三合一管理体系(F).doc

勘测企业“三合一”管理体系的实施与认证方 门 福（深圳市勘察研究院，深圳市福中路15号，518026）摘 要：通过对勘测企业管理现状的分析，简要论述了实施一体化管理体系的必要性和可行性，建立一体化管理体系的要求及实施要点，提出了管理体系文件的组成和实施步骤。关 键 词：管理体系、建立与实施、持续改进1引言所谓“三合一”管理体系就是对ISO9001：2000 质量管理体系（QMS）、ISO14001：2004环境管理体系（EMS）和OHSAS18000：2001职业健康安全管理体系（OHSMS）进行有机整合，形成既符合国际管理标准要求，又满足企业内部需求的综合管理体系，为企业的质量、环境、职业健康安全及其他管理提供依据和标准。QMS针对的是顾客的需求和产品质量，EMS针对的是众多相关方和社会环境保护不断发展的需要，OHSMS则是针对企业能够控制职业健康安全风险并改进其绩效，消除或减少因组织的活动而使员工和其他相关方可能面临的职业健康安全风险。2实施一体化管理的必要性2.1勘测企业的管理体系现状我国城市勘测企业大多是在事业单位的管理模式和制度的基础上，根据ISO9001：2000质量管理体系的要求建立了相应的管理体系，形成了一套基本有效的质量、环境、安全管理方式和制度，为企业实施质量、环境和职业健康安全管理体系积累了一定的经验，基本满足了城市规划、管理、建设对城市勘测服务以及社会各界对地理信息服务的需求和企业管理的需要。但是对存在危害以及风险识别、环境影响评价不全面，风险级别把握不全，对环境、职业健康安全的管理制度和实施与国际标准仍存在一定差距，没有将企业现有的管理制度与国际标准进行有效的结合，形成统一的管理体系。难以满足国际、国内新形势对勘测企业的要求。2.2必要性1）是社会发展的需要随着科学技术的突飞猛进，经济及贸易全球化的快速发展，顾客及相关方的需求、产品的生命周期、技术的变化方向和变化程度、竞争的性质、市场的成长及变化等都变得难以把握和预测，在此形势下，企业要获得生存和发展，就必须动作敏捷、反映灵活、不断创新以及不断的持续改进，这就要求不断提高管理水平。企业以国际标准化管理体系为基础，建立并推行“三合一”管理体系，是提高管理水平的有效途径，已成为现代企业管理的主旋律，也是经济全球化发展对企业的必然要求。2）是市场发展的需要，随着国际经济技术合作的不断扩大，市场竞争的日趋激烈，ISO9000族标准管理为企业进行经济合作和技术交流提供了通用的共同语言和准则，已成为加入“WTO”后进行经济活动必须跨越的障碍，企业通过取得国际管理标准认证，已成为参与国内、国际贸易活动，消除贸易壁垒，提高市场竞争能力的有力武器。3）是节约成本、提高管理水平的需要建立质量环境职业健康安全“三合一”管理体系，可以有效地整合资源，减少企业管理模式与资源配置的矛盾，提高管理效率；同时，可以减少管理体系建立所需的时间及审核次数，降低企业建立管理体系成本。通过建立并运行“三合一”管理体系，完善质量环境职业健康安全管理制度，整合管理资源，理顺管理关系，减少管理链条，实现规范化管理，提高管理水平。4）是企业实施标准化管理的发展趋势随着改革开放的不断深入和经济全球化的发展，企业管理范畴不断拓展，先进的国际管理理念和管理模式对勘测企业管理带来了强有力的冲击和深刻变革，寻求并建立符合国际标准的管理体系实施“三合一”管理体系可以为勘测企业管理创新提供突破口，进一步赢得甲方及社会的信任，不断提高企业的社会信誉。2.3可行性三个标准都遵循戴明循环（PDCA）原理，具有相同的理论基础，各标准的内容相互交叉，具有兼容性，三个标准在标准要素上的关联性明显。管理体系的文件构架、运行模式基本相同，三个体系都强调以预防为主，坚持持续改进，都是坚持以过程方法为基础的管理体系，在文件控制、记录、内部监督审核、管理评审以及外部监督审核等管理要素上可以实行共享。城市勘测企业一贯重视对质量的控制和产品质量，重视安全生产管理，重视对设备和员工的安全，关注对环境的影响，经过多年的不懈努力，基本形成了以质量管理为重点，幅射环境及安全管理的管理理念，建立并实施“三合一”管理体系，只须在原有的管理基础之上稍作调整，导入标准的管理理念和思想，就可顺利完成。3一体化管理体系的要求3.1一体化管理体系模式以过程为基础的一体化管理模式就是将管理活动和生产活动视为一系列“过程”，产品是过程的结果，是通过过程形成的，过程的输出就是产品，强调以过程管理为主导，采用过程方法管理整个体系，通过对过程的管理和控制，最终实现管理的目的。图1全面反映了以过程为基础的一体化管理模式的流程。采用过程方法管理一体化管理体系，有利于识别过程、顾客的需求，了解、协调和确定过程内部和过程之间的相互关联和相互作用，明确过程的流程和程序，实现利于对过程进行连续的控制；有利于开展管理体系活动策划，明确过程的目标和要求，合理配备和使用资源，明确职责和权限，便于协调合作和沟通；有利于加强过程的监视、测量、数据分析和控制，利用PDCA工作方法进行动态循环管理，确保过程的增值，提高过程运行的有效性，更好地实施持续改进，不断提供企业的管理水平，增强市场竞争能力。管理体系的持续改进管理职责相关方满意意产品、环境和危险因素的有效控制产品实现、环境影响和危险源风险的形成相关方要求测量、分析和改进资源管理输入 输出图1：以过程为基础的一体化管理模式3.2管理体系要求一体化管理体系的建立和实施必须同满足QMS、EMS以及OHSMS标准的要求。因此，企业管理者必须从更深层次理解和掌握标准的内涵及所涉及的范围，以及必须具备的质量意识、环境、职业健康安全意识和环境保护理念。一体化管理体系应符合城市勘测企业的宗旨、行业性质及特点、规模以及对环境和职业健康安全的影响，对质量、环境、职业健康安全管理有明确目标和控制措施，充分考虑有关法律法规要求和顾客及其他要求。管理体系应形成文件并付诸实施，予以保持，并传达到全体员工，可为公众所获取，全面识别管理体过程及其作用，确定并管理这些过程的顺序、相互作用及其接口，制定有效运行和控制过程的标准和方法，提供建立和评审管理目标和管理方针框架和具体措施，在持续性、适宜性方面得到评审。通过对过程的监视、测量和分析，确定为取得预期目标所必需的行动，采取必要的措施，实现体系的持续改进。坚持以顾客需求为焦点，建立畅顺的信息反馈渠道，确保顾客的需求和意见能及时反馈到相应的管理部门，以便对管理体系的运行进行必要的调整和完善，实现体系运行的持续改进。3.3管理体系文件的组成由于城市勘测企业一般由多个专业组成，各专业的管理相对独立，因此，体系文件既要满足企业的整体要求，又要符合个专业特点，一般应包括管理手册、管理程序、专业工作文件等。管理手册是管理体系中的纲领性文件，是管理体系的核心，是企业进行质量、环境、职业健康管理的依据和法规，其主要内容包括企业的管理方针、管理目标、管理体系涵盖范围、组织机构职责、权限及分工、管理体系标准要素描述、使用指南、支持性文件等。程序文件是管理手册的支持性、基础性文件，主要是对企业进行质量、环境、职业健康安全管理体系要素的运行方法和要求作出具体的规定，程序文件的编制应符合企业的实际情况，必须有针对性、可操作性和可检查性。程序文件可多可少，但对文件控制、记录控制、不合格控制、内部审核、纠正措施及预防措施等必须编制程序文件。专业工作文件是针对城市勘测企业各专业的不同特点和要求编制的专用性文件，是对管理手册和程序文件的补充和完善，工作文件主要根据专业特点制定不同于其他专业的管理规定和程序，主要内容包括分解后的管理目标和管理职责、工作程序等。作业指导书是程序文件的支持性文件，是程序文件的实施细则，主要针对具体的某一过程编制详细的操作方法、流程、要求等。3.3 管理体系方法PDCA循环的工作方法是一体化管理体系运行的基本方法，是各种管理活动和生产活动的标准工作方法，符合实践认识再实践再认识的科学规律。PDCA循环像车轮一样互相衔接，滚动前进，循环往复，上一个PDCA循环结束时存在的问题作为下一个PDCA循环的计划目标，每循环一次，实现一定的目标，解决一批问题，使质量有新的提高，如此周而复始，不断改进，是不断的螺旋式上升的发展过程。1）P（Plan）策划阶段。策划的内容包括目标的制定、活动的识别、职责、权限的确定，资源配置以及活动过程的接口、沟通，检查验收的方法、改进的技术措施等。2）D（DO）实施阶段。按照策划的方法、要求、措施、及流程等具体组织实施和执行，D阶段必须实施标准化作业，明确5W1H：What目标及项目，Why目的要求，Who人员要求及职责要求，Where地点要求，When时间要求，How方法及措施。3）C（Check）检查阶段。按照规定的检查程序和方法对执行过程进行全面的检查。4）A（Action）处置阶段。对检查结果与预定的目标进行比较，确认是否达到了策划的目标，评价实施的效果，坚持不断的持续改进。4 一体化管理体系的建立与实施4.1总体思路深入学习和研究管理标准的内容和要求，全面了解标准的内涵，掌握标准的建立方法，熟悉过程方法和八大管理原则，为企业管理体系的建立奠定理论基础。广泛调研企业内部业务范围、管理现状，系统地识别管理中相互关联相互作用的过程，分析这些过程的因果关系，包括产品质量、环境因素及其影响、健康与安全因素及其危害等，对质量、环境、职业健康安全的需求进行分析，识别所用的法法律法规并进行合规性评价。在对企业管理现状与标准的比较分析、研究的基础上，确定管理体系的总体思路、基本原则、基本框架、运行模式和含盖范围等。以国际标准为依据，整合企业现有的管理体系和管理制度，制定明确的方针和目标，编制管理体系文件，确定运行方法和检查评价体系，最终建立一套符合国际管理标准要求，满足要求管理需要的集“质量、环境、职业健康安全”于一体的管理体系。4.2建立步骤1）组织与策划广泛宣传实施“三合一”管理体系的重要意义和目的，积极开展培训和前期调研，对企业的现有管理制度、质量、环境、职业健康安全等的初始状态进行全面的调查，对相关过程及其影响因素、法律法规等进行充分的识别和评价，编制管理体系实施规划，确定文件编写、运行、认证等重要阶段的里程碑日程。2）管理体系策划收集、整理企业现有管理制度及其相关的标准、法律法规、规程规范等，明确企业经营范围，识别相关的过程及其相互间的顺序和关联关系，制定管理方针和管理目标，调整或健全组织机构，明确资源配置并划分相应的职责和权限确定，制定过程控制方法、监督和改进措施，建立管理体系的持续改进机制。3）文件编写设计管理体系文件框架结构，成立文件编写组，制定文件编制编制大纲和日程安排，组织体系文件的编写、审核、批准和印刷等。4）试运行发布并分发体系文件，记录表格等，组织体系运行培训，各部分、单位、项目等分别按体系文件要求进行运作，监督检查体系运行情况，研究解决运行过程中发现的问题，及时纠正运行中的偏差。5）审核与管理评审在试运行阶段通过两次内部审核和一次管理评审，对管理体系的适宜性、充分性、有效性和可操作性作出客观的评价，对体系运行状况进行全面的总结，对存在的问题进行纠正，对体系文件、管理方针和管理目标进行改进。向认证机构提出管理体系认证申请。6）运行与持续改进经过认证机构完成第三方监督审核并合格后取得三合一管理体系认证证书，管理体系进入正常的运行，管理体系的运行应坚持“领导重视、全员参与、持续改进”的原则，认真识别顾客的需求和管理活动过程，严格控制体系运行过程，及时组织对体系运行状况的检查和评审，接受认证机构的外部监督审核，对体系运行过程中存在的问题制定纠正预防措施并付诸实施，确保管理体系及其运行的不断完善和持续改进。4.3管理体系运行要点管理体系运行应紧紧围绕管理方针和管理目标进行，严格执行管理体系文件的要求，明确职责、分工、目标及权限，使每一个员工充分理解管理体系的具体内容和运行要求，自觉按照体系的要求完成自己的工作，将日常工作与体系要求紧密结合在一起，防止“两张皮”现象的出现。认真研究体系标准与勘测行业专业管理标准、技术标准之间的区别与差异，使通用体系标准与行业特点、专业要求等融为一体，确保专业管理标准和技术标准在体系管理中得到有效的贯彻落实，实现预期的管理目的。通过内部审核、管理评审、第三方监督审核等形式对体系运行状况进行检查，对管理体系运行的有效性、充分性、适宜性作出全面的评价，及时发现体系运行过程中存在的问题，需要改进的体系文件内容，对管理体系及其运行提出改进意见。坚持不断的持续改进，将持续改进活动制度化、长期化和规范化，让高层管理者、基层管理者、员工等积极参与持续改进，提出改进需求和改进意见，认真分析并充分考虑顾客的改进需求以及专家的建议，制定切实可行的持续改进措施。同时运用PDCA循环工作方法，确保持续改进呈循环上升过程。5寄语与展望随着经济全球化的不断深入发展，勘测行业市场的进一步开放，顾客及其相关方对城市勘测企业提出了愈来愈高的要求，只建立并通过质量管理体系认证，已难以满足管理的需要，建立以质量、环境、职业健康安全国际管理标准为依据的现代企业管理体系和管理模式，必将成为城市勘测企业管理发展的必然趋势和要求。因此，真正研究勘测企业建立“三合一”管理体系的方法、要求和实施，具有明显的现实意义和指导作用。参考文献：1刘文君、王占量等，建筑施工企业质量、环境、职业健康安全一体化管理体系实施范本，M中国市场出版社，2004.5。2刘建江、王斐、李鹏等，建立质量、职业建康安全和环境整合管理体系的实践与探索J.石油工业技术监督，2003，(3)：2426。3徐德蜀，质量、环境、职业建康安全三大管理体系一体化研究J.中国个体防护装备，2002，（3）：1517。作者简介：方门福 男，测量高级工程师。任深圳市勘察研究院有限公司测绘总工程师，主要从事测绘生产管理及技术管理。通信地址：深圳市福中路15号26-936信箱 邮编：518026电话：（0755）83245144 E-mail：Enterprise investigation and