怎样做好办公室工作PPT幻灯片课件

怎样做好办公室工作中交二航局办公室莫汉清 1 现代企业制度下运行的公司各级行政办公室 任务艰巨而繁重 担当工作枢纽 服务窗口和参谋部职能的办公室 地位重要而特殊 如何做好新形势下的办公室工作 提升办公室员工的素质至关重要 为进一步提升办公室系统人员业务水平 帮助新进员工尽快熟悉办公室工作流程 更好地服务企业的中心工作 特制作了这样一个PPT业务学习交流平台 以期对大家学习掌握办公室业务有所帮助 2 主要内容 1 办公室职能定位2 办公室主任定位3 办公室人员应具备的素质和能力4 办公室的主要工作任务 3 一 办公室职能定位 一 综合管理 办公室是上传下达 保证公司正常运转的工作中枢 是承上启下 联系领导和基层的桥梁 是沟通左右 协调公司各种工作关系的纽带 负有承办 协调 信息 调研 督办 协办 档案 保密等综合职能 二 综合事 政 务 办公室对领导工作部署进行组织 协调 监督 检查 是协助领导处理日常事 政 务的参谋部 参与制定公司发展战略 中长期发展规划 年度方针目标 重要工作部署和重大决策等 为领导提供有价值的情况 信息 资料 建议 是领导的 外脑 了解下情 吃透上情 领会精神 融会贯通 为领导起草重要讲话和报告 是领导的 文胆 三 综合服务 办公室是公司领导班子的办事机构 要努力做好四个服务 领导 业主 基层 总部 做好公关 外联 信访 会务 接待等工作 成为公司对外的一个重要窗口 通过服务和接待展示公司的形象和风貌 4 二 办公室主任定位 两句话 1 不是人做的事 2 是一般的人做不了的事 那到底是什么 是马 是牛 是狗 是羊 是猪拉车的马坚韧吃草的牛负重看门的狗忠诚听话的羊纯朴受气的猪糊涂做好四个 统一 被动性与主动性的统一 服务性与发号性的统一 做小事与谋大局的统一 排忧解难与把关设坎的统一 5 三 办公室人员应具备的素质和能力 一 加强学习和实践 努力培养 三种能力 办公室工作重要而复杂 琐碎而无序 不仅需要具有宽泛的知识 而且需要具有很强的综合能力 要适应办公室工作的要求 就必须不断加强理论和业务学习 注重实践积累 努力培养 三种能力 1 加强政策理论学习 提高综合协调能力 综合协调能力就是办公室执行力和协调力之和 其高低最能体现办公室工作水平 在工作中 需要办公室协调的事项 涉及到领导关系 部门关系 上下关系和内外关系 矛盾多 难度大 这就要求我们办公室工作人员在综合协调时 既要坚持原则 客观公正 又要讲究协调艺术 注重工作方法 要善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面 找准工作的切入点 以达到事半功倍的目的 2 畅通渠道 提高做好信息调研工作的能力 信息是管理的基础 决策的依据 办公室是各种信息的集散地 是领导获取信息的重要渠道 办公室要利用和发挥好这个优势 对各种信息资料去粗取精 去伪存真 并加以整合提炼 为领导和各职能部门提供服务 加强信息资料的及时报送是办公室转变职能 提升服务水平 发挥参谋助手作用的具体体现 我们要把各单位报送信息的质量和数量作为评价办公室工作的重要标准 调查研究是成事之基 谋事之道 调查研究的成果同信息的最终作用一样 是供领导做决策参考 办公室要针对企业改革发展管理中的突出矛盾 制订开展调查研究的重点课题 在深入调研的基础上形成调研报告 供领导做决策参考 要勤学习 勤思考 勤实践 不断提高做好信息调研的能力 3 打牢基础 提高公文写作能力 文字工作是办公室工作的基础 能不能写出观点新 内容实 质量高的文稿 体现了办公室的水平 成于微而见于著 办公室的主任和秘书人员 一定要有一种闻鸡起舞的紧迫感 卧薪尝胆的进取心 从小事做起 从点滴做起 从今天做起 打牢理论基础 打牢文字基础 打牢业务基础 提高公文写作能力 6 二 树立服务意识 努力提高 三种素质 办公室人员的素质高低 直接影响办公室工作的成效 一流的工作业绩需要一流的素质的员工去创造 办公室的工作特性决定了办公室人员的素质相对其他业务部门的人员显得参差不齐 因此 在配好办公室人员队伍的同时 不断提高办公室人员的思想 业务 作风素质也更显紧迫 1 要提高办公室人员的思想政治素质 办公室人员在领导身边工作 与上级机关和领导打交道多 了解上级和领导的决策过程 因此必须做到 不该说的坚决不说 要同上级和领导保持一致 自觉维护领导的权威 办公室人员要能够正确处理苦与乐 得与失 个人利益与企业利益的关系 吃苦在前 享受在后 任劳任怨 乐于奉献 这些都需要良好的思想素质和崇高的思想境界作基础 2 着力 勤 与 实 提高办公室人员的业务素质 业精于勤 勤能补拙 勤能减少工作的失误 勤能提高工作的质量 我们办公室人员要做到 手勤 腿勤 脑勤 通过 勤 提高我们的业务素质 实 是我们办公室人员业务素质的又一基本要求 陈云说过 不唯上 不唯书 只唯实 我们要讲实话 办实事 求实效 扎扎实实干事 坦坦荡荡做人 无哗众取宠之意 存淡泊名利之心 特别是向领导反映情况要真实 不能想当然 不能道听途说 不能欺上瞒下 这是办公室人员最起码的职业道德 3 强化自律意识 提高办公室人员的作风素质 办公室是窗口部门 搞好廉政建设 对维护企业形象关系重大 办公室人员由于工作在领导身边 有些工作上的便利条件 但不能利用这些便利条件来以权谋私 要弘扬正气 提倡廉洁奉公 艰苦奋斗 公道正派 谦虚谨慎 做廉政的模范和表率 7 四 办公室的主要工作任务 办文 办会 办事 是对办公室主要工作任务的精练概括 认识秘书工作中的主要任务 明确和突出不同的秘书工作的重心 有利于增强对整体秘书工作的全盘认识 以便更好地贯彻秘书工作的原则 把秘书工作做好 8 一 办文办文的 文 一般指公务文书 简称文书 这里所说的 文 泛指私人文书以外的所有文书 即社会组织 包括党政机关 公司企业 事业单位 人民团体等 在办理公共事务过程中使用的各类文书 1 公文的性质 作用和种类 1 公告适用于向国内外宣布重大事项或法定事项 所宣告的事项多属于专业性或业务性的 通告适用的范围 不仅限于上级对下级 不相隶属的单位也可使用 2 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 公告与通告的区别 a 受众范围不同 公告受众范围比通告广 公告的对象则是国内外 有时甚至通过登报 广播的形式向全国 全世界发布 b 发布目的不同 公告目的是周知 本身并无强制性 通告既用于周知 也可直接发布强制性措施 c 重要程度不同 公告公布重要或法定事项 通告的内容则是一般事务或业务事项的反映 9 10 11 12 7 批复答复下级机关请示事项 具有指示性 针对性 结论性和简明性 关于锦州红河电子股份有限公司国有股权管理方案的批复 8 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函体现双方平等沟通关系 对制发机关的资格要求很宽松 但内容必须单一 一份函只能写一件事项 关于银行扣款侵权问题的复函 9 会议纪要会议纪要用于记载和传达会议基本情况和议定事项 是贯彻落实会议精神 指导工作 解决问题 交流经验的重要工具 是会议信息的主要载体之一 中交第二航务工程局有限公司总经理办公会议纪要 10 其他公文命令 决定 决议 意见 议案 公报 条例 规定 规则 公约 规程 细则 办法 制度 章程 调查报告 计划 总结 感谢信 建议书 邀请书 请柬 贺信等 13 2 二航局常用公文 1 通知用于公司总部向全公司发布重大事项 重要管理制度或成立机构等 该文种不适用上行文 关于印发2010年工作会暨九届三次职代会会议文件的通知 2 报告一般用于与政府机关或中交股份的公文中 报告属于上行文 制发报告能使上级随时掌握下情 又能接受上级及时的指导和督促 为上级机关制定方针政策提供依据 主要有工作报告 会议报告 述职报告 检查报告 注意事项 报告中不得夹带请示 3 请示用于向中交股份请示 批准的公文 主要有解答性请示 请求指示的请示 批转性请示 请求解决问题的请示 注意事项 一文一事 单头请示 不越级请示 不抄送下级 不呈送领导个人 关于对二航局青山区红钢城地块进行房地产开发的立项请示 14 4 批复对公司下属分 子公司请示事项的回复 关于 九江长江公路大桥B2合同段施工组织设计 的批复 5 函一般用于与政府机关或与业主单位的公文中 关于成立中交二航局华能海门电厂煤场回填工程项目经理部的函 6 会议纪要注意事项 占有大量丰富的感性材料 突出会议的主题 条理清楚 逻辑性强 观点鲜明 切忌将会议纪要写成会议决议 也切忌将会议纪要写成会议纪录 忠于会议实际 7 工作总结是通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价 归纳经验教训 得出规律性认识的事务性文书 一般用于公司各部门和各单位季度 半年或年度小结 2009年办公室工作总结 15 8 经验交流用来交流情况 交流经验 交流体会 促进工作 提高水平 经验交流材料不属于正式文件 也不是规范性公文 没有特别的规定 也没有固定的格式 是应用文中限制最少的文种 可以写的活泼 特点 思路要独特 做法要先进 效果要显著 四分公司经验交流材料 2009年工作会议文件汇编 9 调查报告调查报告是结合公司发展需要 以科学的调查手段对某些部门 某些现象进行有目的 有计划 有系统的调查 分析 研究 归纳后所形成的书面报告 调查报告是领导决策的佐证 是科学研究的依据 是推广经验的材料特点 针对性强 讲时效 对调查的依赖性 中交二航局行政执行力调研报告 16 3 公文处理流程发文处理流程 17 18 收文处理流程 19 20 4 二航局各单位公文处理中的问题 1 文种使用不正确 将 请示 写成 申请 尤其是 报告 与 请示 不分 如 关于孙玉祥 左明昌普通护照到期申请换领的报告 航二人劳 2009 1号 关于西南分公司引进一名一级建造师的申请 西南人资 2009 003号 2 主送单位不正确或名称不规范 有的直接主送部门 有的主送给领导本人 主送 公司 或 局 正确名称 中交二航局 3 请示结语不规范 如 特报请公司批示 盼复 请批示 以上报告妥否 请批示 正确结语有 以上请示请批复 以上请示当否 请批复 妥否 请批复 特此请示 以上请示如无不当 请批转 4 主题词不准确 关于对所辖武汉市青山区红钢城地块进行房地产开发的请示 二航房产 2009 第13号 关于 地块 开发 请示 改为 地产 开发 请示 5 大多数请示公文没有注明联系人姓名和电话 6 空白页有 此页无正文 字样 21 二 办会会议组织工作是办公室的另一项核心工作 会议办得成功与否很大程度取决于秘书对会议是否做到精心策划 组织落实 必须定时 定点做好一切会务 是办会的特点 针对会议特点 秘书应总结出会议的要素 制定会议的基本程序 并把会议关键环节和要点处理好 22 1 会议制度 种类 中交第二航务工程局有限公司会议制度 二航办 2007 173号 第一章总则第一条为规范公司会议管理 提高会议质量 降低会议成本 制定本制度 第二条本制度适用于公司总部组织召开的各类会议 第三条办公室为公司会议的统筹协调及本制度的执行监督部门 第四条公司严格控制临时性会议 对此类会议须按一会一报原则审批 第五条为降低会议成本 对于适合用视频会议方式召开的会议 要采用视频会议形式 第二章会议种类第六条公司会议包括 董事会会议 监事会会议 总经理办公会议 年度工作会议 季度生产调度会议 司务会议 专业会议 专题会议 部门会议等 23 第三章会议组织第七条董事会会议 由董事会办公室负责组织 每年至少召开一次 由董事长召集和主持 参会人员为公司董事 公司监事 董事会办公室主任列席会议 会议内容为公司章程中所规定的董事会行使职权的事项 第八条监事会会议 由监事会办公室负责组织 每年至少召开一次 由监事长召集和主持 参会人员为公司监事 会议内容为公司章程中所规定的监事会行使职权的事项 第九条总经理办公会议 由公司办公室负责组织 一般在每月月底召开 由总经理召集和主持 参会人员为公司领导及有关部门负责人 会议内容为公司章程中所规定的总经理行使职权的事项 第十条年度工作会议 由公司办公室牵头 相关部门配合实施 每年年初召开 参会人员为公司领导 公司总部部门负责人 各分 子 公司 经营性办事处及重点项目部有关领导 会议内容为总结公司上年度工作 部署本年度工作目标和任务 进行年度表彰 第十一条季度生产调度会 由工程部负责组织 办公室协办 每季度第一个月的上旬召开 参会人员为公司领导 公司所属单位有关领导和部门负责人 公司总部有关部门负责人 会议内容为报告和分析上季度主要工程形象进度 生产计划完成情况及经营 安全 质量管理等方面状况 研究施工生产中的重大问题 落实并协调本季度生产计划 经营项目及其它与施工生产相关的重要问题 24 第十二条司务会议 由公司办公室负责组织 每季度最后一月月底召开 会议由总经理主持 参会人员为公司领导 公司总部各部门正副职负责人 会议内容为传达贯彻有关文件和会议精神 通报本季度公司经营 生产 管理 效益等方面情况 部署下季度工作 协调部门间工作 第十三条专业会议 由相关专业职能部门负责组织 原则上1 2年召开一次 会议由专业主管公司领导或专业负责人主持 参会人员为有关公司领导 公司所属单位有关领导和人员 公司总部有关部门人员 会议内容为传达贯彻专业性工作的文件和会议精神 总结 交流专业性工作经验和教训 研究专业工作计划 布置安排专业性工作 第十四条专题会议 由专题负责职能部门组织 根据工作需要 报请公司领导研究审批后召开 会议由主管公司领导或专题负责人主持 参会人员为有关公司领导 有关部门人员 有关单位相关领导和人员 外邀人员 会议内容为对某项重大专题工作进行研讨和布置 第十五条部门会议 由总部各部门负责组织 每月月底召开 部门负责人主持 参会人员为部门全体人员 会议内容为总结本月部门工作情况 分析存在的问题和改进措施 部署下月的部门工作 25 第四章会议要求第十六条会议组织部门要严格按照公司会议流程组织会议 第十七条会议组织部门会前要认真作好会议议题的收集 会议文件和资料的准备 会议通知的发放 会场布置等相关工作 确保会议顺利进行 第十八条会议结束后 会议组织部门要以文件 会议记录 会议纪要 会议简报 决议等方式 将会议成果予以明确 并作好有关记录的归档工作 第十九条会议纪律 参会人员应按要求准时参加会议 因故不能参加的应事先向会议组织部门请假 参会人员要自觉维护会场秩序 会议要求保密的事项 按保密规定执行 26 2 会议流程 27 28 3 筹备方案2010年工作会暨九届三次职代会筹备方案一年一度的工作会暨职代会拟于2月下旬召开 为确保会议圆满成功召开 特制定如下筹备方案 一 会议时间 2010年2月26日 星期五 二 会议地点 公司总部办公大楼三 参加会议人员 1 二 三公司 四 五 六 水工 深圳 武港院 经理 书记 工会主席2 物流 装备 西南分公司 特种公司 云浮 经理 书记3 房产 海力 福州分公司 北京分公司 湘江桥梁 内蒙古天虹公司 海门东灶港 经营性分公司 办事处 经理4 2010年重点项目经理部 共28个 经理 常务副经理 书记5 公司总部 公司领导 副总工 副总经 各部门负责人6 公司职工代表7 海星奖 标兵8 特邀代表 上级有关领导 中交武汉办事处主任共计约170人 不含特邀领导 29 四 会议议程 一 26日上午1 王海怀总经理作行政工作报告2 汤永生书记作党委工作报告3 蒋成双主席作工会工作报告 书面 4 刘东进总会计师作2009年预算执行情况及2010年预算报告 书面 5 王海怀总经理作职工提案回复意见报告 书面 6 招待费报告 书面 7 上级领导讲话8 民主评议公司领导 二 26日下午1 汤永生书记通报民主评议结果2 海星奖 表彰3 蒋成双主席作 关于在九届二次职代会闭会期间职工代表团长联席会工作情况的报告 并提请本次职代会确认4 审议王海怀总经理的行政工作报告5 审议三个专项集体合同 草案 6 签订三个专项集体合同7 签署 经营管理责任书 和 党风廉政建设责任状 8 签署 安全生产责任书 和 治安综合治理责任状 9 党政主要领导作会议总结 30 四 成立会议筹备组 下设秘书组 会务组 宣传组 组长 蒋成双副组长 金国亮莫汉清汪国梅喻艳芳1 秘书组 负责会议文件材料的准备组长 李成成员 姚光华钱辉吕树胜陈孝凯张新海李先进徐旭红潘剑文刘辉2 会务组 负责会议代表接送 餐饮 住宿等相关工作组长 喻艳芳成员 张新海吴汉生王蕾刘建郇长俊艾军王燕梁敏3 宣传组 负责会议宣传报道工作组长 陈同尧成员 沈慧慧徐傅迪 31 六 会议准备工作任务分解如下 32 33 4 关键环节和注意事项 1 根据不同的会务经费性质选择不同的会务场所 并进行不同的大小会议场所布置 2 对于嘉宾的接待方式与要求 3 会务交通的安排 4 会务期间的饮食安排 特别是注意不同民族和不同地域客人的饮食安排必须分别对待 5 会务住宿安排 6 宾客返程的时间及交通方式的安排 7 会务细节 细节的注意直接影响会务活动的成败 8 其他 34 三 办事办公室一切事务性工作都是 事 广义地理解 办文 办会 也是 办事 所以 面对如此纷繁庞杂的事务 秘书的关键是摸索出事理 掌握规律 举一反三 才能尽量办好所有的事 1 二航局办公室日常工作 1 负责信息搜集 调研 上报 提供决策咨询 2 协调行政部门间管理工作 检查督促各项工作计划 决议的落实 每月编制 督办通报 3 负责公司公文处理及指导工作 4 起草公司行政综合性报告及其它重要文件 5 负责公司综合性会议 总经理办公会组织及会务工作 编发 会议纪要 6 负责公司行政印鉴及介绍信的使用和保管 35 7 负责公司档案的收集 整理 保管 统计 鉴定 利用等工作 8 负责公司来信来访的处理和接待工作 9 负责公司总部的传真和收发管理 10 负责综合性的接待工作 11 负责公司总部职工的医疗卫生工作 12 负责公司总部的小车管理 13 协助总经理处理日常性事务工作 14 参与公司中长期战略规划的制定 15 参与公司重大突发事件的处理 16 负责公司和领导下达的其它临时性工作 36 2 对外接待 1 认真细致地做好接待前准备首先 要沟通情况 了解意图 在接到上级机关或对方的明传电报或电话后 要立即向有关领导汇报 并主动与对方取得联系 了解清楚上级或对方来访的人数 身份 民族 性别 日程安排等 还要掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的 有什么要求 活动的方式等等 以便安排好餐饮 住宿 车辆 确定参观或座谈地点等各项工作 其次 要周密考虑 制定方案 在了解掌握以上情况后 要制定好接待方案 主要包括所需材料的准备 迎接引导 座谈汇报 食宿宴请 参观考察 安全保卫 照相留念 宣传报道 纪念品赠送 结束送行 注意事项等 方案中的每项任务 每一个环节都要细化到单位和责任人 制定方案时要注意上级机关与兄弟单位的区别 因人而宜 根据需要妥贴安排 方案制定之后 要送有关领导审阅 待领导审定后 及时通知有关人员或召开专题会议详细安排 让每个参与人员都明确自己的职责和任务 接待方案在执行中要根据需要随时调整 并及时通知有关工作人员 37 2 热情周到地做好接待中服务 在具体接待工作中 要安排好迎接 座谈 食宿 参观 送行等工作 并注意搞好协调配合 使各个环节衔接妥当 迎接引导 沿途介绍 对接待者来讲 来访的都是客人 要尽好地主之谊 尽量为客人提供方便 迎接时要根据客人人数安排好接待车辆 参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等或稍低一点 并提前到达与客人约定的地点 接到客人后 沿途要主动向客人介绍景观或接待安排情况 征求意见 让客人对此次活动有大体的