Excel2010入门级培训课件PPT课件

Excel2010课程培训 课程简介 第一章 软件介绍启动Excel界面简介新建文档与保存撤销与恢复快捷键应用 快速入门 软件介绍 MicrosoftExcel是微软公司的办公软件Microsoftoffice的组件之一 是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件 Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分 它可以进行各种数据的处理 统计分析和辅助决策操作 广泛地应用于管理 统计财经 金融等众多领域 Excel2010图标 Excel2010界面 MicrosoftOffice家族中的其他成员 MicrosoftOfficeWord是文字处理软件 它被认为是Office的主要程序 它在文字处理软件市场上拥有统治份额 它私有的DOC格式被尊为一个行业的标准 MicrosoftOfficePowerPoint 是微软公司设计的演示文稿软件 用户不仅可以在投影仪或者计算机上进行演示 也可以将演示文稿打印出来 制作成胶片 以便应用到更广泛的领域中 MicrosoftOfficeOutlook 是个人信息管理程序和电子邮件通信软件 它包括一个电子邮件客户端 日历 任务管理者 和地址本 MicrosoftOffice家族中的其他成员 MicrosoftOfficeAccess是由微软发布的关联式数据库管理系统 Access能够存取Access Jet MicrosoftSQLServer Oracle 或者任何ODBC兼容数据库内的资料 MicrosoftProject 或MSP 是专案管理软件程序由微软开发销售 软件设计目的在于协助专案经理发展计划 为任务分配资源 跟踪进度 管理预算和分析工作量 MicrosoftOfficeVisio帮助您创建具有专业外观的图表 以便理解 记录和分析信息 数据 系统和过程 如何启动Excel2010 方法一 方法二 在开始菜单中找到Excel2010 双击已有的Excel文档 界面简介 快速存取工具列 功能页次 功能区 工作表页次标签 工作表 显示比例工具 新建空白文档 方法一 新建空白文档 方法二 从模板新建文档 保存文档 选择保存的位置 修改文件名 保存文档 其他保存方法 按 ctrl s 快捷键后可以调出上图中 另存为 界面 这是按照上述步骤就可以进行文件的保存了 通过点击快速存取工具列上面的保存按钮来保存 定时保存 在 excel选项 界面对话框中 选择 保存选项 在右侧 保存自动恢复信息时间间隔 中设置所需要的时间间隔 如下图所示 撤销与恢复 在MicrosoftOfficeExcel中 您可以撤消和恢复多达100项操作 甚至在保存工作表之后也可以 撤销与恢复 一次撤销多步操作 鼠标向下移动 快捷键的好处 1 定位精准2 节省时间3 便于操作 快捷键介绍 文档保护 当Excel文档内数据比较重要 可以对其设置密码保护 只有持有密码的人才能打开和编辑文档 方法如下 输入密码 确认密码 文档已加密 提示 如果需要解除密码保护 重新把密码设为空即可 打印相关设置 选择打印份数 选择打印机 选择打印范围 选择是否双面打印 设置打印顺序 设置纸张方向 选择纸张 设置页边距 设置缩放大小 设置完成后点击这里开始打印 小结 认识Excel 启动Excel 新建Excel文档 撤销与恢复 保存文档 第二章 数据类型数据输入 数据录入 数据类型 设置数据类型 选择要设置的单元格 点击右键 选择 设置单元格格式 数据类型 实例1 输入身份证号码 输入长数字在EXCEL里是个难事 虽然每个单元格中可以输入255个字符 可那是对字母来说的 对于数字 超过12位的长数字在EXCEL就直接用科学记数法来显示 正确的身份证号码显示 直接输入10位数字的结果 数据类型 方法1 预先设置好单元格格式 选择要设置的单元格或者区域 点击右键 选择 设置单元格格式 选择 文本 数据类型 方法2 先输入一个引号 再输入数据 按下回车 数据类型 其他数据类型 常规 数据类型 其他数据类型 数值 设置小数位数 是否使用千位分隔符 设置负数表现形式 数据类型 其他数据类型 货币 设置小数位数 选择货币符号 设置负数表现形式 数据类型 其他数据类型 会计专用 设置小数位数 选择货币符号 数据类型 其他数据类型 日期 设置类型 选择国家地区 数据类型 日期输入格式 数据类型 其他数据类型 时间 设置类型 选择国家地区 数据类型 时间输入格式 数据类型 其他数据类型 百分比 设置小数位数 数据类型 其他数据类型 分数 选择分数类型 数据类型 快速设置数据格式 数据输入 单击某个单元格 然后在该单元格中键入数据 按Enter或Tab移到下一个单元格 若要在单元格中另起一行输入数据 请按Alt Enter输入一个换行符 换行 自动换行 数据输入 修改单元格中的数据 双击要修改的单元格即可修改里面的数据 选择单元格后也可以在这里修改 数据输入 自动填充 当你要将相同的内容连续填入数个单元格 除了可复制 贴上单元格内容外 更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成 此功能亦可建立日期 数列等具规则性的内容 可建立具规律变化的资料 可为连续的储存格填入相同的数据 数据输入 自动填充 选取目标单元格 并将鼠标移至右下方的小黑点 鼠标向下拖动 预设的填满方式 即填入单元格的内容与格式 如字型 颜色设定 若改选此项 只会填入单元格格式 选此项表示只填入单元格内容 但不要填入格式 数据输入 快速输入数列 鼠标向下拖动 选取目标单元格 并将鼠标移至右下方的小黑点 数据输入 更多自动填充例子 日期 带文字的序列 等比数列 数据输入 高级的填充选项 选取要自动填充的区域或已经自动填充的行或列 数据输入 序列产生方式 产生序列的类型 日期的填充方式 根据已有数据进行预测 等差数列的公差或等比数列的公比 数列在哪里终止 小结 认识几种常用的数据类型 在单元格中输入数据 使用自动填充功能快速填充数据 修改单元格中的数据 第三章 单元格操作样式修饰工作表操作条件格式数据筛选 表格制作 单元格操作 插入单元格 行和列 选择要插入单元格的位置 在活动单元格左侧插入 在活动单元格上方插入 在活动单元格上方插入一整行 在活动单元格左侧插入一整列 单元格操作 删除单元格 行和列 选择要删除的单元格 删除活动单元格所在的行 删除活动单元格所在的列 删除单元格所在的工作表 提示 插入和删除都可以通过右键的菜单进行 单元格操作 为单元格添加批注 选取要添加批注的单元格 输入批注内容 有批注的单元格右上方会有一个小红点 单元格操作 编辑和显示批注 当鼠标移动到或选取有批注的单元格时 该批注会被自动显示 一直显示或隐藏批注 切换批注 显示工作表所有的批注 单元格操作 删除批注 选取目标单元格 提示 批注的插入 编辑和删除操作都可以通过右键菜单进行 单元格操作 插入超链接 选取目标单元格 当我们在单元格中插入超链接后 我们可以通过单击该单元格 连接到指定的网址 打开指定的文件 或者跳到工作表中指定的位置 单元格操作 插入超链接 选取文件夹 选取目标文件 也可以点击这里选取目标文件 或者直接键入文件路径或者网址 注意 若该超链接是指向文件的 系统中必须安装相应的程序 单元格操作 插入超链接 输入目标网址 例子 把超链接设为百度首页 单元格操作 插入超链接 例子 把超链接设为百度首页 单击该单元格 成功打开指定网站 单元格操作 其他超链接类型 输入目标单元格地址 选择所在工作表 本文档中的位置 单元格操作 其他超链接类型 输入新建文档的名称 是否马上编辑新建的文档 新建文档 选择保存路径 单元格操作 其他超链接类型 输入目标电子邮件地址 选择最近用过的电子邮件地址 电子邮件地址 输入主题 单元格操作 删除超链接 选取目标单元格 打开右击菜单 提示 超链接的创建 编辑与打开都可以通过右键菜单实现 单元格操作 冻结窗格 当要表格太大 需要保持首行 首列或者首行和首列一直可见时 可以使用冻结窗格功能 如下图表格 需要保持ABC列于首行可见 选取需要冻结行的下一行和冻结列的下一列的单元格 单元格操作 冻结窗格 单元格操作 冻结窗格 冻结后 冻结的行和列会有实线区分 单元格操作 取消冻结 注意 这里可以直接冻结首行或首列 单元格操作 格式刷 格式刷可以帮助您快速地设置相同的单元格式 选择已设好格式的单元格 选择目标区域 样式修饰 行高与列宽 自动调整可以根据输入内容的多少自动调整行宽与列高 选取目标行或列中的单元格 自动调整行高 自动调整列宽 样式修饰 行高与列宽 手工调整可以自定义行高与列宽 选取目标行或列中的单元格 输入所需数值 确定即可 提示 这里数值单位为磅1mm 2 835磅 样式修饰 行高与列宽 依靠拉动可以更加直观地调整行高与列宽 鼠标移至B列于C列标题的中间 左右拉动可以调整B列的列宽 向右拉动 样式修饰 合并单元格 选取要合并的单元格 样式修饰 网格线设置 选取要添加网格线的区域 选取要网格线的样式 利用者两个工具可以直接画出网格线 样式修饰 快速套用单元格或表格格式 点击这里选取套用范围 样式修饰 快速套用单元格或表格格式 选取套用范围 工作表操作 认识工作薄 工作簿是Excel使用的文件架构 我们可以将它想象成是一个工作夹 在这个工作夹里面有许多工作纸 这些工作纸就是工作表 工作夹 工作表 工作表操作 插入 删除和重命名工作表都可以通过右键菜单来操作 工作表页次标签 点击这里添加一个新的工作表 点击选取某个工作表后 按下右键 删除当前工作表 重命名当前工作表 工作表操作 保护工作表 选取要保护的工作表 按下右键 输入取消保护的密码 选取权限 确认密码 提示 设置保护工作表后 工作表的数据将无法修改 你可以通过取消保护来获得修改权限 取消保护操作与设置保护操作类似 只要输入密码即可 条件格式 当工作表数据太多 我们需要对满足某些条件的数据进行强调 这时可以利用条件格式功能进行对特定数据的格式化 例如 我们可以对下表中语文高于110分的数据用红色表示 条件格式 设置方法 选取数据范围 设置条件 设置格式 条件格式 更多例子 标出第1 4季业绩前3名 利用色阶标出数据变化情况 找出重复值 数据筛选 数据筛选可以帮助我们找到我们想要看到的数据 方法如下 点击 筛选 后 首行每一项会出现一个箭头 点击就可以设置条件并进行筛选 小结 单元格的插入与删除 包括行与列 插入批注 插入超链接 单元格样式修改 工作表的操作 第四章 建立公式参照地址函数应用 公式与函数 理解函数 数据 规则 什么是函数 结果 函数的格式 SUM 1 3 5 9 函数名 数据 结果 建立公式 输入公式必须以等号 起首 例如 Al A2 这样Excel才知道我们输入的是公式 而不是一般的文字数据 选择储存公式的单元格 并输入 开始编辑公式 选择 B2 后 输入 再选择 C2 并输入 然后再选择 D2 按下回车 提示 可以利用自动填充完成余下公式输入 参照地址 相对参照位址与绝对参照位址 公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对参照地址2种类型 相对引用地址的表示法例如 Bl C4 而绝对参照地址的表示法 则须在单元格地址前面加上 符号 例如 B l C 4 相对与绝对参照的差异 假设你要前往某地 但不知道该怎么走 于是就向路人打听 结果得知你现在的位置往前走 碰到第一个红绿灯后右转 再直走约100公尺就到了 这就是相对引用地址的概念 另外有人干脆将实际地址告诉你 假设为 中正路二段60号 这就是绝对参照地址的概念 由于地址具有唯一性 所以不论你在什么地方 根据这个绝对参照地址 所找到的永远是同一个地点 将这两者的特性套用在公式上 代表相对引用地址会随着公式的位置而改变 而绝对参照位址则不管公式在什么地方 它永远指向同一个单元格 参照地址 例子 D2的公式 B2 C2 使用了相对位址 表示要计算D2往左找两个储存格 B2 C2 的总和 因此当公式复制到E2单元格后 便改成从E2往左找两个储存格相加 结果就变成C2和D2相加的结果 D3的公式 B 3十 C 3 使用了绝对位址 因此不管公式复制到哪里 Excel都是找出B3和C3的值来相加 所以D3和E3的结果都是一样 函数应用 在Excel中 我们可以利用Excel已经定义好的函数帮助我们更快更准确地处理数据 无需手工输入公式 例子 选择储存函数的单元格 选择函数类别 选择函数 选择求和范围 提示 利用自动填充可完成余下的计算 函数应用 其他插入函数方法 1 直接输入函数名和参数 首先输入 接着输入函数名 输入括号 并在括号中输入求和范围 最后按下回车 2 在 公式 的功能中直接找到公式 函数应用 寻求有关函数的帮助 当我们插入一个函数 但是不知道该函数参数的含义时 我们可以寻求Excel的帮助 寻求SUM函数的帮助 函数应用 综合练习 学会插入函数之后 我们来做个综合练习 让你对函数有更进一步的了解 假设我们要依年资来计算中秋节发放的奖金 年资未满1年的员工没有奖金 满1年以上未满3年则发放5 000元奖金 满3年以上则发给8 000元奖金 函数应用 1 计算年资 计算到职日至奖金发放日的年数 我们可以利用 YEARRAC 函数 选择储存函数的单元格 选择 日期和时间 选择 YEARRAC 输入起始日期 B2 输入结束日期 C 2 输入 3 利用自动填充完成余下计算 函数应用 2 计算奖金 计算奖金要用到逻辑函数 IF 直接输入公式 用自动填充完成最终结果 小结 在单元格中输入公式 绝对与相对参考地址 函数的应用 查看函数帮助 第五章 图表类型介绍建立图表设计图表样式变更数据范围迷你图 图表的插入 图表类型介绍 柱型图 柱形图是最普遍使用的图表类型 它很适合用来表现一段期间内数量上的变化 或是比较不同项目之间的差异 各种项目放置于水平坐标轴上 而其值则以垂直的长条显示 例如各项产品在第一季每个月的销售量 图表类型介绍 折线图 折线图可以显示一段时间内的连续数据 适合用来显示相等间隔 每月 每季 每年 的资料趋势 例如某公司想查看各分公司每一季的销售状况 就可以利用折线图来显示 图表类型介绍 饼状图 饼图只能有一组数列数据 每个数据项都有唯一的色彩或是图样 饼图适合用来表现各个项目在全体数据中所占的比率 例如底下我们要查看流行时尚杂志中卖得最好的是哪一本 就可以使用饼图来表示 图表类型介绍 横条图 横条图可以显示每个项目之间的比较情形 Y轴表示类别项目 X轴表示值 条形图主要是强调各项目之间的比较 不强调时间 例如你可以查看各地区的销售额 或是像底下列出各项商品的人气指数 图表类型介绍 散步图 散布图显示2组或是多组资料数值之间的关联 散布图若包含2组坐标轴 会在水平轴显示一组数字数据 在垂直轴显示另一组数据 图表会将这些值合并成单一的数据点 并以不均匀间隔显示这些值 散布图通常用于科学 统计及工程数据 你也可以拿来做产品的比较 例如底下的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量 气温愈高 冷饮的销量愈好 图表类型介绍 股票图 股票图 股票图顾名思义就是用在说明股价的波动 例如你可以依序输入成交量 开盘价 最高价 最低价 收盘价的数据 来当做投资的趋势分析图 图表类型介绍 环圈图 环圈图 与饼图类似 不过环圈图可以包含多个资料数列 而饼图只能包含一组数列 例如下图的例子 可以看出电器产品近四年的销售状况 图表类型介绍 泡泡图 泡泡图和散布图类似 不过泡泡图是比较3组数值 其数据在工作表中是以栏进行排列 水平轴的数值 X轴 在第一栏中 而对应的垂直轴数值 Y轴 及泡泡大小值则列在相邻的栏中 例如底下的例子 X轴代表产品的销售量 Y轴代表产品的销售额 而泡泡的大小则是广告费 图表类型介绍 雷达图 雷达图可以用来做多个资料数列的比较 例如右图的例子 我们可以雷达图来了解每位学生最擅长及最不擅长的科目 建立图标对象 例子 为下列房车销售列表建立柱形图 首先选择图标的数据范围 注意连表头也要选上 建立图标对象 设计图表样式 当选择一个图表之后 会有3个新的功能页次出现 我们可以在这里编辑图表的样式 建立图标对象 更改数据来源 选择数据区域 编辑系列 编辑水平标签 迷你图 迷你图是Excel2010的新功能 可藉由放置在单元格中的微小图表 以可视化的方式辅助了解数据的变化状态 例如业绩的起伏 价格的涨跌等 使用迷你图的最大好处是可以放置于其数据附近 就近清楚了解数据的走势与变化 迷你图 方法步骤 选择迷你图存放的单元格 选择数据来源 利