关于公文格式的常见错误

关于公文格式的常见错误关于公文格式的常见错误 作为文秘的你 是不是偶尔会范点小错误呢 下面小编将为 你收集整理一些常见错误 希望对大家有所帮助 关于公文格式的错误关于公文格式的错误 一涉密公文不标份号或标注不当 份号是公文印制份数的顺序号 编号的目的是为了准确掌 握公文的印制份数以及分发范围 对象 当文件需要收回保管 或者销毁的时候 可以对照份号掌握是否有遗漏和丢失 发文 机关可以根据份号掌握公文的去向 当前存在问题 一是涉密公文不标注份号 以前行政机关公文秘密级可以 不标 按新国家标准要求都必须标注 为了发放方便 也可对 不带密级的公文编制份号 二是份号标注不正确 新标准要求一般用六位 3 号阿拉伯 数字 编虚位补齐 比如 000369 但有的机关仍不按规定位 数标注 另外 在党内法规和规范性文件备案过程中 有的机 关将涉密文件下发时编号 报备时却不予编号 这也是不符合 规定的 二发文机关标志使用不当 发文机关标志 是文件首页上红色的制发机关名称 可以 说是公文的 脸面 当前有以下使用错误 一是发文机关标志大小失当 发文机关标志的字形大小应 该恰当美观 不应过大或过小 二是发文机关标志不正确 正确的有两种 一种是由发文 机关名称加 文件 二字组成 一种是单独使用发文机关名称 这个名称应该是全称或者规范化简称 当前 有的机关名称全 称和简称并用 有的机关仍使用发文机关名称加文种 的形式 均不规范 三是联合行文时格式不当 有的 文件 二字没有 以联署发 文机关名称为准上下居中排布 三发文字号标注不规范 发文字号由发文机关代字 年份 发文顺序号组成 当前 使用错误的情况主要有三种 一是符号错用情况突出 年份本应该用六角括号括起 比 如 豫办 20 xx 3 号 但六角括号经常被错用为 二是发文机关代字使用混乱 机关代字存在重复现象 如 果地名的第一个字相同 其文件代字有可能也相同 比如 河 南省新郑市委和武汉市新洲区委都在使用 新发 新办 有的 机关代字过长 甚至用了七八个字 有的代字容易造成误解 比 如 精神办 等等 三是发文顺序号编虚位 比如 有的标注为 20 xx 03 号 四标题拟制和标注太随意 标题由发文机关名称 事由和文种组成 标题当前存在的主要问题有 一是排列形式错误 标题可以分一行或者多行居中排布 一定要做到语意完整 美观大方 多使用菱形和宝塔形排列 但实际工作中 多行标题仍有排列为方形和沙漏形的情况 二是乱用标点符号 公文标题中目前仍有使用逗号等的情 况 使用书名号也比较随意 三是不简洁 不完整 不准确 有的标题过长 出现了四 五行 有的转发时文种重复 出现一连串 的通知的通知的通知 有的多处重复一个地名和出现多个文件名 比如 省委办公厅 省人民政府办公厅关于印发 省办法 省办法 省办法 的通知 另外 标题中的发文机关名称一般使用全称 三个以 上时使用规范化简称为宜 四是文种使用错误 有的没有使用法定文种 比如 计划 讲话等不搭载通知直接行文 有的生造文种 比如 不用批复用 批示 有的错用混用文种 比如 关于的请示报告 关于的报告 的函 五附件附注使用出现错误 有些同志不太注重这两个格式要素 认为不影响大局 使 用起来要求也不严格 目前存在的主要问题有 一是附件说明和附件不相符 由于审核不细致 出现附件 说明和附件的标题不完全一致 或者附件数量前后不一的情况 二是附件说明标注不当 有的附件顺序号使用汉字 汉字 后面的标点用顿号 这是错误的 正确的是使用阿拉伯数字和 圆点 有的正文中已经写明报送 批转 转发 却仍然使用附 件 比如 办公室转发局关于的意见的通知 还标注附件 局关 于的意见 三是附注使用不规范 公文如果有附注 应居左空两个字 加圆括号编排在成文日期下一行 目前仍有不用圆括号 或者 位置错标的情况 这里选取的只是一些使用错误比较突出的格式要素 其实 正文中存在的问题更多更复