组织结构与业务流程分析

系统分析,第一节 系统分析概述,本章内容：,第二节 现行系统的详细调查,第三节 组织结构与业务流程分析,第九节 系统分析报告,第四节 数据与数据流程分析,第五节 功能/数据分析,第六节 数据存储分析,第七节 系统化分析总结,第八节 新系统模型设计,第一节 系统分析概述,1系统分析的任务 在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计。2逻辑设计和逻辑模型 系统分析阶段又叫做新系统逻辑设计阶段。所谓逻辑设计是建立新系统的逻辑模型，在逻辑上规定新系统的功能而不涉及具体的物理实现，也就是要解决“系统干些什么”，而不是“系统如何去干”。,二、系统分析的工作步骤 1.现行系统的详细调查 集中时间和人力，通过各种途径做全面、充分和详细的调查研究，弄清现行系统的边界，组织机构，人员分工，业务流程，各种计划、单据和报表的格式、种类以及处理过程等，弄清企业资源及约束情况，为系统开发做好原始资料的准备工作。2.功能、数据与流程分析 根据详细调查的资料，对现行系统进行研究和分析，找出现行系统的薄弱环节，进行数据整理，为提出新系统逻辑模型做准备。3.建立新系统逻辑模型 在系统功能和数据分析的基础上提出最佳的逻辑模型。逻辑模型由一组图表工具进行描述和表达，方便用户通过逻辑模型了解未来目标系统，并与分析人员进行讨论和改进。4.提出系统分析报告 系统分析报告是系统分析阶段的主要成果。系统分析报告既是用户与开发人员达成的书面协议或合同，也是管理信息系统生命周期中的重要文档。,系统分析特点,采用画图方法易于理解,图形工具是系统分析员与用户，系统设计员之间的桥梁 自顶向下原则，对一个复杂系统由粗到细,由表及里的分析,符合人们认识规律，能很快理解现行系统并提出新的逻辑结构。 把逻辑设计和物理设计分开，本阶段主要进行逻辑设计，确保设计基础是正确的，进而才能保证物理设计是正确的。,第二节 现行系统的详细调查,一、详细调查的目的 新系统产生的基础是现行系统，它可能是人工的，或是计算机化的，或是部分计算机化的。现行系统是一个已经在实际运行中受考验的、可行的系统，其工作流程、信息需求将成为新系统开发的依据；现行系统存在的缺点和不足正是新系统予以改进、变革和提高的依据，因此对现行系统了解的程度直接影响新系统逻辑方案的质量。 详细调查就是研究目前的业务系统，弄清用户对新系统的功能及信息要求。详细调查是在初步调查的基础上进行的深入、细致、详尽的调查。它涉及企业内部各部门业务信息处理工作的功能及各功能之间信息流动的关系，其目的是为了设计出新系统的功能和逻辑模型。二、详细调查的原则 1自顶向下全面展开 系统调查工作应该严格按照自顶向下的系统化观点全面展开。首先根据管理的层次，先从高层管理入手，了解其需求；然后再调查下一管理层为高层管理提供的支持，直至摸清组织的全部管理工作。这样做的好处是使调查者既不会被组织内部庞大的管理机构搞得不知所措，无从下手，又不会因调查工作量太大而顾此失彼。,3工程化的工作方式 对于任何一个组织来说，其内部的机构和工作都是复杂而且庞大的，这就给调查工作带来了一定的困难。对于一个大型系统的调查一般都是由多个系统分析人员共同完成的，按工程化的方法组织调查工作可以避免一些可能出现的问题。4全面调查与重点调查相结合 如果要开发整个组织的MIS，应开展全面的调查工作。如果近期内只需要开发某一局部的信息系统，就应该坚持全面调查和重点调查相结合的方法，即在自顶向下全面展开的同时，侧重于与要开发的子系统相关的部分。5主动沟通、亲和友善的工作方式 系统调查涉及组织内部管理工作的各个方面，涉及不同类型的人，所以调查人员应主动与被调查者在业务上沟通，应当具有虚心、热心、耐心和细心的态度，创造出一种积极、主动、友善的工作环境和人际关系，这是调查工作顺利开展的基础。同时，在调查过程中，调查人员要善于引导、不断启发，尤其在考虑计算机处理的特殊性而进行的专门调查中，更需要按用户能够理解的方式提出问题，打开用户的思路。,三、详细调查的内容 1.组织机构调查 企业的组织机构是根据企业目标设置并组织起来的，搞清业务内部的部门划分及各部门的职能范围，可以帮助系统分析人员认识未来的新系统所处的环境，为进一步调查指明路线和方向。组织机构的调查就是调查现行系统的组织机构设置、行政隶属关系、岗位职责、业务范围和配备情况等。 2业务功能调查 功能指业务具有的作用和效能，业务功能分配到组织或组织的某个部门或某个岗位时，形成了职能范围或岗位职责。业务功能相对于组织结构是独立的。把业务功能抽象出来，按功能设计系统和子系统使信息系统具有较强的生命力和良好的柔性。 3工作目标和发展战略调查 初步调查中，我们已经了解了企业的总目标和发展战略，企业各部门围绕总目标都有自己的子目标和发展战略。详细调查阶段的任务是搞清部门工作目标及战略。实际工作中，虽然每个业务人员都有一个工作目的，但往往要靠系统分析员帮助其归纳、汇总。,5数据与数据流程调查 在业务流程的基础上舍去物质要素，对收集的数据及统计和处理数据的过程进行分析和整理，绘制原系统的数据流程图，编制数据字典。6处理逻辑调查 数据与数据流程的调查结果只强调了流程，而没有对每个信息处理的细节进行说明，所以还需要对每个处理的逻辑做详细的调研。7.查询和决策要求调查 企业的各管理层的人员根据自己的需要常常要查询一些信息，这些查询有的经常发生，有的偶然发生。详细调查时，必须向各层次的人员了解查询要求，以便有针对性地组织数据库和数据仓库。 除了查询以外，企业的各管理层都需要作决策，特别是对于组织的高层决策者，用信息系统辅助它们的决策，是信息系统开发的主要目标。详细调查阶段，要认真听取中高层决策人员的要求，如决策的内容、信息需求、决策模型等等。8其它内容 详细调查还包括可用资源和限制条件的调查、现存问题和改进意见的调查、系统环境的调查等等。,四、详细调查的方法 1.查阅资料 就是将各部门科室和车间日常业务中所用的计划、原始凭据、单据和报表等的格式或样本收集起来，以便进行分类研究。2.召开调查会 这是一种集中征询意见的方法，适合于对系统的定性调查。调查会可按两种组织方式进行：一是按职能部门召开座谈会，了解各个部门业务范围、工作内容、业务特点以及对新系统的想法和建议；二是召集各类人员联合座谈，着重听取使用单位介绍目前作业方式存在的问题，对新系统解决问题的要求等。调查会要求吸收生产指挥人员和技术骨干参加。3.访问 访问是一种个别征询意见的办法，是收集信息的主要渠道之一。通过调查人员与被访问者的自由交谈，充分听取各方面的要求和希望，获得较为详细的定性信息。访问时应从信息的来源、去向、组织及处理等方面提出问题。访问在了解潜在的问题时非常有效，这是和各类人员交流思想及听取对系统建设意见的好方法，还是获得高层管理者的意见及建立相互信任的最好形式。,4.问卷调查 根据系统特点设计调查表，用调查表向有关单位和个人征求意见和收集数据，该方法适用于比较复杂的系统，用来调查系统普遍性的问题，可以获得对组织基本情况的认识。调查人员在编制调查表时，应当充分考虑各种情况，精心设计问题，使得调查结果既能反映本企业的特点又能全面反映业务内容。5.参加业务实践 如果条件允许，亲自参加业务实践是了解现行系统的最好方法，能够有效地了解主要业务流程的具体细节。通过实践，同时还加深了开发人员和用户的思想交流和友谊，这将有利于下一步工作的开展。6.电子问卷 采用电子邮件或者网页调查方法，可以以较低的边际成本获得大范围的调查结果。如果企业已经建有内部网络平台，这种方法可以方便快捷地获得相应的需求。7.电话和电视会议 如果有条件还可以利用打电话和召开电视会议进行调查，但只能作为补充手段，因为许多资料需要亲自收集和整理。,第三节 组织结构与业务流程分析,一、组织结构分析 对一个组织作调查研究，首先接触到的具体情况就是系统的组织机构状况，也就是现行系统的组织机构设置情况和它们之间的隶属关系。现行系统中的信息流动是以组织结构为基础的。因为各部门之间存在着各种信息和物质的交换关系。只有理顺了各种组织关系，才能使系统分析工作找到头绪，才能使我们按照系统工程的方法自顶向下地进行分析。 通常用组织结构图来描述现行系统组织机构的层次和隶属关系。组织结构图是一种树状结构图，用矩形框表示组织机构，用直线表示领导关系。分析人员根据组织结构图，判断各部门的职能是否明确，是否真正发挥作用。根据同类型企业的国际、国内先进管理经验，对组织机构设置的合理性进行分析，找出存在的问题，并根据计算机管理的要求，为决策者提供调整机构设置的参考意见。,某高校出版社的组织结构图,二、组织/功能关系分析 组织结构图反映组织内部各部门之间的隶属关系，但是却不能反映组织内部各部门之间的联系程度、各部门的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等。为了弥补这方面的不足，通常增设组织功能关系图来反映组织各部分在承担业务功能时的关系，这将有助于后续的业务流程分析和数据流程的分析。组织功能关系图中的横向表示各组织的名称，纵向表示业务功能的名称，中间栏填写组织在执行业务功能过程中的作用，如下图所示。,三、业务功能分析 功能指完成某项业务工作的能力。系统都有一个总的目标，为了达到这个目标，必须要完成各子系统的功能，而各子系统功能的完成，又依赖于下面各项更具体功能的执行。系统业务功能调查的任务，就是要了解或确定系统的目标与系统功能的结构和关系。 功能要依靠组织机构来具体实现。因此，在理想情况下，功能和组织应该是一致的。但是由于客观情况的复杂性，在现行系统中，功能结构和组织机构并不能一一对应，这就要求我们在进行调查时要认真分析，加以划分。 以组织结构图为背景分析清楚各部门的功能后，分层次将其归纳、整理，即形成以系统目标为核心的整个系统的功能结构图。现行系统的许多处理功能由手工完成，手工处理慢，处理功能分得较细，环节多，甚至由于某些历史原因造成一些不合理的处理设置。因此，在归纳整理过程中，就要把不合理的流程取消，把功能相似或工作顺序相近的处理功能尽量合并，还要弄清楚分析归纳后的功能是否达到新系统目标以及应设置的功能是否已经具备等。经分析后的系统功能结构一般是多层次的树型结构，一般最后一级功能是不可再分割的。,某企业生产系统的功能结构图,四、业务流程分析 1业务流程分析的内容（1）原有流程的分析：分析原有的业务流程的各个处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除或合并；哪些过程不尽合理，可以改进或优化。（2）业务流程的优化：原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化。（3）确定新的业务流程：画出新系统的业务流程图。（4）新系统的人机界面：新的业务流程中人与机器的分工，即哪些工作可由计算机自动完成，哪些必须有人的参与。 2业务流程图 业务流程图（Transaction Flow Diagram，TFD）就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。业务流程图基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制，它反映了现行系统各机构的业务处理过程和它们之间的业务分工与联系，以及连接各机构的物流、信息流的传递和流通关系，体现现行系统的界限、环境、输入、输出、处理和数据存储等内容。业务流程图的符号简单明了，因此非常易于阅读和理解。,计划处,银行,技改处,各部门各单位,局领导,上级领导,投资总规划,更新改造贷款规模,开会讨论,报表,审批,综合平衡（讨论）,批准,下达各单位各部门,正式计划,计划,各单位上报表,计划处,各部门各单位,技改处,银行,各部门各单位,存档,表格分配图,3业务流程图的特点（1）图的形式是按业务部门划分的横式图；（2）图描述的主体是票据、帐单；（3）单据、帐单的流动路线与实际业务处理过程一一对应。4业务流程图的作用（1）业务流程图是进一步分析的依据；（2）它是系统分析员、管理人员、业务操作人员相互交流思想的工具；（3）系统分析员可直接在业务流程图上拟出计算机处理的部分；（4）利用业务流程图可分析业务流程的合理性。,第四节 数据与数据流程分析,一、数据收集 系统数据流程分析的基础是数据的收集，其原则是一切从实际出发。数据收集和数据分析工作没有明显的界限，数据收集常伴以分析，而数据分析又常需要补充收集数据。1数据来源在调查中收集的数据包括：(1)各部门的正式文件：如各种卡片、报表、各种会议记录；(2)现行系统的说明性文件：如各种流程图、程序、数据库系统的数据组织结构等；(3)组织外的数据来源：如上级下达的各种文件和各项任务指标、外单位的经验材料、计算机公司的说明书等。,2数据分类 根据数据的性质，可以将数据分为以下三类：（1）输入类数据 即原始数据或基础数据，它是新系统运行后各子系统需要用到的或网络传递的内容。对输入类数据，我们要了解数据名称、使用目的、搜集方式、发生周期、信息量、编码方式、保存期、相关业务、使用文字等内容。（2）过程类数据 主要指系统在处理过程中产生的数据，如各种台帐、帐单和记录文件等，即新系统要存储的、相互连接、调用和传递的主要内容。（3）输出类数据 主要指管理者想要得到的数据，如系统运行产生的各类报表、统计分析结果与决策方案等，即新系统运行输出和网络传递的主要内容。对输出类数据，在调查中要了解其名称、使用单位、使用目的、发行份数、发送方法、使用文字、输出时间、输出方式等内容。 对各类数据，我们还要了解其存储方式和处理要求等。数据分类不仅有助于数据分析，还对以后的输入/输出和用户界面设计起指导作用。,二、数据的汇总分析1数据汇总 数据汇总是一项较为繁杂的工作，通常按以下步骤进行：（1）数据分类编码：将收集到的数据资料按业务过程进行分类编码，按处理过程的顺序排列。（2）数据完整性分析：按业务过程自顶向下对数据项进行整理，直到记录数据的原始单据或凭证，以确保数据的完整性和正确性。（3）分类整理原始数据和最终数据：原始数据是新系统确定关系数据库基本表的主要内容，而最终输出则是反映管理业务所需要的主要指标。这两类数据对于后续工作非常重要，因此需要单列出来。,2数据分析的方式（1）围绕系统目标进行分析 围绕系统的目标，分析已收集到的信息能否提供足够的支持。从业务处理角度来看，为了满足正常的信息处理业务，需要哪些信息，哪些信息是冗余的，哪些信息暂缺，有待于进一步收集。从管理角度来看。为了满足科学管理的需要，应该分析这些信息的精度如何，能否满足管理的需要；信息的及时性如何，可行的处理区间如何，能否满足对生产过程及时进行处理的需求；对于一些定量化的分析（如预测、控制等）能否提供信息支持等等。（2）弄清信息源周围的环境 分清这些信息是从现有组织结构中哪个部门来的；目前用途如何；受周围哪些环境影响较大，如有的信息受具体统计人员的计算方法影响较大，有的信息受检测手段的影响较大，有的受外界条件影响起伏变化较大；它的上一级信息结构是什么，下一级的信息结构是什么等等。（3）围绕现行业务流程进行分析 分析现有报表的数据是否全面，是否满足管理的需要，是否正确反映业务物流。分析现有的业务流程有哪些弊病，需要做什么改进；做出这些改进以后对信息与信息流应该做出什么样的相应改进，对信息的收集、加工、处理有哪些新要求。,3数据静态特征分析 数据特征分析是为下一步的设计工作做准备，特征分析包括静态特征分析和动态特征分析。静态特征分析主要有以下几方面的内容：（1）数据的类型以及长度：确定数据类型、是定长的还是变长的、长度以及其他特殊要求（如精度、正负号）等等。（2）合理的取值范围：这是输入、校对和审核所必须的。（3）数据所属业务（4）数据流量：单位时间内的业务量（包括平均数量、最低的可能值、最高的可能值）、使用频率、存储量、保留时间等。（5）数据重要程度和保密程度。,4数据动态特征分析 数据动态特征分析的目的是要确定数据所属的数据文件的类别。数据的属性按动态特性可以分为以下三类：（1）固定值属性 其值基本上固定不变的数据，称做固定值属性数据，或称固定半固定数据。例如，成本系统中的定额材料消耗量、工资系统中的职工姓名和基本工资等。（2）固定个体变动属性 这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的。例如，在工资系统中，电费扣款一项，扣款人员变动不大，但每人所扣电费则每月都在变化。（3）随机变动属性 这类数据项，其个体是随机出现的，其值也是变动的。例如工资系统中的病事假扣款。,三、数据流程分析,全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。,2 数据流程图的特征,（1） 抽象性,（2） 概括性,3、数据流程图的基本符号,外部实体(External Entity),处理过程(Process),数据存储(Data Store),数据流(Data Flow),4、数据流程图的画法,按业务流程图理出的业务流程顺序，将相应调查过程中所掌握的数据处理过程，绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘图，一边核对相应的数据和报表、模型等。如果有问题，则定会在这个绘图和整理过程中暴露出来。,由于实际数据处理过程常常比较繁杂，故应该按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。黑 灰 半透明 透明,示例,P1,销售处理,第1层,第2层,P1.1,判定定货处理方式,P1.2,开发货票,P1.3,开付款通知单,发货票,发货票,付款通知单,P1,5绘制分层数据流程图时的注意事项（）合理编号 分层数据流程图的顶层称为0层，它是第1层的父图，而第1层既是0层图的子图，又是第2层图的父图，依此类推。由于父图中有的处理可能不再分解，因此父图拥有的子图数少于或等于父图中的处理个数。 为了便于管理，应按下列规则为数据流程图中的处理编号： 子图的编号就是父图中相应处理的编号。 子图中处理的编号由子图号、小数点、局部号连接而成，即处理号=子图号.局部号。 因为一层图只有一张，为简单起见，约定第一层图的图号为0，图内处理编号分别为1、2、3、.。按上述规则，图的编号既能反映出它所属的层次以及它的父图编号的信息，还能反映子处理的信息。 数据流和数据存储也需要进行编号，以便于编写、分析和维护，其编号方法原则上与处理的编号方法相同。为避免混淆，可在编号的第一位数字前冠以不同的字符以示区别。如D表示数据流，F表示数据存储，P表示处理，S表示外部实体。,（2）父子图的平衡 图与父图的数据流必须平衡，这是分层数据流程图的重要性质。这里的平衡指的是子图的输入、输出数据流必须与父图中对应处理的输入、输出数据流相同。但下列两种情况是允许的，一是子图的输入/输出数据流比父图中相应处理的输入/输出数据流表达得更细，在实际中，检查该类情况的平衡，需借助于数据词典进行；二是考虑平衡时，可以忽略枝节性的数据流。,父子图的平衡,（3）局部文件 下面父子图是平衡的，但子图中的文件W并没有在父图中出现。这是由于对文件W的读、写完全局限在处理3.3之内，在父图中各个处理之间的界面上不出现，该文件是子图的局部文件或为临时文件。,（4）分解的程度 对于规模较大的系统的分层数据流程图，如果一下子把处理直接分解成基本处理单元，一张图上画出过多的处理将使人难以理解，也增加了分解的复杂度。然而，如果每次分解产生的子处理太少，会使分解层次过多而增加画图的工作量，阅读也不方便。经验表明，一般说来一个处理每次分解量最多不要超过七个为宜。同时，分解时应遵循以下原则： 分解应自然，概念上要合理、清晰。 上层可分解得快些，这是因为上层是综合性描述，对可读性的影响小；而下层应分解得慢些。 在不影响可读性的前提下，应适当地多分解成几部分，以减少分解层数。 对于一个大型系统来说，由于在系统分析初期对问题理解的深度不够，在数据流程图上也不可避免地会存在某些缺陷或错误。因此画好的数据流程图还需要进行修改，才能得到完善的数据流程图。一般应从正确性和可读性两方面对数据流程图进行改进。,6 数据流程图的作用,（1） 系统分析员用这种工具自项向下分析系统信息流程；（2） 可在图上画出计算机处理的部分；（3） 根据逻辑存贮，进一步作数据分析，可向数据库设计过度；（4） 根据数据流向，定出存取方式；（5） 对应一个处理过程，可用相应的程序语言来表达处理方法，向程序设计过渡。,数据流程图描述了系统的分解，即描述了系统由哪几个部分组成、各个部分之间的联系等等，但是还没有说明系统中各个成分的含义。,数据存储“定货单存档”包括哪些内容？,处理“判定定货处理方式”是如何处理的呢？,数据字典的含义,数据字典的内容,对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义,四、数据字典,（一）数据项的定义,数据项又称为数据元素，是最小的数据组成单位，是不可再分的数据单位。,如：学号、姓名等,具体包括：,（1） 数据项的名称、编号、别名和简述；（2） 数据项的长度；（3） 数据项的取值范围；,（二）数据结构的定义,数据结构的描述重点是数据之间的组合关系，既说明这个数据结构包括哪些成分。,数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：,（1） 数据结构的名称和编号；（2） 简述；（3） 数据结构的组成。,（三）数据流的定义,数据流由一个或一组固定的数据项组成。,（四）处理逻辑的定义,仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。,（五）数据存储的定义,数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。,（六）外部实体的定义,外部实体是数据的来源和去向。因此在外部实体中的条目主要说明外部实体产生的数据和输入的数据以及外部实体的数量。,五、处理逻辑的描述工具 1结构化语言 自然语言的优点是容易理解，但是它不精确，可能有多意性。程序设计语言的优点是严格精确，但它的语法规定太死板，使用不方便。结构化语言（Structured Language）则是介于自然语言和程序设计语言之间的一种语言，它是带有一定结构的自然语言。 在用结构化语言描述问题时只允许使用三种基本逻辑结构：顺序结构、选择结构和循环结构。配合这三种结构所使用的词汇主要有三类：陈述句中的动词；在数据字典中定义的名词；某些逻辑表达式中的保留字、运算符、关系符等。 为了减少复杂性，便于人们理解，应用结构化语言时需要注意以下几点： （1）避免结构复杂的长句； （2）所用名词必须在数据字典中有定义； （3）不要用意义相同的多种动词，用词名应始终统一。例如，“修正”、“修改”、“更改”含义相同，一旦确定使用其中一个以后，就不要再用其余两个； （4）为提高可读性，书写时可采用右缩格的形式； （5）嵌套使用各种结构时，应避免嵌套层次过多而影响可读性。,2判定树 判定树（Decision Tree）是用来表示逻辑判断问题的一种图形工具。它用“树”来表达不同条件下的不同处理，比较直观，容易理解；但当条件分支过多时，不容易清楚地表达出整个判别过程。判定树的左侧（称为树根）为处理名，中间是各种条件，所有的行动都列于最右侧。,订货处理优惠待遇,年交易额5万以上,年交易额5万或以下,无欠款,有欠款,交易20年以上,交易20年以下,15%,10%,5%,0%,3. 判断表,在基本加工中，如果判断树的条件较多，各个条件又相互结合，相应的决策方案比较多，在这种情况下用决策树表示，树的结构比较复杂，图中各项注释也比较繁琐。,条件语句,行动语句,条件项,行动项,判断表,Y,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,Y,N,判断表的简化（1）,Y,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,Y,N,判断表的简化（2）,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,判断表的简化（3）,Y,Y,Y,N,Y,N,N,Y,Y,N,Y,第五节 功能/数据分析,功能/数据分析是在实际系统的业务流程、管理功能、数据流程以及数据分析的基础上进行系统化的分析，以便整体地考虑新系统的功能子系统和数据资源的合理分布；检查出工作中的疏漏、原系统的缺点和不足，确定未来新系统的改革方案。功能/数据分析可以通过U/C矩阵的建立和分析来实现。一、U/C矩阵的正确性检验 建立U/C矩阵后一定要根据数据守恒原则进行正确性检验，以确保系统功能数据类划分和所建U/C矩阵的正确性。一般来讲U/C矩阵的正确性检验可以从下面三个方面进行：（1）完备性检验（Completeness） 具体的数据类必须有一个产生者（即“C”）和至少一个使用者（即“U”），企业过程则必须有产生或使用的发生（“U”或“C”元素的出现）。 该检验能够使我们及时发现U/C矩阵中的功能或数据项的划分是否合理，U、C元素有无填错、漏填等。若出现上述情况，则U/C矩阵的建立是不完备的。,（2）一致性检验（Uniformity） 对具体的数据类必须有且仅有一个产生者。如果有多个产生者，则产生了不一致的现象。不一致现象产生的原因可能是： 没有产生者：漏填了“C”元素或是企业过程、数据类的划分不当； 多个产生者：错填了“C”元素或是企业过程、数据类的划分不独立、不一致。（3）无冗余性检验 表中不允许有空行空列出现。如果出现空行空列则原因可能是： 漏填了“C”元素或“U”元素； 企业过程或数据类划分是冗余的。,二、系统数据资源的分布一般说来，U/C矩阵的主要功能有：（1）通过对U/C矩阵的正确性检验，及时发现前段分析和调查工作的疏漏和错误；（2）通过对U/C矩阵的正确性检验，分析数据的正确性和完整性；（3）通过对U/C矩阵的求解，可以划分子系统；（4）通过子系统之间的联系（“U”）可以确定子系统之间的共享数据。,第六节 数据存储分析,数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作。数据库设计的过程主要有用户需求分析、概念结构设计、逻辑结构设计和物理结构设计四个步骤。当数据库设计被应用到管理信息系统开发中时，这四步工作已与系统开发的阶段融为一体。数据存储分析首先是分析用户的需求，然后通过综合抽象，用适当的工具进行描述。因为这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。,用户需求分析,概念结构设计,逻辑结构设计,物理结构设计,系统分析 （详细调查）,系统分析（逻辑模型设计）,系统设计,系统设计,系统开发阶段,数据库设计步骤,数据库设计过程与系统开发阶段的对照,第七节 系统化分析总结,可行性分析,管理业务调查,数据流程调查,组织结构调查,管理功能调查,业务流程调查,数据流程图,数据字典,处理逻辑的表达,我们所得到的业务流程、数据流程是否存在不足之处呢？,通过对原有系统的调查和分析，找出原系统业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，给出新系统所要采用的信息处理方案。,有必要,一、分析系统目标,根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对项目的可行性和必要性进行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。,二、分析业务流程,分析原有系统中存在的问题以对现有业务流程进行重组，产生新的更为合理的业务流程。,业务流程分析过程包括以下内容：,1 原有流程的分析,2 业务流程的优化,3 确定新的业务流程,4 新系统的人机界面,三、分析数据流程,与业务流程的改进和优化相对应，数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。数据流程分析的内容包括：,1 原有数据流程的分析,2 数据流程的优化,3 确定新的数据流程,4 新系统的人机界面,四、功能分析与子系统划分,为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能。功能就是做某项工作的能力。,目标,A功能,B功能,G功能,B1功能,B2功能,B3功能,使用U/C矩阵在系统规划阶段进行,学院综合管理,教学教务管理,党务管理,后勤管理,教师管理,学生党务管理,教师党务管理,团组织管理,五、数据属性分析,数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征。一个事物的特征可能表现在各个方面，需要用多个属性的名和其相应的值来描述。,1 数据的静态特性分析,2 数据的动态特性分析,（1） 固定值属性。,（2） 固定个体变动属性。,（3） 随机变动属性。,固定值属性,固定个体变动属性,随机变动属性,六、数据存储分析,首先是分析用户要求，也就是调查清楚用户希望从MIS中得到哪些有用信息，然后通过综合抽象，用适当的工具（如ER图等）进行描述。,七、数据查询分析,通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单或给出查询方式示意图。,八、数据的输入输出分析,分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。,对各种输出报表（包括手工填写的）的目的和使用范围进行分析，弄清哪些报表是多余的，或者是不符合实际要求的，系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等。,九、新的数据流程图的绘制,新系统的数据流程图是在以上分析过程中逐步完善的。 完善数据字典，并用工具描述比较复杂的处理逻辑。,十、数据处理方式的确定,数据处理的方式可分为两类：,1、成批处理方式 按一定时间间隔（小时、日、月）把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。,2、联机实时处理方式 面向处理，数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即时作出回答，将处理结果直接传给用户。,第八节 新系统逻辑模型设计,新系统的逻辑方案主要包括：新系统业务处理流程、数据处理流程、新系统的总体功能和子系统的划分、各个具体的业务处理过程、以及根据实际情况应建立的管理