公司物资采购管理制度

公司零星物资采购管理制度第一条 目的 为规范公司零星用物资采购工作流程，有效降低采购成本，提高采购效率，特制定本制度。第二条 适用范围本制度所指采购物资为零星材料。第三条 物资需求采购计划的分类1、月度物资需求计划2、紧急物资需求计划第四条 采购的方式分类1、固定厂商、长期报价采购2、即时询价采购第五条 采购物资付款方式分为1、预付部分款项。2、货到凭发票报销付款。3、货到延期付款。4、以上方式的结合。第六条 职责一、公司物采部：1、审议批准采购物资询议价报告表。2、审议批准物资采购审批表。3、物资需求采购计划的审核。4、采购物资的入库检验或验证。5、采购物资年度按部门汇总。二、需求部门1、提报物资需求采购计划。2、对于物资合理管理，做好出入的记录，每月或每季度交给物采部一份流水账。第七条 采购程序一、物资需求计划及发放程序1、需求使用部门根据生产经营管理需求每月28日前填写月度物资需求采购计划。对于确实急需不能列入月度物资需求采购计划的物资，物资需求使用部门可随时及时填写物资紧急需求计划。2、月度物资需求计划或物资紧急需求计划经本部门负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。二、物资采购审批程序物采部根据按照物资需求及发放程序汇总的月度物资需求计划或物资紧急需求采购计划，结合物资基准库存量明细和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写物资采购审批表，经分管副总经理审核，总经理批准后实施物资采购实施程序。三、物资采购实施程序1、物资采购部门采购人员接到经批准的物资采购审批表，先核对采购内容，查阅物资供应商登记台帐和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。2、对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。3、采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写采购物资询议价报告表，经物采部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定购货合同，按合同审批程序各级审批后再进行采购。4、采购物资到公司后，需求部门提请采购物资的主管部门对采购物资进行检验或验证。 5、检验或验证合格后，由物采部采购人员填写各类物资入库验收单，经检验或验证人员签字后物资登记入库。四、采购物资付款工作程序1、采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，填写借款单，经财务总监审核，总经理批准后办理预付款手续。2、采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，物资入库验收单，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经财务总监审核，总经理批准后办理报销付款手续。第八条 规定与标准1、物资需求采购信息传递规定2、物资需求使用单位必须在月度物资需求采购计划或紧急物资需求采购计划上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。3、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资需求(采购)计划或紧急物资需求采购计划上注明相关事项。4、物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在月度物资需求采购计划或紧急物资需求采购计划上将所需物资的估计单价和金额情况列明。5、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知招采部，双方协商积极配合处理好有关事宜。第九条 物资采购规定1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。2、物采部要严格遵守供货商评价制度，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。3、对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。4、若厂商报价的采购物资规格与物资采购审批表所列的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在物资采购审批表上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。5、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。第十条 采购物资验收入库、出规定：1、采购物资到厂后，必须经物资主管部门组织使用单位检验或验证合格后方可入库。2、对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。3、各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。4、各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由物采部办理出库手续。第十一条 采购物资付款规定下列情况财务部应拒绝支付采购款项：1、与采购合同或采购物资询议价报告表规定的付款方式或付款金额不一致的款项。2、物资主管部门和物资使用单位未在物资入库验收单上签字的款项。3物资入库验收单中列出的采购物资的数量、品种与采购合同或采购物资询议价报告表不符的款项。、物资所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资需求采购计划或紧急物资需求采购计划上注明相关事项。第十二条 售后服务对于采购物资，物采部在签定购买合同时，要明确服务约定。1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由物采部门负责联系。2、对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题，由物采部门在规定时间内协调解决。第十四条 本制度由公司物采部制定，制度的最终解释权归物采部。 物采部12零星用甲供物资采购管理流程需求部门物资需求填写申购单发 放物采部入 库记账汇总物资需求询价/比价采 购分管领导审 核审 核总经理批准批准财务部凭证报销请 购 借 款 单 年 月 日请购部门：申请人： NO:序号名称规格数量单位预计单价预计金额需求日期用途备注123456借款金额 （大写）十万万千百十元角分借款事由付款方式现金支票电汇承兑冲账负责人审批：物采部审核：本部门意见： 公司各部门物资需求统计表序号物资名称规格数量预计单价备注 公司物资需求汇总审批表序号部门物资名称规格数