办公室主任的素质与工作艺术

1 学校办公室主任的素质与工作艺术 2 四川省凉山州教育科学研究所谌业锋一 办公室主任应具备的基本素质二 学校办公室主任的基本职责三 办公室主任的特殊要求四 办公室主任的工作艺术五 搞好办公室工作要讲究方法 学校办公室主任的素质与工作艺术 3 一 办公室主任应具备的基本素质 一 政治素质 二 思想素质 三 道德素质 四 知识素质 五 心理素质 4 一 政治素质 政治素质 是从事活动必须具备的政治立场 政治观点和政治品质等各方面的基本条件 它在整个素质中居首要和根本的地位 对于其他素质的发挥具有决定性的影响 5 二 思想素质 思想素质的高低是每个人成熟与否的重要标志 它是领导的灵魂 对实现领导职能起着关键的作用 思想素质是理论修养 思想作风 思想观念以及思维方法等各方面的总和 可以说 没有良好的思想素质 就不可能有较好的政治素质 没有良好的思想素质 知识素质再高 也难以在实施领导过程中取得应有的成就 没有良好的思想素质 领导者的能力也就没有了根基 6 三 道德素质 道德素质是与自身工作和职业活动密切相关的规范 作为办公室主任 它的标准高于一般的职业道德 要求严于一般的工作人员 首先 要具有团结协作的胸怀 宽以待人的修养 谦虚谨慎的态度 7 其次 要忠于职守 有率先垂范的作用 廉洁自律的形象和无私奉献的精神 要从细微处入手 养成 自重 自省 自励 的习惯 逐步达到 慎思 慎欲 慎微 慎独 的境界 具备强烈的责任感 事业心和奉献精神 勇敢地迎接各项工作带来的机遇和挑战 第三 要公道正派 胸襟宽广 自重自强 不管对待上级领导还是职工群众 都要一视同仁 平等对待 切忌因人而异 亲疏有别 8 四 知识素质 关键时刻一个人的知识储备的数量和质量对其工作效果起决定性作用 作为办公室主任应该有渊博的学识和丰厚的文化底蕴 除了要掌握与自己本职工作相关的业务知识以及现代的思维知识之外还要掌握一定的历史知识 法律知识和现代网络知识 广博的知识及合理的知识结构对提高办公室主任的工作效率和水平具有非同寻常的意义 9 五 心理素质 心理素质是其在活动中所呈现出来的心理现象的特点和个性 直接关系到领导者领导水平 影响到组织目标的实现 特别是在现代化的社会 作为一名办公室主任 就更应该注重这方面的研究和培养 在工作中要有坚定的信心 坚强的毅力 顽强的意志 果断的性格 豁达乐观的心胸 自我克制等良好的心理素质 克服嫉妒 胆怯 紧张 偏见等不良的心理素质 10 二 学校办公室主任的基本职责 1 主持学校办公室工作 处理学校日常事务 2 传达校长指令 收集执行情况并向校长汇报 3 组织校办公室人员搞好本职工作 加强行政后勤管理人员的思想政治工作 组织政治 业务 技术学习 不断提高他们的政治业务水平 4 领导学校档案管理人员工作 严格执行保密制度 5 加强对司机的领导和督促 切实保证汽车为学校工作服务 6 负责学校行政的公布 公告工作 加强校务公开工作的领导 并做好材料的收集整理工作 11 7 负责学校重大事件的记载 组织学校会议的布置工作并做好会议记录 8 坚持原则 管理好学校公章 9 及时处理来信来访接待工作 及时向校长汇报教职工的婚 病等情况并做好慰问工作 10 积极做好学校形象宣传工作 大力维护学校形象 11 及时向校长汇报上级指示 做好文件收发和传阅工作 整理文书档案和上报文字材料 12 协调 配合学校其它部门的工作 12 三 办公室主任的特殊要求 从事办公室工作的同志不仅要具备做人的基本素质 还要有胜任 重要岗位 的特殊能力 具体地讲就是乐于服务 忠诚可靠 公道正派 清正廉洁 甘于奉献 知识全面 业务精湛 13 一 要乐于服务 办公室主任应该有服务意识 办公室工作的性质是服务的 和社会上的服务行业是一样的 要有一种积极主动的服务意识 要有一种让你的服务对象满意的意识 树立服务的意识 要在三个字上下功夫 早 快 好 14 早 快 好 一是早字 就是说要在主动服务上下功夫 做到超前思考 特别是学校加快发展 教师的教学任务繁重 要求办公室人员不能是被动地去应付工作 而要主动去思考在哪些方面可以发挥自身优势 帮助教师减轻负担 推动学校发展 二是快字 就是说在高效服务上下功夫 追求工作效率 培养雷厉风行 事半功倍的行动能力 三是好字 就是说在优质服务上下功夫 树立精品意识 在精心和细心上下大功夫 本着求真务实 细致入微 精益求精的态度做好每一项工作 15 二 要有一些高超的处世能力 一是要处事豁达 不要求全责备 斤斤计较 上下之间 部门之间在日常工作中不可能没有矛盾 正是因为工作中有这样那样的矛盾和问题 才需要我们去协调 去处理 在矛盾运动中将事物推向前进 但是 我们在协调 处理各类工作矛盾 问题时 一定要相互理解 相互支持 换位思考 求同存异 抓主要矛盾 不在非原则问题上较真 不在细微末节上纠缠 16 二是处事谨慎 不要随心所欲 粗心大意 处事谨慎不是谨小慎微 胆小怕事 而是要严谨 慎行 开会发言 汇报工作 处理公文 接待来访 现场处理协调问题 是办公室工作人员的经常性工作 说话办事一定要言之有据 行之有序 动之有规 切忌口无遮掩 随意表态 东一榔头西一棒子 把事情搅得乱七八糟 17 三是待人真诚 不要欺上瞒下 互不信任 诚信是中华民族传统美德 是我们为人处事的基本准则 上下之间 部门之间 同事之间都要讲真诚 既不能欺骗上级部门和领导 更也不能愚弄基层和群众 为人处事一定要真心换真心 诚心换诚心 切忌互不信任 互相猜忌 要传达真实意图 反馈真实情况 把问题讲清 把原因讲透 把办法讲实 千万不要弄虚作假 反馈假情况 反映假民意 干扰领导决策 18 三 要有一个聪慧的头脑 一是坚定的政治头脑 办公室的工作涉及到的每一个方面 政治性都很强 在很大程度上 代表着一个学校的主张 反映着学校的形象 连接着学校和职工的切身利益 办公室主任对事关政治性的问题 善于从政治上观察 分析和处理问题 在大是大非面前头脑清醒 旗帜鲜明 立场坚定 不随波逐流 人云亦云 19 二是丰实的理论头脑 一个人的理论素养越高 预测 把握和解决问题的能力就越强 办公室主任 必须善始善终地把学习放在第一位 扎实 认真地学习 要多读一些经济 法律 科技 文史等方面的书籍 扩展知识领域 更新知识结构 提高分析 解决问题的能力 在理论提高的过程中 既要注意知识的全面性 又要讲求学习的系统性 还要注重学用的针对性 做到在学习理论上 学精管用 务求实效 20 三是辩证的思维头脑 观察问题要多视角 研究问题要多方位 解决问题要多方法 要注意思维的超前性 比如 当问题还处于苗头的时候 就能捕捉它 当认识还处在感性阶段的时候 就开始作理性的思考和回答 对前人和别人没有研究的问题 着手研究它 从而找出规律性的东西 对面上的工作给予及时指导 这是争取工作主动所必须的 21 四是求实的科学头脑 实事求是是我们的一大工作作风 也是党性的具体要求 是职业道德 也是工作纪律 每个干部想问题 提建议 当参谋 写文章 办事情 都要符合客观实际 切实做到一是一 二是二 不夸大 不缩小 真实地反映客观事物的本来面目 包括向领导反映情况 决不能 想当然 乱揣摩 22 五是精明的效益头脑 要树立说错话 办错事 出歪招是一种浪费 一种过失的观念 在工作措施上 要以最少的投入争取最好的效果 用最短的时间做更多的事情 在工作运作中 要讲效率 科学有序 操作规范 线条清楚 23 四 要有一套过硬的功夫 一是勤奋好学的功夫 在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感 对知识永远保持一种旺盛的好奇心 新鲜感和求知欲 要养成一种坐得下来 静得下心 钻得进去的学习习惯 24 二是深入实践的功夫 办公室主任的工作思路 工作点子 工作实绩从哪里来 从根本上说 来源于生活 来源于时代 来源于实践 离开基层 脱离群众 领导机关就会成为空中楼阁 离开实际 领导干部就会成为 睁眼瞎 离开实践 办公室工作就会成为无源之水 无本之木 25 三是善于领悟的功夫 办公室的工作是与人打交道的 是学校的窗口和纽带 如果对来自基层的反映和群众的呼声缺乏领悟 是绝对做不好工作的 当然 好的悟性是一个日积月累的过程 可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯 思维方式和活动规律 在接受任务时 充分听取要求和主张 尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映 做到准确 有原则性 严谨 有逻辑性 独到 有精辟性 26 四是精于表达的功夫 口头表达和书面表达能力 是基本功 特别是文字水平 是一个人素质的综合反映 是办公室工作人员的最基本要求 办公室主任首先要会写会议材料和领导讲话 一篇好材料要经过调研 加工 提炼 归纳 总结 演绎等复杂过程 使文章具有 真 实 准 启 的特点 让大家听后或看后能受到教育和启迪 说 和 写 同样重要 办公室的干部都要加强锻炼 力求做到精雕细刻 千锤百炼 工作上人人都能 打通关 个个都是 多面手 27 五 要有一种高尚的人格魅力 我们要求的人格 就是扎扎实实做事 堂堂正正做人的人格 有了这样一种人格力量 我们就能挡住诱惑 守住节操 战胜邪恶 超越自我 28 一是对事业有春天般的热情 办公室是一个学校的重要办事部门 也是一个出成果 出人才的岗位 既然有幸走上这个岗位 就要义无反顾地投入春天般的热情 爱岗敬业 任劳任怨 执着地追寻它 尽力地干好它 只要我们每一位干部把每一件工作当成一种事业去追求 把领导和群众交办的每一件小事作为一项任务去完成 就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报 我们的精神境界就会得到升华 人生价值就会得到实现 29 二是对他人有大海一样的胸怀 做好办公室工作离不开方方面面的配合与支持 对人虚怀若谷 宽厚容人 就会走出世俗 接近崇高 这是办公室主任的美德 俗话说 有容乃大 无欲则刚 我们要容人胜己 不嫉贤妒能 甘为他人做嫁衣 作铺垫 30 要容人直言 不忌恨在心 要助人为乐 不袖手旁观 要把别人的工作当作自己的工作 以主人翁姿态提建议 当参谋 把别人的困难当作自己的困难 以 甘为人梯 的风格送温暖 献爱心 只有这样 才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作 别人和社会就会抬举你 你工作的环境也才会更加宽松 和谐 31 三是对名利象湖水那样平静 在办公室工作 要努力做到不为名所累 不为利所缚 不为欲所惑 不同别人计较享受的条件和优势 要经得住诱惑 守得住清贫 不把以权谋私看作本事 不把追求低级趣味视为潇洒 在任何情况下 对待名利始终保持一颗平常心 因为把名利看得太重 就会形成一种包袱和压力 永无满足 只有把名利看得淡一些 把事业看得重一些 才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼 从中使我们的情操得到陶冶 心灵得到净化 32 四是对自己像旁观者一样清醒 能不能知己所长 知己所短 是衡量办公室主任是否成熟的重要标志 知己所长 是要保持一种乐观向上的自信心 而不是感到高人一等 知己所短 是要不断反省自我 扬长避短 取长补短 33 取得成绩时 既感到自慰 又肯定大家的作用 受到批评时 既要有自责的勇气 又要及时改正缺点 在现实生活中 知 长 易而知 短 难 学他人之长易 改自己之短难 要做到知已所短 就要跳出自我 以高标准的要求 以他人的视角 以历史的观点 严格甚至苛刻的透视自己 发现不足 战胜自我 34 一个人的工作能力有大小 但是人品一定要好 要诚实 正派 本份 说老实话 办老实事 做老实人 具有一定的人格魅力 这很重要 办公室人员的人格魅力有很多种 最重要的是胸怀 有多大胸怀做多大事儿 办公室人员应该具备大度的胸怀 做到 容言 容人 容事 35 容言 就是能容逆耳之言 忍得住误解 咽得下委曲 不能一听难听的话就火冒三丈 也不能口不择言 恶语伤人 容人 就是要尊重别人的个性和习惯 能容人之短 不要求全责备 以偏概全 要多从积极的角度看别人 容事 就是能容失误之事 对工作中出现失误和问题 多正己 少怨人 不要斤斤计较 有些事情要拿得起放得下 凡事想得开一些 看得淡一些 36 四 办公室主任的工作艺术 一 为人 心胸坦荡 二 谋事 登高望远 三 协调 统筹兼顾 四 落实 沉底看细 37 一 为人 心胸坦荡 办公室主任相对领导是下级 相对下属是上级 无论是对上对下 都要坦坦荡荡 一视同仁 给领导当参谋时 要坦率地把自己的认识 观点讲出来 当同事工作遇到困难时 要及时鼓励并积极为其创造条件 帮助解决困难 在与人交往中 切不可对上唯唯诺诺 惟命是从 也不可对下盛气凌人 惟我独尊 38 办公室主任应该有宽容精神 主要表现在爱才之心和充分发挥人的潜能上 要善于团结各种不同见解 不同个性的同志一道工作 即使对爱抬杠难缠的人 也要努力倾听 重视沟通 使每个工作人员都感到有一个宽松的环境 除了宽容 还要严格 办公室是规矩之室 必须建章立制 遵章而行 39 办公室工作最大的规律就是 无规律 一年到头忙忙碌碌 加班加点连轴转 既辛苦 又清苦 不显山 不露水 没有脚踏实地的作风 没有无私奉献的精神 是难以胜任的 甘于奉献 诚实敬业是办公室主任的必备人格素质 办公室主任应正确认识自己的工作和价值 正确对待权力 利益 名位 处理好苦与乐 得与失 局部与全局 家庭与事业 个人与集体的关系 甘当不为名利的 小草 乐于奉献的 蜜蜂 恪尽职守的 螺丝钉 40 办公室主任由于位置特殊 容易成为矛盾的焦点 会受到各种褒贬评议 因此 必须正确估价自己 客观看待他人 努力做到宠辱不惊 对表扬和批评 奉承和讥讽等 都要正确对待 受表扬时不得意 挨批评时不悲观 努力保持良好的心态 尤其是对不符合实际的指责 刁难 要以平静的心态坦然处之 41 有一种说法 中层干部中 办公室主任高 半只头 这 半只头 高在何处呢 我的理解是 凡是其他处室不管的工作 都要主动承担起来 凡是要求别人办到的事情 首先自己当办到 凡是难度大 任务重 时间紧的工作 自己应当积极主动抢着干 把方便让给别人 把困难留给自己 凡是需要领导处理的事情 自己应当事先为领导做好必要的准备工作 做到超前服务 42 二 谋事 登高望远 为领导决策当好参谋 是办公室主任参政议政的重要职责 也是提高办公室主任层次的客观要求 因此 办公室主任必须胸怀全局 学会换位思考 身在兵位 胸为帅谋 经常不断地分析形势 掌握各项工作的运行状态 努力贴紧领导的思路 为领导出谋划策 拾遗补缺 43 首先 要有统揽全局的本领 要善于站在全局的高度 把注意力集中在那些牵动全局 涉及长远的大事上 放在情况复杂 矛盾突出的热点 难点问题上 既要了解面上的长远的工作 又要了解一个时期的重要工作 要善于从纷繁复杂的事务中 剖析事物的内涵 掌握事物发展的规律 44 二是要吃透领导的意图 办公室主任要围绕机关的中心工作 贴紧领导的思路 与领导 同频共振 要发挥主观能动性 增强工作预见性 增强参政议政的针对性 对主要领导已考虑成熟的事情 要积极协助梳理成型 对正在考虑尚不成熟的事情 要及时协助完善和提高 45 三是要有创新服务的意识 要善于把握一个时期领导关心 关注的问题进行谋划 善于抓一些带有政策性 苗头性 倾向性的问题 使意见和建议具有很强的预见性 创造性和可操作性 46 三 协调 统筹兼顾 办公室主任处在承上启下 沟通左右 联系内外的位置 协调任务很重 协调工作做好了 各方面关系理顺了 可以使领导腾出更多的时间和精力揽全局 抓大事 可以保持领导决策后的各项工作的实效性和一致性 47 首先要协调好上下的关系 对上 要尊重而不盲从 服务而不奴婢 在实际工作中 不看领导眼色是不可能的 但要有分寸 要坚持原则 按章办事 不能惟命是从 待下 以礼 以诚 以情 不要盛气凌人 不搞瞎指挥 乱指挥 不欺下瞒上 通过深入基层 调查研究 总结典型 工作指导等形式向下联系基层 48 再是协调好内外关系 外求支持协作 内求团结向上 决策前后 领导班子之间 职能部门之间 有时会产生各种意见分歧甚至扯皮 办公室主任工作 首先要搞好领导之间的工作协调 在安排领导活动时 既填补 盲区 又避免 撞车 努力使领导之间的工作联结成一个有机整体 主动加强联系 及时沟通情况 以取得各方面的支持 49 在进行部门之间的协调时 对意见不一致的问题 根据领导的意图和安排 主运牵头协调 求同存异 顾全大局 在搞好上下级之间的协调时 对于基层要求解决的问题 应及时加以协调处理或做好解释工作 如果协调不好 本来是件小事 也会变成大问题 既影响团结 又影响工作 办公室主任在工作中要起到 粘和剂 的作用 使领导之间 各部门之间 上下级之间形成抓落实的合力 50 在处置事务中 不乏一些超出预见 难以料理的事情 对这些事 是上推下卸 绕着走 还是主动出击 迎着上 这不仅反映办公室主任的工作水平 更主要的是检验办公室主任的责任感和工作态度 称职的办公室主任就必须坚持 不怕揽矛盾 敢于冲在前面 成为众矢之的 不怕丢面子 个人受点委屈也无所顾及 不怕得罪恶人 将个人荣辱名利抛于脑后 不怕找麻烦 跑断腿 磨破嘴 饿扁肚也心甘情愿 51 要做到这些 一是要讲品质 身先士卒 办公室主任就是领导的延伸 在关键时刻 就应该代领导冲锋陷阵 二要是讲艺术 左右逢源 处理问题不能一个面孔 一个腔调 一种方法 要带着感情做工作 大道理要讲 小道理也不可不说 既讲原则 又讲灵活 三是要讲精神 敢碰硬茬儿 否则 一味追求和为贵 别人不把你当回事 协调苍白无力 处事优柔寡断 就会什么问题也解决不了 什么事办不成 52 四 落实 沉底看细 督促检查是办公室的一项重要职能 是抓工作落实的根本手段 办公室主任在思想上要强化督查意识 在行动上要把抓督查落实放到与抓工作部署同等重要的位置 想新法 出实招 动真格 用真力 53 领导做出重大决策和重要工作部署后 办公室主任要及时进行分解立项 确定完成任务的时间 目标 责任人 进行跟踪督查 在督查过程中 对工作要诚心 热心 耐心 细心 努力抓住全局性 宏观性的问题 组织力量进行集中督查 抓住重点 难点 热点问题 进行专项督查 特别是领导批办件要高质量 高效率地完成督查 做到事事有交待 件件有回音 54 在抓落实时要用韧功夫去抓 明确专人 盯死不放 直到办完办妥为止 用细功夫去抓 按部就班 严细缜密 不出庇漏 要避免东一榔头西一棒子 头脑里必须有一张清晰 规则的运行图 哪个该为 哪个不该为 哪个是重点 哪个是次要 应一清二楚 不能乱为 总之 面对新情况 新问题 办公室主任只要心胸坦荡地做人 登高望远地谋事 统筹兼顾地协调 沉底看细地落实 就一定能够做好自己的工作 55 五 搞好办公室工作要讲究方法 一 身在兵位 胸为帅谋 发挥好参谋助手作用 要做到 三个了解 一是全面了解整体工作安排 明白总体工作目标是什么 每个阶段的工作重心是什么 配套措施是什么 在了解这些工作的基础上 科学 合理地安排办公室的工作 56 二是正确领会领导意图 迅速做好贯彻落实工作 要和领导的工作意图 思维合拍 行动同步 要想领导之所想 想领导之未想 要会干事 干成事 干好事 切实把领导的决策变为现实 三是要深入了解整体工作 阶段性工作 中心工作等方面的开展情况 对工作中出现的新情况 新问题要及时收集整理 向组织汇报 为领导决策提供参考 57 二 明责授权 坚持原则 发挥好沟通协调作用明确分工 落实责任 工作任务下达之后 结合岗位职责 逐一进行分解 明确责任 落实到人 工作运行中 要制定督促考核措施 定期考核 奖优罚劣 同时要善于做好思想政治工作 积极沟通协调领导之间 部门 上下内外的信息 协调还好各方关系 使办公室全体人员心往一块想 劲往一处使 树立高度的集体荣誉感 齐心协力把工作任务完成好 没有规矩 不成方圆 坚持原则乃办事之本 办公室掌握着机要 文秘 保密等工作 稍有疏忽将酿成大祸 因此 一定要坚持原则 遵守各种规章制度 58 三 兢兢业业 勇于进取 发挥好信息咨询作用 一个优秀的办公室主任 不仅要勤勉踏实 兢兢业业 还必须有一股有所作为的闯劲 一颗永不衰竭的进取心 要不断进取创新 否则是要落伍的 特别是领导者更应明白 不进则退 永远不延用老方法工作 应成为现代领导者的左右铭 用不同的方法多渠道了解信息 通过信息传递使上情下达 为密切党群关系起桥梁作用 通过信息咨询 及时发现问题 从而提供可以借鉴的参考答案 通过信息沟通 及时了解 左邻右舍 的情况 对工作部署起启迪作用 59 四 轻重缓急 错落有致 发挥好承办职能作用 办公室工作纷繁复杂 项目多 战线长 任务重 有时比较紧迫 对领导交给的任务 要认识到位 根据实际情况 分清主次 责任到人 分工合作 进行重点工作重点突破 保