指某项作业的开始或结束 它不消耗任何资源和时间 在网络图中用 表示 是两条或两条以上箭线的交结点 又称为结点 编号原则是 每一项事件都有固定编号 号码不能重复 箭尾的号码小于箭头号码 即i j 编号从左到右 从上到下进行 三 路线 是指自网络始点开始 顺着箭线的方向 经过一系列连续不断的作业和事件直至网络终点的通道 一条路线上各项作业的时间之和是该路线的总长度 路长 关键路线 总长度最长的路线为关键路线 关键路线上的各事件称为关键事件 关键事件的周期等于整个工程的总工期 网络图的绘制原则 1 网络图中不能出现循环路线 2 进入一个结点的箭线可以有多条 但相邻两个结点之间只能有一条箭线 当需表示多作业之间的关系时 需增加节点和虚作业 3 在网络图中 除网络始点 终点外 其它各结点的前后都有箭线连接 即图中不能有缺口 使自网络始点起经由任何箭线都可以达到网络终点 4 箭线的首尾必须有事件 不允许从一条箭线的中间引出另一条箭线 5 为表示工程的开始和结束 在网络图中只能有一个始点和一个终点 当工程开始时有几个作业平行作业 或在几个作业结束后完工 用一个网络始点 一个网络终点表示 若这些作业不能用一个始点或一个终点表示时 可用虚作业把它们与始点或终点连接起来 6 网络图绘制力求简单明了 箭线最好画成水平线或具有一段水平线的折线 箭线尽量避免交叉 尽可能将关键路线布置在中心位置 生产某产品的各个工序与所需时间以及它们之间的相互关系如表所示 要求编制该项工程的网络计划 时间参数的计算 1 作业持续时间的估算1 单一时间估计法 确定性 具备劳动定额 2 三点时间估计法 不确定性较多 持续时间较长 最乐观时间 用符号a表示 最悲观时间 用符号b表示 最可能时间 用符号m表示 工作时间期望值 T T a 4m b 6 2 事件时间 1 事件最早时间TE j 若事件为某一作业的箭尾事件时 事件最早时间为各作业的最早可能开始时间 若事件为某一或若干作业的箭头事件时 事件最早时间为各作业的最早可能结束时间 通常是按箭头事件计算事件最早时间 用TE j 表示 它等于从始点事件起到本事件最长路线的时间长度 计算事件最早时间是从始点事件开始 自左向右逐个事件向前计算 2 事件最迟时间TL i 即箭头事件各作业的最迟必须结束时间 或箭尾事件各作业的最迟必须开始时间 事件最迟时间通常按箭尾事件的最迟时间计算 从右向左反顺序进行 箭尾事件的最迟时间等于箭头事件的最迟时间减去该作业的作业时间 3 作业时间 1 作业最早开始时间TES i j 每一个作业都必须在其前序作业结束后才能够开始 紧前作业最早结束时间就是获得最早可能的开始时间 简称为作业最早开始时间 用TES i j 来表示 TES i j TE i 2 作业最早结束时间TEF i j 是作业最早可能结束时间的简称 等于作业最早开始时间加上该作业的作业时间 即 TEF i j TES i j T i j 3 作业最迟结束时间TLF i j 是在不影响作业最早结束的条件下 作业最迟必须结束的时间 简称为作业最迟结束时间 它等于作业箭头时间的最迟时间 即 TLF i j TL j 4 作业最迟开始时间TLS i j 是在不影响项目最早结束的条件下 作业最迟必须开始的时间 简称为作业最迟开始时间 等于作业最迟结束时间减去作业的作业时间 即 TLS i j TLF i j T i j 4 时差和关键线路 1 作业总时差TF i j 在不影响项目最早结束时间的条件下 作业最早开始 或者结束 时间可以推迟的时间 称为该作业的总时差 即 作业总时差 最迟开始 最早开始 TF i j TLS i j TES i j 或作业总时差 最迟结束 最早结束 TF i j TLF i j TEF i j 2 作业自由时差FF i j 在不影响紧后作业最早开始时间的条件下 作业最早结束时间可以推迟的时间 称为该作业的自有时差 即 FF i j TES j k TEF i j TES j k 为作业i j的紧后作业的最早开始时间 4 关键路线 总时差为零的作业 开始和结束的时间没有一点机动的余地 由这些作业所组成的路线就是网络中的关键路线 这些作业就是关键作业 用计算作业总时差的方法确定网络中的关键路线是最常用的方法 网络优化 优化的目标 最短工期 最低费用 最有效利用资源 途径 1 时间优化 2 时间 资源优化 3 时间 费用优化 项目成本的组成 项目成本是指项目形成全过程所耗用的各种费用的总和 是由一系列的项目成本细目构成的 包括 项目定义与决策成本项目设计成本项目采购成本项目实施成本 项目实施成本会占项目总成本的90 左右 影响项目成本的因素 耗用资源的数量和价格项目工期项目质量项目范围 项目成本计划的方法 1 自上而下的成本计划 这种方法通常是在有类似项目已完成的情况下采用 2 自下而上的成本计划 是指估算个别工作或细节最详细的计划活动的费用 然后将这些详细费用汇总到更高层级 从而估算出整个项目费用的技术 4 5项目实施与监控 方法与工具 挣值法 项目监督与控制必须是前瞻的 项目监督与控制需要把项目成本与进度结合在一起加以考察 项目监督与控制的依据是项目计划 基准 挣值法是对项目进度和费用进行综合控制的一种有效方法 它重要分