物品采购及维修管理办法.doc

XXXX公司物品采购、调配及维修管理办法为规范公司物品的采购、调配、维修等工作流程，提高公司行政事务工作效率，更好地为公司各部门提供后勤保障和服务，确保公司各项工作的顺利进行，特制定本办法。一、物品采购管理（一）采购物品分为固定物品、低值物品和易耗物品。 1、固定物品是指单个价值在300元（含）以上，使用期在一年（含）以上的物品。 2、低值物品是指单个价值在300元以下，使用期在一年以上的物品。3、易耗物品是指使用期在一年以下的日常性消耗物品。（二）采购及送修责任范围划分 1、总务负责采购及送修范围：（1）宿舍生活电器及用品：如床、床上用品、冰箱、电视、洗衣机等。（2）办公家具：如文件柜、保险柜、办公桌椅等。（3）消防器具、维修器械工具及电工电料：如电灯、开关等。（4）交通工具及机械器具：如小轿车、电单车及其消耗的汽油、机油等。（5）其他：如垃圾袋、洗涤剂、纸巾、花卉植物、印章、电话机、电话线安装、相机等。 2、网络管理员负责采购及送修范围：（1）办公设备：包括电脑、传真机、复印机、打印机、鼠标、键盘、视频设备等。（2）公用消耗品：打印机墨盒、碳粉、硒鼓。（3）IT通信设备：路由器、交换机、UPS、网线等。 3、前台文员负责采购范围：（1）日常办公用品：如签字笔、复写纸、信封、电池、计算器等。（三）采购原则：1、“货比三家”原则：性价比优，保质保量。2、“谁采购谁负责”原则：采购的物资出现差异或不合格的，采购责任人应及时跟踪办理退换等手续。（四）采购审批权限及采购流程：1、采购审批权限：（1）一次性采购总值在500元以下（含），由申购部门负责人确认，交人事行政部负责人审批后进行采购。（2）一次性采购总值在500元以上1000元以下（含），或单个物品价值在400元（含）以上的，除执行上述审批外，还需经分管领导审批后方可采购。（3）一次性采购总值在1000元以上的，除执行上述2项审批外，呈报总经理审批后方可采购。（五）物品采购流程及相关要求：1、申请部门（人员）填写物品申购审批单，属办公用品类的，由前台文员根据库存于每月10日前制定当月物品申购审批单；各部门临时需增购办公用品的，填写物品申购审批单交前台文员根据现有库存核对。经部门领导签字确认后，交由人事行政部核实。2、人事行政部根据部门申请，核实是否采购或调配。如可调配的按调配流程操作，如不可调配的，根据审批权限报相关领导审批同意后购买。3、人事行政部根据申购物品范围分由归属采购责任人按紧急顺序进行询价、采购，并要求如下： A、原则上，属紧急采购凡可预见的，申购部门必须提前做好采购计划；B、属紧急采购的，应在1个工作日内联系采购或进行询价，并最迟于2个工作日内实施采购；属普通类的，应在3个工作日内采购到位；C、因特殊原因，如未能及时采购到位的，采购责任人应及时与申购部门（或申购人）沟通，以便重新确定采购到位时间；D、原则上，单项采购金额在1500元以上，或一次性累计采购金额超过2500元的，由承购部门指派1人或申购部门派员协同物品采购责任人完成采购工作；对非常规性物品的采购，必要时，承购部门有权要求申购部门指派人员协助完成采购。4、物品到货后，申购部门（物品使用责任人）应进行物品验收，并在物品申购审批单填写验收情况及签字确认。属于运输单位或供应商的原因造成物品有差异或有破损、损坏的，由采购责任人及时协调处理索赔或更换等事宜。5、物品验收合格后，采购责任人将已签字验收的物品申购审批单以及所采购的物品保修卡、使用说明书、程序安装盘等附属资料一并交人事行政部行政文员统一存根、保管，按月装订成册，并核算月采购总金额。6、日常采购完成后：A、属固定物品类的，由行政文员建立固定资产登记表台帐，凡单价在2000元以上的固定物品（即属固定资产）应进行编号，每一季度协同财务部做好固定物品盘点工作，查证物品盘盈、盘亏原因；B、属办公用品类的，由前台文员建立办公用品领用登记表台帐，确保账目相符。二、物品调配流程及相关说明（一）人事行政部核对部门提交的物品申购审批单，如有可调配的，由人事行政部填写物品调配登记表，由调出部门和调入部门签署意见后，上报分管领导审批。（二）因业务或工作需要，固定物品在部门与部门之间要求调配的，由调入部门填写物品调配登记表，交调出部门签署意见后，报人事行政部审核、分管领导审批方可进行调配。（三）原则上，调配办理应在5个工作日内完成。三、物品维修及报废管理（一）物品维护职责：1、固定物品由人事行政部统筹管理，各部门物品使用人负责各自物品的保管和维护。2、原则上，物品联系维修责任人为归属物品采购责任人。3、物品保管人离职或者调职前，应将其保管物品移交清楚。4、如有遗失或严重损坏的，按规定的物品折旧比率进行核算赔付。（二）维修审批权限：1、维修费用在200元以下（含）的，由申报部门负责人确认，交人事行政部审批后维修。2、维修费用总额在200元以上500元以下（含）的，除执行上述审批外，还需经分管领导审批。3、维修费用总额在500元以上的，除执行上述2项审批外，呈报总经理审批。（三）维修、报废流程及相关说明：1、由使用部门（个人）填写物品维修申请单，交人事行政部审核：A、属在保修期内的，由联系维修责任人联系厂家维修，原则上要求在2天内维修完毕；已过保修期的，则由联系维修责任人进行维修询价，提出维修方案和预算费用，按维修审批权限报相关领导审批。B、属紧急维修的，应在1个工作日内联系维修；普通类的最迟于2个工作日内实施维修。2、经维修厂家检测，固定物品因陈旧或者经济使用寿命终结而无使用价值的，由联系维修责任人填写物品报废单，报人事行政部审核，分管领导审批同意后报废。3、联系维修责任人填写物品报废处理结果，并将物品报废单统一交由行政文员存根，做好报废登记工作。（四）相关说明：1、因自然灾害、盗窃或其他原因而造成的固定物品遭受毁损或者遗失的，使用部门应立即通知人事行政部，由人事行政部报案或通知保险公司，并取得相关证明文件，办理固定物品遗失或报废申报手续，同时办理索赔手续（向保险公司报案的流程按相关规定办理），同时在固定物品登记表中注明“遗失或损毁”等字样。2、各部门及人员有责任爱护公用设备如复印机、复印纸、传真机等，并节约使用耗材。附件：1、物品采购及调配流程图2、物品维修及报废流程图3、物品申购审批单4、物品调配登记表5、物品维修申请单6、物品报废单7、固定物品登记表8、办公用品领用登记表9、部门办公物品差欠情况汇总表6附件一：XXXX公司物品采购及调配流程图属办公用品类的，由前台由前台文员根据库存于每月10日前制定当月物品申购审批单差异协调处理人事行政部填写物品调配登记表部门（或个人）填报物品申购单，部门负责人签字确认人事行政部负责人审核采购责任人根据申购配置要求询价按要求采购到位，申购部门（物品使用责任人）予以验收。可调配的人事行政部汇总、核实不可调配分管领导审批调入部门签署意见调出部门签署意见总经理审批属固定物品的，由行政文员建立固定物品登记表，属固定资产类的应进行编号。附件二：XXXX公司设备维修及报废流程图人事行政部负责人审核联系维修责任人联系厂家进行维修部门（或个人）填写物品维修申请单，部门负责人签字确认联系维修责任人联系维修厂家送修由联系维修责任人填写报废处理结果分管领导审核人事行政部汇总、核实联系维修责任人提出维修方案及预算费用已过保修期在保修期内维修完毕返回申请报废（由联系维修责任人填写物品报废单）总经理审批报 废物品报废单统一由行政文员存根，并做好登记工作。申报部门接收，联系维修责任人填写实际维修故障及费用。附件三： XXXX公司物品申购审批单申请部门申请人填报日期物品名称采购数量预算单价（元）属紧急的请用“！”标识采购责任人实际采购数量实际采购单价（元）实际采购总价（元）申请部门/使用人签收申购部门负责人人事行政部意见分管领导意见总经理审批验收情况验收人签字 制表：人事行政部13附件四： XXXX公司物品调配登记表调配物品名称规格型号数量调配时间调出部门确认调入部门确认人事行政部意见分管领导审批制表：人事行政部附件五：XXXX公司物品维修申请单部 门经办人申请日期物品名称规格型号数量主要故障属紧急的请用“！”标识预计维修金额（元）联系维修责任人确认是否在保修期内： 是 否 （保修期： ）人事行政部审核分管领导审批总经理审批人事行政部填写实际维修费用故障处理结果反馈： 经办人： 制表：人事行政部附件六：XXXX公司物 品 报 废 单物品归属部门联系维修责任人报废日期物品名称规格型号数量报废原因人事行政部审核分管领导审批总经理审批处理结果反馈 制表：人事行政部附件七：XXXX公司固定物品登记表序号部门物品名称数量使用保管人购买日期价格供应商联系电话固定资产编号 制表：人事行政部附件八：XXXX公司办公用品领用登记表办公用品名称： 现有数量增购数量购物经办人及时间员工离职退还数量退还人及时间领用数量领用人签名、领用时间结存数量备注制表：人事行政部附件九：XXXX公司部门办公物品差欠情况汇总表序号差欠物品名称数量统计备注1现有差欠2说明：1、原则上，每年统计汇总一次