学校档案管理暂行办法

第 1 页 学学校校 档档案案管管理理暂暂行行办办法法 第一章第一章 总总 则则 为了进一步加强学校档案的科学管理 有效地保护和利用档案 更 好地为学校的各项工作服务 根据 中华人民共和国档案法 中华人 民共和国档案法实施办法 和浙江省教育厅 浙江省档案局关于档案管 理的有关规定 结合我校实际 特制订办法 一 本校各处室在各项公务活动中形成的全部档案 包括文书 教 学 科技 会计 特种载体等不同门类 不同载体的档案 应由校综合 档案室集中统一保管 二 校档案室对各处室的档案工作进行监督和指导 三 校综合档案室隶属于办公室 档案工作实行统一领导 分级管 理 第二章第二章 机构 人员 职责机构 人员 职责 一 确立一名副校长主管档案工作 健全档案工作领导小组 负责 档案工作的监督和指导 确定档案存毁 二 建立档案工作小组 明确专 兼职档案员 组成档案工作网络 三 档案工作岗位职责 一 分管校长岗位职责 1 认真贯彻执行党和国家关于档案工作的各项方针 政策 2 加强对档案工作部门的领导 把档案工作纳入学校规划和计划 定期检查和研究学校的档案工作 关心档案室的建设和发展 从人力 财力 物力上给予支持 及时解决档案工作中实际困难 为档案工作创 造良好条件 二 综合档案室职责范围 综合档案室是学校档案工作的职能管理部门 隶属办公室 负责对 全校档案工作实行统筹规划 组织协调 统一制度 监督和指导 同时 第 2 页 负责保存和提供利用全校档案 党群 行政 教学 科研 科技开发 基本建设 仪器设备 出版 外事 会计 声像 实物等类档案 其职 责范围是 1 认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针 政策 法令 和上级有关指示 规划全校档案工作 宣传档案工作有关法规 提高各 级干部和广大群众的档案意识 2 负责制定本校档案工作规章制度 监督 指导 检查执行情况 3 指导和协助各部门各类档案的收集 整理和立卷归档工作 对各 档案分室进行指导和监督检查 4 负责接收 征集 整理 分类 鉴定 保管 统计全校的各类档 案及有关资料 5 开展档案的开发和利用工作 主动为教学 科研及各项管理工作 和社会服务 6 利用现代化管理手段 负责编制检索工具 开展档案编研工作 积极开发档案信息资源 7 建立 健全学校档案工作网络 定期组织档案网络人员的学习与 活动 8 参加档案信息工作的整体化建设 开展多方面协作 学术研究和 交流活动 9 保守档案机密 做好档案保护工作 确保档案完整与安全 最大 限度延长档案寿命 10 开展档案宣传工作和利用者教育活动 11 完成学校领导交办的其它任务 三 档案室主任岗位职责 1 努力学习党和国家关于档案工作的方针 政策 法规 刻苦钻研 档案专业知识 不断提高政治思想和业务水平 2 在办公室主任领导下 负责档案室全面工作 3 负责组织草拟学校各项档案规章制度 制定本室年度工作计划和 总结 并认真地组织实施 第 3 页 4 做好档案的接收 征集 整理 分类 保管 鉴定 统计工作 5 负责组织落实室内日常行政事务工作 组织本室同志进行业务学 习和学术研究 开展档案编研工作 6 按规定时间做好档案的进库 编目 上架工作 7 进行计算机辅助档案管理 包括档案数据录入 检索 统计 编 目 编制检索工具 年底内完成计算机录入工作 8 努力进行档案的编研和档案的学术研究工作 为学校各项工作服 务 9 负责组织档案的价值鉴定和过期档案的销毁工作 10 负责检查档案库房的 八防 工作 确保档案安全 11 关心本室同志生活 搞好团结协作 遵守考勤 考核等室内有 关制度 12 完成领导交办的其他工作 四 档案室工作人员岗位职责 1 努力学习党和国家关于档案工作的方针 政策 法规 刻苦钻研 档案专业知识 不断提高政治思想和业务水平 2 指导 协助兼职档案人员做好文件的形成 积累和立卷归档工作 按规定时间做好档案的接收 征集 整理 分类 保管 鉴定 统计和 进库 编目 上架工作 3 学会使用计算机进行辅助档案管理 4 努力进行档案的编研和档案的学术研究工作 为学校各项工作服 务 5 团结协作 遵守考勤 自觉执行室内档案工作规章制度 6 完成室领导交办的其他任务 五 各立卷归档部门分管领导岗位职责 1 努力学习党和国家关于档案工作的方针 政策 法规 贯彻执行 学校档案工作计划及各项档案工作规章制度 2 研究和布置本部门档案工作 每学期至少一次 检查执行情况 及时解决档案工作中的问题 第 4 页 3 主持本部门立卷归档工作 确保归档案卷质量 4 支持 督促和考核本部门专兼职档案员工作 六 兼职档案员岗位职责 1 熟悉学校有关档案工作规章制度 积极参加档案业务培训 提高 档案业务能力 2 负责本部门文件材料的收集 积累 整理和立卷归档工作 保证 应归档文件材料收集齐全 准确 系统 3 坚持平时预立卷制度 根据本部门工作情况 制订预立卷类目 合理分类存放 便于利用和组卷 4 归档案卷符合质量要求 做到组卷合理 编写页码准确 书写工 整 卷内目录填写清楚 案卷标题简明扼要 有关项目填写齐全 5 接受档案室监督 检查和业务指导 保质 按时完成归档任务 第三章第三章 档案立卷归档制度档案立卷归档制度 一 档案分类方案一 档案分类方案 为加强本单位档案管理 实现档案分类 整理 编目 检索的标准 化和规范化 便于档案信息资源的开发利用 更好地为领导决策和各项 工作服务 根据湖州市档案局 湖州市档案分类方案编制规则 的规定 结合本单位职能 特制定本方案 第一条第一条 本方案规定了本单位档案分类的原则和方法 档号标识 第二条第二条 档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载 体的全部档案为对象 依据工作职能 结合档案内容和载体形式特点 进行科学分类 本方案适用于本单位档案实体的分类 整理和排架管理 第三条第三条 本方案共设置 6 个一级类目 1 文书档案类 类号 1 2 教学档案类 类号 2 3 学籍管理类 类号 3 4 会计档案类 类号 4 第 5 页 5 科技档案类 类号 5 6 特种载体类 类号 6 7 教师专业类 类号 7 第四条第四条 二级类目的设置方法如下 1 文书档案类 会计档案类 教师专业类不设置二级类目 2 教学档案类的二级类目按工作职能设置 3 科技档案类的二级类目按基建 设备二个类别设置 4 特种载体类的二级类目按照片 音像 实物设置 第五条第五条 档号依照 档号编制规则 要求进行标识 编号方法如下 1 按 归档文件整理规则 整理的文件档号由全宗号 年度 保管 期限 件号组成 用 连接 其中 保管期限为永久 30年 10年 例如 2009 30年 18 2 按组卷形式整理的档案档号由全宗号 分类号 案卷号组成 用 连接 类别之间用 隔开 例如 3 1 1 001 件号 第 18 件 保管期限 30 年 年度 2009 案卷号 第 1 卷 类别号 科技档案类基建类第 1 个工程项目 第 6 页 二 归档范围及保管期限二 归档范围及保管期限 第一条 为正确界定文件材料归档范围 准确划分档案保管期限 使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况 维护其历史面貌 又便于保管和利用 根据 中华人民共和国档案法 中华人民共和国 档案法实施办法 制定本规定 第二条 本规定中的文件材料是指本单位在其工作活动过程中形成 的各种门类纸质和载体 包括照片 声像 磁性介质 实物 的历史记 录 第三条 本单位文件材料归档范围是 一 反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的 对本校工作 研究具有利用价值的文件材料 二 本单位工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料 三 本单位需要贯彻执行的上级单位 同级单位的重要材料 四 其他对本单位具有查考价值的文件材料 第四条 本单位文件材料不归档范围是 一 上级单位的文件材料中 普发性不需要本单位办理的文件材 料 任免 奖惩非本单位工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 二 本单位文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 第 7 页 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值 的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 单位内部互相抄送的 文件材料 本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材 料 有关工作参考的文件材料 三 同级单位的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办 理的抄送文件材料 第五条 凡属本单位归档范围的文件材料 必须按有关规定向本单 位档案室移交 实行集中统一管理 任何个人不得据为己有或拒绝归档 第六条 单位文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般 分为 30 年 10 年 第七条 永久保管的文书档案主要包括 一 本单位制定的法规政策性文件材料 二 本单位召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 三 本单位职能活动中形成的重要业务文件材料 四 本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复 批示 重要 的报告 总结 综合统计报表等 五 本单位机构演变 人事任免等文件材料 六 本单位重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 七 上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料 八 同级单位关于重要业务问题的来函 请示与本单位的复函 批复等文件材料 第八条 定期保管的文书档案主要包括 一 本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料 二 本单位召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 三 本单位人事管理工作形成的一般性文件材料 四 本单位一般性事务管理文件材料 第 8 页 五 本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复 批示 一 般性工作报告 总结 统计报表等 六 上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料 七 上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行 的文件材料 八 同级单位关于一般性业务问题的来函 请示与本单位的复函 批复等文件材料 第九条 本单位形成的业务档案 人事 会计及其他专门文件材料 的归档范围和档案保管期限 按国家有关规定执行 第十条 本单位对应归档电子文件的元数据 背景信息等要进行相 应归档 本单位应归档纸质文件材料中 有文件发文稿纸 文件处理单的应 与文件正本 定稿一并归档 学校文件材料归档范围及保管期限学校文件材料归档范围及保管期限 一 管理类 一 管理类 GL 序 号 归 档 范 围保管期限 一一党务工作党务工作 1党支部工作计划 总结30 年 2 党支部大会 支委会会议记录永久 3党组织 党员干部 党员情况统计表永久 4党员 干部花名册永久 5发展新党员材料及批准入党转正延长通知书30 年 6支部改选 提拔 配备干部的报告和上级党委的批复永久 7 评选优秀党员的决定 登记表及先进事迹材料 市级以上 县 区及校级 永久 30 年 8党员处分情况材料 处分决定 批件 永久 9 市区业务主管部门下发的有关党务工作的指示 决定 批复 批转通知 通报 计划 规定 制度等 针对本校的重要的 需要参照执行的 永久 10 年 第 9 页 二二行政工作行政工作 1学校印章启用和废止的决定永久 2校务会 行政会 含校长办公会 会议记录永久 3 学校在行政管理 含校务 政务 财务公开 工作中形成的决 定 决议 报告 计划 总结等 重要的 一般的 永久 10 年 4学校制定的各项规章制度30 年 5学校法人年检 法人更换等登记表永久 6 校庆 开学典礼 毕业典礼 毕业分配大会的报告 总结 记 录等 30 年 7 本校参加各级表彰大会的先进名单 登记表 先进事迹及代表 名单 市级 县区级 永久 30 年 8 学校在审计工作中形成的有关材料 如 校长离任审计报告 审计部门的审计意见等 永久 9学校在外事活动中形成的有关材料30 年 10学校在保卫工作中形成的有关材料10 年 11本校各种伤亡事故 突发事件的报告及有关材料30 年 12校内出版的各种刊物永久 13校内出版的简报10 年 14 学校向市区上级单位写的有关行政工作的请示 报告及上级的 批复 重要的 一般的 永久 10 年 15 上级机关来校视察 检查 指导工作和调查研究形成的文件 重要的 一般的 30 年 10 年 16 市区业务主管部门下发的有关行政工作的指示 决定 批转通 知 通报 计划 规定 制度等 针对本校的重要的 需要参照执行的 永久 10 年 17 学校与外单位签定的工作合同或协议 重要的 一般的 有效期后 30 年 有效期后 10 年 三三人事工作人事工作 1学校机构编制表永久 2上级对本单位干部任免 处分的决定 通知等永久 3学校对各部门负责人任免的决定 通知等30 年 4教职工名册永久 第 10 页 5教职工统计年报表永久 6教师聘用和教师资格认证的有关材料永久 7教职工专业技术职称评审 评定材料永久 8教职工继续教育的有关材料30 年 9教职工调整和评定工资的审批表 统计表和劳动工资年报表永久 10教职工伤残 丧葬抚恤等材料永久 11教职工考核 奖惩情况材料30 年 12 教职工落实政策的材料 如 复查 改正 撤消劳教的申请报 告 补发工资 困难补助等材料 永久 13教职工离退休审批表 自动离职报告等材料永久 14 市区业务主管部门下发的有关人事工作的指示 决定 批转通 知 通报 计划 规定 制度等 针对本校的重要的 需要参照执行的 永久 10 年 四四工会工作工会工作 1工会成立的批复及有关材料永久 2工会工作计划 总结 报告等材料30 年 3工会委员会会议材料30 年 4工会会员名册和加入工会登记表永久 5工会表彰活动的有关材料30 年 6会费支出及会员福利 困难补助等有关材料10 年 7教代会人选名单30 年 8教代会会议材料30 年 五五团队工作团队工作 1团队工作计划 总结30 年 2团队情况统计表30 年 3 团委 总支 支部建立 改选 增补委员的报告及上级团委的 批复 30 年 4历届团委 大队部 学生会干部名册30 年 5团队发展工作和离退团工作的有关材料30 年 6团员奖惩情况材料30 年 7团队活动和有关活动的材料10 年 8团委 总支各种会议记录30 年 9团费收缴及支出情况材料10 年 10上级机关来校视察 指导工作和调查研究形成的文件10 年 六六总务工作总务工作 1总务工作计划 总结等30 年 2学校固定资产统计报表30 年 七七民主党派工作民主党派工作 1民主党派人员 干部名册30 年 2民主党派工作计划 总结 会议记录30 年 3民主党派工作条例 制度 规定30 年 4民主党派活动材料30 年 第 11 页 5民主党派党 会 费有关材料10 年 八其它 学校在管理活动中形成的临时性重要材料30 年 二 教学类 二 教学类 JX 序 号 归 档 范 围保管期限 一教育 德育 工作 1教育 或学生思想 工作计划 总结 经验介绍30 年 2 三好学生 优秀学生干部登记表 市 区级 校级 30 年 10 年 3保送学生名单永久 4 学生的处分材料 处分决定 本人认识 改正情况及撤消处分 决定 30 年 5学生会典型活动及典型班会材料10 年 6学校文化节的有关材料30 年 7 市区业务主管部门下发的有关教育工作的指示 决定 批复 批转通知 通报 计划 规定 制度以及会议文件等 针对本校的重要 需要参照执行的 永久 10 年 二教学工作 1教学工作的计划 总结永久 2各教研组 年级组教学计划 总结10 年 3各学期教师任课安排表和各班级课程表10 年 4各学期正副班主任名单10 年 5各学期各班主任及各科教师配备表10 年 6班主任工作计划 总结10 年 7公开课 实验课教学教案等有关材料10 年 8学校科技活动 电话教育的有关材料10 年 9校外实践活动的有关材料10 年 10各学期教学质量分析30 年 11各学期各科成绩汇总表30 年 12各学科期中 期末和毕业考试空白卷及答案 试卷分析30 年 13本校自编教材 讲义30 年 14本校教师在报刊或市区以上学术交流会发表的文章 论文等30 年 15 在校生参加各种竞赛的获奖作品及有关材料 全国性的 全区级的 30 年 10 年 16 市区业务主管部门下发的有关教学工作的指示 决定 批复 批转通知 通报 计划 规定 制度以及会议文件等 针对本校的重要的永久 第 12 页 需要长期参照执行的10 年 三体育工作 1体育工作计划 总结30 年 2运动会秩序册10 年 3运动会成绩册10 年 4 参加各级体育比赛破记录成绩项目名单 市级 区级 校级 30 年 10 年 10 年 5体育达标情况统计表30 年 6传统代表队的有关材料10 年 7体育教学工作的有关材料30 年 四卫生工作 1卫生室工作计划 总结30 年 2教职工健康情况统计表30 年 3计划生育工作材料和献血名单10 年 4师生体检表10 年 5学生视力 经期 成长情况 身体素质调查表10 年 6学生一日活动调查表 因病减免体育课统计表10 年 7学生传染病发病和防治情况统计表10 年 8学校红十字会活动的有关材料10 年 五其它 学校在教育教学工作中形成的其它重要材料30 年 三 学籍管理类 XG 序 号 归 档 范 围保管期限 1学生名册永久 2学生学籍卡永久 3 新生入学材料 包括新生入学名单 成绩册 考生登记表 入 学报名表 30 年 4 学生中途退学 休学 转学 复学 升留级记录 借读生批准 登记表 30 年 5毕业生考试成绩册 毕业去向及追踪调查材料30 年 6学生毕业后发放文凭存根和未毕业 肄业证书等材料永久 四 会计类 KJ 第 13 页 类别序号归档范围保管期限 会计凭证1原始凭证 记帐凭证 传票汇总表等15 年 1总帐 明细帐15 年 2现金日记帐 银行存款帐25 年 会计帐簿 3 固定资产明细帐 卡片 固定资产报 废清理后保 管 5 年 1教育经费决算及说明 年统计报表永久 财务报告 2财务资金活动月 季报表5 年 1会计档案销毁清册永久 其它 2会计档案移交清册15 年 五 科技类 KJ 序号归 档 范 围保管期限 一教育科研工作 1准备阶段 开题报告 课题审批文件 调查报告 方案论证永久 2研究阶段 科研实验重要的原始材料 听课评议实验报告永久 3 鉴定阶段 鉴定组人员名单 工作总结 科研报告 论文 鉴 定结果 永久 4成果和奖励申报阶段 成果申报 审批及获奖材料永久 5应用推广阶段 推广应用的方案 总结等永久 二基建资料 1拟建工程的请示与批复永久 2工程合同 预 决算协议书永久 3施工技术资料 洽谈记录永久 4竣工验收报告 质量评定材料永久 5工程竣工图永久 三 设备档案 1 大型设备的出厂合格证 使用说明书 合格证 材料清单等设备报废后 5 年 2 设备维护记录设备报废后 5 年 六 特种载体类 TZ 序号归 档 范 围保管期限 一 照片档案 1学校历届领导的照片永久 2毕业生毕业合影永久 3学校党 政 工 团等重要会议 重大活动的照片永久 4各级领导来校视察 督导 检查 指导工作的照片永久 5教学公开课 评优课等的照片永久 第 14 页 二光盘档案 1本单位工作中形成的电子公文 后台数据备份资料永久 2学校党 政 工 团等重要会议 重大活动的音频 视频文件永久 3各级领导来校视察 督导 检查 指导工作的音频 视频文件永久 4教学公开课 评优课等的音频 视频文件永久 三实物 1学校及各部门获得的奖状 奖杯 锦旗 牌匾 证书永久 2本校废止使用的公章永久 3各级领导和知名人士给学校的题词永久 4外单位赠送的礼品10 年 5本单位各类权证永久 七 教师专业档案 JS 序 号 归 档 范 围保管期限 1教师培训 进修 业务考核及总结材料永久 2教师业务工作报告 教学质量奖励等材料永久 3 教师发表的著作 译文 论文及编写的教材手稿 发表稿及 同行专家的评价等 永久 4 教师发明创造 技术革新的成果 鉴定 评价 应用情况等 方面的材料 永久 5教师聘用和教师资格认证的有关材料永久 6教师专业技术职称评审 评定材料永久 第四章第四章 档案管理规章制度档案管理规章制度 一 一 档案室管理制度档案室管理制度 档案室是保管档案 资料的重地 是机密核心 为了保证档案室的 安全和档案的完好无损 特制订以下制度 第 15 页 1 各类档案分门别类 科学管理 存放有序 方便查找 2 严格执行安全制度 定期检查档案 做到 八防 工作 防火 防光 防尘 防有害生物 霉 虫 鼠等 防盗 防潮 防水 防污染 确保档案安全 3 严格执行档案保密制度 严守党和国家机密 4 禁止将明火 食物 水渍 昆虫 有害气体 易燃易爆等物带进 档案室 5 档案进出应仔细清点和登记 办好移接交手续 案卷调用后应准 确无误地放回原档案箱 6 定期检查电气设备和消防器材 7 进档案室查阅资料 查阅者不得大声喧哗 不得抽烟 8 查阅人员要爱护档案 不得撕页 涂改 一旦发现由查阅者负全 部责任 二 立卷归档制度二 立卷归档制度 1 校党政工团及各处室形成的文件材料由办公室文书负责立卷 德 育处 教务处 总务处 财务室直接形成的业务档案由兼职档案员负责 做好归档材料的收集整理立卷工作 综合档案室负责指导工作 2 归档时间 文书档案于每年的三月份开始立卷工作 到五月份完成此项工作 归档文件应按件装订 教学档案按教学年度立卷 每学年结束后上交学 校档案室 会计档案 在财务部门保管一年后上交档案室 基建档案在 工程完工并审计后整理归档 科研档案按科研项目立卷 特种载体在完 成处理加工后 经整理和文字说明 及时向档案室归档 3 归档要求 1 归档文件材料的种类 份数以及每份文件的页数均应齐全完整 2 归档文件材料应将每份文件夹的正本与附本 签发稿与定稿 请 示与批复 转发文件与原件 不能分开立卷 第 16 页 3 跨年度的请示与批复放在批复年立卷 无批复的请示放在请示年 立卷 跨年度的规则放在针对的第一年立卷 跨年度报告的总结放在针 对的最后一年立卷 4 卷内文件材料应按排列顺序 依次编好页码 卷内目录 备考表 案卷封面 5 卷内文件材料要去掉金属物 案卷装订要结实美观 不影响阅读 6 案卷封面题名要简明 能确切反映卷内文件材料内容 用黑色墨 水书写 字迹要工整 清晰 三 档案库房安全管理制度三 档案库房安全管理制度 档案室是保管档案 资料的重地 是机密核心 为了保证档案室的 安全和完好无损 特制订以下制度 1 各类档案分门别类 科学管理 存放有序 方便查找 2 严格执行安全制度 定期检查档案 做到 八防 防火 防光 防尘 防有害生物 防盗 防潮 防水 防污染 确保档案安全 3 严格执行档案保密制度 严守党和国家机密 4 禁止将明火 食物 水渍 昆虫 有害气体 易燃易爆等物带进 档案室 5 档案进出应仔细清点和登记 办好移接交手续 案卷调用后应准 确无误地放回原档案箱 6 定期检查电气设备和消防器材 7 进档案室查阅资料 查阅者不得大声喧哗 不得抽烟 8 查阅人员要爱护档案 不得撕页 涂改 一旦发现由查阅者负全 部责任 四 学校档案保密制度四 学校档案保密制度 1 认真学习贯彻执行 保密法 和 保密法实施办法 增强保密 意识 正确认识和处理新形势下