探索HSE管理体系信息系统

探索探索 hsehse 管理体系信息系统管理体系信息系统 hse 管理体系是石油勘探开发行业广泛推行的先进的管理方法 中国石化在试点的基础上进行了全面推广应用 收到了较好的 效果 但是企业在建立和实施过程中还存在一些问题 主要体 现为 工作量大 原始信息收集 调用费时耗力 所建体系客 观性差 运行不稳定 操作不连续 信息不可靠 管理效益 效率低 信息资源不共享 兼容性差造成几个体系在企业内同 时存在 从而增加了管理工作的工作量和管理的复杂性 等等 解决这些问题有效的途径之一是建立信息化的 hse 管理体系 即 hse 信息系统 一 作用 1 hse 信息系统使员工从繁杂的工作中解脱出来 hse 管理体系的运作过程是一个有序地处理大量信息的过程 大量原始记录的处理 保存和调用也就成为管理人员重要的工 作内容之一 若以手工来处理这一过程 需要大量的人力和时 间 其任务的繁重是可想而知的 尤其是一年一度的监督审核 所带来的大量准备工作 一些企业不得不临时性地召集人员突 击整理 费时费力不算 形式上也使员工反感 如果实现了信 息化管理 问题就简便得多了 2 hse 信息系统是 hse 管理体系有效运行的客观保证 在传统的管理状态下 领导者的关注力 企业干部的工作能力 关键岗位人员的流动率 员工素质的差异程度 生产节奏的快 慢或是生产工艺的变化等都会使管理体系运行呈现不稳定状态 唯有信息化管理工具才能从客观上给体系的有效运行提供根本 保证 应用 hse 信息系统使体系的运行变成了人机对话的过程 在逻 辑上 这个过程不仅将体系转换为基于网络的微机系统管理模 式 而且它要求人服从机 这就从客观上减少了各种人为因素 对体系稳定性的干扰 微机以极理性的程序日复一日地采集 分析 处理体系信息 从而保证了体系运行的稳定性 3 hse 信息系统保障了 hse 管理体系运行的连续性和可靠性 在大多数企业中 各种管理体系的运行一般都处于领导或骨干 管理状态 一旦领导调换 骨干流失或者变迁 体系运行的连 续性将受到极大的冲击 严重时将中断运行 同时 在人工管 理条件下 体系运行各种数据 信息不仅不易储存 调用 分 析 而且一旦偶然变故 体系数据 信息就会瞬间失去 体系 运行的过程就会出现断档 建立 hse 信息系统不仅可以从根本 上消除体系对少数骨干人员的依赖 而且使管理体系运行过程 的连续性得到了根本的保证 另一方面 企业管理体系运行过程中经常出现文件不规范 数 据不准确 信息不可靠等质量问题 主要原因是企业内部缺乏 统一的话语标准 数据传输杂乱 信息采集主观随意 信息化 的 hse 系统采用过程模式 标准化的权限设置 从体系的基础 环节保证了体系信息的可靠性 4 hse 信息系统保证了 hse 管理体系运行主体执行标准的一致性 石油石化企业执行标准的差异很大 同一企业的不同部门 不 同员工对标准的理解也是参差不齐 加上现在的员工流动频繁 若不加强对新员工的培训 企业将无法控制员工执行标准的一 致性 hse 信息系统内设置了 hse 管理体系标准 系统的运行 过程全面体现 pdca 循环模式 应用信息系统的过程就是学习 管理标准的过程 而且是潜移默化不走样 部门之间 员工之 间执行标准的差异也就基本消失了 再者是管理规范化必然给企业带来效益 但是在不同的操作状 态下规范化管理体系所产生的效益是不一样的 只有在信息化 系统的操作状态下 规范化的管理才能发挥出极大的效益 这 就是说 只有在信息化环境下 我们才能真正获得 hse 管理体 系所带来的丰硕成果 5 hse 信息系统使 hse 管理体系运行的信息处于动态管理 资源 共享状态 在人工管理条件下 体系运行信息的存储或是纸张 或是电子 版 尽管电子版本易于保存 但两者都不是标准化版本 不仅 存储的秩序化程度低 而且调用的实时性差 难以保证快捷 准确 不丢失 有时会因一份资料的失踪而贻误了大事 信息 化系统下体系运行的信息以标准化形式存储 其存储 调用全 部是实时的动态管理 更重要的是 体系运行的现时信息不仅 处于动态传递之中 而且可以提升至智能化状态 能及时地提 示工作人员并发出预警 另一方面 信息化的 hse 管理体系企业最大的收益之一是体系 信息资源的共享 手工条件下的信息共享几乎是一件奢侈的事 不仅费时 而且工作量大 信息流失率高 hse 信息系统提供 了一种提升企业规范化管理水平的信息共享模式 不仅实现了 企业级的实时共享 而且所有操作人员进入享用信息状态都必 须履行权限设置规则 避免了一些重要信息的泄密 6 hse 信息系统为深度利用资源 兼容多标管理体系提供了基础 平台 人工管理最大的缺陷是信息资源利用及开发程度低 管理规范 化的价值未能得到充分的挖掘 信息化系统设置应用统计技术 等先进的分析工具处理管理体系中的各种数据和信息 为企业 管理者发现问题 解决问题提供了科学的依据 而且节省了大 量人力 时间 极大地提高了管理体系信息资源的利用 开发 效率 加入 wto 后 企业国际管理体系的发展正趋向于多标 iso9000 qs9000 iso14000 ohsms18000 等 一体化 多 标一体化管理体系的重要特点是信息量大 大大增加了管理者 的工作量和作业的复杂性 在建立 hse 信息化系统时可以充分 考虑多标综合体系的结构 在功能上预置满足多标综合体系的 操作要求 特别是在内容上在全面涵盖 hse 标准的同时 可以 预留多标平台 企业在贯标时可以直接添加贯彻的标准要素 完善多标一体化管理体系 这样不但可以避免增加认证的工作 量和减小内外部审核的复杂性 又利于企业文件 资料的简化 其实目前已有许多企业实现了多标一体化管理工作 只是还没 有全面整合在一起 二 运行模式 中国石化集团公司 hse 管理体系是以 pdca 模型为基础 按十 大要素的要求 分为四个阶段进行的模式 其中 计划阶段包 括 领导承诺 方针目标和责任 组织机构 职责 资源和文 件控制 风险评价和隐患治理 实施阶段包括 承包商和供应 商管理 装置 设施 设计和建设 运行和维修 变更管理和 应急管理 检查阶段包括 检查和监督 事故处理和预防 改 进阶段包括 审核 评审和持续改进 hse 信息化系统也以 pdca 循环为基础 按十大要素 四个板块的模式建立控制系统 每个要素所包括的不同内容下建立子控制系统 如 第三个要 素承包商和供应商管理建立一个主控制系统 之下可以分别建 立承包商和供应商管理两个子控制系统 每个控制系统或子控 制系统都设置标准及其要求 通常采用的方式 方法和存在的 问题等 以 pdca 循环为基础规定什么时间 什么地点 什么 人 利用什么资源 做什么事 并设置预警 一旦某个步骤到 时间而没有执行时则自动提醒 这里以第十个要素中管理评审为例说明控制系统的建立及其功 能 在审核 评审和持续改进控制系统之下建立管理评审子控 制系统 第一步录入标准的内容和要求 第二步确定所采用的 方式 方法和存在的问题 第三步确定管理评审的步骤 第四 步功能设置 评审准备 控制系统按 pdca 的过程模式从制 定管理评审计划开始 对各职能部门和管理层次提出评审准备 要求 包括需提交的材料及材料形式 完成时间 完成情况的 确认等 同时在网络环境下实现计划的审核 批准和发放 多渠道汇集评审输入及充分性控制 不同的职能部门根据计划 要求 将相关的评审输入信息通过网络传送到统一的数据库中 实现评审输入信息的集中控制 为了保证评审输入信息的充分 性 将所有的评审输入信息分配给不同的评审者进行评审 并 自动控制 只有所有的评审者都评审通过才能进入下一个过程 评审发现的自动处置 根据评审结果和对结果的分析 将评 审发现的不合格项自动发送到不合格控制系统进行处置 保证 评审输出的有效性 评审报告的模块预置 预置评审报告的 标准模块 允许用户调用和修改 快速完成评审报告的创建 评审状态的自动识别和控制 系统自动跟踪评审的状态 并 自动识别和控制历史记录的操作权限 同时根据当前状态控制 后续的操作权限 保证评审过程的准确和记录的完整 多条 件的过滤查询和记录定位 启动查询器输入查询条件 系统自 动从数据库中过滤出符合当前条件的记录 数据用户输入查询 条件的精确程度 可以实现模糊查询多条记录和精确定位的单 条记录 带报警提醒的邮件系统 系统提供用于信息传递的 内置邮件系统 既可以在该系统中运行 也可独立运行 系统 自动识别收件人的地址 可以实现邮件的 批发 另外邮件系 统中提供报警和邮件已读标识功能 当用户启动主控制系统时 可在桌面上自动弹出邮件提示窗口 使用户快捷地读取邮件 其他权限预置 三 建立 石油石化施工企业要建立 hse 信息化系统 需要做的工作很多 也很麻烦 但必须抓住以下几点 1 需求调研 确定循序渐进的目标 企业内部要指定项目负责人 成立项目实施小组 一般包括项 目负责人 hse 管理负责人 系统管理员 软件工程师等 由 项目小组依据 hse 标准要素所覆盖的范围对企业的组织机构 员工情况 施工流程 产品工艺 生产情况等进行全面 充分 的调研 识别每一个环节的危险因素 并对这些危险因素进行 风险评价 通过评审认可最终确定企业对 hse 体系的详细需求 和相应的技术资料 2 设计正确可行的实施方案 hse 信息化系统要安装简便 人机界面友好 实用性强 操作 使用应符合企业生产需要或产品工艺要求 真正做到及时发现 隐患 预防事故发生 为 hse 管理起到良好的作用 软件工程 师根据企业生产需要或产品工艺要求 依据调研报告制定详细 的实施方案 主要包括 需求分析 系统规划 技术方案 实 施计划 系统维护等 并提交企业和相关人员评审 确定实施 方案 3 对系统软件提出明确的要求 由于石油石化企业工作 生产环境的多样性和复杂性 好的 hse 信息系统应当能够给用户提供可以构造适合于本企业生产 环境的 hse 平台系统 当用户的经验与系统解决方案不一致时 hse 系统推理和决策应方便地被用户修改 4 系统的安装和试运行 设计完成的 hse 信息化控制系统要进行现场安装和调试运行 通过一段时间的试运行 对运行中可能存在的问题及时做出修 改 确保系统运行达到相关技术要求后再移交企业使用 至此 一套信息化的 hse 管理系统便算完成了 四 体会与建议 1 建立信息化的 hse 管理体系之初 可能比建立一般的 hse 管理体系所花的人力物力要多 但