通业地产物业实业公司行政管理制度.doc

通业地产物业实业公司行政管理制度 通业地产物业实业公司行政管理制度第一条总经理办公会议（一）总经理办公会议每月召开一次，会议时间为每月的第一个周五下午15001700时，特殊情况另行通知。 （二）总经理办公会议由总经理主持。 （三）与会人员为总经理、总经理助理及相关部门负责人（列席）。 （四）议事范围传达、研究、贯彻国家及地方政府部门的重要文件精神。 研究重点投资项目，企业经营管理方案，员工工资福利待遇及中高层岗位的人事任免。 审议公司及部门的工作总结、计划。 讨论解决各部门提出的问题并做出具体决定。 部署当月的主要工作。 （五）会议由办公室主任兼任书记员，于会后次日内形成纪要印发全体与会人员，并视情况确定密级和传阅范围。 第二条业务会议（一）业务会议每两周召开一次。 （二）业务会议由总经理、总经理助理或办公室主任主持。 （三）与会人员为公司领导、各部门负责人。 （四）议事范围总结、检查各部门两周来的工作情况。 汇报、交流各部门之间的工作意见和信息。 布置下两周的工作。 提请讨论各部门负责人、主管副总经理无法解决或不能决定的重大问题。 （五）由办公室主任记录，于会后一天内印发与会人员，并呈送董事长、报送总经理。 第三条各部门业务会议（一）各部门业务会议每周召开一次，会议时间为每周五11001200时。 （二）议事范围总结一周来的工作完成情况。 检查一周来的劳动纪律。 讨论安排下周的工作计划。 集体学习公司文件、制度以及业务知识和文化知识。 （三）会议要求记录完整、客观、全面，并作好保存，以备查验。 （四）行政人事部每月底对各部门业务会议记录情况进行检查，凡没有记录的，以违规处理，对部门负责人处50100元的罚款。 第四条员工或员工代表大会（一）员工或员工代表大会每半年召开一次，由办公室主任通知召开。 （二）员工或员工代表大会由总经理主持，特殊情况另行规定。 （三）会议内容总结半年或全年公司工作。 立功集体和个人、好人好事表彰奖励。 部署确定下一阶段（半年或全年）公司计划方案。 其他特殊重大事项。 第五条会议纪律（一）未经批准不参加会议，罚款100元。 （二）迟到入场，罚款50元。 （三）手机出现铃声，罚款100元。 （四）中途退出会场（含在会场走动），罚款50元（确有正常理由除外）。 （五）衣冠不整、穿拖鞋进入会场，罚款50元，并清理出场。 （六）扰乱会场秩序，罚款5001000元并予以辞退。 （七）会场内吸烟，罚款100元。 第六条收文管理制度（一）收文部门应由专人负责对收文进行记录、编号、存档保管。 （二）收文记录应详细记录文件名称、来文单位、文件份数、收文人、收文时间等信息。 （三）外来文件及公司文件由行政人事部负责收文、转发和回收。 （四）凡注明由公司收启的外来文件，均由行政办公室主任负责签收。 （五）公文自收到之时起，24小时内送达主要领导，重要、紧急的事件应以最快的速度和方式送达或通知相关人员。 （六）公文原件由行政办公室保管，复印件转发有关部门，发文时要注意公文的密级要求和紧急程度。 （七）文件阅办需填写文件阅办单，由行政人事部逐次送发阅文对象，阅办人应在阅办单上签署姓名及时间。 （八）对领导批示，应由承办部门提出处理意见，行政人事部负责跟踪催办。 （九）公文不得横向传递，重要公文不得存留在部门及个人办公室过夜，有密级的公文严禁带回家中，当天下班前必须统一送回行政人事部妥善保存。 第七条发文管理制度（一）各部门应由专人负责对发文进行记录、编号、存档保管。 （二）发文记录应详细记录文件名称、发往单位、文件份数、发文时间等信息，并要求收文人签署姓名及时间。 （三）公司内部适用的公文种类及行文规定对象是对上级领导机关和主管部门行文用请求、报告。 对下级单位和部门行文用命令、决定、指示、批示、批复、通知、通报等。 平级或不相隶属的单位行文用函。 （四）有保密要求的文件应标明密级（秘密、机密、绝密）。 （五）急需送达的文件应标明“急件”、“紧急”、“特急”等字样。 第八条公文签发程序（一）公文签发应依权限办理审批单，以部门名义签发的公文由部门经理审批签发；以公司名义签发的公文，由董事长或总经理审批签发。 （二）公司签发的公文，由办公室拟稿，各部门需以公司名义签发的业务公文由各部门拟稿，交由行政人事部核稿。 （三）文稿需用公司统一印制的公文拟稿纸，并按公文标准格式制作。 （四）行政办公室主要对公文体裁、行文关系、文字等方面进行审核，发现确有错误或有不同意见时，可以向拟稿部门或主管领导提出建议，不得自行修改文稿。 （五）拟稿部门负责校对文稿，并在拟稿纸首页签字。 （六）公文印制后由行政办公室送总经理加盖印章、留存，分发工作原则上由行政办公室负责。 （七）公司发出的重要信函管理适用于上述方法。 （八）信息交流、个人讲话、工作汇报等一般不以文件形式发行，必要时以其他方式印发。 第九条公文的操作与执行（一）下级向上级或领导的请示，对请示的事情必须有一个倾向性意见，不得有两个以上意见或模糊意见；领导或上级应在48小时内给予批复，超过时间不给予批复的，视为同意。 （二）请示只能逐级进行，不得越级请示，更不允许滥用请示。 （三）报告可以批示，也可以不予批示。 （四）报告原则上应逐级进行，特殊情况或重大事情可越级报告。 （五）上级下发的文件，下级必须签收、执行。 若有异议或在执行中发现确有错误，可按管理逐级汇报，提出修正建议，但不得停止执行。 （六）拒不签收公司文件或拒不执行公司文件规定的做辞退处理。 第十条档案文件管理制度（一）文件材料的立卷归档应指定专人负责。 文件材料的归档范围和保管期限，参照国家档案局印发的文件材料归档和不归档的范围和关于机关档案保管期限的规定执行。 （二）文件材料按照年度、内容进行分类，案卷根据不同年度和保管期限分别排列。 （三）保管档案应有专用的文件柜，并有必要的安全措施。 （四）档案人员要熟悉档案的情况，对档案的收发、借阅、销毁应登记。 （五）档案资料原则上不予借出，特殊情况需借阅，需经主管领导审批，借阅时间一般为三天以内，最长不得超过半个月。 （六）严禁对档案资料的抽拆、涂改、剪裁和标记，保持档案的整洁。 （七）行政办公室可另行制订档案文件归档操作细则，并遵照执行。 第十一条文件保密制度（一）公司工作人员必须自觉遵守保密法律、法规，接受保密教育和监督，严守公司秘密。 （二）公司任何人员不得擅自公开和散布公司内部使用的公务文书、规章制度、上级指示、内部资料以及统计和财务数据信息等，公司已公开、公布的除外。 （三）涉及公司秘密的文件资料，其收发、传递、复制、摘抄、归档、保管和销毁等各环节都要严格执行保密制度。 未经公司领导批准不得复制和摘抄。 （四）调动工作时，必须将使用的公司秘密文件、资料和涉及其它秘密的笔记交回原单位。 第十二条印信管理（一）印信管理范围包括公司及各部门的公章、合同专用章、业务专用章、法人资格证明、介绍信、财务专用章、财务票据、银行专用印鉴等。 （二）行政印信由总经理保管，所有加盖印章以及出具公文的都必须经总经理（董事长）审查签署后才能使用。 （三）财务印章由财务部经理保管，出纳员掌管私章。 所有加盖印章或重要票据，银行汇（支）票必须经财务部经理审查后，经董事长批准才能使用，公司收款票据盖财务章要进行登记。 （四）未经审查或审查不严造成损失的由保管人负责。 经办人偷盖印章的，一经查处立即辞退，造成损失的，还应承担全部责任。 （五）任何人不准私用公章，不准用公章开空白条、空白证明和空白介绍信等，一经发现，立即收回并给予辞退。 （六）公司印章原则上不准带出，确因工作需要，须经总经理批准，且两人以上同行，方可带出。 第十三条办公用品、生活用品管理制度（一）办公用品、生活用品由行政人事部指定专人负责统一购买、保管、发放和使用监督管理。 （二）办公用低值易耗品，由行政人事部核定各部门年度使用计划，财务部核定费用，报经理办公会批准后按计划购买，各部门提出领用申请经部门经理签字后到行政办公室领用。 （三）生活用品由行政办公室在年初提出购买计划，经经理办公会批准后按计划购买，各员工到行政办公室申请领用。 （四）各部门应按计划领用办公用品，超计划时行政办公室有权拒绝发放，各部门不得以没有办公用品为由影响正常工作。 （五）发生超计划领用现象，超出部份费用由超领部门经理及行政办公室主管各自承担100%的罚款。 （六）各部门所需大宗、大额办公用品及计划外办公、生活用品应先提出申请，由部门经理签字后报公司领导批准，由行政办公室购买。 （七）计划外采购办公用品、生活用品金额在2000元以下的，由总经理批准；2000元以上由董事长批准。 （八）各部门对由公司配发的办公用品，如电脑、打印机、传真机、电话等应指定专人负责作用和管理。 （九）未经请示擅自动用他人办公设备的，每人每次罚款50元，用于私事的，每人每次罚款100元。 （十）以下违规情况予以处罚未经批准上网的，每次罚款100元，超过三次以上的辞退。 利用电脑娱乐的每次罚款100元，超过三次以上的辞退。 上班时间使用电话进行非公事通话的，打出超过三分钟罚款10元，当月累计三次以上予以辞退。 下班时间使用电话进行非公事通话的，打出超过五分钟罚款10元，当月累计三次以上予以辞退。 下班时人走不关灯、不关空调设备的，追究部门负责人的责任，负责人当天不在办公室的，追究部门全体员工的责任，每人罚款50元。 （十一）财务部负责对办公用品、生活用品的购买、领用进行监督管理和费用核算。 第十四条打字室管理制度（一）打印、复印工作由行政办公室主任安排，未经办公室主任同意，打字员不得擅自打印、复印。 （二）各部门需要打字室打印、复印的材料，需经部门经理或主管领导签字后，由行政办公室主任安排。 （三）所有打印的文件、资料均应在打字记录册上登记，并即时用软盘备份保存。 （四）其他员工（含部门经理）不得强求打字员打字、复印或自己擅自操作。 违反规定的，第一次罚款50元；第二次罚款100元；第三次给予辞退。 （五）打字员工作期间，无关人员不得到打字室，打印保密材料的，更不允许探听或强行阅视，违者立即予以辞退。 （六）打字员要严守秘密，妥善保管文稿，不得公开未发行的文稿内容。 如不慎泄密，第一次罚款100元给予警告，第二次予以辞退。 （七）文印工作力求节约，减少浪费。 凡未定稿的文件，一律用废纸印刷，有废纸可用而用白纸的，第一次罚10元/张，第二次罚50元/张，第三次予以辞退。 （八）打字员要加强学习，不断提高业务技能和文化知识，正确使用文件格式，提高工作效率，保证工作质量。 第十五条会议室管理（一）公司会议室由行政办公室负责使用管理及卫生清扫。 （二）公司会议室是公司开会、文娱的场所，未经批准，行政办公室不予安排使用。 （三）各部门因开会、学习、办理业务等要使用会议室的，由各部门经理或指定负责人向行政办公室提出申请。 （四）使用会议室超过两天以上，需行政办公室请示总经理批准。 （五）会议室音响设备由行政人事部指定专人操作，其它人员不得擅自动用。 （六）未经批准擅自利用会议室会客、娱乐或看电视的，每人次罚款50元；损坏设备的，还需照价赔偿。 （七）行政办公室主任管理不善，卫生不好，影响使用时，罚款50元。 第十六条车辆管理制度（一）公司车辆归属行政办公室管理，需求统一调配。 （二）驾驶员要按时上下班，不得擅自离开岗位。 有私事离开10分钟以上的必须请示，未经批准外出的第一次罚款100元，第二次罚款300元，第三次予以辞退。 （三）驾驶员的通讯工具必须二十四小时开机，主管领导因公务打手机的，5分钟内必须接听电话，凡不接听电话（关机）的，第一次取消当月通讯费；第二次除取消当月通讯费外，另罚款100元；第三次予以辞退。 （四）驾驶员必须服从领导及乘车办事人员的安排，凡不服从管理，不听从指挥的一经发现立即辞退。 （五）用车实行出车单制度，即用车单位（个人），一般需提前半天以上时间填报出车单送办公室，以便统一安排，提高车辆使用效率。 （六）紧急情况用车则随时填报出车单，送办公室批准后派车。 （七）司机必须凭出车单出车；不得将车辆交由他人代为驾驶或将车辆钥匙配给他人。 填写好出发时里程表读数，回到公司填写好回程里程表读数，由用车人确认（八）车辆额定里程用油，控制修理费使用。 只准节余，不准超支。 （九）车辆需到修理厂大中修时，要先打出费用明细表，由办公室统一申请，经公司领导审批后修理。 费用超过1000元以上的由董事长审批，1000元（含）以下由总经理审批，驾驶员要监督保证维修质量，车辆配件要以旧换新，车辆临时维修由办公室主任批准签字，否则不予报销。 （十）车辆发生交通事故，经交警部门认定由驾驶员承担责任的，除由驾驶员承担经济损失外，公司酌情予以罚款；重大责任事故或造成公司巨大经济损失的，除由驾驶员承担经济损失外，公司追加罚款10000元20000元，并作辞退处理。 （十一）驾驶员不服从指挥或私自驾驶车辆外出，责任由驾驶员自行承担，公司另外罚款，第一次罚款1000元；第二次罚款2000元并予以辞退。 （十二）全年安全行车无事故、车辆保养好的驾驶员，年终由公司、车队统一评定，奖励1000元2000元。 第十八条饭堂管理制度（一）公司设有食堂，每天每名员工（公司决定的人员）伙食费5元。 （二）厨工不断提高伙食质量，灵活安排菜色供应，每餐（除早餐外）至少三菜一汤，少一个菜罚厨工100元/餐。 （三）严禁非指定人员就餐，员工亲友来访需要就餐的，必须到行政办公室登记。 经检查发现未登记者，每人次扣厨工工资10元，每月累计三次以上的，即对厨工予以辞退。 （四）每天供应的菜色，都必须检验并明细登记，每月底（次月2号前）将明细表送公司财务部查核。 （五）购买食品及其它用品，必须当时索要票据，不得补单或涂改，办公室应每天检查购物票据是否与实物相符。 （六）办公室对采购的食品除每天目测检查外，还要不定期对食品的数量和质量进行过称抽查，凡发现品价不符，缺斤少两，超过10%的，对采购人员第一次罚款100元；第二次罚款200元；第三次罚款300元并予以辞退。 办公室不认真履行验收职责，被领导检查发现，除依上列规定处罚厨工外，对办公室人员依上列规定加倍处罚。 （七）厨工必须将当天登记的餐数（包括宵夜）挂于墙上，若发现有虚记餐数的，经办公室核实，对厨工进行罚款，第一次罚款50元；第二次罚款100元；第三次罚款200元并予以辞退。 （八）厨工作必须参加公司组织的健康检查，拒不接受检查的，作辞退处理。 （九）就餐人员不注意卫