《文件控制程序》PPT课件

文件控制程序培训 2011 10 20 目的 增进对体系文件的了解和认识 确保文件管理的正确性和有效性 本次培训分以下几方面内容 1 公司执行的体系种类2 公司各体系的文件分类方法3 文件内容的构成及要求4 易出现的文件管理问题5 正确分类 保存 检索方法 ONE公司现执行的体系种类 ISO14000 环境体系文件ISO18000 职业健康安全体系文件ISOTS16949 质量体系文件 目前公司有几种体系文件呢 TWO 文件的分类方法 1 从等级上分 A 一级文件B 二级文件C 三级文件D 四级文件2 从管理方式上分 A 受控文件B 非受控文件3 从来源上分 A 外来文件B 内部文件 一 ISOTS16949 质量体系文件文件的类型 1 文件的等级分类 第二阶 组织机构公司总的的生产流程 各种控制记录 UT 划线 理化报告等 理化检验作业指导书设备操作规程等 S2记录控制程序S10标识和可追溯性控制程序S13测量系统分析控制程序S15产品监视 测量控制程序S16不合格品控制程序S18纠正与预防措施控制程序等等 2 文件管理上分类 一 内部文件 指公司内的各种文件 具体可分为如质量手册 程序文件 通用的管理规定 作业指导书 各类报告 记录等 二 外来文件 指公司以外的文件 包括国际 国国家 行业 地方标准 法律法规 顾故客提供的图样及要求 顾客或有有关机构指定使用的表格等 3 什么是受控文件 受控文件 1 按照发放范围登记 分发 并能保证收回的文件 2 受控文件未经批准不得复制 文件封面加盖受控章3 受控文件 相反的时是 非受控文件 的对称 4 受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本 一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件 5 受控文件作废时 应从所有使用场合及时收回 以防止其误用 Three文件的内容构成 1 程序文件 管理规定及作业指导书等文件的构成 6 1文件编制 更新6 1 1质量手册由管理者代表组织有关人员编写 管理者代表审核 总经理批准 6 1 2程序文件由各责任部门编制 部门负责人审核 主管副总经理或管理者代表批准 6 1 3三级文件由各责任部门编制 部门负责人审核 主管副总批准 6 1 4公司内部制订的二 三级质量体系文件必须有封面 标题 编号 颁发日期 版本号 修订号 编制人签字 审核人签字和批准人签字 具体封面格式见附件 内容格式见下表 2 文件内容说明 1 文件标识方框置于页眉中 文字采用黑体 五号字 文件名称 使用小三号字 居中 加粗 正文采用五号宋体字 5作业程序 中字体可采用小五号宋体字 行距为单倍行距 页边距 上1cm 下1 28cm 左2 5cm 右1 8cm正文小标题 如 6工作说明 需要加粗 正文要左于对文件标识对齐 正文中的表格要居中放置 正文下支持性条款需要加右半括号的小写英文 如 6 2 1控制状态 中 a 受控文件 符号和文字之间不留空隙 2 三层文件内容格式中的 5工作流程 可略 3 质量手册内容格式不受此要求限制 4 记录文件中 各部门按照实际情况设计表格 表格正标题要求小二号 加粗 居中 表格右上角注明记录编号 左下角注明保存部门和右下角注明保存年限 3 文件编号规则 4 各部门车间代码规定 5 文件的分类代号规定 6 6 2文件派发 签收 6 2 1控制状态质量管理体系文件分为 a 受控文件 b 非受控文件 受控文件包括 a 质量管理体系的电子文件b 复制受控文件 并在每页上加盖红色 受控文件 章 6 2 2 1受控文件的派发a 质量手册和二层文件由综合部派发 更新 并制作受控文件总览表b 三层文件由编写部门编写 派发前原稿交综合部存档 每页受控文件加盖红色受控文件印章 到综合部加盖受控印章 并做文件收发登记表 各部门建立部门文件清单 6 2 2 2外来文件的受控版本分发外来文件审批部门的文控员负责在拷贝上加盖红色 受控文件 印章 并在收发登记表中登记 6 2 2 3非受控文件的派发如果文件只作为内部参考之用 员工可以通过以下方式复制文件a 复制受控文件 b 复制非受控文件 复制的拷贝不应加盖红色 受控文件 章 经许可的下发 只可参考使用 不得以受控文件使用 7 6 3作废文件控制 6 3 1公司编制文件的作废处理如质量体系文件需更改时 各部门文员收回旧文件 综合部将旧文件销毁或每页加盖作废印章并回收 需保留的作废文件每页应加盖作废保留印章 6 3 2外来文件的作废处理外来文件审批部门的文员负责按文件收发登记表回收作废的外来文件 并将其销毁 如需留用 则加盖作废保留印章 8 6 4文件保持 应保证受控文件的清晰 完整 严禁随意涂写 若受控文件丢失 表面磨损等原因不能使用 文件持有者立即报告发文部门请求更换 各部门文件清单与受控文件总览表随时核对 以保证所使用文件的有效状态 外来文件如需补发的 应向原发文部门的文控员申请 9 相关记录表格式 10 记录的填写 保存 销毁 记录填写 如实记录过程 内容填写完整 字迹清晰 不填写内容画一斜线 记录存放 以文件夹方式归档时应标识清楚 以利识别 必要时建立目录 索引以方便取阅 在保存期限内若欲装箱储存 则应于箱外标示名称及起止日期 记录销毁 填写报废记录表 粉碎焚烧 防止内容泄密 Four文件管理中常出现的问题 文件未分类 一个文件档内存放多种文件 标识不清 记录内容随意涂改 0 144 受控文件不得使用二手纸 Five正