大宗业务操作流程

管理手册大宗业务操作流程 附件世龙 营运 综合部 03 生效日期2010 年 5 月 21 日页次第 1 页 共 8 页附件 8 大宗业务操作流程 归属体系营运管理系统分冊机密等级普通 文件编号世龙 营运 综合部 03合计页数7 页 编制单位营运中心附件数量8 个 撰 写 人赖柳生效日期2010 年 05 月 21 日 版 本第一版最新修改2010 年 05 月 21 日 发 放总部各中心及营运中心各门店存 档档案室 营运中心 附 件 大宗业务流程图 现金 大宗业务流程图 赊帐 大宗购销协议书 大宗客户信 用卡 款项到帐通知单 大宗采购清单 购物卡赊销单 购物卡销售折扣单 编制 撰写 赖柳 专项 审核 总办 审核 黄建生 领导 审批 宋林玉 1 目的 为了规范公司大宗团购业务操作 提升业绩 特制定此流程 2 适用范围 2 1 适用内容 大宗业务销售 包括商品及购物卡或提货券的销售 2 2 适用对象 门店 采购部 财务部及总部其它相关部门适用 3 职责 3 1 营运中心大宗办 组织领导大宗业务的计划与实施 制定相关管理制度 3 2 门店 开发 维护大宗团购客户 做好日常大宗销售 3 3 营运中心 监督大宗业务开展情况 定期分析和解决工作中存在的问题 3 4 财务部 审核与核算大宗业务单据 催收货款及审核各类提成 3 5 数控部 负责对新客户资料的录入建档 4 大宗客户的定义 是指向本公司购买商品或购物卡 提货券的行政单位 企事业单位 社会团体以及个 人大单客户 说明 个人大单指单笔交易 5000 元以上 团购单位每日持续购买的不限金额 5 大宗业绩的设定 5 1 专职大宗人员 由营运中心 大宗办及财务部共同设定各专职大宗人员的每月团购任务 并监督完 成 5 2 非专职大宗人员 由各店长设定团购目标 由店长 处长负责带领各处及所有后勤人员利用业余时 间 动用自身资源 开发团购客户 完成团购任务 5 3 总部各部门人员不设大宗目标 由各部门主管负责组织 利用业余时间 动用自身资源 开发客户 多创业绩 5 4 由总部大宗办对大宗人员进行区域分配 并设定各大宗人员的每月的销售任务 6 建立客户资料及签订合同 6 1 当新客户有购买意向时 专职大宗人员与客户谈好合作方式 填写 大宗客户信用卡 登记客户 的详细资料 管理手册大宗业务操作流程 附件世龙 营运 综合部 03 生效日期2010 年 5 月 21 日页次第 2 页 共 8 页附件 8 6 1 1 若是现金 信用卡等方式结帐的客户 即非赊帐客户 则 大宗客户信用卡 交店长审核 大宗办负责人审核 总部录入室录入电脑 建立该客户的档案 大宗办确认准确建档 将资料 移交财务部 大宗办接到各店建档资料时 做表登记相关资料 以便追踪录入人员录入及送 财务交接归档 6 1 2 当客户采用赊帐方式结帐的 6 1 2 1 由专职大宗人员对客户进行调查 确定客户真实身份及合作事项 填写 大宗客户信用卡 注明申请的信用额度 6 1 2 2 根据公司授信额度由店长授权大宗片区主管与客户签订 大宗购销协议书 6 1 2 3 要求客户提供 办理大宗业务委托书 客户经办人的签字样本 客户公司的营业执照复 印件 说明 办理大宗业务委托书 需载明经办人姓名 职务 身份证号码 联系电话 办理权限范围与时限 客户单位公章和时间 6 1 3 将 大宗客户信用卡 附上相关资料后交店长审核签字 大宗办负责人审核 财务部财务科 审核 营运中心负责人签字 财务总监审核 总经理或授权人审批 总部录入室录入电脑 建 立该客户的档案大宗办确认准确建档 将资料移交财务部 6 2 总部资讯在各店均建立一个临时现金客户档 以方便门店临时新客户的购物需求 说明 适用于 偶尔购买的每次单笔交易金额在 5000 元以上的个人大单客户 6 3 总部资讯将已建立的客户资料当日及时下传至各店 6 4 客户资料建立后 若在营业过程中 有发现需要调整客户的信用额度的 请发联络函说明情况 经 店长 大宗办负责人 营运总监 财务总监签字后 送录入室修改 若是修改业务员的 请发联络 函说明情况 经店长 大宗办负责人签字确认后送录入室修改 7 新开发客户的管理 7 1 大宗人员新开发的客户 由大宗人员自行维护 定期拜访 7 2 由非大宗人员新开发的客户 由非大宗人员与专职大宗人员约好洽谈时间 将引荐的新客户介绍给 专职大宗人员 7 3 专职大宗人员与新客户洽谈相关合作事宜 并记录填写 大宗客户信用卡 7 4 洽谈合作意向后 大宗人员将 大宗客户信用卡 交介绍人签字 7 5 大宗人员视与客户洽谈的情况 向该客户收齐相关资料后按建档要求进行送审及建档 该客户归由 接手的大宗人员负责 8 大宗商品的销售 8 1 由大宗人员陪同客户至卖场选择商品 8 2 查询电脑现有库存是否能够满足客户需要 与营运主管确认能否在客户需求的时间内到货 8 3 与客户谈判价格 根据大宗采购整单毛利之高低 决定是否可给予折扣 以整单毛利不为负的原则 依核决权限核准 8 3 1 若本单大宗未涉及商品变价的 即按店内正常销售价出货时 则毛利率 0 由店长核准 8 3 2 若本单大宗有涉及商品折价的 则本单毛利率 5 店长核准 0 毛利率 5 营运副总核 准 8 3 3 负毛利的商品需上报商品中心副总核准 8 3 4 价格制定或调价者须做到随时了解市场价格 商品销售价格必须反映正常的市场价格水平 不得背离市场价格水平 任何因调价行为造成公司重大利益损失的 均须追究当事人的责任 管理手册大宗业务操作流程 附件世龙 营运 综合部 03 生效日期2010 年 5 月 21 日页次第 3 页 共 8 页附件 8 8 3 5 如香烟类有配额限制的商品 出大宗的核准权限等同于商品负毛利出货的核准权限 即须报 商品中心副总同意 8 3 6 如出现意外事件导致市场部分商品货源紧缺的 此部分出大宗的核准权限等同于商品负毛利 出货的核准权限 即须报商品中心副总同意 8 4 制作订单 8 4 1 大宗人员与客户谈妥价格后 当天内填写 大宗采购清单 一式三联 分别是第一联存根 第二联收银联 第三联客户联 大宗采购清单须规范填写完整 8 4 2 将 大宗采购清单 第一联交店录入组进行录入 录入人员在佳为 大单 批发 批发订货单上 制单 产生批发订单流水号 录入员留存原 大宗采购清单 以备核对 业代留客户联 收银 联交营运部门备货 若客户要求留一联 则客户联给客户 业代复印一联暂存 8 4 3 批发订单上显示整单商品的毛利率 依上述毛利率核准权限进行上报核准 8 4 4 订单生成后 大宗人员立即通知营运备货 8 4 5 客户若有需求变动 大宗批发订单 店长已签核的 则对新增部分重新做订单 若店长未签 核的 业代可直接在原 大宗采购清单 上修改签字 录入员按修改数量录入 并及时通知营 运调整备货 8 4 6 注意 当天谈好的价格 须当天录入电脑制成订单 8 5 大宗结账 8 5 1 结帐方式 现金 信用卡 转帐 即预付款 赊帐 货到付款等 8 5 2 结帐时 大宗人员陪同客户至出纳室 由店出纳调出相应的 大宗批发发货单 大宗人员与 客户确认好销售的实际单品 数量与结帐方式是否与订货单一致 若有变动 在店出纳转 大 宗批发发货单 前告知店出纳删减单品或数量或结帐方式 8 5 3 店出纳确认核实后在 大宗批发发货单 上复核 经复核后的 大宗批发发货单 不可以再 做任何修改或删除 8 5 4 店出纳打印出 大宗批发发货单 一式三联 即业代联 财务联 客户联 店出纳在一式三 联上加盖财务章 大宗人员核对签字 业代联由店出纳存档以备核帐 财务联及客户联 送店 长签字后由大宗人员随货送至客户处 由客户签收后将财务联收回交店出纳 客户联 由客户 存档 8 5 5 注意 8 5 5 1 银联卡结帐 须打印出刷卡记录凭条一式两联 客户签字后一联交客户 一联存档转总部 财务入账 8 5 5 2 转帐方式 客户将款汇到总部财务 电汇或支票 财务收到后开出 款项到帐通知单 通知门店出纳 客户提货时 店出纳调单结算后 将 款项到帐通知单 附在 大宗批发 发货单 财务联后一起上交总部财务 8 5 5 3 赊账销售 客户凭已盖章生效的 大宗购销协议书 到门店办理提货事项 8 5 5 4 货到付款 客户要求货到付款时 须上报营运总监同意 并由店长指派人员 由店出纳 防损组长 大宗人员一同随车送货到客户指定地点 验收无误后 要求客户在 大宗批发 发货单 财务联及客户联上签收 防损须注意收款途中安全 回店后出纳人员将现金及 大宗批发发货单 整理妥当 上交总部财务 8 5 6 结帐时 若有客户临时需要更改品项或增加数量时 原订单的品项及数量只能减不能加 须 重新制单 审核 管理手册大宗业务操作流程 附件世龙 营运 综合部 03 生效日期2010 年 5 月 21 日页次第 4 页 共 8 页附件 8 8 5 7 店出纳每日下班前 须将当日操作的大宗批发业务单据进行整理并且审核大宗批发发货单签 名手续的完整性 登记大宗结帐的资料 以此来追踪大宗出货及回单情况 8 5 8 店出纳将以赊帐方式结帐的大宗业务数据汇总填入 分店收支交接日报 中 大宗批发发货 单 财务联上交总部财务 存根联由出纳存档 8 5 9 财务中心每日核算大宗客户出货金额和应收账款余额 确定是否可以继续给予赊账销售 8 5 10 以现金 信用卡 转帐结帐的客户 凭 大宗批发发货单 开发票 以赊帐方式结帐的客户 暂不开发票 待客户付款结帐时统一开立发票 先开票后转帐的除外 8 5 11 大宗客户原则上不进行个人会员卡积分 在整单未做折扣时 店内可根据实际情况报店长决 定是否给予积分 8 5 12 用购物卡来购买商品的 一律不再列入大宗业绩 不从后台出货 直接从收银线买单 大宗 人员可根据情况协助送货 8 5 13 用现金购买商品 同时从收银线出货 也不计入大宗业绩 8 6 大宗出货 8 6 1 大宗出货均从商管口出货 8 6 2 出货时 大宗人员持 大宗批发发货单 财务联及客户联至商管收货口 防损须审核 大宗 批发发货单 上审批人上是否有店长签字 复核人是否为店出纳人员 是否盖有财务章 若是 赊帐的客户 财务须在单上注明 并同大宗人员 商管员清点单与物相符无误后在 大宗批发 发货单 上签字出货 商管人员须在 大宗批发发货单 上签字并盖上 发货专用章 确认 无误后方可放行 8 6 3 大宗人员随车前往送货 客户收到货后需在 大宗批发发货单 上财务联及客户联上签字确 认 并盖章 如公章 仓库章或办公室章等 表明货已收到 业代收回财务联交店出纳 8 6 4 公司司机必须监督大宗送货与大宗批发发货单的客户及地址是否一致 并在 大宗批发发货 单 签字确认 8 7 先出货后补单 8 7 1 适用于生鲜早配操作及特殊情况下出货 如 财务下班后大宗出货 8 7 2 大宗业务若在录入员及店出纳未上班之前或下班后须出货时 可先填写手工 大宗采购清单 经店长或店职代或店值班签字 防损 商管确认后出货 其中货到付款由店长或店值班安排防 损组长 收银科长或值代及大宗协同送货 收银科长负责收款 现金出货 则现金由收银科长 收取 8 7 3 当班防损须登记 先出货后补单 的大宗出货情况 防损主管每日下班前须检查追踪大宗人 员的当日补单情况 若有未当日补单的 须上报店长处理 8 7 4 出货后 大宗采购清单 客户联给客户 存根联及财务联经客户签字并盖章后 由业代带回 公司 凭原单 第一 二联 须要有防损 商管 客户的签字 至录入室补制作订单 录入人 员在 大宗采购清单 上注明单号及签字 8 7 5 业代人员核对录入的准确性 持 大宗采购清单 第一 二联至店出纳室 店出纳调出 批 发订单 转成 大宗批发发货单 8 7 6 店出纳将 大宗采购清单 第一联附在 大宗批发发货单 后一起上交总部财务 第二联及 大宗批发发货单 第一 三联存档 以便每月对帐及追踪货款情况 8 7 7 大宗批发发货单 须有店出纳 大宗人员签字 无须再交防损 商管签字 8 8 重大节假日的送货要求 各门店在每个重大节假日 春节 清明 端午 五一 国庆 中秋 元旦 管理手册大宗业务操作流程 附件世龙 营运 综合部 03 生效日期2010 年 5 月 21 日页次第 5 页 共 8 页附件 8 前一个月 店内设立临时大宗团购小组 并由店长当任总指挥 店内临时团购小组分 8 8 1 接待组 由客服或收银或后勤部人员组成 指定杂 百货处长一人当任组长 当大宗客户与 业代洽谈后 可由业代或接待组人员陪同客户选购 填写 大宗采购清单 并由接待组人员负 责大宗清单的制单及优惠价格的请示送呈等 8 8 2 备货组 由营运员工组成 指定杂 百货处长一人当任组长 负责所有大宗的备货 接待组 将已确定的 大宗采购清单 一联交由备货组组长进行备货 备货人员要确认商品的库存情况 并按客户需求在规定时间内备好商品至商管暂存区 大宗出货区 8 8 3 送货组 由防损或业代或营运人员组成 指定防损一人当任组长 负责所有大宗的送货 联 系车辆 安排送货时间 送货人员等 送货组在规定时间 在商管人员及防损的清点后 将商 品装上车 送到客户指定地点 防损人员或业代人员要注意本单团购的交易方式 8 8 3 1 若是货到付款 必须确认卸货地点是否安全 且确保收到货款 8 8 3 2 若是赊帐方式 则要求客户签收 且必须在 批发发货单 上加盖客户公司的公章 8 8 3 3 若是现金结算 则要求客户在 批发发货单 上签字 表明货已收到 9 购物卡 提货券的销售 9 1 客户需要购买购物卡或提货券 由大宗人员接洽 谈好相关合作事项后 填写 大宗客户信用卡 依建档程序对客户进行建档 针对新客户 9 2 大宗人员陪同客户至店出纳室买卡 大宗人员填制 大宗采购清单 注明折扣率 经驻店财务 审核 报店长审批 返回店财务处买卡 注明 赊帐客户的折扣率须等款到后给予兑现 9 3 若客户提出超过规定的折扣需求时 由大宗人员填写联络函 说明预计交易金额与付款方式 并附 上 购物卡销售折扣单 店长签字 营运总监审核 财务总监核准 返回店出纳处买卡 9 4 店出纳售卡 9 4 1 请客户出示大宗团购会员卡 店出纳进行核对该客户的真实性 9 4 2 注意结帐方式 若是赊帐客户 须凭已盖章生效的 购销协议书 前来买卡 且审核购买的 金额是否超过其授信的信用额度 9 4 3 现金交易 直接接按 9 2 条操作 9 4 4 赊帐客户交易 按 9 2 条操作后 店出纳开具 购物卡赊销单 一式三联 经客户 大宗人 员签字后 第一联财务联存档上交总部财务 第二联客户联 由客户带走 第三联业代存档以 便于追款 9 4 5 说明 若是广场店采用店内充值的方式 则由店出纳收下款项 填写收款收据后 至店资讯 处充卡 店资讯凭收款收据给予充值 充值后 打印出 充值销售明细单 店出纳 资讯核对 签字 将卡交于客户核对并签收 店出纳将收款收据 充值销售明细单一起上交总部会计核对 现场交易时当场清点现金与购物卡 9 5 店出纳根据客户的建档编号将当日的交易录入金卡系统 制作购物卡订货单 在订单上输入货号 修改数量 数量指卖多少张 即张数 及单价 单价指销售的总金额 可修改 若有返利折 扣的部分 须在说明栏上注明总折扣点数及金额 并注明返还方式 如以购物卡返或是直接抵交易 额 9 6 店出纳制完订货单后 转成大宗发货单 复核后打印出来 将发货单一联与售卡时相关资料上交总 部财务 9 7 总部财务每日核对入系统交易的金额 所收的销售款与发放购物卡量是否一致 否则须立即查找原 因 管理手册大宗业务操作流程 附件世龙 营运 综合部 03 生效日期2010 年 5 月 21 日页次第 6 页 共 8 页附件 8 9 8 大宗办每日汇总新建档客户 通知企划部制作该客户的大宗团购会员卡 并将会员卡交由各大宗人 员送至客户处 告知下次交易起应带会员卡以便于我司对老客户的识别 9 9 财务部每月出报表提供各店的大宗业绩情况 核算各大宗人员的提成 9 10 大宗办每月对各店购物卡现金交易的客户资料做一次检查 确保有交易的客户均有建档 9 11 企划部与大宗办公室于各重大节假日前一个月对大宗团购会员进行重点维护或策划相关活动 10 大宗退 换货 10 1 货已出要求退货 10 1 1 当客户已付款 发现商品质量 款式不符合要求或其他原因而要求退货或换货时 符合我司规 定的 顾客退换货流程 中规定的条件时 可直接联系大宗人员办理大宗退 换货 10 1 2 大宗人员须请客户出示 大宗批发发货单 客户联及发票 核对无误后 填写 大宗采购退 货单 送店长签核后通知营运部门 将所退商品核对无误送回卖场 发票开讫后要求退货的 客户需退还发票 10 1 3 大宗人员将 大宗采购退货单 送交店录入室制作 大宗退货单 店录入员审核 有店长 营运人员 业代 商管 客服 防损的签字方可录入 录入留存第一联 业代留存第三联 第 二联送至店出纳调单并存档 店出纳录入时注意 退货单价与原销售时单价一致 10 1 4 店出纳在电脑佳为上进入 批发退货单 核对原单的签字完整及制单的准确性后 打印出来 交大宗人员核对签字 暂不退款 以后续的交易相抵 客户在 批发退货单 上签收 店出纳 留存 批发退货单 第一联 将 大宗采购退货单 及 批发退货单 第二联整理上交总部财 务 第三联交客户存档 10 1 5 以赊帐方式结帐的客户 商品可先退回 所有退货需要等帐结后退款或直接冲减应付帐款 必须报送总部财务中心审核入账 10 2 货未出要求退货 10 2 1 送货前要求退货时 业代须请客户出示 大宗批发发货单 客户联及发票 核对无误后 填 写 大宗采购退货单 送店长签核后 送录入员进行录入 大宗批发退货单 店出纳调出 大宗批发退货单 方可办理退款手续 10 2 2 录入人员及店出纳需仔细检查 大宗批发发货单 财务联 客户联无防损 商管员 客户签 字 方可办理退货 10 2 3 赊帐客户当月所有的退货单据须送总部出纳查证款项收讫后 于 大宗采购退货单 上注明 到账日期 金额 并签名确认 由总部财务中心审批结款 10 3 要求换货 业代须请客户出示 大宗批发发货单 客户联及发票 核对无误后 填写 顾客换货单 送店长签核后由业代陪同客户到客服中心按普通商品换货程序办理换货 11 帐务处理 11 1 以赊帐结帐的大宗业务 店出纳每日下班前须整理核对 重点审核单据会签手续的完整性 11 2 总部财务人员须每日进入佳为 大单 批发 批发发货单目录进行查核 找出有出货的客户与门店出 纳送交的原单进行核对 做到单据与实际出货情况相符 确认有四方 业代 防损 商管 客户 签字 数量涂改无效 单据的帐目与电脑入帐相符 现金 非现金单据之和与系统数据相符 11 3 月底财务人员须对赊帐的大宗业务进行整理 出具大宗应收报表至门店 大宗业务据以向客户追款 及时回收帐款 12 赊账货款的回款处理 管理手册大宗业务操作流程 附件世龙 营运 综合部 03 生效日期2010 年 5 月 21 日页次第 7 页 共 8 页附件 8 12 1 客户回款主要方式为 汇款 支票 银联卡或现金 12 2 收回欠款时 以整单金额收回 不可以出现一单结帐一部分的现象 12 3 收到客户以汇款方式还款的处理 12 3 1 出纳人员