Word 长文档的制作技巧

WordWord 长文档的制作技巧长文档的制作技巧 在日常使用 Word 办公的过程中 长文档的制作是我们常常需要面临的任务 比如 营销报告 毕业论文 宣传手册 活动计划等等类型的长文档 由于长文档的纲目结 构通常比较复杂 内容也较多 如果不注意使用正确的方法 那么整个工作过程可能 是费时费力 而且质量还不能让人满意的 本部分课程专门讨论长文档的制作的方方面面 在介绍合理制作观念的同时 提 供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能 如果你能坚持和完成课程中相应的 练习 掌握相应的方法和技巧 那么相信你以后再面对长文档的制作任务时 将会倍 感轻松 文章中提供处理前和处理后的 doc 文件供大家下载参考 一 应用性任务一 应用性任务 一一 如何制作如何制作长文档长文档的纲目结构 的纲目结构 文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一 同时 若要高效地完成一篇长 文档 文档的纲目结构应当是首先完成的工作 大纲视图是构建文档纲目结构的优秀 途径 在后面的 在大纲视图中工作 应用能力练习部分 将介绍完成这个任务的具 体方法 二二 如何为如何为长文档长文档设置多级标题编号 设置多级标题编号 在样式部分的课程中 我们曾经初步介绍文档的多级标题编号 对于长文档来说 用 Word 提供的编号功能来完成任务就更为必要 因为这比手动编号效率高出不少 在 后面的 多级标题编号 应用能力练习部分 将介绍完成这个任务的具体方法 三三 如何在文档中让插图自动编号及交如何在文档中让插图自动编号及交 引用题注 引用题注 为了加强文档的表达力 图文并茂是有效的方法 但是长文档的图片可能有很多 难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗 不 让我们充分利用 Word 的自动化功能 吧 在后面的 插图的编号和交 引用题注 应用能力练习部分 将介绍完成这个任 务的具体方法 四四 如何为如何为长文档长文档编制目录和索引 编制目录和索引 目录和索引也是长文档的重要组成部分 利用 Word 的相应功能可以快速高效地制 作它们 在后面的 目录和索引的制作 应用能力练习部分 将介绍完成这个任务的 具体方法 二 基本应用能力练习二 基本应用能力练习 本部分的基本应用能力练习是和上面的应用性任务对应的 完成一个练习就获得 了相应的解决问题的能力 把全部练习完成之后 综合运用于长文档的制作过程中 就可以切实体会到工作效率的明显提高 一一 合理的工作观念合理的工作观念 在进入具体练习之前 我们先来讨论一下长文档制作的工作观念 经过实践证明 一个不错的做法是 先建立好文档的纲目结构 然后再进行具体内容的填充 也许你 一直就是使用这个正确的办法 但是也许你习惯想到那里写到那里 如果你属于的第二种情况 那么为了效率和文档质量的提高 请尝试改变一下工 作方式 当你发现先建立好合理的文档框架 不仅有利于指导自己快速地完成实际内 容的写作 而且也方便了阅读者的理解时 我相信你会接受这个合理的工作观念 二二 在在大纲视图大纲视图中工作中工作 在在大纲视大纲视图中建立纲目结构图中建立纲目结构 当我们完成对一篇文档的构思后 根据上面提出的工作观念 最好先把该文档的 纲目框架建立好 下面我们将通过制作一份名为 校园科技节活动计划 的文档 学 习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法 该文档的最终效果文件放在文章末尾的链接中 这里可先 下载处理前的文档 可 以先打开该文档看一下纲目结构初步建立后的大致效果 然后我们的任务就是根据这 个效果自己再动手制作一遍 从而体会在大纲视图中制作文档纲目结构的方便和快捷 1 启动 Word2003 新建一个空白文档 然后单击 Word 窗口左下方的 大纲视图 按钮 图 1 切换到大纲视图 图 1 2 切换到大纲视图后 可以看到窗口上方出现了 大纲 工具栏 图 2 该工具 栏适专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的 大家在后面的使用中将体会到非常 的方便 图 2 3 接下来我们先把一级标题输入 可以看到输入的标题段落被 Word 自动赋予 标题 1 样式 图 3 Word 为什么会这样做呢 原因在于 这节省了我们用常规方 法处理文档时手动设置标题样式的时间 假设我们文档很长 标题段落很多的时候 就很容易体会到 Word 这个自动化的好处了 图 3 4 接下来我们把文档的二级标题输入 将插入点定位于 参加对象 段落末尾 按下回车后得到新的一段 如果直接输入你会发现 Word 仍然把它当成一级标题 用什 么方法告诉 Word 现在输入的是二级标题呢 方法一是按下键盘 Tab 键 方法二是 单击 大纲 工具栏的 降级 按钮 图 4 执行其中任何一个操作后可以看到段落 控制符 就是段落前面的小矩形 向右移动一格 表示该标题段落降了一级 图 5 图 4 图 5 5 接着输入 参加对象 的下属二级标题段落 数学系 回车后 Word 默认新 得到的一段为 二级标题 段落 因此我们可以直接输入 物理系 用同样的方法 输入下面的其它系 6 进行到这里 相信大家可以用相同的方法输入 活动宗旨 活动时间安排 等一级标题段落的下属段落了 请大家参照提供的最终效果文件 把剩余的二级标题 段落输入 当然 你会发现 Word 也自动为二级标题段落赋予 标题 2 样式 在实际 工作中 你也许有更多的标题等级 后面标题等级的处理以此类推 Word 内置了 标 题 1 到 标题 9 9 个标题样式 可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题 应该 够用了吧 7 当你把所有的二级标题输入完成后 可以发现凡是含有下属标题的一级标题段 落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形 图 6 图 6 8 为什么把这些符号成为段落控制符呢 现在用鼠标指针单击一下 参加对象 前面的段落控制符 可以发现该段落以及它的下属段落被选中 双击 活动主体内容 前面的段落控制符 可以看到它的下属段落被折叠 图 7 再双击一下又可将其展开 可见这个小小的符号 在我们需要进行相关的操作控制时 为我们带来了不少方便 图 7 9 前面提到的 折叠 的一个用途为 将所有含有下属标题的一级标题段落折叠 我们更容易观看整个文档的一级标题纲要 当然 更方便的方法是使用 大纲 工具 栏上的 显示级别 命令 比如我们想看看文档的一级标题 则单击 显示级别 下 拉按钮 在弹出的列表中选择 显示级别 1 即可 图 8 图 8 在在大纲大纲视图中调整纲目结构视图中调整纲目结构 上面的学习过程我们了解了在大纲视图中从头建立文档纲目框架的基本方法 通常 一篇文档的纲要建立后 可能还会调整修改几次才能达到满意的效果 下面我们就来 介绍一下在大纲视图中调整修改文档纲目框架的方法 1 还是在上面的案例文件中 假设我们想把 活动宗旨 及其下属段落移动到 参加对象 段落之前 为了让 活动宗旨 及其下属段落能够被整体移动 于是先 双击一下它前面的段落控制符 把它折叠起来 同时 也把 参加对象 段落折叠 这样可以直接把 活动宗旨 整体段落移动到 参加对象 一级标题之前 2 把它们都折叠好后 单击 大纲 工具栏的 上移 按钮 图 9 即可完成移 动 图 10 图 9 图 10 3 通过这个操作大家可以体会一下折叠的好处 同时类似的移动操作 都可以仿 照进行 4 下面来练习更改级别的操作 基本方法为 先选中需要更改级别的段落 然后 通过 大纲 工具栏的按钮操作 5 假设我们想把 校园科技节活动计划 段落的级别改为 正文文本 以便让 它作为文档名称 这样在后面的多级标题编号时 它就不会被编号 先选中 校园科 技节活动计划 段落 然后单击 大纲 工具栏上的 降为正文文本 按钮即可 图 11 图 11 6 其它类似的标题的升或降可以仿照操作 到这里为此 我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的基本方法 练习了各种常见的操作 这部分内容的特点是 只要了解了基本操作原理 其它类似 的操作均可仿照进行 当文档的纲目框架建立和修改好后 我们就可以切换到普通或 页面视图进行具体内容的填写工作了 但是下面我们还要进行一个练习 那就是多级标题编号 我们在样式课程的最后 进行过相关练习 这里还想提醒大家的是 当在大纲视图中建立好文档的纲目框架后 由于 Word 自动把标题样式套用于相应的标题段落中 所以已经可以直接为文档的标题 编号了 下面我们介绍一下具体的操作方法 三三 多级标题编号多级标题编号 假设我们的多级标题编号的目标效果为下图 图 12 图 12 1 还是在上面的案例文档中 选择菜单 格式 项目符号和编号 命令 打开 项目符号和编号 对话框 选择 多级编号 选项卡 选中第二行第二种编号方案 然后单击 自定义 按钮 打开 自定义多级符号列表 对话框 2 选中 级别 列表框内的 1 然后选择编号样式为 一 二 三 在编 号格式框内 一 字符之前输入 第 之后输入 部分 图 13 上面的设置表 示文档中一级标题段落按 第 X 部分 格式编号 图 13 3 接着选中级别列表框内的 2 按下图设置文档中二级标题段落的标号格式 图 14 图 14 4 设置完成后单击 确定 按钮 返回文档编辑窗口 可以看到文档已经根据我 们的自定义格式对标题进行编号 实际外观效果和前面的目标外观效果是一致的 5 编号完成后 就可以切换到 页面视图 进行文档正文内容的填充工作了 通过这个编号练习 相信大家能够体会到使用 Word 的编号功能的高效和快捷 由 于自定义的操作也比较方便 因此我们可以轻松地制作符合自己个性的编号外观 从 而高效地完成工作 值得一提的是 当制作的长文档是页数过百的产品手册 文化出 版物等时 就更能体会 Word 编号功能的高效率了 四四 插图的编号和交叉引用题注插图的编号和交叉引用题注 文档的纲目框架和多级标题编号都完成后 就进入了正文内容的填充工作 在这 个过程中 为了让文档更具表达力 我们可能需要插入很多图片 比如你正在阅读的 本文 笔者为了大家更容易理解和操作 就插入了很多图片 插入图片之后 随之而来的工作就是为插图编号 用 Word 的术语讲 针对图片 表格 公式一类的对象 为它们建立的带有编号的说明段落 即称为 题注 你在 本文中看到的每幅图片下方的 图 1 图 2 等文字就称为题注 通俗的说法就是插图 的编号 为插图编号后 还要在正文中设置引用说明 比如本文中用括号括起来的 图 1 图 2 等文字 就是插图的引用说明 很显然 引用说明文字和图片是相互对应的 我们称这一引用关系为 交叉 引用 明白概念以后 下面我们将学习如何让 Word 自动为插图编号 以及使用 Word 的 交叉引用 功能 在文档正文中为插图设置引用的说明文字 即 交叉 引用题注 在进行具体的练习之前 请大家准备一篇长文档 以及数幅图片 然后跟随下面 的操作步骤一同练习 这样可以获得较好的学习效果 1 在 Word2003 中打开你准备的长文档 插入点定位于第一张图片的插入位置 选择菜单 插入 图片 来自文件 命令 找到图片的存放位置 把第 1 张图片插入 文档 2 选中这张图片 再单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 题注 命令 打开 题注 对话框 假设我们需要的编号格式为 图 1 图 2 等 于是单击 新建标签 按钮 在弹出的 新建标签 对话框中输入 图 注意不要输入任何数字 实际编 号的数字 Word 会自动处理的 输入完成后单击 确定 返回 题注 对话框 图 15 图 15 3 由于我们希望每次插入图片后 Word 能够自动为插图编号 所以单击 自动插 入题注 按钮 在打开的对话框中进行设置 4 打开 自动插入题注 对话框 在插入时添加题注列表框中勾选 Microsoft Word 图片 复选框 然后选择使用标签为 图 默认的编号输入为 1 2 3 如 果你要更改编号数字 可以单击 编号 按钮 在弹出的对话框中进行设置 设置完 成 单击 确定 后返回 Word 编辑窗口 以后插入图片时 Word 就会自动为它们添加 编号了 图 16 同样的 如果文档中的表格 公式需要自动编号 这这里勾选对应复 选框即可 图 16 5 为了便于测试 先把插入的第 1 张图片删去 然后再把它插入进来 可以看到 Word 自动在它下方添加了题注 图 1 6 接下来把光标定位到第 2 张图片的插入位置 插入第 2 张图片 也可以看到 Word 自动在它下方添加了题注 图 2 7 把准备好的其余图片都插入文档中 下面我们将练习使用 Word 交 引用 功 能为插图设置引用说明 8 在正文中需要添加插图 1 引用说明的位置输入 然后将光标定位于其中 选择菜单命令 插入 引用 交 引用 命令 打开 交 引用 对话框 在 引用 类型 下拉列表内选择 图 在 引用内容 下拉列表内选择 只有标签和编号 然后在 引用哪一个题注 列表框内选中 图 1 单击 确定 后 图 17 就设置 好了图 1 的引用说明 图 17 9 这时 交 引用 对话框并没关闭 我们可以把插入点定位于需要添加图 2 的 引用说明的位置 然后选中 引用哪一个题注 列表框内的 图 2 单击 插入 按 钮即可为图 2 添加引用说明 10 用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明 11 文档中所有插图的引用说明添加完成后 我们来测试一下使用 Word 交 引 用 功能的好处 12 先故意删除文档中间的某幅图片 包括它的题注以及引用说明 如果我们先 前是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明 那么现在被删除的这幅图片后面的 所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了 需要重新手动修改 13 不过由于前面我们是使用的是 Word 自动添加题注以及 交 引用 功能为插 图添加的引用说明 所以现在就只需全选中文档 按下键盘 F9 Word 就可以自动 更新域 让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态 如果你对 Word 域概念比较了解 那么可以很自然地理解 Word 这个聪明的功能 如果你是域的初学者 也许觉得这个功能比较奇妙 不过恰好可以把这里作为了解 Word 域的开端 同时可以初步地把 Word 的域理解为一种变量 它会聪明地根据实际情 况的改变而变化 域是 Word 的精髓之一 它有着广泛的应用 比如后面将介绍的目录 索引等 它们的本质都是域 利用主控文档管理长文档利用主控文档管理长文档 学位论文至少要几十页 且包括大量的图片 公式 表格 比较庞大 如果所有的内 容都保存在一个文件里 打开 保存 关闭都需要很长的时间 且不保险 建议论文 的每一章保存到一个子文档 而在主控文档中设置样式 这样每个文件小了 编辑速 度快 而且就算文档损坏 也只有一章的损失 不至于全军覆灭 建议先建主控文档 从主控文档中创建子文档 个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好 创建一个主控文档与在大纲中新建文档的过程基本相同 主控文档创建后就可以在其 中建立多个子文档 具体步骤如下 1 打开新文档的大纲视图 单击 主控文档视图 按钮 进入主控文档视图 2 输入所有标题 word2000 会将其格式设置为内置格式标题 1 的式样 如果想要 改变每一个标题的级别 按下大纲工具栏中的相应按钮或左右拖动分级显示符 号即可 如果想要改变每一个标题的位置 按下大纲工具栏中的相应按钮或上 下拖动分级显示符号即可 3 在标题建立完成之后 一个主控文档大纲就产生了 4 下面开始建立子文档 选定子文档中的标题和文本 单击大纲工具栏中的 创 建子文档 按钮 新的子文档就产生了 5 单击 保存 或 另存为 按钮 主控文档就会被保存下来 同时 系统会自 动将产生的新的子文档都保存下来 并以各个子文档的第一行文本作为该子文 档的名称 注意 在创建新的子文档时 选定文本的第一个标题的级别必须与想要作为新建子文 档开头的标题的级别相同 这样 系统才能把选定文本中所有具有与此标题级别相同 标题级别的段落都设置为一个新的子文档 即同时创建若干相同标题级别的新的子文 档 如上图 笔者在主控文档中选定了 2 1 2 2 与 2 3 节共五行文本 2 2 节占三行 单击 创建子文档 按钮后 建立了三个新的子文档 主控文档与各个子文档之间的数据索引关系 论文写作时 先通过大纲视图建立了主控文档和子文档 如上面一节所述 然后就 是如何编辑这些文档了 应该打开子文档编辑 然后主文档中可以自动修改了 这样 每个子文档的修改和窜动不会引起其它子文档相应的跟随调整 在每个子文档中需要 对公式 图表和对应部分的参考文献进行编号和交叉引用 而在主控文档中 这些编 号和引用应该可以自动调整 参考文献的调整 在每个子文档中可以随着内容的进行在需要引用参考文献的地方添加引用编号 交 叉引用 并在该子文档的后面编写出对应的参考文献条目 比如在子文档 第一章 中引用了 10 条文献 在子文档中的编号为 1 2 10 而在子文档 第二章 中引用 了 12 条文献 在 第二章 文档的末尾列出 12 条文献的编号也是 1 2 12 当打 开主控文档时 发现每一个子文档的文献都仍然列在各文档的末尾 这时候可以根据 子文档的次序 把各子文档的参考文献统一挪到主文档的 参考文献 标题下 由于 在子文档中的参考文献是自动编号的 在主控文档中挪动这些文献时候 它们仍然会 自动改变编号 然后在每个子文档中更新域 则子文档中的参考文献饮用编号会随着 文献的新编号发生相应的变化 图 表 公式编号的调整 在各个子文档中 由于采用的图 表和公式的编号是按照各章进行的 如图 1 3 表 2 5 公式 4 5 所以在各个子文档中直接编号 引用 不会引起主控文档中的调整 将子文档转换为主控文档的一部分将子文档转换为主控文档的一部分 当在主控文档创建或插入了子文档之后 每个子文档都被保存在一个独立的文件 中 如果想把某个子文档转换成主控文档的一部分 步骤如下 1 选定要转换的子文档 2 单击 大纲 工具栏中的 删除子文档 按 3 该子文档的外围虚线框和左上角的子文档图标消失 该子文档就变成主控文档的 一部分 先把主控文档另存为一个文件名 然后再删除所有的子文档 就可以获得一个独立 的文件了 合并和拆分子文档合并和拆分子文档 合并子文档就是将几个子文档合并为一个子文档 合并子文档的操作步骤如下 1 在主控文档中 移动子文档将要合并的子文档移动到一块 使它们两两相邻 2 单击子文档图 选定第一个要合并的子文档 3 按住 Shift 键不放 单击下一个子文档图标 选定整个子文档 4 如果有多个要合并在一起的子文档 重复步骤 3 5 单击 大纲 工具栏中的 合并子文档 按钮即可将它们合并为一个子 文档 在保存主文档时 合并后的子文档将以第一个子文档的文件名保存 如果要把一个子文档拆分为两个子文档 具体步骤如下 6 在主控文档中展开子文档 7 如果文档处于折叠状态 首先展开 如果处于锁定状态 首先解除锁定状态 8 在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文档 也可以为其创建一个标题后再 选定 如图 6 6 所示 9 单击 大纲 工具栏中的 拆分子文档 按钮 被选定的部分将作为一 个新的子文档从原来的子文档中分离出来 如图 6 7 所示 该子文档将被拆分为两个子文档 子文档的文件名由 Word 自动生成 用户如果没 有为拆分的子文档设置标题 可以在拆分后再设定新标题 使用使用 wordword 实现论文中实现论文中公式编号公式编号的的自动自动生成生成 在论文的排版中 公式编号是一个很麻烦的问题 特别是对于理工科论文中带有分级符 号的公式编号的排列 下面是我的解决方法 贴出来大家共享 1 光标插入公式所在行 点击做上角的制表符 分别在标尺的中间和页面最右边插入一 制表